В Агенстве Минсктранс с марта
2010 г. внедрена и широко используется
система электронного документооборота
«Рекорд».
СЭД
«РЕКОРД»™ — отечественная система
электронного документооборота, соответствующая
национальным требованиям к делопроизводству,
архивному хранению и безопасности
информации, зарегистрирована в Государственном
центре каталогизации продукции
Республики Беларусь в 2005 году, рег. №
24123, имеет сертификат собственного
производства, выданный Торгово-промышленной
палатой.
Целями создания СЭД являются
повышение эффективности деятельности
организации, эффективности управления
и исполнительской дисциплины, сокращение
времени и затрат на подготовку
и согласование документов как
внутри отдельной организации,
так и в рамках всей корпоративной
структуры в целом.
Обеспечение
корпоративного электронного документооборота
возможно при создании отдельных, взаимодействующих
между собой систем электронного
документооборота подразделений, входящих
в корпоративную структуру. Каждую
из таких систем электронного документооборота
подразделений можно рассматривать
как отдельный, локальный контур
корпоративной СЭД, в котором
обеспечивается возможность создания,
обработки и хранения электронного
документа – другими словами,
поддерживается его полный жизненный
цикл. При этом сам электронный
документ должен представлять собой
структуру, состоящую из двух частей
– общей (составляющей содержание документа
и информацию об адресате), и особенной
– содержащей одну или несколько
электронных цифровых подписей тех
сотрудников, которые подписывали
бы аналогичные бумажные документы.
Назначение
и область применения системы:
Область
применения системы – автоматизация
делопроизводства и построение корпоративных
архивов электронных документов.
Задачи
системы:
- Автоматизация
задач ведения документооборота и контроля
исполнительской дисциплины.
- Создание
структурированных корпоративных архивов
электронных документов, автоматизация
ведомственных архивов.
- Создание
систем юридически значимого электронного
документооборота.
Цель
внедрения системы заключается
в создании на объекте автоматизации
современной унифицированной системно-технической
среды поддержки коллективной работы
персонала с электронными документами,
обеспечивающей при наличии соответствующего
программного обеспечения системы
и отработанной технологии работы с
системой автоматизации следующих
направлений делопроизводственной
деятельности:
- создание
и ведение централизованной структурированной
базы документной информации с многопользовательским
доступом;
- создание
и ведение централизованных хранилищ
электронных документов (оперативный
и долговременный архив) и работа с текстами
электронных документов;
- учет делопроизводственных
операций и ведение истории работы с документом;
- автоматизированный
поиск по реквизитам документа и по тексту
документа;
- автоматизированная
рассылка документа и контроль исполнения
документов и поручений;
- обеспечение
разграничения доступа пользователей
к функциональным правам и правам на документы;
- подписание
электронных документов электронной цифровой
подписью;
- интеграция
с корпоративной электронной почтой и
внешними системами.
Функции системы:
- Регистрация
документов.
- Рассылка
исполнителям документов и поручений.
- Учет движения
электронных документов и бумажных экземпляров
документов.
- Контроль
исполнения документов, заданий и поручений.
- Поиск документов
по запросу, в том числе полнотекстовый
поиск.
- Регламентация
доступа к документам и функциям системы.
- Контроль
версий текстов документов.
- Подписание
документа электронной цифровой подписью,
шифрование документа.
- Сканирование
бумажных документов, распознавание текстов.
- Автоматизация
деятельности ведомственного архива.
- Подготовка
отчетов по контролю исполнения и статистике
документооборота.
Ключевые особенности
системы:
- Полноценная
поддержка задач делопроизводства.
- Эффективное
управление хранением документов.
- Рабочие места
всех категорий персонала.
- Гибкость
и адаптивность.
- Перспективная
архитектура.
- Интеграция
с системами электронной почты и обеспечение
доступа через Web-браузер.
- Собственная
подсистема сканирования и работы с изображениями.
- Возможность
маршрутной обработки документов.
- Подсистема
безопасности, поддерживающая архитектуру
открытых ключей, Центр регистрации и
сертификации.
- Открытость
и интегрируемость.
Структура системы.
Программные
продукты семейства СЭД «РЕКОРД»
предназначены для комплексной
автоматизации процессов делопроизводства
и ведения архива электронных
документов в организациях различного
масштаба и отраслевой принадлежности.
Продукты семейства СЭД «РЕКОРД»
позволяют включить в контур автоматизированного
делопроизводства не только пользователей,
объединенных в локальной вычислительной
сети, но и территориально удаленных
- обеспечивая возможность выполнения
делопроизводственных действий и доступ
к документам с использованием инфраструктуры
Internet/Intranet и систем электронной почты.
Функциональность и состав модулей
системы направлена на обеспечение
полноценной работы с электронными
документами, функционально аналогичной
работе с бумажными документами.
Система СЭД «РЕКОРД» представляет собой
совокупность следующих программных продуктов:
- СЭД «РЕКОРД»:
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.
- СЭД «РЕКОРД»:
АРХИВ
- LanImage: СКАНИРОВАНИЕ
И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ.
- СЭД «РЕКОРД»:
ИНТЕРНЕТ ДОСТУП.
