Архивоведение

отношения количества использованных дел к количеству результативно использованных дел (по годам или другим периодам). Под результативно использованными делами подразумеваются дела, из которых сделаны выписки, копии документов или подготовлены публикации документов, дела, на которые имеются ссылки в научных исследованиях;

отношение количества учреждений, к которым архив обратился с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов. Этот показатель отражает эффективность работы архива по инициативному информированию потенциальных потребителей.

К неколичественным показателям относятся оценка качества публикаций документов архива, а также отклик научного сообщества на монографии, статьи и другие исследования, подготовленные на основе документов архива. Об этих показателях можно судить по рецензиям, дискуссионным статьям и другим источникам.

Не менее важным показателем  является результативность использования — отношение общего числа заказанных дел к числу дел, из которых исследователями сделаны выписки, копии, публикации и т.д.

Вместе с тем об эффективности использования можно  судить и по абсолютным величинам — количеству публикаций, подготовленных по документам архива; по фондам; количеству ссылок в научных работах на документы архива; количеству копий, снятых с документов архива. Эти данные даются по годам, по фондам и т.д.

Кроме того, в абсолютных величинах, как правило, измеряют экономическую эффективность использования документов. Экономический эффект измеряется в рублях и подсчитывается потребителем информации, как правило, на основе его собственной методики.

Важным моментом анализа  эффективности использования является изучение отказов в предоставлении ретроспективной документной информации. Это могут быть отказы в выдаче заказанных исследователями дел, отрицательные ответы на запросы. Необходимо установить отношение заказанных дел к выданным, а также, самое главное, — причины отказов. Типология этих причин уже выявлена исследователями. К ним относятся:

отсутствие данных документов в архиве в случаях, если запрос является непрофильным для архива или документы выделены к уничтожению;

отсутствие сведений о документах в научно-справочном аппарате или искаженные сведения в научно-справочном аппарате (например, неверный шифр на каталожной карточке);

ошибки фондирования и профилирования (распределения  документов по архивам), когда исследователь дезориентирован вследствие того, что в фонде хранятся документы других фондообразователей и др.;

ошибки пользователя, не владеющего методикой архивной эвристики и не знакомого с системой НСА архива;

ограничение доступа  к документам. Эта причина действует  не только в случае засекречивания документов, но и в случае их плохого физического или санитарного состояния, а также в случае, если документы не описаны и хранятся в россыпи.

На основе анализа  выясняются наиболее актуальные причины  отказов для данного архива.

Формы учета  документов.

Результаты анализа  использования документов в архиве зависят от точности и аккуратности ведения форм первичного учета.

Существующая система  унифицированной документации по архивному делу предусматривает единые формы учета использования РДИ, которые подразделяются на:

первичные;

обобщающие;

итоговые документы.

Ведение этих форм обязательно  как в ведомственном, так и  в государственном архиве.

Формы учета использования  документов в архивах приведены в табл. 10.

Первичные формы учета использования документов заполняются либо сотрудником отдела использования или читального зала, либо самим исследователем.

В процессе исполнения запросов граждан и организаций сотрудниками отдела использования ведется картотека или журнал регистрации запросов. Отдельная картотека (журнал) может вестись н запросы физических и юридических лиц; на запросы российских 1 иностранных пользователей; на социально-правовые запросы (в связи с необходимостью контроля сроков их исполнения); на заявления граждан, передаваемые через приемную, а не по почте. В картотеке указываются фамилия, имя, отчество заявителя (или название учреждения, если это юридическое лицо); дата и регистрационный номер документа; вид запроса (тематический, персональный, социально-правовой, консульский и др.); тематика, исполнитель, контрольная дата; содержание ответа; дата посылки ответа заявителю, номера использованных для ответа фондов и дел, приложения к ответу (копия, архивная выписка, перечень и др.), а также другие сведения. Для удобства заполнения журнала регистрации запросов целесообразно заранее разработать перечень тем запросов (разумеется, примерный) и типологии запросов (виды запросов). Записи в журнал (картотеку) регистрации запросов вносятся в момент получения запроса и после его исполнения. Если по разрешению директора архива срок исполнения запроса был продлен, отметка об этом также делается в журнале (картотеке).

Из-за множества первичных  форм учета пользоваться документами удобнее в читальном зале, где пользователь прежде всего знакомится с журналом регистрации пользователей читального зала, в котором он должен указать дату обращения в архив, свои фамилию, имя и отчество и поставить подпись. После этого он предъявляет сотруднику читального зала письмо-отношение от учреждения или учебного заведения, в котором указана тема исследования, цель занятий и просьба разрешить работать в архиве. Если обращение в архив носит личный характер и письма-отношения нет, пользователя просят написать личное заявление на имя директора архива с изложением темы и цели занятий.

При изменении темы исследования он должен написать новое заявление. Иностранные исследователи могут быть оформлены или на основании письма зарубежной научной организации, или письма принимающей исследователя российской организации, или письма дипломатического представительства, или личного заявления.

После этого исследователя  ознакомят с правилами работы в читальном зале государственных архивов и предложат заполнить анкету исследователя.

 В анкете указывается  фамилия исследователя, год рождения, место работы и должность, образование, ученая степень и звание, тема и цель исследования, направление использования, контактные данные.

В конце анкеты исследователь должен дать расписку в том, что он обязуется не нарушать правил работы читального зала, ссылаться на все документы архива, используемые в работе, предоставить архиву экземпляр исследования, не публиковать документы без договора с архивом и т.д.

На каждого пользователя в читальном зале заводится личное дело, в которое включаются следующие документы:

официальное письмо или  заявление с резолюцией директора  архива о допуске в читальный  зал;

анкета с обязательством пользователя о соблюдении правил работы с документами, в том числе содержащими конфиденциальную информацию;

требования на выдачу описей и дел;

заказы на копирование  документов.

Данные из личного  дела пользователя в конце года для  удобства учета использования обобщаются и формализуются в специальной форме — карточке учета пользователей и тем исследований. В карточку вносятся тема исследования, фамилия, имя и отчество пользователя, номер личного дела, его должность, ученая степень, звание, учреждение, которым командирован пользователь, время занятий, цель занятий, цель использования, номера всех использованных фондов и дел.

Как было сказано выше, для получения дел необходимо заполнить требование на выдачу дел. Требование является не только документом, в котором фиксируются итоги вашей работы по эвристике (номер и название фонда, номер описи, номер дела, номер микрофильма, если он указан в описи, заголовок и крайние даты требуемых дел) и ставится виза, разрешающая выдачу дел, но также указываются причины отказа или отсрочки в доступе к делам. Требование также является формой учета использования документов, поэтому необходимо внимательно отнестись к заполнению первой части требования, в которой должны быть указаны фамилия пользователя, тема, цель использования и форма реализации информации. Последние две группы сведений в современных требованиях уже перечислены, их следует только подчеркнуть.

При получении дела пользователь знакомится с листом использования дела, в заголовке которого приведено название дела и его архивный шифр. Лист использования дела является ценным историографическим источником, в котором указаны статьи, монографии и труды видных деятелей науки, которые также занимались исследованием этой темы. Если лист использования чист, значит пользователь является первым, кто приступил к исследованию данной темы.

Заполнять лист использования  лучше, когда работа с делом уже закончена. В некоторых архивах дела не сдаются в хранилище, пока пользователь не заполнил лист использования каждого дела. В нем должны быть указаны дата использования, фамилия пользователя, характер использования (копирование, выписки, просмотр) и, хотя бы приблизительно, номера использованных листов.

Работа по копированию  документов учитывается в специальном журнале учета выдачи копий.

Издательская деятельность архива учитывается с помощью карточки учета изданий архива. В карточке учета изданий фиксируются название издания, его тип и вид, названия учреждений, участвующих в его подготовке, редколлегия, составители, выходные данные, тираж, сведения о рецензиях и др. Карточка ведется в издательском отделе.

