Архивоведение

Если учебное заведение  и присутствие неизвестны, следует  выяснить, к какому сословию он принадлежал, поскольку фонды органов сословного управления содержат ценную генеалогическую информацию.

Сведения о предках  можно получить в фондах судебных органов, в фондах губернского правления, канцелярии генерал-губернатора или уездного полицейского управления, в фондах переселенческих управлений или уездных полицейских управлений.

Источниковая база генеалогических  исследований советского периода отличается сравнительной бедностью. С одной стороны, при отборе документов на хранение приоритетными всегда были интересы государства, а не человека. С другой стороны, до сих пор действует 75-летний срок хранения документов по личному составу в учреждениях. На государственное хранение документы этой категории принимаются только в том случае, если учреждение было ликвидировано без правопреемника.

Так, например, на государственном  хранении почти нет фондов ЗАГСов, поэтому установить элементарный факт рождения или смерти человека порою бывает непросто.

Однако говорить о  полном отсутствии генеалогических  источников советского периода на государственном хранении было бы несправедливо. Если известно место работы человека, можно попытаться разыскать фонд учреждения и в нем — личное дело сотрудника. Сведения о миллионах людей, подвергшихся репрессиям, можно найти в фондах исполнительных комитетов местных советов (списки раскулаченных и лишенных избирательных прав граждан). Архивно-следственные дела подвергшихся политическим репрессиям в 1990-е гг. начали передаваться из архивов местных управлений ФСБ и ЦА ФСБ в государственные архивы. Сведения об эвакуированных в годы Великой Отечественной войны гражданах можно почерпнуть в фондах переселенческих отделов исполкомов или уполномоченных по эвакуации. Сведения о погибших, пропавших без вести в годы Великой Отечественной войны можно обнаружить с помощью автоматизированной поисковой системы «Книга памяти», созданной на основе данных Центрального архива Министерства обороны (ЦАМО), Военно-медицинского музея, Министерства обороны, РГАВМФ и местных военных комиссариатов.

Запросы генеалогического характера требуют больших трудовых затрат, поэтому для облегчения поиска архивисты создают дополнительные справочники по документам, содержащим информацию персонального характера.

Важнейшей задачей Федеральной  архивной службы России является исполнение социально-правовых запросов учреждений и граждан. Для успешного выполнения этой задачи необходимо овладеть методикой поиска документов по личному составу — анкет, автобиографий, послужных списков, характеристик, личных дел, личных карточек, ведомостей о выдаче заработной платы, приказов, списков награжденных и др.

Во-первых, следует помнить  о том, что значительная часть  документов по личному составу находится на хранении не в государственных архивах, а в архивах учреждений.

Во-вторых, для успешного  розыска личного дела необходимо знать дату увольнения заявителя и последнее место его работы. Далее архивисту придется восстановить всю историю учреждения и его фонда. Ведь личное дело могло путешествовать как вместе с человеком, меняющим работу в рамках ведомства, так и вместе с архивом. История советского госаппарата богата слияниями, переименованиями, разукрупнениями и реорганизациями. Ведомственные архивы предшественников должны были передаваться учреждению-преемнику.

Если личное дело в  силу особенностей кадрового делопроизводства многократно передавалось из организации в организацию, не стоит за-

бывать о том, что  по месту работы человека могли отложиться и другие документы — приказы, распоряжения, списки, ведомости о зарплате.

В поиске документов по личному  составу используются справочники  — каталог по истории государственных  учреждений, картотеки документов по личному составу, специальные памятки.

При исследовании конкретного  учреждения следует найти фонд данного  учреждения. Если фонд не сохранился, следует установить, кому подчинялось данное учреждение: возможно, сведения о нем отложились в фонде вышестоящей организации.

Для частных предприятий в области торговли и промышленности материалы могли отложиться в фондах органов, ведавших их регистрацией и выдававших разрешение на открытие — канцелярии губернатора или генерал-губернатора (первой половины XIX в.), канцелярии градоначальника (второй половины XIX в.). Большое значение имеют фонды губернских и уездных земских управ, фабричных инспекций, губернских статистических бюро. Следует обратиться также к фондам Городской Думы, осуществлявшей сбор налогов.