- СЭД «РЕКОРД»:
ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР.
- СЭД «РЕКОРД»:
ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ.
- СЭД «РЕКОРД»:
ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ.
- СЭД «РЕКОРД»:
МАРШРУТИЗАЦИЯ.
Далее на Рисунке 3.1 представлена
многоуровневая система документационного
обеспечения управления.
Рисунок 3.1
Так
же на предариятии используют 1С:Бухгалтерию.
"1С:Бухгалтерия 8 КОРП" предоставляет
возможность ведения бухгалтерского
и налогового учета нескольких
организаций (юридических лиц)
в общей информационной базе.
Подробное описание возможностей
программы содержится в Приложении
1 к настоящему информационному
письму.
Преимущества
использования решений на платформе
"1С:Предприятие 8"
Прикладные решения, разработанные
на платформе "1С:Предприятие
8", отличает эргономичный интерфейс,
развитые средства построения
экономической и аналитической
отчетности, принципиально новые
возможности анализа и поиска
информации, высокая масштабируемость
и производительность, современные
подходы к интеграции, удобство
администрирования системы. Все
это поднимает решения для
бухгалтерского учета на новый
уровень автоматизации.
"1С:Предприятие 8" поддерживает
работу с различными СУБД - файловый
режим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2.
Сервер "1С:Предприятия 8" может
функционировать как в среде
Microsoft Windows, так и в среде Linux.
Это обеспечивает при внедрении
возможность выбора архитектуры,
на которой будет работать
система, и возможность использования
открытого программного обеспечения
для работы сервера и базы
данных.
Эргономичный
пользовательский интерфейс
Новый современный дизайн интерфейса
обеспечивает легкость освоения
прикладных решений для начинающих
и высокую скорость работы
для:
- значительное
ускорение массового ввода информации
благодаря функции ввода по строке и эффективному
использованию клавиатуры;
- удобные средства
работы с большими динамическими списками:
- управление
видимостью и порядком колонок,
- настройка
отбора и сортировки,
- печать списков;
- максимальное
использование доступного пространства
экрана для отображения информации;
Конфигурирование
Типовая конфигурация "Бухгалтерия
предприятия КОРП" реализует наиболее
общие схемы учета и может
использоваться в большинстве
учреждений. Для отражения специфики
учета конкретного учреждения
типовую конфигурацию можно изменить.
Программа "1С:Бухгалтерия 8 КОРП"
имеет режим запуска "Конфигуратор",
который обеспечивает:
- настройку
системы на различные виды учета,
- реализацию
любой методологии учета,
- организацию
любых справочников и документов произвольной
структуры,
- настройку
внешнего вида форм ввода информации,
- настройку
поведения и алгоритмов работы системы
в различных ситуациях с помощью встроенного
языка,
- широкие оформительские
возможности создания печатных форм документов
и отчетов с использованием различных
шрифтов, рамок, цветов, рисунков,
- возможность
наглядного представления информации
в виде диаграмм,
- быстрое изменение
конфигурации с помощью визуальных средств
разработки.
Масштабируемость
Система "1С:Предприятие 8" обеспечивает
масштабируемость прикладных решений
- от самых простых до многофункциональных.
Программа "1С:Бухгалтерия 8 КОРП"
может использоваться в следующих
вариантах:
- однопользовательский
- для небольших учреждений или персонального
использования;
- файловый
- для многопользовательской работы. Обеспечивает
простоту установки и эксплуатации;
- клиент-серверный
- на основе трехуровневой архитектуры.
- Обеспечивает
надежное хранение и эффективную обработку
данных при одновременной работе большого
количества пользователей.
- работа с
территориально распределенными информационными
базами
- неограниченное
количество автономно работающих информационных
баз,
- полная или
частичная синхронизация данных,
- произвольный
порядок и способ передачи изменений.
Интеграция
с другими системами
Программа "1С:Бухгалтерия 8 КОРП"
имеет широкие возможности взаимодействия
с другими приложениями и обеспечивает:
- загрузку
курса валют из Интернета,
- загрузку
адресных классификаторов,
- обмен данными
с другими приложениями через текстовые
файлы, DBF-файлы и XML-документы.
Администрирование
Программа "1С:Бухгалтерия 8 КОРП"
предоставляет удобные инструменты
для администрирования:
- настройку
прав доступа пользователей на основе
механизма ролей, назначение интерфейса
и языка пользователя,
- настройку
разделения доступа к данным по рабочим
местам (ролям) пользователей,
- журнал регистрации
действий пользователей и системных событий,
- возможность
выгрузки и загрузки информационной базы,
- средства
установки и обновления платформы и прикладных
решений.
Программный
продукт "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" обеспечивает
работу прикладного решения на одном
рабочем месте в один момент времени.
Для работы на нескольких компьютерах
необходимо наличие у пользователей
клиентских лицензий "1С:Предприятия
8" или выпускавшихся ранее
дополнительных многопользовательских
лицензий "1С:Предприятия 8.0". Более
подробная информация о клиентских
лицензиях "1С:Предприятия 8" содержится
в информационных письмах №2329 от
31.07.2003 года и №7033 от 09.07.2007 года.