Автор: Пользователь скрыл имя, 07 Февраля 2013 в 17:06, курс лекций
Архивоведение – это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы «науки об архивах». Ее составными компонентами являются следующие дисциплины: теория и методика архивоведения, история и организация архивного дела, археография, архивное право, архивоведческая терминоведение, архивный менеджмент, архивная статистика, автоматизированные архивные технологии.
В этот же период зародилось такое направление архивной информатики, как применение автоматизированных систем обработки изображений для реставрации документов (АСОИЗ), начало которому положили разработки НИЦ ТД в области реставрации фото- и фонодокументов. Вместе с тем, несмотря на накопленный опыт, автоматизированные технологии не вызвали существенных изменений в методике архивного дела и на данном этапе.
Такие изменения связаны с массовым распространением в начале 1980-х гг. сравнительно дешевых персональных компьютеров, интенсивной разработкой программного обеспечения для ПЭВМ, совершенствованием пользовательского интерфейса этих программ, появлением удобных и простых для освоения непрофессионалом оболочек операционных систем, систем управления базами данных, текстовых и графических редакторов, издательских систем, программ для сканирования и оптического распознавания символов, появлением емких и сравнительно надежных носителей информации (магнитных и оптических). Таким образом, электронно-вычислительная техника в большинстве стран мира стала неотъемлемой принадлежностью рабочего места специалиста любой отрасли. Этот процесс, пусть с опозданием почти на десятилетие, затронул и отечественные архивы.
Четвертый этап связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы.
В 1990-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на традиционных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных). Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.
9.2. Объекты
и цели информатизации архивног
Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся:
комплектование архива и экспертиза ценности документов;
создание и ведение
информационно-поисковых
комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемых носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);
учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;
создание страхового фонда и фонда пользования документами;
информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;
контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);
контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях — источниках комплектования (для государственного архива).
Целями информатизации работы архива являются:
избавление труда архивиста от рутинных операций;
повышение точности и оперативности учета документов в архиве;
получение сводных статистических
данных и осуществления
повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;
обеспечение сохранности документов — создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).
9.3. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах
В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т.д.).
Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.
Учетные базы данных.
Служат для обработки статистических массивов — учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.
Учетные базы данных в архиве учреждений предназначены для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу. По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и др.
Так, в архиве Государственной Думы применяется база данных по учету документов и дел — БД «Поступление и выбытие» (поля — признак поступления/выбытия, дата поступлния/выбытия дела, год поступления/ выбытия, вид хранения, подразделение ГД, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, номер фонда, год документов, номер компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона прохода, номер хранилища, место хранения, количество дел). База данных заполняется на основе сдаточных описей дел, отчетами служит переводная таблица шифров, топографические указатели, описи дел, сводные статистические сведения о поступлении и выбытии документов.
Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.
Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний.
В 1996-1997 гг. была начата работа по созданию серии интегрированных типовых автоматизированных информационно-поисковых систем под общим названием «Архивный фонд», которые совмещали бы в себе функции всех справочников по учету документов (архивной статистике) и раскрытию содержания документов на разных уровнях:
архивного фонда и описи фонда;
единицы хранения (дела);
документа.
В настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов. Она представляет собою интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учетных и информационных справочников на уровне фонда и описи: списка фондов, книги поступлений документов, листа фонда, карточки фонда, путеводителя по архиву, книги учета поступлений страхового фонда, исторической справки, аннотированного реестра описей (последний в еще не запущенной в эксплуатацию версии). С помощью данной программы архивисты имеют возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учета — Паспорт государственного архива, музея, библиотеки, а также множество других отчетов.
Программа работает в сетевом режиме, имеет современный графический интерфейс.
Общеотраслевая программа «Архивный фонд» призвана решить задачу компьютеризации учета документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного учета. (Это нашло отражение в Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ за 1997 г.)
Помимо общеотраслевой
программы «Архивный фонд»
Помимо общеотраслевых программы по учету созданы в большинстве архивов, например в Московском городском объединении архивов внедрена интегрированная система «Учет-НСА». Преимуществом системы является наличие «умной» технологии внесения изменений в учетные документы, предусматривающей не только выполнение всего возможного формального и логического контроля вводимых данных, но и динамическое построение элементов меню, соответствующих тому или иному типу акта. Программа реализует учет документов как подсистему, позволяя поэтапно вести работу, начиная от внесения данных акта (приема-передачи, выделения дел на уничтожение и др.) и заканчивая паспортом архива. Большинство учетных форм система позволяет получать в качестве отчетов. Подсистема научно-справочного аппарата реализует несколько видов электронных архивных справочников (описи, указатели, каталоги и др.). Программа является достаточно качественным, но дорогостоящим продуктом, что мешает широкому распространению ее в архивах.
Информационно-поисковые базы данных. Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.
Создание автоматизированной
информационно-поисковой
В архивах учреждений РФ существуют информационно-поисковые системы (ИПС) трех типов:
1) использование в
качестве поисковой базы
2) создание единой
интегрированной информационно-
3) создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.
Последовательно рассмотрим эти три типа ИПС.
1. При использовании базы данных информационного массива создание автоматизированной информационно-поисковой системы должно базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, прежде всего на таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, электронные номенклатуры дел и описи, классификаторы учреждений, структурных подразделений и видов документов.
Основой для создания
интегрированной поисковой
Каждая запись электронной РКК связана с записью электронной номенклатуры дел по полю («индекс дела по номенклатуре»), что позволяет осуществить переход от поиска на уровне документа фонда к поиску на уровне дела. Основными полями БД электронной номенклатуры является индекс дела, заголовок дела (вид документа, автор, корреспондент, содержание, дата и место события), количество дела, томов, частей, срок хранения и статья по перечню.
При формировании полей целесообразно использовать международный стандарт описания архивной документации (15АСС), который лег в основу раздела о НСА проекта Основных правил работы государственных архивов (2000). Согласно 18АСС реквизитами описания документа являются вид документа, автор, адресат, содержание (аннотация), справочные данные (количество листов, дата документа), поисковые данные (номера фонда, описи, единицы хранения, документа, листов документа в деле), условия доступа и использования (подлинность, способ воспроизведения, язык документа). Реквизитами описания единицы хранения — дела — являются: название учреждения, название структурной части, название вида дела или вида документов, автор, адресат, корреспондент, вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документов дела, место события, местонахождение автора, адресата или корреспондента документов, даты событий, крайние даты документов дела, подлинность, степень полноты, способ воспроизведения, язык документов.
При завершении хранения единиц управленческой документации в делопроизводстве дела передаются в ведомственный архив в течение установленного инструкцией по делопроизводству срока. База данных на документы также поступает в ведомственный архив после предварительной обработки. База данных электронной номенклатуры преобразуется в базу данных электронной описи дел. Записи фильтруются по сроку хранения документов, в архивной БД остаются сведения о делах постоянного и долговременного хранения. Заголовки дел в номенклатуре уточняются и редактируются.
Основными полями БД электронной описи являются: номер дела по описи дел структурного подразделения, номер дела по сводной описи, заголовок дела, подлинность/копийность, крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов. При формировании базы данных электронной описи целесообразно учитывать требования к описанию единицы хранения в 15ЛС0, приведенные выше. Каждая карточка единицы хранения связана с регистрационной карточкой документа. Таким образом, формируемая база данных представляет собой совокупность описи дел и электронного каталога.
Для унификации ввода информации и ускорения поиска, исключения ошибок при вводе целесообразно разработать для базы данных классификаторы отраслей экономики (или использовать ОКОНХ), стран и регионов, субъектов РФ, корреспондентов, видов документов и др.