Исследования для проведения реставрационных работ требуют строительной документации, описаний зданий. В губернских городах описание и планы строения можно найти в фондах Городской Думы и Городской Управы (оценочного отделения, занимавшегося сбором налогов с недвижимости); Губернского правления, строительное отделение которого утверждало проекты сооружений; Московского археологического общества, дававшего разрешение на перестройку памятников до XVIII в., в фондах кредитного общества и страховых обществ. Документацию о памятниках церковного зодчества можно найти в фондах церквей и монастырей, викариев, уездных духовных правлений, губернских духовных консисторий, и, наконец, Священного Синода, куда проекты церковных зданий поступали на утверждение (РГИА).

Исследования по истории  ментальности, образа жизни и быта сталкиваются с бедностью источниковой базы. Материалы по данной тематике отложились в личных фондах (дневники, письма), интересный материал дают фонды судебных и следственных учреждений. За советский период ценным источником такого рода являются письма и заявления граждан в общественные приемные, редакции журналов и газет. К сожалению, на государственном хранении оказались лишь случайные выборки, так как срок хранения документов этой категории не превышает 3-5 лет. Вообще, массовые источники личного происхождения, повествующие об образе жизни, взглядах и представлениях «рядовых участников движения», в силу принятых в советском архивоведении критериев экспертизы ценности документов в государственных архивах сохранялись плохо. Значительно полнее они представлены в отделах рукописей музеев. Сейчас отношение архивистов к документам «маленького человека» изменилось.

На втором этапе информационного  поиска следует выяснить номера и названия архивных фондов, хранящих нужные документы. Если круг необходимых фондов уже намечен, следует внимательно изучить последнее издание путеводителя (или краткого справочника) по фондам нужного архива. Затем в архиве необходимо узнать, возможен ли доступ к фондам и научно-справочному аппарату к ним. Необходимо помнить, что система справочников каждого архива, несмотря на единые принципы создания НСА, имеет свои особенности, так как она формировалась исторически в течение столетий — нет двух архивов с одинаковым набором справочников. Особенно это своеобразие касается дополнительных справочников (картотек, указателей, обзоров, тематических перечней). Поэтому прежде всего следует узнать об особенностях системы НСА данного архива.

В некоторых федеральных  архивах графическая схема НСА помещена в читальном зале. Узнав, что по теме вашего исследования имеется каталог, картотека, обзор, указатель, вы существенно сэкономите время поиска. В читальном зале вам предложат путеводитель по архиву и картотеку фондов, в которой можно уточнить номера нужных фондов, количество описей к фонду, но если их несколько сотен, вам скорее всего понадобится номер описи. Номера и названия описей вы можете узнать из картотеки фондов или реестра описей. Теперь можно приступать к следующему этапу поиска, заказав у сотрудника читального зала самый главный справочник — архивную опись.

На третьем этапе  информационного поиска необходимо выяснить последний элемент архивного шифра, который необходим для заполнения требования, — номер единицы хранения. Это очень трудоемкая работа, в процессе которой предстоит изучить многочисленные описи, состоящие из тысячи заголовков. Для архивистов сейчас появилась возможность для просмотра заголовков прибегнуть к помощи ЭВМ, однако лишь немногие архивы (например, ГАРФ), предоставляют электронные справочники пользователям. Облегчить работу могут указатели к описи, например внутрифондовый указатель, хотя они, как правило, содержат лишь рубрику, порубрику и шифр, а также обзоры к интересующим фондам.

Выяснив номер фонда, описи и дела, можно составить требование на выдачу дел.

Однако третий этап поиска этим не ограничивается. Во-первых, описи далеко не всегда достаточно информативны. Во-вторых, помимо номера дела необходимо знать номера листов, количество которых в деле может достигать значительного количества, и если не знать номера листа, необходимо будет ознакомиться с каждым из них. Это также трудоемкая работа, для избежания которой следует обратиться к системе каталогов архива — систематическому, предметному, именному, географическому, каталогу по истории государственных учреждений.

На четвертом этапе  информационного поиска (на уровне группы документов дела, документа и части документа) особое значение имеют вспомогательные справочники-указатели к документам, предметный каталог, тематические обзоры, перечни картотеки.

