Управление качеством продукции

      2.3 Описание входной  и выходной информации 

     Приём, учёт, перемещение, уход в отпуск и  увольнение работников осуществляются с помощью следующих документов по личному составу:

• приказ (распоряжение) о приёме на работу;
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;
• записка о предоставлении отпуска;
• накопительная ведомость изменений данных о кадрах;
• извещение об изменении данных о кадрах по подразделению;
• личная карточка Т-2 (АСУП);
• личная карточка Т-2 (цех);
• алфавитная карточкаТ-2 (ВУС);
• личная карточка научного работника;
• личный листок по учёту кадров;
• дополнение к личному листку по учёту кадров;
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.

     Помимо  этого применяется нормативно-справочная информация в виде следующих информационных массивов:

• Справочник по нарушениям;
• Справочник по наградам и поощрениям;
• Справочник по вредности;
• Справочник по тарифным сеткам и разрядам;
• Справочники по городам и странам;
• Справочник по профессиям;
• Справочник по структурным подразделениям;

     Основой трудовых отношений в настоящее  время становится трудовой договор (контракт). На основании трудового  договора составляется приказ о приеме на работу (Т-1). Он имеет две стороны и содержит следующую информацию: название предприятия или организации, дата зачисления на работу, данные об ее характере (временно, сезонно, постоянно, по совместительству), сведения о наличии испытательного срока, подразделение, должность, тарифный разряд, оклад, табельный номер, виды и размер надбавок, продолжительность рабочего дня или недели при неполном времени, подписи руководителя и работника.

     В форме Т-1 приводятся также сведения об ознакомлении с условиями работы на месте, оформленные подписью, согласие руководства подразделения принять на работу на оговоренных в приказе условиях, результаты медосмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и противопожарному минимуму, согласие заявителя на условия работы, дата, подпись.

     Прекращение трудового договора независимо от основания  оформляется приказом по форме Т-8, которая заполняется работником отдела кадров, на всех уволенных, кроме увольняемых вышестоящей организацией. На основании этого приказа делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет.

     Приказ  об увольнении содержит следующие основные сведения: название предприятия или  организации, фамилию, имя и отчество увольняемого, цех, подразделение, где  он работал, категорию персонала, тарифный разряд, табельный номер, дату увольнения, его причину и основание, подписи  руководителей организации и  подразделения, увольняемого, сведения о несданных материальных ценностях. На оборотной стороне формы приводятся расчеты бухгалтерии о начислениях, удержаниях, выходном пособии, подпись  бухгалтера.

     Перевод на другую работу оформляется приказом администрации по форме Т-5 в одном экземпляре. Согласие работника на перевод, если таковое требуется, подтверждается его подписью на приказе после того, как приказ подписан должностным лицом (руководителем организации, структурного подразделения).

     В приказе должны быть отражены следующие  основные моменты: наименование предприятия  или организации, дата издания, фамилия, имя и отчество сотрудника, срок перевода (временный, постоянный), сведения о прежнем и новом местах работы (цех или отдел, участок), категория  персонала, профессия, должность, тарифный разряд, табельный номер, надбавки к  заработной плате, подпись руководителя подразделения, дата.

     Далее делается отметка о продолжительности  рабочего дня или недели при неполном времени, приводится основание перевода, сведения о прохождении противопожарного инструктажа и минимума по технике  безопасности, соответствующие подписи  ответственных лиц и даты, подписи  руководителя и работника.

     На  обороте формы Т-5 отражаются заключение о состоянии здоровья на основании медицинского осмотра с датами и подписями, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и пожарной охране с подписями ответственных лиц и датами, справка о несданных имущественно-материальных ценностях.

     Личная  карточка (форма Т-2) заполняется на сотрудников всех категорий в одном экземпляре работником кадровой службы на основании документов и со слов. После заполнения общих сведений работник ставит подпись и дату.

     Личная  карточка состоит из пяти разделов и содержит в «шапке» наименование организации, табельный номер, первую букву фамилии по алфавиту, пол. В первом разделе приводятся год рождения, образование, основная профессия (специальность по диплому, свидетельству), квалификация по диплому (свидетельству), виды обучения, специальность по диплому, общий и непрерывный стаж работы, последняя должность (дата и причина увольнения), семейное положение (состав семьи), паспортные данные, телефон, место и дата заполнения. Второй раздел содержит сведения о воинском учете (группа и категория учета, звание, военно-учетная специальность, годность к службе, наименование райвоенкомата). В третьем разделе отражаются сведения о назначениях и перемещениях (дата, подразделение, профессия или должность, тарифный разряд или оклад, основания перевода, подпись руководителя). В четвертом разделе приводится информация об отпусках работника (виды, период, даты, основания). Наконец, в пятом разделе «Дополнительные сведения» могут быть об учете в настоящее время, наличии второй профессии, работе по совместительству.

     Реквизиты вышеперечисленных документов и  отчётных сводок, выдаваемых с помощью  БД «Кадры» (см. Приложение 1) определяют состав входного и выходного потоков  данных. Бланки основных исходных документов приведены в приложениях. 

     2.4 Требования к системе 

     2.4.1 Требования к системе  в целом

     Разрабатываемая АИС должна обеспечивать:

• Многопользовательский режим работы;
• Дружественный пользовательский интерфейс, рассчитанный на недостаточно подготовленных пользователей;
• Необходимый уровень быстродействия на предусмотренной аппаратной базе;
• Защиту данных от несанкционированного доступа современными методами;
• Поддержку целостности базы данных и полное восстановление после возможных сбоев в работе оборудования;
• Доступность для понимания пользователем всех процессов и алгоритмов, присутствующих в системе;
• Возможность эффективно поддерживать актуальность данных, с которыми работает система;
• Возможность наращивания системы, подключения к ней новых функций и связи с другими существующими и вновь появляющимися АИС.

     Требования, представленные выше позволят работать с системой пользователям, прошедшим  минимальный уровень практической подготовки, что важно с точки  зрения сокращения затрат на ее внедрение. Также данные требования ориентируют  АИС на максимальную надежность и  последующее развитие. 

     2.4.2 Требования к функциям, выполняемым системой

     ИС  «Управление персоналом» должна обеспечивать следующие функции:

1. Формирование и поддержание в актуальном состоянии нормативно-справочной и справочной информации в виде следующих информационных массивов:

• Справочник с информацией о работниках;

• Справочник по нарушениям;
• Справочник по наградам и поощрениям;
• Справочник по вредности;
• Справочник по тарифным сеткам и разрядам;
• Справочники по городам и странам;
• Справочник по профессиям;
• Справочник по структурным подразделениям;

2. Ввод оперативной информации:

• Информация о вновь принятых работниках;
• Информация об уволенных работниках;
• Информация о переводах работников;
• Данные об ушедших и вернувшихся из отпусков;
• Информация о наказаниях и поощрениях;

3. Расчет общего и непрерывного стажа.

4. Расчёт коэффициента текучести кадров.
5. Формирование форм с выходной информацией.
6. Печать форм с выходной информацией.
7. Архивирование и сохранение всей информации, обрабатывающейся системой.

     8. Администрирование системы. 

     2.4.3 Требования к безопасности  и защите информации

     Основные  группы требований к безопасности данных:

• Обеспечение конфиденциальности информации, содержащейся в ИС (разграничение полномочий, учет всех действий с базой данных);
• Обеспечение защиты данных от несанкционированного доступа (проведение соответствующих организационных мероприятий, минимизация полномочий по доступу, полнота контроля попыток несанкционированного доступа, контроль за функционированием системы защиты и т.д.);
• Обеспечение сохранности информации при авариях: необходимо реализовать возможность резервного копирования информации на сменные носители информации. Кроме того, не должна существовать возможность снижения уровня надежности при возникновении в системе сбоев, отказов, преднамеренных действий нарушителя или непреднамеренных ошибок пользователей и обслуживающего персонала.

     При этом должна обеспечиваться экономическая  целесообразность использования систем защиты, выражающаяся в том, что стоимость  разработки и эксплуатации систем защиты информации должна быть меньше стоимости  возможного ущерба, наносимого объекту  в случае разработки и эксплуатации АИТ без системы защиты информации. 

      2.4.4 Требования к  видам обеспечения

     Требования  к программному обеспечению и  обоснование выбора

     Программное обеспечение включает совокупность программ, реализующих функции и  задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств.

     Выделим некоторые требования, из которых будет вытекать выбор технических и программных средств:

     1) Автоматизированная система должна функционировать в локальной вычислительной сети персональных компьютеров.

     2) Автоматизированная система должна поддерживать многопользовательский режим работы.

     Для поддержки функционирования ИС «Управление персоналом» необходимо использование программных продуктов двух основных классов:

• инструментария технологии программирования;
• системного программного обеспечения.

     В качестве инструментальных средств  разработки приложения предлагается использовать интегрированную инструментальную среду Delphi 5.0.

     Основным  достоинством этой системы является создание приложений типа клиент-сервер. Другим достоинством Delphi является использование объектно-ориентированного языка программирования. Среда обладает высокоскоростным компилятором и набором визуальных компонентов для быстрой высококачественной разработки клиентских приложений. Для управления базой данных на сервере используется язык структурированных запросов SQL (Structured Queries Language). На рабочих станциях-клиентах работает СУБД-клиент. Пользователи могут взаимодействовать не только со своими локальными базами, но и с данными, расположенными на сервере. СУБД-клиент, в которой поддерживается SQL, в полном объеме может посылать на сервер запросы SQL, получать необходимые данные, а также посылать обновленные данные. При этом с общей базой данных могут работать СУБД разного типа, установленные на рабочих станциях, если в них поддерживается SQL.