Архивоведение

После передачи дел в  архив учреждения по описи, один экземпляр  описи остается в структурном  подразделении. В архиве учреждения ежегодно составляется также несколько сводных описей (дел постоянного хранения, долговременного хранения, по личному составу и т.д.), где дела всех структурных подразделений имеют общую валовую нумерацию, поэтому номер дела в описи дел структурного подразделения отличается от номера того же дела в сводной описи учреждения. Номер дела проставляется на обложке дела чернилами после утверждения сводной описи дел учреждения на ЭК организации и согласования ее с ЭПК архивного учреждения (для государственных и негосударственных учреждений, заключивших договор с государственным архивом). Однако и этот номер не является окончательным — на дела постоянного хранения и дела по личному составу составляются так называемые законченные описи дел. Количество дел в законченной описи, как правило, не должно быть меньше 1000, поэтому в законченную опись включаются дела учреждения за несколько лет. В законченной описи дела учреждения за несколько лет также нумеруются в валовом порядке. По законченным описям дела передаются в государственный или объединенный архив учреждения и хранятся уже там.

Чтобы не запутаться в  архивных шифрах, на обложке дела, в описи дел структурного подразделения и сводной описи дел учреждения обязательно проставляется индекс дела по номенклатуре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточке документа. На него и следует ориентироваться при поиске.

Основными справочниками в архиве учреждения являются сводные описи дел постоянного и долговременного хранения, составляемые ежегодно (см. раздел 6.3. «Архивные описи»).

Остановимся на последовательности поиска нужного документа.

Сначала нужно просмотреть  заголовки единиц хранения и выписать нужные цифры, затем, обратившись к топографическому указателю, разыскать дело. Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи — предметным, именным, географическим и другими. Однако, как правило, в архив учреждения поступают запросы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвердить точные данные (например, дату и номер приказа о приеме на работу и увольнении сотрудника). Описи, раскрывающие содержание документа на уровне единицы хранения, как правило, недостаточно подробны для такого поиска, поэтому целесообразно воспользоваться картотеками и каталогами архива учреждения, где, как правило, информация описывается подокументно. Основу каталога составляет регистрационно-контрольная картотека (РКК), которая должна передаваться в архив учреждения вместе с делами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. В архиве картотека подвергается экспертизе: из нее изымаются карточки документов, не подлежащих хранению; остальные карточки снабжаются указанием на архивный шифр дела по сводной описи учреждения. Картотеки пересистематизируются, к ним составляются предметные указатели. Особенно большое значение в работе архива учреждения имеет картотека документов по личному составу. Кроме того, здесь могут быть представлены картотеки на научно-техническую документацию, по истории учреждения и др.

В автоматизированных системах делопроизводства регистрационно-контрольные базы данных за истекший делопроизводственный год, как правило, сохраняются полностью. Поэтому в регистрационной карточке таких систем помимо индекса дела по номенклатуре проставляется срок хранения и место хранения документа, предусматривается поле для архивного шифра.

Если необходимы документы  более чем десятилетней давности, то, чтобы убедиться, что они не уничтожены, следует внимательно изучить протоколы заседаний Экспертной комиссии учреждения и прилагаемые к ним акты о выделении на уничтожение дел. Если дела переданы в государственный архив, поисковая работа будет продолжена самим учреждением. Чтобы поиск документов, хранящихся в государственном архиве, увенчался успехом, необходимо представлять себе систему НСА к документам Архивного фонда РФ⁴.

7.5.2. Поиск документов в государственном архиве

Рассмотрим последовательно  этапы поиска ретроспективной документной  информации (РДИ).

На первом этапе информационного  поиска следует установить, в фондах каких учреждений, организаций или хранилищ могли отложиться документы по теме исследования.

Для этого необходимо вспомнить принципы классификации документов на уровне Архивного фонда РФ, в соответствии с которыми все архивы делятся на исторические (хранящие документы эпохи феодализма и капитализма), комплектующиеся (хранящие документы эпохи социализма и постсоциалистического периода) и архивы, хранящие документы всех эпох в отдельных хранилищах. Кроме того, существуют архивы, хранящие документы общенационального значения (федеральные архивы), и архивы субъектов Федерации (областные, краевые, муниципальные, районные). Для хранения документов на специальных носителях существуют архивы научно-технических документов (НТД) и ки-нофотофонодокументов (КФФД). Наконец, профиль архива иногда определяется принадлежностью документов к отраслям государственной и общественной деятельности, поэтому существуют архивы народного хозяйства, литературы и искусства, военно-исторические архивы, архивы общественных движений⁵.

