Архивоведение

технико-технологические системы управления (неживые);

автоматизированные системы  управления технологическими процессами;

биологические системы (живые);

социальные системы, где  главным субъектом и объектом управления является человек.

Именно к последнему виду управления и применяется термин менеджмент.

Менеджмент — это  совокупность современных концептуальных моделей и специфических технологий, нацеленных на постоянное изменение и развитие предприятий и организаций в динамично меняющейся среде хозяйствования.

Здесь мы будем употреблять термины менеджмент и управление в одном и том же значении. Хотя, несомненно, в обоих из них имеются нюансы, связанные со спецификой двух исследовательских традиций — западной и отечественной.

Значение понятия «менеджмент» можно представить и графически (рис. 14).

Основными функциями  управления на сегодняшний день являются:

1)  организация —  предметная деятельность, организация  как процесс достижения цели, задач и используемых мер, действий, решений;

2)  прогнозирование  — система и процесс определения вероятностей событий:

	Процесс
Учебная дисциплина		Организационная структура
Искусство	Социальное управление (менеджмент)	Система функций
Наука	Труд руководителя (менеджера)	Управленческий труд

 

Рис. 14. Схема социального  управления

научно-техническое;

 экономическое; 

экологическое;

политическое;

3)  планирование —  система и процесс определения  и установления плановых показателей на определенный период времени;

4)  координация —  взаимная увязка работ, задач  по видам, исполнителям, объемам и срокам;

5)  работа с персоналом  — изучение различных способов  стимулирования деятельности, психологических мотиваций работников и др.;

6)  маркетинг — вид  человеческой деятельности, связанный  с изучением спроса на товары  и реализацией мер по удовлетворению этого спроса;

7)  паблик рилейшнс  — связи с общественностью;

8)  инновации — нововведения  на предприятиях, в организациях.

Из перечисленных функций  рассмотрим три — наиболее характерные для архивов: планирование, работа с персоналом и маркетинг.

Однако прежде чем приступить к рассмотрению этих функций управления, выясним, что лежит в основе деятельности архива.

8.2. Нормативно-правовая  база работы архива

Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе. Нормативно-правовую базу работы архива составляют помимо архивного законодательства, подробно рассмотренного в соответствующем разделе, нормы гражданского, административного и трудового права РФ, постановления и указы правительства, ведомственные нормативные акты. К последним относятся приказы Росархива, постановления ее коллегии, основные правила работы государственных и ведомственных архивов,

отраслевые инструкции и нормативы, например, примерное  положение (устав) об архиве, типовые структуры, типовые нормы времени и выработки на основные виды работ в архивах.

Однако основные нормативные  документы, которыми в своей работе руководствуются директор архива и руководители структурных подразделений, должны быть разработаны в самом архиве и утверждены органами управления архивным делом данного субъекта Российской Федерации. Состав этих документов различен для государственных архивов и архивов учреждения (табл. 13).

Самым важным документом, определяющим деятельность архива, является его Положение (Устав).

Положение о  государственном архиве или архиве учреждения (Устав) определяет его юридический статус (юридическое лицо, структурное подразделение), ранг (центральный республиканский, объединенный ведомственный), профиль архива (источники комплектования, состав документов, принимаемых на хранение); задачи, функции, права и обязанности архива, организационные основы деятельности архива.

Положение о  структурном подразделение архива определяет задачи, функции права, организацию деятельности структурного подразделения архива.

Должностные инструкции сотрудников определяют обязанности, права и ответственность сотрудников архива. Они составляются на всех сотрудников, кроме директора архива и его заместителей.

Штатное расписание — перечень должностей учреждения (организации) с указанием количества и размеров должностных окладов.

Все документы, кроме  Положения об архиве и инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), подписываются директором архива.

Положение (Устав) о государственном, центральном отраслевом архивах, центральном архиве министерства (ведомства) утверждается соответствующим органом управления архивным делом. Так, Положение об архиве учреждения, который является юридическим лицом, утверждается в государственном архиве, Положение об архиве учреждения и структурном подразделении — руководством этого учреждения.

8.3. Планирование  в архиве

Планирование — деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляются в  соответствии со структурой и штатами  архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

Структурные подразделения  имеются, как правило, в государственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т. е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведомственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справочного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов. За основу при разработке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразделений для различных категорий архивных учреждений.

В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся:

экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива;

научный совет (для координации  исследовательской и издательской работы);

комиссия по рассекречиванию  документов (для снятия грифов секретности с документов).

Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в  архиве могут создаваться временные  трудовые коллективы.

В муниципальных архивах  и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.

В архиве учреждения различные  направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками.

Штатная численность  работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов существуют специальные формулы расчета штатной численности.

Когда штаты и структура  архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы.

Составляются по инициативе архива.

Планирование может  быть текущим и перспективным. Перспективные планы (программы) составляются на долгосрочный период — 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.

План работы архива состоит:

из введения;

текстовой части —  перечня разделов, основных направлений  и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

расчетной части (основных показателей плана работы на год);

предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы).

Расчетная часть плана  включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Соответственно, самый важный отчетный документ — годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования.

8.4. Работа с  персоналом

Работа с персоналом предполагает прежде всего подбор сотрудников с соответствующей квалификацией, деловыми и, конечно же, человеческими качествами для каждого участка и направления. Прежде всего, необходимо помнить основные требования квалификационных справочников в отношении основных категорий специалистов.

Заведующий  архивом

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации.

Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

Контролирует своевременность  поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Организует работу по ведению учета документооборота и количестве дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

Составляет установленную  отчетность. Принимает участие в  разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Должен  знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Архивариус

Должностные обязанности.

Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных  подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

Подготавливает сводные  описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в  помещении архива.

Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

Принимает необходимые  меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен  знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Кодификатор

Должностные обязанности.

 Ведет работу по  подбору, хранению, систематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и документов.

Выдает необходимые  работникам предприятия законодательные  и нормативные правовые документы.

Вносит в экземпляры законодательных и нормативных  правовых документов в соответствии с принятыми изменениями и дополнениями необходимые отметки.