Анализ документации торгового предприятия – магазина «Багира»

- ответы на претензии;

- расширение продаж.

4. Взаимодействие с деловыми партнерами.

5. Взаимодействие с персоналом.

6. Выполнение поручений директора.

7. Работа на кассе (ККМ) в части расчетов с клиентами по пластиковым картам через систему терминал.

8. Контроль за составлением отчетов за день по выручке за наличный расчет, безналичный расчет, проверка правильности отражения в журнале кассира-операциониста данных Z-отчета.

При этом основное условие работы администратора — не покидать зону регистрации, т. к. здесь находится конфиденциальная информация.

Теперь рассмотрим, какие профессиональные навыки и личностные качества необходимо иметь администратору в магазине «Багира», чтобы выполнить перечисленные выше должностные обязанности.

Личностные качества администратора:

- Для работы на телефоне администратор должен быть хорошим коммуникатором и иметь навыки общения по телефону. При этом он не только должен уметь правильно общаться по телефону, но и мотивировать потенциального клиента, позвонившего впервые, прийти в магазин. А это уже навыки продажи по телефону.

- Ведение клиентской базы в компьютере — работа очень кропотливая и сложная, т. к. здесь необходимо иметь навык работы с информацией. То есть уметь анализировать, структурировать полученную информацию о клиенте и вносить в сжатом виде в клиентскую базу, да так, чтобы директор или продавец магазина мог бы ее, потом прочесть.

- Взаимодействие администратора с клиентами предполагает наличие у него коммуникативных навыков, знаний типологии клиентов, стрессоустойчивости и навыков работы с конфликтами.

Таким образом, основная роль в управлении деятельности администратора можно определить как непосредственное участие администратора в качественной работе продавцов, обслуживание клиента, проверка качества товара, а так же выполнение поручений директора в случаях отсутствия его в магазине. Управленческая роль администратора предполагает, что продавец хорошо организован и внимателен к деталям. Его основная задача — контролировать, чтобы в магазине все работало, как положено. Он умеет делегировать полномочия, координировать и стимулировать сотрудников.

1.3.           Регламентирующая инструкция по делопроизводству администратора

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Общие требования разработаны в соответствии с законами РФ, устанавливающими порядок организации и деятельности государственного аппарата, актами высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления и организационных структур и их информационного обеспечения, государственными стандартами в области документации и автоматизированной обработки информации с учетом опыта практического использования унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации[2].

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории[3].

Таким образом, нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

В магазине «Багира» данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

- правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

- организовать документооборот;

-обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты[4].

Осуществление поиска, получение, передача, распространение информации, а так же применение информационных технологий и обеспечении защиты информации[5], магазин «Багира» реализовывает посредством действующего законодательства[6]. 

В соответствии с вышеназванным Федеральным законом владелец информационных ресурсов несет юридическую ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном законодательством РФ. Статьей 5 Закона устанавливается, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

Так же данный Федеральный закон[7] закрепил обязательность документирования информации, установил рад терминов, таких как информация, информационные ресурсы, собственник информационных ресурсов и др.

Ряд законодательных актов содержит установленные нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так в Федеральном законе "О государственном языке Российской Федерации"[8] сказано, что на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке. Русский язык является признанным и утвержденным государственным языком РФ.

Сфера организации хранения, комплектования учета и использования документов[9], магазином «Багира» исполняется так же, согласно действующего законодательства[10].

К числу важнейших организационных документов, основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству, устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ дает право на специфику оформления документов. Однако в магазине «Багира» данная инструкция не разработана, поэтому директором магазина было принято решение пользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

В целом инструкция по делопроизводству базируется на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки.

 Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действия его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

При подготовке документов необходимо учитывать положения Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30—2003, которыми определены правила оформления реквизитов для документов общего административного управления. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ.

Помимо всего прочего, отметим необходимость в использовании магазином «Багира», систем стандартизации в процессе своей деятельности.

Основной задачей Госстандарта России в этой области является организация и осуществление деятельности по подтверждению соответствия продукции и услуг усыновленным требованиям.

Особое место в работах по сертификации занимает деятельность, связанная с системами качества предприятий и системами охраны окружающей среды в соответствии со стандартами ИСО 9000 и ИСО 14000.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников магазина «Багира», относятся и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства[11], государственных нормативно- методических документов[12] и организационных документов[13], определяющих самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Таким образом, основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей можно с уверенностью сказать, является должностная инструкция[14]. Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная инструкция — действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют, объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и, других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.

Главным нормативно-правовым документом, содержащим квалификационные характеристики, является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих[15].

В этом справочнике содержатся квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики. С учетом же специфики отдельных отраслей разработаны характеристики по должностям, присущим только им. Соответствующие квалификационные характеристики утверждаются федеральными органами исполнительной власти и согласовываются с Министерством труда и социального развития. Так, Министерством путей сообщения РФ утверждены “Квалификационные характеристики и разряды оплаты труда должностей руководителей, специалистов и служащих по отраслевой тарифной сетке”[16]; Министерством общего и профессионального образования РФ  – “Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по должностям работников учреждений образования”.[17]

Квалификационные характеристики по каждой должности состоят из трех разделов[18]:

1. “Должностные обязанности”. Этот раздел содержит основные функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

2. “Должен знать”. В этом разделе приводятся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний:

- законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов;

- методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

3. “Требования к квалификации”. В данном разделе определены:

- уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

- требования к стажу работы.

Указанные разделы служат основой для разработки должностных инструкций служащих[19].

Второй источник при составлении должностных инструкций — типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.