Деловая документация. Правила оформления

Пример:

В связи с заключением  договоров и дополнительных соглашений на 2010 год по научным темам, которые  выполняются в рамках государственных  научных программ…

Если основанием для создания какого-либо документа послужил другой документ, в тексте приводятся полные его данные, т. е. указываются вид  документа, дата, номер и заголовок. Начинается со слов: на основании, в  соответствии, во исполнение.

Пример:

В соответствии с  Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображенном Государственного герба Республики Беларусь» разработаны общий бланк, бланк приказа и бланк для письма...

Констатирующая часть  в распорядительных документах может  отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В приказах по личному составу  основание издания документа  указывается в конце каждого  пункта. Если основание для издания  нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце  текста.

Распорядительная часть  приказа начинается словом – ПРИКАЗЫВАЮ. Распорядительное слово печатается прописными буквами от  границы левого поля, без кавычек и пробелов.

Распорядительная часть  документа заканчивается указанием  должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа  или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или  его отдельные положения, в последнем  пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его  даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ ... от ... № ....».

Перечень должностных  лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе  ознакомления, прилагаемом к проекту  документа, либо оформляется на оборотной  стороне последнего листа документа.

При оформлении документов на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют  посередине верхнего поля листа арабскими  цифрами.

 

3.2 Оформление  указания  

Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов.

Так как указание является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные  тем, которые установлены для  приказов и распоряжений.

Указания оформляются  на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для указаний.

Кроме реквизитов бланка при  составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Заголовок указания формулируется  с помощью предлога «О» («Об») и  отглагольного существительного в  предложном падеже, например:

«Об организации работы копировально-множительного бюро».

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми  формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют  разъяснения.

Распорядительная часть  указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя  нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности  по занимаемой должности), которые пишутся  прописными буквами с новой строки.

В случае необходимости текст  указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной  форме и строятся по схеме: исполнитель  (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ, винительном - после слова ОБЯЗЫВАЮ) - действие (используется глагол в неопределенной форме) - срок исполнения.

В последнем пункте указывается  наименование должности, инициалы и  фамилия лица или наименование структурного подразделения, на которое возлагается  контроль за исполнением указания: «Контроль за исполнением указания возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, пишутся в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это означает, что контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.

В указаниях, как и в  других распорядительных документах, отметка о наличии приложения как самостоятельный реквизит не используется. Правила визирования  и подписания указаний аналогичны тем, которые установлены для приказов и распоряжений.

Датой указания является дата его подписания. Дата проставляется  руководителем, издавшим указание.

Регистрируется указание отдельно от других распорядительных документов (приказов, распоряжений). Его  регистрационным индексом является порядковый номер, присвоенный в  пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.           

 

3.3. Оформление протокола

Протокол - документ, в котором  фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол используется для  документирования деятельности коллегиальных  органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.) или постоянных (коллегии министерств и госкомитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.п.).

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных  органов (штатных или избранных  в ходе их работы).

Протокол составляется на основании рукописных, в т.ч. стенографических, или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию, повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

По способу записи протоколы  могут быть стенографическими, фонографическими, конспективными; по полноте освещения  хода заседания - полными, краткими и  сокращенными.

Полные протоколы содержат выступления всех участников работы коллегиального органа, дают возможность  судить не только о характере самого заседания, но и о деятельности всей организации в целом. Краткие и сокращенные протоколы составляются при наличии стенограммы, звукозаписи.

Реквизитами протокола являются:

- наименование органа (организации), от имени которого составляется  документ;

- название вида документа  (ПРОТОКОЛ);

- дата;

- регистрационный индекс;

- место составления;

- заголовок;

- текст;

- подпись.

Дополнительным реквизитом для некоторых видов протоколов является гриф утверждения (утверждению  подлежат решения по вопросам, выходящим  за пределы компетенции участников заседания, коллегиального органа).

Протоколы оформляют на общих  бланках или чистых листах бумаги формата А4.

Датой протокола является дата заседания коллегиального органа.

Проставляется дата председателем  или секретарем коллегиального органа (совещания).

Регистрационным индексом протокола  является порядковый номер, присвоенный  ему в пределах делопроизводственного  года (№ 1, № 2, № 3 и т.д.). Протоколы  в организации регистрируются отдельно по видам. Например, отдельно регистрируются протоколы заседаний экспертной комиссии, аттестационной комиссии, протоколы  совещаний у руководителя организации  и др. Протокол совместного заседания  имеет составной индекс, включающий порядковые номера, присвоенные ему  в организациях, принимавших участие  в работе совещания (например, № 6/14).

Текст протокола делится на две части: вводную и основную.

Вводная часть протокола  содержит постоянную информацию. В  ней указываются фамилии и  инициалы председателя и секретаря  коллегиального или совещательного органа, перечисляются все присутствовавшие на заседании. Пример

Председатель - В.И.Лашкевич

Секретарь - В.П.Крюкова

Присутствовали:  О.В.Бурков, А.Е.Забродский, Т.В.Столярова, Т.Г.Тарасевич, И.И.Янушевич

Приглашенные:  главный специалист общего отдела Министерства культуры Республики Беларусь С.К.Гулько, консультант отдела делопроизводства Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь В.С.Данильченко

При превышении количества членов коллегиального органа (совещания) более 15 человек в строке «Присутствовали» указывается их общее количество, а в скобках - «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается». Если приглашенных более 10 человек, то их список составляется отдельно и прилагается к протоколу, о чем в документе делается соответствующая отметка («список прилагается»).

На расширенных заседаниях и собраниях (нет постоянно действующего коллегиального органа) участники персонально  не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно: «Присутствовали - 80 человек».

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует  определенного кворума, в строке «Присутствовали» дополнительно указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня в предложном падеже перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению. После формулировки каждого вопроса с новой строки указывается форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также  наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном  падеже). Если на заседании (собрании, совещании) рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется.

Пример

Повестка дня:

О ходе разработки Инструкции о порядке формирования, ведения  и хранения личных дел.

Сообщение заведующего отделом  документоведения Н.А.Калининой.

Если на заседание выносится  два вопроса или более, то они  нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса  осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова  пишутся прописными буквами без  абзацного отступа, после них  ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ» на новой строке с абзаца указываются  фамилия и инициалы докладчика или  выступающего в родительном падеже. Затем через тире с прописной  буквы кратко записывается текст  доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от имени первого  лица без местоимения «я». В тексте выступления каждая новая мысль оформляется с красной строки.

В том случае, когда текст  доклада приложен к протоколу, вместо изложения его содержания после  тире с прописной буквы печатается: «Текст доклада прилагается».

Номер вопроса повестки дня  указывается один раз перед словом «СЛУШАЛИ».

Если в протокол включен  только один вопрос, то нумерация не производится (перед словом «СЛУШАЛИ»  цифра «1» не ставится).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»  схема изложения и оформления текста аналогичны разделу «СЛУШАЛИ». Если текст выступления приложен к протоколу, то вместо изложения  его содержания после тире с прописной  буквы печатается: «Текст выступления прилагается».

В раздел «ВЫСТУПИЛИ» кроме  текстов выступлений включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ»  пишутся фамилии и инициалы выступивших.

Текст постановляющей части  протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он начинается с глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «организовать», «одобрить» и т.д.) и строится по схеме: действие - исполнитель - срок исполнения (срок исполнения рекомендуется указывать с новой строки с абзаца).

Текст постановляющей части  не делится на пункты и не нумеруется, если по вопросу повестки дня принимается  одно решение независимо от порядкового  номера вопроса в повестке дня. Например, если в повестку дня включено два  вопроса, то постановляющая часть протокола  по второму вопросу, включающему  одно решение, будет оформлена следующим  образом.

Поскольку протокол является документом, который образуется в  деятельности коллегиальных органов  и отражает коллегиальность принятия решения, он подписывается двумя  лицами. В подписи указываются  не должности, а распределение обязанностей в составе коллегиального органа (председатель и секретарь).