Предметный каталог, указатели  к документам, именные картотеки архива зачастую создаются на базе переданных на хранение делопроизводственных картотек. Иногда карточки содержат ссылку на делопроизводственный номер или шифр дела в архиве учреждения. Такие карточки нуждаются в перешифровке по специальным переводным таблицам, поэтому выписанный шифр следует проверить у дежурного по каталогу.

Осуществляя поиск на этом уровне, следует помнить о  том, что даже в пределах одного архива качество, информативность, набор элементов описания, наполнение справочного аппарата могут быть неравноценными. Даже отдельные части фондов, имеющие самостоятельные описи, могут иметь различный набор элементов описания и справочный аппарат. Это объясняется дифференцированным подходом к описанию документов.

7.6. Анализ использования  архивных документов

Анализ использования  архивных документов имеет два основных направления:

изучение интенсивности  использования;

изучение эффективности использования.

Данные анализа интенсивности  и эффективности использования документов лежат в основе всестороннего маркетинга деятельности архива по оказанию информационных услуг.

Интенсивность использования документов.

Удовлетворение потребностей общества в документной информации — основная социальная функция архивов. Анализ закономерностей использования документов лежит в основе планирования всех направлений деятельности архива. Однако особенно важно знать наиболее интенсивно используемые фонды, темы, периоды и виды источников для организации работы по созданию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата в архиве. Интенсивность использования документов измеряется в абсолютных величинах, которыми являются:

количество обращений пользователей в архив за год;

количество обращений  по целям использования;

категории потребителей информации (статус организации, отрасль, местоположение, образование, профессия, возраст, должность лица);

число обращений к хронологическим группам документов (разных исторических периодов);

по разным темам исследования;

к разным видам исторических источников;

к каждому фонду за год;

к фондам разных категорий  за год;

по формам использования;

по формам реализации информации (выписки, копирование, публикации и т.д.). Все эти абсолютные величины имеют смысл, если возможно построить динамические ряды за несколько лет и даже десятилетий.

Общее количество обращений  пользователей в архив за год  свидетельствует о способности  архива удовлетворять информационные потребности⁶ общества и уровне организации использования документов.

Данные о потребителях информации необходимы для того, чтобы  определить категории потребителей информации. Потребителями могут быть как физические, так и юридические лица. Юридические лица (учреждения, организации, предприятия), которые уполномочили своих сотрудников работать в архиве, называются в запросах и обращениях организации в архив. Для физических лиц выявляются профессия, образование, должность, реже, возраст, место жительства. Как показали исследования последних лет, значительная доля исследователей имеет достаточно высокий профессиональный уровень, специальное военное или военно-историческое образование. Вместе с тем велик процент и непрофессиональных исследователей (представители предприятий и лица, занимающиеся по частным заявлениям) — 17-28% общего числа исследователей. Из этого следует, что архиву необходимо продумать работу с этой категорией потребителей — издавать дополнительные тематические и фондовые справочники, схемы НСА, проводить консультации.

Следует также обратить особое внимание на новые категории  потребителей информации: политические партии, церковь и религиозные организации, фирмы и другие негосударственные структуры. Важно также следить за иностранными учебными, научными и общественными организациями, по заданиям которых ведется работа исследователей в архивах. Учет их запросов важен для установления международных контактов и участия в международных исследовательских проектах.

Анализ числа обращений по темам использования, по хронологии используемых документов; числа обращений к отдельным фондам и категориям фондов, а также числа обращений по видам источников позволяет судить о потребности общества в ретроспективной документной информации.

Эффективность использования документов.

Под эффективностью использования понимают результативность применения потребителем полученной им информации. Эффективность может измеряться в числовых величинах, например в рублях (сумма экономического эффекта, полученного от обращения к архивным документам). Однако, как правило, эффективность использования измеряется в неколичественных показателях. О ней можно судить по качеству публикаций документов, по научному резонансу, вызванному исследованиями, подготовленными на основе изучения архивных источников.

Эффективность использования  измеряется как в количественных, так и в качественных показателях.

Количественными показателями являются:

отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения (по годам, пяти- и десятилетним периодам, за весь период работы архива). Под использованными делами в данном случае подразумеваются как дела, заказанные исследователями, так и дела, затребованные архивистами, например для исполнения запросов, подготовки выставок, теле- и радиопередач и др.;