Использование функционального программного обеспечения при оценке персонала

     Издательские  системы применяются при создании печатной продукции: для оформления журналов и книг, красочных рекламных  буклетов и при выполнении прочих задач, решение которых невозможно или трудновыполнимо при использовании  обычных текстовых редакторов. Издательские системы позволяют готовить к печати и печатать на высококачественных лазерных принтерах, а также выводить на фотонаборные автоматы сложные документы, требующие высокого качества печати. В зависимости от вида подготавливаемого документа целесообразно использовать различные типы издательских систем. Для создания материалов небольшого объема с иллюстрациями, диаграммами, графиками, с использованием в тексте различных красочных шрифтов удобны системы, обычно применяемые для подготовки небольших журналов и газет. Примером такой системы может послужить Aldus Page Maker.

     Другой  тип издательских систем подходит для  создания крупных, объемных документов, например книг. Одной из распространенных систем подобного вида является Ventura Publisher.

     Издательские системы любого типа используются в основном для осуществления такой важной операции, как верстка. Это понятие означает разбивку текста по страницам определенного формата, вставку рисунков, оформление различных участков текста соответствующими шрифтами и т.п. Для осуществления верстки издательские системы оптимально подходят. Однако при этом в удобстве набора и редактирования текста они уступают текстовым редакторам. Поэтому процесс подготовки к печати сложных документов обычно состоит из двух этапов: набор текста в текстовом редакторе и последующее оформление с помощью издательской системы.

     Среди множества полезных функций, которыми обладают издательские системы, можно выделить следующие: использование огромного количества различных видов шрифтов, которые отображаются на экране так же, как при печати; широкие возможности при редактировании изображений, наборе формул, вставке таблиц и пр.

     Следует отметить, что современные текстовые  редакторы значительно приблизились по набору функций к издательским системам. Так например, редактор Microsoft Word позволяет вставлять в документ таблицы, рисунки, формулы и обладает рядом других полезных функций, которые более подробно будут рассмотрены в дальнейшем.

 

      1.2. Системы обработки финансово-экономической  информации и управления базами данных

 

     Системы обработки финансово-экономической  информации используются при работе с числовыми данными (характеристиками экономических и финансовых процессов) для составления на их основе аналитических  обзоров и иных документов. К таким программным средствам относятся табличные процессоры, специализированные бухгалтерские и банковские программы (для внутрибанковских и межбанковских расчетов), специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

     Должностные обязанности многих специалистов зачастую связаны с обработкой различных таблиц, так как в большинстве случаев экономическая информация представляется в виде табличных документов.   Специальное ПО для работы с таблицами (например, Microsoft Excel) помогает создавать подобные документы. Такие программы очень удобны и широко применяются, так как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении исходных параметров.

     Специалистам  часто приходится работать с большими объемами данных с целью поиска различных сведений, необходимых для подготовки управления базами данных (СУБД).

     База  данных (БД) – совокупность специально организованных и логически упорядоченных  данных.

     Развитие  информационных технологий и применение их в различных областях деятельности привело к созданию разнообразных баз данных различной сложности. Сложность базы данных зависит от объема и структуры хранимой в БД информации, разнообразия форм ее представления, связей между файлами, требований к производительности и надежности.

     Организация БД требует предварительного построения логической модели данных. Ее основное значение  - систематизация информации по содержанию, структуре, объему, взаимным связям, а также отражение свойств информации по с учетом потребностей конечных пользователей.

     Логическая  модель строится в рамках одного или трех подходов к созданию баз данных. Выделяют следующие виды логических моделей базы данных:

• иерархическая;
• сетевая;
• реляционная.

     После построения логической модели базы данных осуществляется ее привязка к конкретным программным и техническим средствам, реализующим данную БД. Полученная в результате модель называется физической моделью базы данных.

     Удобство  работы с базой данных, получения  необходимой информации из хранимых в БД массивов данных и т.п. обеспечивается наличием продуманной и корректно реализованной системы управления базами данных.

     Система управления базами данных (СУБД) – это  совокупность средств и методов  сбора, регистрации, хранения, упорядочения, поиска, выборки и представления  информации в БД.

     СУБД  позволяет хранить большие объемы информации и быстро находить нужные данные. При работе с традиционной бумажной картотекой сотруднику приходится постоянно иметь дело с большим  объемом данных. При этом на практике карточки очень часто бывают отсортированы не по тому признаку, который необходим в данный момент. Использование  СУБД значительно упрощает задачу поиска необходимых данных, причем пользователь практически не ограничен в выборке критериев поиска.

     Примером  подобной системы может служить  Microsoft Access.

 

      1.3. Web-броузеры и программы для работы с электронной почтой и экспертные системы

 

     Для работы многих специалистов необходима самая разнообразная и оперативная  информация из  различных областей знаний. В настоящее время основным информационным ресурсом для получения данных является сеть Интернет. Для работы с ней применяют  специальные программные средства – Web-броузеры, позволяющие получать самую разнообразную информацию по всему миру.

