Анализ документации торгового предприятия – магазина «Багира»

В заключение данного параграфа хотелось бы заметить, что для облегчения всего договорного процесса необходимо принять локальный нормативный акт (см. Приложение 13), посвященный договорной работе в магазине.

Хорошо налаженная система работы с договорами и отчетной документацией экономит людские и финансовые средства, позволяет избежать ненужных судебных и претензионных споров как с контрагентами, так и с государственными органами, повышает авторитет организации у контрагентов.

2.3. Учетно-отчетная документация

Изучение учетно-отчетной документации в комплексе на базе теоретического блока не представляется возможным, так как для каждой отдельной организационно-правовой формы существуют особенности ведения учетно-отчетной документации на практике, а в теории нет разделения, будь то ООО или ОАО.

В нашем случае – анализируемое предприятие относится к индивидуальному предпринимательству. Обозначим основные документы, которые необходимо вести данной ОПФ, и определим фактический состав документов оформляемых у ИП Лесик Валентина Эрнестовна. Итак, перечень учетно-отчетной документации необходимой для ведения ИП представлен в Приложении 14.

Как видно из Приложения 14, перечень учетно-отчетной документации достаточно обширен, однако следуя цели курсовой работы, рассмотрим первичные документы возникающие в процессе работы покупателя и продавца, в нашем случае клиента и магазина «Багира».

1 БЛОК. Документы, оформленные с использованием контрольно-кассовой техники.

2 БЛОК. Документы, оформленные при оплате через электронный терминал.

Итак, к первому блоку учетно-отчетных документов отнесем следующие первичные документы:

- Кассовый чек;

- Z-отчет;

- Кассовый отчет;

- Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;

- Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;

- Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;

- Журнал кассира – операциониста;

- Справка-отчет кассира-операциониста;

- Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ;

- Акт о проверке наличных денежных средств кассы;

Второй блок документов, оформленных при оплате через электронный терминал, включает в себя:

- Кассовые чеки по терминалу;

- Сдача кредитных карт;

- Журнал учета расчетов по пластиковым картам.

Для обобщения представленных документов в учетно-отчетной системе документации магазина представим таблично процесс документооборота по каждому из блоков (см. Приложение 15).

С 27 июня 2003 г. вступил в силу Федеральный закон[36] "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". Новый Закон заменил действующий более 10 лет ФЗ от 18 июня 1993 г. N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении расчетов с населением".

Анализ действующего законодательства и практика его применения свидетельствуют об имеющихся административных барьерах для бизнеса в сфере регулирования вопросов применения, эксплуатации и регистрации ККТ.

Вопросы контроля за осуществлением наличных денежных расчетов в предпринимательской деятельности и методов его обеспечения также в равной степени актуальны и для бизнеса, и для государства.

Фискальные интересы государства по максимальному взиманию установленных налогов вступают в противоречие с интересами предпринимательства, стремящегося минимизировать свои транзакционные издержки, в том числе на техническое обеспечение финансового контроля - приобретение и обслуживание контрольно-кассовой техники.

Об этом свидетельствует как 10-летняя практика применения прежнего Закона РФ от 18 июня 1993 г. N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", так и современные проблемы реализации действующего законодательства, которое так и не разрешило существующие проблемы, мало того - добавило новые.[37]

В настоящее время ситуация такова, что введенные Федеральным законом[38] "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" новые "правила игры" не соответствуют требованиям и нормативам, установленным на основе ранее действовавшего законодательства, что создает серьезные трудности в правоприменении.

Предприниматели, использующие в своей деятельности контрольно-кассовую технику, отмечают, что действующие требования, предъявляемые к ККТ и ее пользователям (юридическим лицам и предпринимателям), сильно завышены, а в отношении некоторых категорий предприятий-налогоплательщиков - с очевидностью нецелесообразны (плательщики ЕНВД).

Так же определим основные правила ведения операций с применением ККМ на территории РФ. Множество нормативно-правовых актов, регулирующих порядок осуществления торговой деятельности, так или иначе, напоминают продавцам о необходимости применения контрольно-кассового аппарата при наличных расчетах с покупателями. Однако основным источником правовой регламентации порядка и оснований использования контрольно-кассовой техники является специальный Закон о применении контрольно-кассовой техники. Этот небольшой по объему, но весьма важный по содержанию нормативный правовой акт подлежит применению на всей территории Российской Федерации без каких-либо исключений.

Контрольно-кассовая техника[39], включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми торговыми организациями и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими торговую деятельность, при проведении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров населению.

Необходимость подобной регистрации распространяется на все виды контрольно-кассовой техники, которые могут быть использованы при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт на территории Российской Федерации.

В связи с необходимостью использования контрольно-кассовой техники при осуществлении торговой деятельности законодатель налагает на продавцов следующие обязанности:[40]

1) применять при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт только исправную контрольно-кассовую технику, опломбированную в установленном законом порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов с покупателями, а именно фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти;

2) выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки;

3) обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей контрольно-кассовой технике, представлять им указанную документацию;

4) производить при первичной регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники введение в фискальную память контрольно-кассовой техники информации и замену накопителей фискальной памяти только с участием представителей налоговых органов.

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ. МЕТОДИКА И РАЗРАБОТКА ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ЭТИКЕ ПОВЕДЕНИЯ СОТРУДНИКОВ ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ С КЛИЕНТАМИ

Рациональной организации документооборота в торговых организациях необходимо уделять особое внимание. От оперативности, полноты и точности обработки информации зависят правильность и своевременность принятия управленческих решений.

Наиболее распространенные проблемы документооборота торговых организациях следующие:

- необоснованно увеличенный документооборот (т.е. существование большого числа документов, необходимость в которых отсутствует)

- необоснованно завышенные сроки формирования или обработки документов

- ненадлежащее хранение документов, что затрудняет обеспечение безопасности торговой организации и дает массу возможностей для злоупотреблений.

Все это влечет несвоевременное предоставление документов, а вследствие с этим и несвоевременную обработку документов, что может привести к искажению отчетности.

Одним из этапов в организации документооборота магазина «Багира» является как разработка типовых форм документов, так и постановка системы взаимодействия между администратором и клиентами, а так же другими работниками магазина.

Организация документооборота, системы регистрации документов и системы их текущего хранения – это тот минимум, который позволяет говорить о наличии в магазине «Багира» делопроизводства. Но это далеко не полный перечень того, что должна включать в себя система делопроизводства. Особое место в делопроизводстве занимает разработка должностной инструкции той или иной профессии. Этот документ является неотъемлемой частью в работе конкретного сотрудника. Данный документ несет в себе функцию контроля над проделанной работой, так же инструкция регулирует взаимоотношение между начальством и подчиненным. В общем можно сказать, что должностная инструкция очень важна в современном делопроизводстве и ее разработки необходимо учесть ряд важных моментов[41].

Согласно всему выше сказанному можно выделить три направления, посредством которых представляется возможным совершенствование документооборота магазина «Багира».

1.      Предпроектное исследование;

2.      Разработка должностной инструкции;

3.      Внедрение в проектные работы должностную инструкцию.

Всевозможные стандарты качества, а также все нормативные документы, разрабатываемые и принимаемые в конкретных организациях, служат для обеспечения гарантированного уровня качества. Для этого на всех участках выполнения работы должны быть созданы инструктивные документы, которые регламентируют определенный технологический процесс, т.е. для каждой должности разрабатывается должностная инструкция.

Управление персоналом в магазине «Багира» надо начинать с составления работающих должностных инструкций. Обыкновенная должностная инструкция может повлиять на работу человека и его отношения в коллективе при соблюдении ряда условий[42]:

- организационная структура не должна быть перегружена;

- работник не должен испытывать двойного и тройного подчинения;

- поручения, даваемые работникам, должны быть конкретными.

Должностная инструкция — документ, определяющий функциональные обязанности, должностные полномочия (права), ответственность, особые условия труда, предъявляемые квалификационные требования, а также перечень основных нормативных актов, регулирующих деятельность лица, занимающего - определенную должность в данном подразделении[43].

Главная задача должностных инструкций — содействие адаптации новых работников. Если в инструкции четко указывается, что должен сотрудник делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет, то процесс адаптации пойдет значительно легче. Гораздо меньше будет и опасливой пассивности и ненужной инициативы.

Составим должностную инструкцию на администратора торгового зала в магазине «Багира».

При составлении должностных инструкций нам важно учитывать следующие моменты:

- все пункты должностных инструкций должны быть сформулированы максимально конкретно;

- пункты должностной инструкции должны быть максимально подробными;

- все изложенное в должностных инструкциях должно соответствовать действительности. Нет никакого смысла в должностной инструкции, в которой желаемое будет выдаваться за действительное. Такие инструкции бесполезны;

- пункты должностных инструкций не могут противоречить друг другу, они должны дополнять друг друга.

При разработке должностной инструкции определим ее структуру.

Должностная инструкция на администратора должна иметь следующую структуру.

Общие положения. В данном разделе нами описывается, что это за документ, что за должность, кем назначается, указываются способы назначения и освобождения от должности, непосредственная подчиненность, а также документы, которыми данный работник руководствуется в своей деятельности[44].

Мною так же предложен отдельный пункт, который посвящается конфиденциальности информации: т.е., любые сведения, полученные сотрудником в ходе служебной деятельности, не подлежат разглашению, кроме специально разрешенных к распространению согласно письменному указанию директора. Так, например, администратор не вправе разглашать паспортные данные гостей, так же не имеют право разглашать и сумму выручки, и т. д.[45]