Розробка системи інформаційної підтримки діяльності менеджера з закупівель мережі ресторанів «Мисливець»

          Перший ресторан мережі було відкрито у 2000 році в м.Умань – «Мисливець Софіївка».

Майже всі ресторани мережі працюють цілодобово в дві зміни по 12 годин.

Послуги, що надають ресторани  мережі «Мисливець»:

• надання послуг громадського харчування;
• виготовлення кулінарної продукції та кондитерських виробів згідно меню мережі ресторанів;
• організація та обслуговування урочистих подій та заходів;
• кейтеринг – виїзне ресторанне обслуговування;
• бронювання місць у залі ресторану;
• організація музичного обслуговування;
• безкоштовний Wi-Fi;
• виклик таксі за замовленням відвідувача;
• паркування автомобілів.

          Меню мережі ресторанів включає  страви української та європейської  кухонь.

Мережа ресторанів «Мисливець»  характеризується централізованою  структурою управління: існує центральний офіс, який реалізує загальну політику ціноутворення, розробку меню, технології виробництва, а також вирішення кадрових питань. Крім цього, в центральному офісі ведеться робота над єдиним стильовим оформленням усіх об’єктів мережі, здійснюється взаємодія з постачальниками та організація і контроль закупівель продукції ресторанами. Тут відбувається консолідація всієї інформації про діяльність ресторанів на місцях та аналітична робота з базою даних.

Ресторани мережі є власністю  ТОВ «Мисливець», окрім тих ресторанів, які здійснюють свою діяльність на умовах франчайзингу.

1.2. Організаційна структура підприємства, роль та взаємодія підрозділів

Організаційна структура  мережі ресторанів «Мисливець» представлена на рис. 1.2.1:

Рис. 1.2.1. Організаційна структура мережі ресторанів «Мисливець»

          Генеральний директор мережі ресторанів «Мисливець» здійснює свою діяльність від імені засновників ТОВ «Мисливець» та виконує наступні функції:

• здійснює загальне керівництво діяльністю компанії;
• здійснює оперативне керівництво всією роботою мережі ресторанів;
• розпоряджається усім майном компанії;
• здійснює угоди та юридичні акти, відкриває у банку розрахунковий рахунок;
• складає фінансові плани підприємства;
• контролює процеси впровадження нової техніки та технологій, прогресивних форм обслуговування та організації праці;
• здійснює контроль над раціональним використанням матеріальних, фінансових та трудових ресурсів;
• проводить оцінку якості обслуговування;
• встановлює службові обов’язки безпосередньо підлеглих йому працівників та  вживає заходів щодо забезпечення їх виконання, контролює встановлення службових обов’язків для інших працівників мережі;
• контролює режим праці та відпочинку персоналу;
• застосовує до працівників заходи заохочення і стягнення відповідно до Правил внутрішнього розпорядку;
• приймає рішення і видає розпорядження з оперативних питань внутрішньої діяльності ресторанної мережі.

Фінансовий відділ веде облік фінансових операцій та фінансових результатів діяльності всієї мережі ресторанів, розрахунки з працівниками, клієнтами, партнерами та постачальниками, складає звіти та баланси.

Комерційний відділ здійснює наступні основні функції:

• пошук постачальників та укладення договорів з ними;
• організація та контроль централізованих закупівель продукції;
• контроль закупівель продуктів на місцях;
• формування меню ресторанів мережі;
• розробка технологій приготування страв меню;
• складення калькуляцій усіх страв меню;
• формування загальної політики ціноутворення.

Відділ маркетингу та реклами виконує наступні функції:

• аналіз та прогнозування економічної ситуації та фінансового стану споживачів, реального платоспроможного попиту, якості надання послуг конкуруючими закладами громадського харчування, виявлення переваг та недоліків мережі ресторанів у порівнянні з конкурентами, пошук нових ринків збуту та нових клієнтів;
• дослідження споживчих властивостей страв меню та збір інформації про задоволеність ними відвідувачів;
• виявлення передових тенденцій у світовому ресторанному бізнесі;
• аналіз конкурентоспроможності ресторанів мережі;
• визначення географічного розміщення потенційних споживачів;
• організація зворотного зв’язку з відвідувачами ресторанів мережі: вивчення думки споживачів щодо поліпшення страв меню, що виготовляються, та рівня обслуговування;
• розробка стратегії реклами для кожного об’єкту мережі та плану проведення рекламних заходів;
• організація реклами за допомогою засобів масової інформації, організація та підготовка статей для журналів, газет, радіо тощо;
• аналіз дієвості реклами, її впливу на відвідуваність ресторанів мережі;
• розробка пропозицій щодо створення принципово нових страв меню чи послуг, щодо зміни складу чи технології приготування страв з метою поліпшення їх споживчих властивостей тощо.

Відділ розвитку бізнесу здійснює наступні функції:

• пошук та оцінка об’єктів нерухомості;
• керівництво відкриттям нових ресторанів мережі;
• розробка та впровадження єдиного стильового оформлення ресторанів мережі;
• продаж франшиз.

Відділ інформаційних  технологій виконує такі функції:

• побудова корпоративної мережі  та підключення нових ресторанів і користувачів до мережі;
• контроль роботи мережі та мережевого обладнання;
• призначення користувачам мережі різних прав доступу;
• вибір інтернет-провайдера та забезпечення безперебійного підключення до мережі інтернету;
• встановлення, настройка та управління програмними і апаратними системами компанії;
• забезпечення правильності вихідних даних на машинні носії;
• аналіз та облік випадків відмови автоматизованої системи управління мережею ресторанів;
• модернізація технічних засобів, що використовуються компанією;
• вивчення вітчизняного та зарубіжного досвіду автоматизації управління мережею ресторанів;
• участь у складенні технічного завдання на розробку автоматизованої системи управління мережею ресторанів.

Юридичний відділ забезпечує виконання наступних функцій:

• контроль дотримання вимог законодавства підрозділами компанії у всіх напрямках діяльності;
• юридичний захист інтересів компанії;
• забезпечення отримання та продовження дії всіх дозвільних документів, робота з запитами дозвільних та контролюючих органів;
• моніторинг змін в законодавстві України.

Відділ управління персоналом здійснює наступні основні функції:

• визначення, написання та оптимізація організаційної структури підприємства;
• створення та впровадження нормативної бази, що регламентує діяльність підприємства (Правила внутрішнього трудового розпорядку, Положення про відділи, Посадові інструкції тощо);
• контроль дотримання нормативної документації;
• створення систем підбору, адаптації та соціалізації працівників;
• прогнозування та планування потреби в  людських ресурсах, оптимізація чисельності працівників компанії;
• створення багаторівневої системи мотивації співробітників;
• планування та управління кар’єрою персоналу – формування кадрового резерву для висування на керівні посади, створення системи адаптації на посаді, розвиток молодих співробітників з лідерським потенціалом;
• формування та розвиток системи професійного навчання персоналу;
• вдосконалення корпоративної культури мережі ресторанів;
• забезпечення юридично грамотного кадрового документообігу.

     Кожний окремий ресторан мережі має свою організаційну структуру, яка представлена на рис. 1.2.2:

Рис. 1.2.2. Організаційна структура ресторану мережі «Мисливець»

          Директор ресторану є співробітником ТОВ «Мисливець» або власником ресторану, якщо ресторан здійснює свою діяльність на умовах франчайзингу, та виконує наступні функції:

• представляє інтереси ресторану та діє від його імені;
• здійснює загальне керівництво рестораном;
• здійснює оперативне керівництво;
• здійснює контроль за раціональним використанням матеріальних, фінансових та трудових ресурсів;
• проводить оцінку якості обслуговування клієнтів;
• забезпечує надання клієнтам необхідної та достовірної інформації про послуги, що надаються рестораном;
• укладає договори поставки продовольчих товарів, контролює терміни, кількість та якість їх надходження;
• приймає рішення про призначення, переміщення та звільнення від займаних посад працівників ресторану;
• застосовує міри заохочення працівників;
• накладає стягнення на порушників виробничої та трудової дисципліни.