     В современных управленческих процессах  одно из центральных мест принадлежит оперативному обмену информацией. По некоторым  оценкам, обмен данными занимает  до 95 % времени руководителя и до 53 % времени простых специалистов. В связи с этим программные средства  электронной почты получили в настоящее время широкое распространение в работе всех типов организаций. Использование электронной почты гарантирует доставку за 1-2 минуты на любое расстояние в любую страну, 24 часа в сутки 7 дней в неделю, 365 дней в году с уведомлением о вручении и с уведомлением о прочтении. Кроме того, электронная почта позволяет осуществлять рассылку документов внутри организации, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест и даже проводить совещания специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга.

     Многие  специалисты в соответствии со своими должностями обязанностями заняты составлением различных аналитических  материалов (справок, обзоров и других подобных документов). Кроме того, специалисты  принимают ответственные решения, последствия которых важны для всего управленческого процесса. Чтобы сделать выполнение этих функций более быстрым, эффективным и легким, используются экспертные системы.

     Назначение  экспертных систем – помочь сотрудникам  выполнять качественный анализ исходных данных в определенной области и принимать обоснованные и взвешенные решения.

     Экспертные  системы представляют собой особый класс автоматизированных информационных систем, которые проводят анализ, выполняют  классификацию, ставят диагноз и  выдают консультации. Они воспроизводят при анализе схему рассуждений человека-эксперта – рассуждения, опирающиеся на неформальные правила, используемые в целях повышения эффективности решения конкретной задачи.

     В настоящее время реально применяются  экспертные системы первого уровня ("Ассистент" – система освобождает сотрудника от рутинной и однообразной аналитической работы, позволяя заниматься только самыми важными и требующими творческого решения вопросами), которые облегчают работу сотрудников. Такие системы накапливают знания и опыт наиболее квалифицированных экспертов-аналитиков.

     Таким образом, индивидуальный опыт отдельных  и немногочисленных экспертов становится доступным многим пользователям.

 

 

      1.4. Системы управления документами  и электронного документооборота 

 

     Для автоматизации поиска, управления и хранения электронных документов различных форматов используются системы управления документами. Современные программные продукты этого типа позволяют производить над документами самые разнообразные операции.

     При сегодняшнем высоком уровне развития средств вычислительной техники стало обычным явление, когда с помощью ЭВМ формируются платежные поручения, приходно-расходные кассовые ордера, накладные и другие первичные экономические документы.

     При выборе системы управления документами  необходимо учитывать следующие параметры: легкость освоения и удобство в работе, возможность интеграции с другими автоматизированными системами и работы в вычислительных сетях, надежность системы, наличие средств защиты информации.

     На  российском рынке предлагается достаточное число программных продуктов, позволяющих автоматизировать обработку документов.

     Одним из распространенных программных продуктов  такого типа является "1С Электронный  документооборот" Эта программа  предназначена для автоматизации  движения потоков документов, циркулирующих в организации, а также для их обработки и хранения. Она позволяет создавать шаблоны и бланки документов, устанавливает правила их заполнения, определять маршрутные схемы движения документов внутри организации и пр. Также с ее помощью можно осуществлять контроль за работой исполнителей, обеспечивать защиту данных конкретного пользователя, автоматизировать большую часть рутинных операций, выполняемых сотрудником в процессе подготовки документов.

 

      Глава 2. Профессиональный отбор и развитие персонала организации как средства формирования эффективной команды

 

     В условиях развития рыночной экономики все больше компаний и предприятий стали осознавать, что наряду с инновациями в сфере совершенствования технологии и организации производства, улучшения свойств выпускаемой продукции рост человеческого потенциала организации становится одним из решающих факторов ее конкурентоспособности. Поэтому передовые компании рассматривают сегодня развитие персонала в качестве приоритетного направления не только внутрифирменной политики, но и инвестиционных вложений.

     Некогда известный в истории нашей  страны лозунг «Кадры решают все» вновь  стал актуальным, но, приятно отметить, что он наполнился качественно иным содержанием.

     Сегодняшний работник должен обладать не только профессиональными знаниями, умениями, и навыками, а еще и стратегическим мышлением, предприимчивостью, широкой эрудицией, высокой культурой.

     Особый  акцент руководителю предприятия, работающего  на основе рыночных правил, необходимо ставить на формирование управленческого коллектива (команды) из людей, способных работать в ситуации риска, связанного с изменениями конъюнктуры рынка, умеющих успешно действовать в направлении снижения последствий принимаемых решений и владеющих технологиями принятия решений в условиях дефицита информации.

     В связи с этим сегодня важен  системный подход к развитию персонала, включающий в себя взаимосвязанные действия по выработке стратегии кадровой политики. Необходимо осуществлять прогнозирование и планирование потребности в персонале, подбор работников в соответствии с профессиональными и личностными требованиями, предъявляемыми компанией, управление карьерой и профессиональным ростом, организацию и проведение процесса адаптации, обучение и повышение квалификации сотрудников, формирование корпоративной культуры.

     Нелегко произвести рейтинг перечисленных  составляющих по степени их значимости в общей структуре персонал - технологии. Но, следует отметить, что ключевая роль все же отводится подбору кадров. По данным, которые приводит Е.С. Жариков, д-р психол. наук, профессор, академик Академии русских предпринимателей более 60% причин крахов предприятий прямо связаны с подбором «не тех людей».

     Практика  показывает, что грамотный профессиональный отбор позволяет в дальнейшем проводить комплексную систему  обучения и развития персонала с  учетом потребностей конкретных работников и организации в целом.