Работа архива по проведению выставок, экскурсий, лекций, инициативному информированию регистрируется с помощью карточки учета форм использования документов. В карточке, составляемой на каждое мероприятие (выставку, экскурсию, лекцию, инициативное письмо и т.д.), указываются форма и цель использования, тема, место проведения мероприятия, дата, количество посетителей, время звучания (для телепередач и т.д.), степень участия архива, вид подготовленного информационного документа, а также шифры использованных при подготовке мероприятий фондов и дел.

Наконец, по желанию архивиста  могут вестись специальный журнал учета подготовленных информационных документов, журнал учета культурно-просветительских мероприятий, журнал регистрации выдачи архивных справок, выписок и копий.

По окончании года сведения первичных учетных форм суммируются и анализируются. Для этого составляются обобщающие формы учета использования документов. В государственном архиве, где ведется большая работа по всем направлениям и формам использования, для всестороннего анализа этой работы рекомендуется создание специального отдела научной информации и использования, в который по окончании года должны стекаться все первичные документы по учету использования (из читального зала, отдела публикации и других структурных подразделений), кроме листов использования дел, которые подшиты в дело и находятся в хранилище. Но эта работа может проводиться и в отделе использования.

На данном этапе составляются сводные статистические таблицы. Следует отметить, что форма и состав данных этих таблиц в отличие от первичных форм учета использования нормативно нигде не закреплены, поэтому архиву следует самостоятельно решить, по каким направлениям использования документов важнее всего проанализировать данные. Чем больше этих направлений, тем большая предстоит работа. Каждый архив разрабатывает свою методику, однако на основе изучения опыта нескольких архивов можно дать несколько рекомендаций:

следует наиболее исчерпывающе и полно разработать состав показателей каждой сводной таблицы и не изменять ее формуляра, по крайней мере, в течение ряда лет. В противном случае работа по составлению итоговых и сводных документов за несколько лет будет осложнена: придется сводить воедино противоречивые показатели;

все сведения по каждому  показателю сводных таблиц лучше суммировать за год (например, количество выставок за год, количество выданных дел за год и т.д.), хотя существует ряд показателей, по которым интересно просчитать динамику в течение года (например, сезонные колебания числа посетителей читального зала). Вместе с тем, для того чтобы представить сколько-нибудь достоверную картину использования РДИ в архиве, следует привести сводные данные за 5 —10 лет, иначе вся трудоемкая статистическая работа окажется напрасной; для надежности можно использовать временные графики;

поскольку полноценный  анализ использования документов в  архиве — невероятно трудоемкая работа, необходимо приобрести компьютер и освоить статистические программы — электронные таблицы.

Приведем возможные  сводные показатели по использованию документов, составленных в разных архивах: по данным Российского государственного архива экономики  и по данным Российского государственного военного архива .

Итоговые документы  по учету использования документов (аналитические обзоры, отчеты по научным планам) могут создаваться как в самом архиве, так и за его пределами (в органах управления архивным делом, ВНИИДАД, Росархиве). Если сводные статистические таблицы должны составляться в архиве ежегодно, то аналитические документы, составленные на основе таблиц, разрабатываются один раз в 5 —10 лет. Как правило, работа ведется в рамках отдельной научной темы. В итоговых документах анализируются данные таблиц, выделяются наиболее важные тенденции использования и интерпретируются данные, устанавливается зависимость между теми или иными показателями.

Глава 8 МЕНЕДЖМЕНТ В АРХИВАХ

8.1. Основные  функции управления

В современном мире, чтобы  быть конкурентоспособными, эффективными и готовыми к постоянному развитию, необходимо знать современные методы и технологии управления и уметь ими пользоваться.

Управление в целом  — это общее свойство, присущее технико-технологическим, биологическим и социальным системам:

1)  для сохранения  или поддержания существующих параметров системы;

2)  изменения каких-либо параметров на величину (+);

3) изменения каких-либо  параметров на величину (-), т.е.  сведения существующих параметров к 0.

Виды управления определяются предполагаемым или реальным объектом управления, при этом существуют: