Разработка программного обеспечения АРМ Экспедитора

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

Дипломный проект включает 173 страницы пояснительной записки, 23 рисункa,    42 таблицы,  4 приложения, 10 источников.

Объект исследования - бизнес-процесс документообеспечения перевозки грузов железнодорожным транспортом.

Цель работы – разработка модуля автоматизированной системы по обеспечению документооборота при перевозках грузов железнодорожным транспортом. 

Разработаны модель предметной области и ее сущностей, модель базы данных и ее структуры, модель информационного обеспечения системы,  модель функционала пользователя, модель взаимодействия системы с внешними системами, уделено внимание безопасности программного продукта, улучшено качество печати информации на бланки строгой подотчетности, разработан пользовательский интерфейс и его функциональная связанность с СУБД Oracle и БД ХТЗ, а так же внешними информационными системами.

Практическая ценность проекта заключается в создании полноценного пользовательского приложения, автоматизирующего работу экспедитора по документообеспечению процесса отправки грузов железной дорогой.

 

ВАГОННЫЙ ЛИСТ, ОТГРУЗОЧНЫЙ РАПОРТ, ДОРОЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ, ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ, ЭТРАН, АС КЛИЕНТ УЗ,  БАЗА ДАННЫХ, ЗАПРОС, COM-ОБЪЕКТ.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Отдельные решения, достигнутые в оптимизации технологии и информационных потоков при приеме грузов к перевозке на крупных промышленных предприятиях с применением компьютерных технологий, показали не только хорошие результаты, но и заинтересованность сторон, вовлеченных в процесс перевозки и необходимость продолжать работы в этом направлении. Достигнутый технический уровень железных дорог и грузовладельцев позволяет пересмотреть сложившиеся технологии взаимодействия с взаимовыгодных позиций.

Пока что остается значительной доля традиционного документооборота, когда согласующие, разрешающие, технологические, коммерческие, расчетные, информационные, контрольные и другие операции оформляются в «бумажном» виде и подписываются ответственными лицами. Это связано со значительными затратами труда и длительными сроками при решении вопросов организации перевозок. Достаточно сказать, что при подаче заявок на перевозку грузов, при оформлении накладной грузоотправитель составляет соответствующие документы, печатает их и обеспечивает доставку в пункты приема этих документов в железнодорожных структурах. В свою очередь, железная дорога, принимая документы, повторяет уже выполненную грузоотправителем работу, переводя информацию предъявленных документов в электронный вид. При этом железная дорога, проверяя информацию на соответствие многочисленным критериям (соглашения, правила перевозок грузов на железнодорожном транспорте, другие нормативные документы), может отказать грузоотправителю по формальным признакам с требованием переоформления документов. Кроме того, возможно искажение информации по невнимательности при вводе в электронные системы, что приводит к неоднозначности информации в документах и их электронных аналогах и к последующему претензионному разбирательству, исправлению, перерасчетам и пр.

Электронный обмен данными  с последующим применением электронной  цифровой подписи позволит, соблюдая положения Устава железнодорожного транспорта Украины и стран-партнеров, правил перевозок грузов, организовать взаимодействие грузоотправителей  и железных дорог на всех этапах от заказа перевозки до выдачи груза получателю более оперативно с полным информационным сопровождением процесса перевозки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Анализ уровня автоматизации на предприятии и в подразделении

 

Для поддержания устойчивой позиции лидера трубной отрасли предприятие постоянно осуществляет целевые инвестиции в современные технологии и последовательную модернизацию производства. Только в 2009-2010 гг. объем инвестиций в техническое переоснащении составил около 48,7 млн. грн.

В 2010 году было осуществлено техническое  перевооружение и модернизация основных и вспомогательных цехов завода

Предприятие характеризуется высоким уровнем автоматизации вспомогательных и обеспечивающих служб. Так с начала 2004 года на ХТЗ начато внедрение ЕRР-системы Oracle, которая позволила оптимизировать управление ресурсами предприятия. Кроме того, с мая того же года по примеру металлургического комбината «Азовсталь» начата реализация программы тотальной оптимизации производства с целью минимизации затрат.

В результате реализации программы  тотальной оптимизации производства на предприятии планируется сократить контролируемые затраты на 40-50%.