Документы по политической истории, государственной власти и управлению следует искать в фондах высших органов государственной власти, центральных органов государственного управления — Государственного Совета, Государственной Думы, Комитета Министров, Совета Министров, Сената, Синода, приказов, коллегий и министерств, отложившихся в РГИА. Фонды высших органов власти и управления советского государства — ВЦИК, СНК, Верховного Совета, Совета Министров, наркоматов и министерств СССР и РСФСР — отложились в ГАРФ. Однако исследование вопросов политической истории советского периода в силу особенностей советской политической системы невозможно без привлечения фондов Политбюро ЦК КПСС [РСДРП— РКП(б)—ВКП(б)] в РГАСПИ, архиве Президента РФ; секретариата ЦК КПСС, аппарата ЦК КПСС в РГАНИ, поскольку важнейшие решения по вопросам внутренней и внешней политики принимались партийным руководством. К сожалению, документы высших органов КПСС еще не скоро станут в полном объеме доступны исследователям.

Документы по истории  местного управления и администрации отложились в фондах воеводских канцелярий, канцелярий губернатора (генерал-губернатора, военного губернатора), губернского правления, наместничеств, земских и городских управ, губернских, уездных, волостных, областных, окружных, районных исполкомов советов народных депутатов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах субъектов РФ. Исследование истории местного управления советского периода также нуждается в привлечении материалов фондов областных, краевых, районных, городских комитетов КПСС, которые зачастую подменяли советские органы на местах. Эти фонды хранятся ныне в государственных архивах.

Приступая к исследован и ю по истории экономики, следует помнить, что далеко не все документы по этой теме хранятся в Российском государственном архиве экономики (РГАЭ), хотя он так и называется. РГАЭ хранит документы высших и центральных органов управления экономикой с 1917 года — ВСНХ, Госплана СССР, ЦСУ СССР, Государственного комитета по науке и технике, экономических наркоматов и министерств, государственных деятелей и руководителей ведомств. Вместе с тем значительная часть документов по истории промышленности, строительства, транспорта, из фондов проектных, конструкторских организаций, научно-производственных объединений советского периода отложилась в материалах РГАНТД и его филиала. (Конечно, они перекликаются с документами фондов ВЦИК и СНК СССР, хранящихся в ГАРФ.) Документы по истории экономики России периода феодализма и капитализма отложились в фондах Поместного, Разрядного, Сибирского, Посольского и других приказов, Сената, коллегий Экономии, Вотчинной, Берг-, Мануфактур-, Камер- и Коммерц-коллегии, Главного Магистрата, Поместно-вотчинного архива (РГАДА), Министерства финансов, Министерства земледелия, Министерства путей сообщения; Министерства торговли и промышленности, Департамента торговли и мануфактур, Департамента земледелия, Горного департамента, Комитета по техническим делам, Главной палаты мер и весов, Сельскохозяйственного ученого комитета, Вольного экономического общества и др. (РГИА). В РГИА также отложились материалы фондов крупнейших банков, акционерных обществ, товариществ и предприятий, национализированных в 1918—1921 гг. Фонды губернских статистических комитетов, фабричных инспекторов, казенных палат, управлений государственным имуществом, губернских по крестьянским делам присутствий, местных промышленных предприятий, колхозов, машинно-тракторных станций (МТС), союзов кооперации отложились в государственных и муниципальных архивах субъектов Федерации.

Особенностью исследования общественных движений является тот  факт, что материалы по истории политических, национальных, религиозных организаций, как правило, откладываются в фондах политического сыска, полиции, жандармерии — Преображенского, Разрядного приказов, Тайной канцелярии, Тайной экспедиции Сената (РГАДА); Верховного уголовного суда по делу декабристов, III отделения Собственной Его Императорского Величества Канцелярии, Департамента полиции МВД, охранных отделений Москвы и Санкт-Петербурга, жандармских управлений (ГАРФ). Справедливо это, до некоторой степени, и для общественных движений советского периода: сведения об оппозиции и инакомыслии можно найти в фондах органов суда, прокуратуры (судебно-следственные материалы политических процессов), органов идеологического надзора и цензуры (ЦК КПСС и его отделов; ЦК ВЛКСМ, первичных партийных и комсомольских организаций). Эти материалы хранятся в ЦА ФСБ (архивно-следственные дела), центральных и местных архивах КПСС, переданных в 1991 г. в ведение Федеральной архивной службы России. Бывшие партийные архивы занимаются комплектованием фондов общественных движений второй половины 1990-х гг., поэтому некоторые из них называются архивами общественных движений. Фондов общественных организаций на государственном хранении немного — кооперативные, благотворительные, культурные.

Фонды политических партий, ассоциаций, профсоюзов отложились в  ГАРФ (например, фонды «Союза 17 октября», конституционно-демократической партии, партии социалистов-революционеров (эсеров), Всероссийского крестьянского союза, Союза русского народа и др.). Документы по истории РСДРП — РКП(б) — ВКП(б), а также документы партий и групп, входивших в РКП (б.) и союзных с ней, отложились в РГАСПИ и местных хранилищах, ранее принадлежавших архивному фонду КПСС. Кроме того, на государственном хранении отложились фонды благотворительных организаций (Московский славянский благотворительный комитет, Общество попечения о тюрьмах, Исполнительный Комитет союза обществ Красного Креста и полумесяца в ГАРФ, Общество для пособия нуждающимся сценическим деятелям в РГАЛИ). Фонды общественных организаций советского периода в ГАРФ и архивах субъектов Федерации, как правило, представлены фондами профсоюзов, кооперативных организаций, добровольных спортивных обществ, отделений общества «воинствующих безбожников», ДОСААФ и др. Фондов оппозиционных и диссидентских организаций на государственном хранении фактически нет, ими комплектуются Московские, Санкт-Петербургские и другие общественные архивы — общества «Мемориал», архив Андрея Сахарова, Центр документации «Народный архив».

Исследования в области  истории культуры и искусства, как правило, требуют привлечения материалов из фондов личного происхождения деятелей культуры, а также из фондов общественных организаций — театральных, литературных, музыкальных, художественных, творческих союзов, обществ, объединений, студий, училищ, клубов. Около 3 тысяч фондов хранятся в РГАЛИ. Однако, как было сказано выше, для личных фондов характерна высокая степень раздробленности. Большое количество фондов деятелей литературы и искусства и общественных организаций в области культуры хранится в отделах рукописей (ОР) библиотек и музеев — ОР Российской национальной библиотеки, Институте истории русской литературы — ИРЛИ (Пушкинский дом); ОР библиотеки РАН в Санкт-Петербурге; Музея книги; в отделе рукописей Государственной Третьяковской галереи, Государственного центрального музея музыкальной культуры им. М.М.Глинки, Государственного Русского музея, Государственного центрального театрального музея им. А. А. Бахрушина, Государственного Литературного музея. Документы о политике правительства в области культуры и образования отложились в фондах Комитетов по делам искусств при СНК СССР и РСФСР, его отделов и управлений, Народного комиссариата просвещения РСФСР, Министерства культуры СССР и его отделов и управлений, Государственной академии художеств, Государственной академии искусствознания; Государственного комитета СССР по кинематографии и др., хранящихся в Российском государственном архиве литературы и искусства.

Очень ценную информацию содержат фонды цензурных учреждений: Московского комитета по делам печати — ЦГИАМ; Главлита — ГАРФ.

Исследования по истории  н а у к и требуют привлечения  материалов из личных фондов деятелей науки (Центральный архив Российской академии наук в Москве, Санкт-Петербургское отделение архива РАН; архивы отраслевых институтов и территориальных отделений РАН).

Кроме того, важным является привлечение фондов научных обществ — Всесоюзного общества почвоведов, Всесоюзного биологического общества, Всесоюзного гидробиологического общества; Всесоюзного физиологического общества им. Павлова (МО архива РАН); Всесоюзного ботанического, минералогического, химического и других обществ (архив РАН, Санкт-Петербургское отделение), московских нумизматического и археологического обществ (отдел письменных источников Государственного исторического музея), Общества истории и древностей (отдел рукописей Российской национальной библиотеки), а также научно-технических обществ, обществ изобретателей и рационализаторов, фонды центральных правлений которых хранятся в ГАРФ, а местных отделений — в государственных архивах субъектов Федерации.

Свои особенности имеет  поиск информации при исследованиях  биографического характера. К ним относятся историко-биографические и генеалогические исследования, а также поиск документов по личному составу при исполнении социально-правовых запросов. Историко-биографические и генеалогические исследования требуют привлечения документов, содержащих персональную информацию. Для этого прежде всего следует установить, нет ли на хранении личного фонда данного деятеля, семейного фонда, фондов коллег и соратников, в которых могли отложиться его документы. В дальнейшем методика поиска для всех трех типов биографического исследования является единой — следует связать моменты человеческой жизни с государственными структурами и их фондами.

Генеалогические исследования требуют привлечения материалов, содержащих сведения о рождении, крещении, бракосочетании, венчании, смерти, отпевании, записи в сословие, учебе и трудовой деятельности, имуществе, службе в армии, наградах, подданстве, переселении, нахождении под судом, репрессиях и др. Иногда термин «генеалогический источник» применяют к документам, которые содержат информацию о нескольких поколениях семьи, например метрические книги, городские обывательские книги, анкеты и личные дела рабочих и служащих.

Документы, содержащие генеалогическую  информацию, как правило, откладывались в фондах приходских церквей, но не кафедральных соборов и монастырских церквей.

После установления основных фактов жизни человека следует предположить, что он получил образование и работал. Если известны учебное заведение, где он учился, и присутствие, где он работал, можно попытаться найти их фонды и в них личное дело человека.