Деловая документация. Правила оформления

 

3.4 Оформление акта

Акт – это документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей, ликвидации организации и др.).

Акты могут составляться как комиссией, так и одним  уполномоченным лицом. Акты составляются по результатам ревизий, проверок, инвентаризации, при приёме передаче дел, при выделении  документов к уничтожению и так  далее. В кадровой работе акты составляются для фиксирования фактов отказа работников от ознакомления или исполнения приказов нанимателя, от дачи объяснений по факту  прогула и т.п.1.

Акты по материальным, финансовым и другим важным вопросам утверждаются руководителем предприятия и  заверяются печатью.

Коммерческие акты, устанавливающие  факты повреждения, порчи или  недостачи груза или иных нарушений  правил транспортировки, составляются на типографском бланке-образце, заполняются  без помарок, подчисток или зачеркиваний. Заверяются такие акты подписями  двух сторон.

Реквизиты акта:

-  название вида  документа  (А  К  Т  - двойная разрядка)

- дата, индекс

-  место составления

-  заголовок к тексту

-  гриф утверждения

-  текст

-  отметка о наличии  приложения

-  отметка о контроле

-  отметка об исполнении  и направлении его в дело.

Требования к оформлению текста:

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть строится по схеме:

Основание:

Составлен комиссией в составе:

Председатель:

Члены комиссии:

Присутствовали:

При перечислении лиц, участвующих  в составлении акта, указывают  должности, инициалы, фамилии.

Если акт составлен  комиссией, то первым указывают председателя комиссии, его должность, инициалы и  фамилию. Фамилии членов комиссии располагают  в алфавитном порядке, нумеруют арабскими  цифрами и пишут через полтора  интервала.

В констатирующей части излагают цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируют установленные  факты.

В тексте должны быть сведения о количестве экземпляров акта и  месте их нахождения.

Дата акта должна соответствовать  дню актируемого факта или  события.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием  лиц, упомянутых в акте, под расписку.

 

3.5 Оформление докладной записки

Докладная записка - это документ который составляется с целью информировать руководство компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладная записка может  носить только информационный характер. В этом случае записки содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ  или мероприятий. Отчетная докладная  записка сообщает о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Этим  докладная  записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне —  снизу вверх, и направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние докладные  записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.

Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.

Докладная записка содержит следующие реквизиты:

• Адресат - ФИО должностного лица, которому адресована записка;

• Дата составления и номер регистрации документа;

• Место составления (географический адрес или наименование структурного подразделения);

• Собственно наименование документа - Докладная записка;

• Подзаголовок к тексту документа (обычно начинается со слов «О …», «Касательно …»);

• Непосредственно текст докладной записки;

• Персональные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);

• Подпись автора - составителя.

Текст докладной записки  состоит из вводной и основной частей. Во вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

Внутренние докладные  записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации.

Датой докладной записки  является дата ее подписания.

 

3.6 Оформление письма

Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, частными лицами.

Основным способом передачи текста письма по-прежнему остается пересылка  по почте. Современные средства передачи информации позволяют использовать в этих целях также факсимильную связь и электронную почту, однако независимо от используемых средств  обмена информацией к составлению  и оформлению официальных писем  предъявляются единые требования.

При подготовке писем используется специальный бланк для письма, оформляемый в соответствии с  требованиями СТБ 6.38-2004. Подготовить письмо можно и на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Наличие бланка, оформленного в соответствии со всеми требованиями нормативных документов, еще не гарантирует  правильности составления письма. При  подготовке этого вида документа  используется большое количество реквизитов, оформление которых также регламентировано нормативными правовыми актами.

Одним из таких реквизитов является «заголовок к тексту». Согласно СТБ 6.38-2004 без заголовка допускается  составлять лишь письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма).

Заголовок письма формулируется  при помощи существительного (прямого  или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?».

Пример

 «О ходе выполнения постановления Совета Министров Республики Беларусь от … № …». 

Важнейшим реквизитом, который  всегда присутствует в письмах, является реквизит «адресат». Его располагают  в правом верхнем углу рабочей  площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс»).

Основным информационным элементом любого документа, в т.ч. письма, является текст. В зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Что касается общих требований к тексту письма, то они заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 1 страницы, в исключительных случаях - до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.

Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении  писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять  устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.

Пример

«Просим Вас изыскать возможность  …» и др. 

В деловой переписке принята  форма изложения текста от первого  лица множественного числа («просим», «направляем, «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

В тексте письма при обозначении  даты используется цифровой способ: 23.12.2007. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается использовать в  письмах финансового характера, например в гарантийных письмах.

Простые письма создаются  в случаях, когда не требуется  детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Тексты простых писем обычно имеют  одну или две смысловые части. К ним относятся, например, тексты сопроводительных писем (одна смысловая  часть).

Пример

«Направляем для исполнения приказ Председателя Комитета по архивам  и делопроизводству при Совете Министров  Республики Беларусь от 29.09.2005 № 43 «Об утверждении норм времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь».

К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.

Сложные письма создаются  в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых  в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения  или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более  самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения.

При обращении к высшим должностным лицам государства, а также должностным лицам  высших и центральных органов  государственной власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм допускается обращение с указанием должности без фамилии.

Обращение следует указывать  при адресовании писем частным лицам. В то же время в текущей деловой переписке при решении служебных вопросов, связанных с исполнением законодательства и поручений вышестоящих органов, злоупотреблять применением обращения не стоит.

При употреблении формы обращения  «господин» следует помнить, что  она может сокращаться только в начале и середине фразы, а также  в реквизите «адресат» следующим  образом: «г-н». Слово «господа» сокращается  только в середине фразы (при этом точка ставится после второго  «г»). В начале и в конце фразы  это сокращение не допускается. При  употреблении слова «господин» вначале  пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов  без слова «господин» даже при  наличии наименования должности  перед фамилией пишут инициалы, а  затем фамилию.

Пример

«Приглашаем заместителя  директора по хозяйственной части  г-на Иванова Г.М.», но: «Приглашаем  заместителя директора по хозяйственной  части Г.М.Иванова». 

Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.

Во вступлении формулируется  тема письма, объясняющая причины  или повод его написания.

В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) и (или) высказать просьбу в заключительной части письма.

Заключение - это итог рассмотрения темы или предмета письма. В заключении излагаются выводы, предложения, просьбы и т.п.

Завершать текст письма рекомендуется  заключительной формулой вежливости, которая является традиционной: «С уважением, …». Эту формулу следует употреблять во всех случаях, если в начале письма было использовано личное обращение. После формулы вежливости располагается подпись автора письма.

Достаточно часто вместе с письмом адресату направляются другие документы, связанные с содержанием  этого письма, а также разнообразные  бланки, формы, эскизы, образцы и т.п. Все они имеют обобщенное название - «приложение».

Напечатав в проекте письма отметку о наличии приложения, следует оформить подпись. «Подпись»  является одним из реквизитов, придающих  документу, в т.ч. письму, юридическую силу, без подписи документ будет недействительным.

Исходящие письма подлежат визированию на общих основаниях. Визы в исходящих документах оформляются  на экземплярах, остающихся в организации-отправителе (отпусках).

Обязательным реквизитом письма является также отметка об исполнителе, оформляемая согласно установленным требованиям.

Полностью оформленное и  завизированное письмо представляется на подпись руководителю. Вместе с 1-м  экземпляром письма одновременно подается его копия, которая останется  в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который  отправляется адресату, а отпуск заверяется службой документационного обеспечения  управления (ДОУ).

Для придания письму юридической  силы в большинстве случаев достаточно подписи, а также реквизитов бланка и регистрационных данных, поэтому  печать на письмах не ставится. Проставление печати является обязательным только на гарантийных письмах, которые  связаны с расходованием денежных и материальных средств.

Подписанное письмо регистрируется службой ДОУ: сведения о письме заносятся  в регистрационно-учетные формы (журнал или регистрационно-контрольную  карточку), а на самом документе  проставляется регистрационный  индекс. Дата, проставляемая на письме, должна совпадать с датой подписания и проставляется лицом, подписавшим  документ. Регистрационные данные переносятся  на отпуск, после чего 1-й экземпляр  письма отправляется адресату, а его  заверенная копия подшивается в  дело согласно номенклатуре дел организации.