Бухгалтерський  відділ веде облік фінансових операцій та фінансових результатів діяльності ресторану, розрахунки з працівниками та постачальниками, складає звіти та баланси. Даний відділ безпосередньо взаємодіє з комерційним відділом мережі ресторанів, зокрема з менеджером із закупівель, систематично надаючи заявки на товари, що закуповуються централізовано.

Адміністратор ресторану виконує наступні функції:

• здійснює контроль за відповідним оформленням залу, барних стійок, вітрин тощо;
• вживає заходів щодо запобігання та ліквідації конфліктних ситуацій;
• контролює дотримання працівниками організації трудової і виробничої дисципліни, правил та норм охорони праці, техніки безпеки, вимог виробничої санітарії та гігієни;
• інформує директора ресторану про наявні недоліки в обслуговуванні відвідувачів, вживає заходів щодо їх ліквідації;
• складає графік роботи офіціантів, барменів, охоронців та гардеробників. 
  Завідуючий господарським забезпеченням виконує наступні функції:
• забезпечує господарське обслуговування та належний стан відповідно до правил і норм виробничої санітарії та протипожежного захисту будівель і приміщень підприємства, а також контроль за справністю обладнання (освітлення, систем опалення, вентиляції тощо);
• бере участь у розробці планів поточних та капітальних ремонтів основних фондів (будівель, систем водопостачання, повітропроводів та інших споруд), складанні кошторисів господарських витрат;
• організовує проведення ремонту приміщень, здійснює контроль за якістю виконання ремонтних робіт;
• забезпечує ресторан меблями, господарським інвентарем, засобами механізації інженерної та управлінської праці, здійснює нагляд за їх збереженням та проведенням своєчасного ремонту;
• веде облік та складає звіти про збереження і стан інвентарю та іншого майна;
• здійснює інвентаризацію, списання малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Шеф-кухар  здійснює наступні функції:

• організовує ритмічне приготування страв власного виробництва необхідного асортименту та якості у відповідності з виробничим завданням;
• складає заявки на необхідні продовольчі товари та сировину, контролює терміни, асортимент, кількість та якість їх надходження;
• здійснює постійний контроль за технологією приготування страв, нормами закладки сировини та дотриманням працівниками санітарних вимог і правил особистої гігієни;
• контролює правильну експлуатацію устаткування та інших основних засобів.

Під час проходження  переддипломної практики керівництво  підприємства спрямувало мою діяльність на здійснення аналізу роботи комерційного відділу мережі ресторанів «Мисливець», зокрема дослідження діяльності менеджера з закупівель продукції. Саме тому в наступному розділі даної роботи розглядається діяльність менеджера з закупівель та обґрунтовується необхідність розробки системи інформаційної підтримки його діяльності.

1.3. Характеристика діяльності менеджера з закупівель мережі ресторанів «Мисливець» та обґрунтування необхідності розробки системи інформаційної підтримки його діяльності

1.3.1. Функції менеджера з закупівель

Менеджер із закупівель продукції мережі ресторанів «Мисливець» виконує наступні функції:

• пошук потенційних постачальників;
• ведення комерційних переговорів з постачальниками;
• узгодження з постачальниками умов оплати, системи знижок, термінів та способів доставки продукції ресторанам;
• укладення договорів з постачальниками;
• складення документів IPL, що являють собою список товарів, які повинні використовуватися рестораном для приготування страв меню;
• аналіз статистичних даних закупівель;
• контроль закупівель продукції на місцях;
• пошук потенційних постачальників для закупівлі продукції на місцях та складення рекомендацій для ресторанів щодо потенційних постачальників і рекомендованих цін на продукцію;
• визначення термінів подачі заявок від ресторанів на товари, що закуповуються централізовано;
• прийом та обробка заявок від ресторанів мережі на товари, що закуповуються централізовано;
• формування замовлень на постачання продукції постачальникам;
• інформування бухгалтерських відділів ресторанів про усі зміни щодо постачання продукції;
• участь у розгляді претензій та скарг від постачальників або ресторанів.