На сегодняшний день на предприятии внедрена и успешно работает система Oracle E Business Suite - тиражируемый интегрированный комплекс прикладного программного обеспечения производства компании Oracle, включающий функциональные блоки ERP, CRM, PLM. Система предназначена для автоматизации основных направлений деятельности предприятий, в том числе: финансов, производства, управления персоналом, логистики, маркетинга, сбыта и продаж, обслуживания заказчиков, взаимоотношений с поставщиками и клиентами и других.

На предприятии ОАО  «ХТЗ» внедрены следующие модули и подсистемы:

«Управление материальными потоками»;

«Финансы»;

«Система управления персоналом»;

«Управление производством»;

«Управление проектами».

 

1.2 Анализ основного бизнес процесса службы экспедиции и уровня его автоматизации

 

Экспедиционное обслуживание –  деятельность, обеспечивающая своевременную  и качественную доставку грузов. Оно  включает экспедиционные услуги, организационные  операции и операции, связанные с  перемещением грузов. Экспедиционные услуги включают в себя: подготовку грузов к перевозкам (приведение в транспортабельное состояние, маркировку, выделение контейнеров и поддонов, взвешивание); проведение расчетов и оформление транспортной документации (раскредитование и визирование товарно-транспортных накладных, их доставка клиентуре, ведение учетных карточек, расчеты с железнодорожными станциями и заполнение документов на перевозку).

Организационные операции связаны  с обеспечением транспортно-экспедиционного обслуживания (ТЭО) и координацией работы подразделений транспортных узлов, грузоотправителей, грузополучателей и автотранспортных организаций, взаимодействующих в процессе доставки грузов. Они предусматривают выработку оптимальных управляющих воздействий исходя из учета возможностей всех взаимодействующих подразделений и обеспечения необходимой информацией о времени и порядке проведения основных работ. Сюда же относится выбор рационального вида магистрального транспорта (железнодорожного, водного, автомобильного, воздушного) для осуществления перевозок.

Экспедиционное обслуживание включает в себя также операции, непосредственно  связанные с перемещением грузов. Основными из них являются приемо-сдаточные  операции и экспедирование (сопровождение  и охрана) грузов.

ТЭО характеризуется также объемом работ, который по каждой из функций представляется соответствующим показателем. Так, объем перевозочной работы может быть измерен в тонно-километрах, объем погрузочно-разгрузочных работ – в тонно-операциях, объем складской работы – в тонно-днях хранения, а экспедиционное обслуживание наиболее целесообразно измерять трудозатратами на выполнение операций и услуг, т.е. в человеко-часах (человеко-минутах).

Транспортно-экспедиционное обслуживание при междугородных перевозках грузов включает прием, погрузку или разгрузку грузов, подгруппировку по пунктам назначения на автостанциях, оформление документов, перевозку и сопровождение к месту назначения, информирование клиентуры о прибытии к ней груза и некоторые другие операции.

При международных перевозках грузов по сравнению с междугородными дополнительно выполняются таможенно-экспедиционные операции и услуги.

Транспортно-экспедиционное обслуживание при завозе и вывозе грузов с транспортных узлов осуществляется с выполнением как относительно простого, так и достаточно сложного комплекса транспортно-экспедиционных операций и услуг в зависимости  от конкретных условий. ТЭО при перевозке грузов с баз материально-технического снабжения заключается в их транспортировке и выполнении некоторых экспедиционных операций (прием и сдача груза, оформление товарно-транспортных накладных). Погрузочно-разгрузочные и складские работы осуществляются, как правило, средствами баз. Поэтому такая разновидность транспортной экспедиции максимально приближается к форме организации централизованных перевозок.

Наиболее сложным видом  ТЭО является обслуживание при завозе и вывозе грузов с железнодорожных станций, речных и морских портов, аэропортов. В этом случае наличие транспортных узлов, взаимодействующих с автомобильным транспортом, и многочисленной клиентуры, характеризующейся различными потребностями в ТЭО, структурой и видами перевозимых грузов, приводит к усложнению процессов управления транспортной экспедицией.

Основным бизнес процессом  службы экспедиции является правильная организация процесса отгрузки, а  так же документальное обеспечение  отгружаемой продукции. 

Документооборот отдела сбыта ХТЗ, одним из подразделений которого является служба экспедиции, так же автоматизирован. 

Основная доля существующего  документооборота отдела осуществляется с помощью электронных таблиц EXCEL, хранение и накопление данных реализовано  с помощью СУБД Oracle. Применение системы электронных таблиц позволяет пользователям в удобной форме видеть весь документ целиком, однако, если учесть, что в формирование конечного документа вовлечено большое количество  пользователей различных подразделений и служб, конечная достоверность (надежность) того или иного документа зачастую вызывает сомнения. Кроме того, существующие правила заполнения документов подразумевает  цепочку действий, которую, из-за особенностей применяемой системы нельзя распараллелить.

На рисунке  1.1 представлена упрощенная схема документной связности различных служб, обеспечивающих сопровождение отгружаемой продукции.

 

Рисунок 1.1 - Укрупненная схема документальной связности подразделений-участников организации железнодорожных перевозок

 

Как видно из рисунка, в процесс формирования окончательного пакета документов к перевозке груза  железнодорожным транспортом вовлечено  одиннадцать служб и подразделений. Это означает, что в процессе задействовано  минимум одиннадцать пользователей, каждый из которых вносит или изменяет текущую информацию, возможно, дублируя ее и делая ошибки. А если уточнить, то количество  таких пользователей составит большее число.

Неприятной проблемой  является и то, что основные сопроводительные документы к грузу печатаются на стандартных типографских бланках и являются бланками строгой отчетности. Это означает, что при их заполнении никакого рода ошибки или неточности недопустимы. Однако особенности пакета EXCEL не предусматривают возможности точной настройки печати. Ее лишь можно частично приблизить и улучшить. Поскольку каждый пользователь работает со своим электронным документом, имеющим характерную настройку и создание единого жесткого шаблона для всего предприятия невозможно,  а так же необходимо учесть разнообразный парк печатного оборудования на предприятии, то все это приводит к тому, что печать получается со значительным смещением.

Существует и другая проблема. В процесс формирования пакета документов к железнодорожной  отправке грузов вовлечено и отделение Донецкой железной дороги г. Харцызска, станция «Трубная». Согласно существующему ведению документации пакет документов, сопровождающих транспортировку товара вагонами или платформами, обрабатывается в месте отправки дополнительно, причем, информация дублируется и вносится вручную.

Эта задача усложняется  в случае, когда товар идет на экспорт, в большинстве случаев  в Россию, где приняты свои формы  сопровождающих документов, в том  числе, и таможенных.

Таким образом, количество сопроводительных документов нарастает по мере продвижения груза к получателю, как нарастает и количество лиц, их продуцирующих, что способствует накоплению ошибок в документах, приводит к дублированию информации, увеличивает накладные расходы.

 

1.3 Основные документы службы экспедиции Харцызского трубного завода

 

Перечислим документы, отражающие особенности основного  бизнес-процесса отдела сбыта, службы экспедиции. Основной задачей службы экспедиции является обеспечение отправки груза потребителю с соблюдением  всех технических и правовых норм, а так же ведение учета отправленных товаров. В связи с этим необходимо выделить следующие документы:

- железнодорожная ведомость;

- заявка на отправку  грузов;

- таможенная декларация;

- вагонный лист;

- задание на отгрузку  металлолома;

- задание на отгрузку  труб;

- упаковочный лист;

- сводное задание на  отгрузку;

- счет-фактура;

- отгрузочный рапорт;

- сертификат качества  товара (паспорт изделия);

- отчет об отгрузке  продукции по цехам.

 

1.4 Функциональный состав должностных инструкций экспедитора

 

Основным действующим  лицом в службе экспедиции является экспедитор. В своей работе экспедитор руководствуется и должен знать:

- положения, инструкции, другие руководящие материалы  и нормативные документы, касающиеся  эксплуатации транспортного средства и перевозки грузов;

- правила перевозки  грузов, порядок их приема и  сдачи;

- технические условия  погрузки и укладки грузов;

- ассортимент, артикулы  и маркировки перевозимых грузов, правила расшифровки кодов;

- формы документов  на прием и отправку грузов, правила их оформления;

- правила оформления  путевой документации;

- оптимальные маршруты  транспортировки товара;

- правила и нормы  охраны труда, техники безопасности  и противопожарной защиты;

- правила пользования  оргтехникой и ПК;

- правила внутреннего трудового распорядка;

Должностные обязанности  экспедитора состоят в следующем: