Аудит системы коррекции дефектной продукции

     К числу важнейших целей аудита, ориентированного на процессы, относятся:

     - проверка возможности соблюдения технологических параметров;

     - документирование параметров производительности и качества процесса;

     - определение «узких мест» процесса.

     Кроме того, каждый из перечисленных видов  аудита качества может производиться:

     1-й  стороной (внутренний аудит), когда предприятие на основе свода нормативных документов проверяет, например, свою систему качества; при проведении внутренних аудитов, как правило, применяется комбинация аудитов, ориентированных на систему качества, процессы и продукты; анализ направлен, в первую очередь, на процессы со сбоями;

     2-й  стороной и 3-й стороной (внешний  аудит), когда предприятие анализирует  применяемую поставщиком систему  качества (аудит 2-й стороной) или  независимая третья сторона проверяет  предприятие на предмет соблюдения  имеющегося и подлежащего согласованию свода нормативных документов.

     Аудит 3-й стороной может проводиться  как у предприятий – поставщиков  по поручению предприятия – потребителя, так и у предприятия по его  поручению. Аудит 3-й стороной обычно заканчивается или разработкой аудиторского информационного сообщения, или разработкой аудиторского заключения, или выдачей сертификата (если 3-я сторона является органом по сертификации).

     Аудиты 3-й стороной не должны:

     - приводить к перекладыванию ответственности за выполнение предъявляемых к качеству требований с персонала предприятия на аудиторскую фирму;

     - приводить к расширению функций системы качества за пределы, необходимые для достижения намеченных качественных показателей. 
 

     1.3 Участники аудита 
 

     Аудит это процесс, в выполнении которого всегда задействовано множество участников. В зависимости от того, какие задачи решаются участниками в этом процессе можно выделить несколько основных ролей. Как правило, вне зависимости от того внешний это аудит или внутренний существуют следующие роли участников аудита:

     — Заказчик аудита – стандарт ГОСТ Р ИСО 19011:2003 определяет заказчика аудита как организацию или лицо, заказавшее аудит. Заказчик аудита, это сторона наиболее заинтересованная в его проведении и получении результатов аудита. Заказчиком аудита, как правило, выступает руководство проверяемой организации. В том случае, когда проводится внутренний аудит руководство организации заинтересовано в том, чтобы аудиторы объективно и точно оценили работу системы качества и предоставили данные о всех несоответствиях в работе и возможностях по оптимизации работы. В том случае, когда проводится внешний аудит руководство организации заинтересовано в том, чтобы система качества была признана соответствующей требованиям и это было подтверждено документально (выдачей сертификата - в случае сертификационного аудита, или заключением контракта - в случае проверки со стороны потенциального заказчика продукции, работ или услуг организации).

     — Аудиторы – лица обладающие компетентностью  для проведения аудита (ГОСТ Р ИСО 19011:2003). Качество и результативность проведения аудита во многом зависит от квалификации и подготовки аудиторов. В связи с этим квалификации аудиторов уделяется особое внимание. Общие требования к квалификации аудиторов представлены в стандарте ГОСТ Р ИСО 19011:2003. Как правило, они применяются к профессиональным аудиторам, работающим в органах по сертификации. Требования к квалификации внутренних аудиторов организация может устанавливать сама, но это не значит, что аудитором может быть назначен любой сотрудник организации. Для того, что сотрудник организации мог результативно и эффективно проводить внутренние аудиты он должен быть обучен методам и техникам проведения аудита, знать требования системы качества, знать, как работает система качества организации и хорошо разбираться в той предметной области деятельности, которую он будет проверять.

     — Технические эксперты – это лица, предоставляющие аудиторам специальные  знания или опыт. В ходе аудита, могут  возникать вопросы, для проверки которых знаний и квалификации аудиторов оказывается недостаточно. В таких случаях к аудиту могут привлекаться технические эксперты. Привлечение технических экспертов возможно как при внутреннем аудите, так и при внешнем. В случае внутреннего аудита техническими экспертами могут выступать сотрудники подразделений, которые выполняют работу, аналогичную проверяемой, но при этом они не должны проверять свою работу или работу своего подразделения. Например, если в организации существуют два проектных отдела, то специалист из одного отдела может выступать в качестве технического эксперта при аудите второго отдела и наоборот. В случае внешнего аудита технические эксперты привлекаются внешними аудиторами из сторонних организаций.

     — Проверяемая сторона. В качестве проверяемой стороны выступают сотрудники проверяемой организации. В случае как внутреннего, так и внешнего аудита проверяемой стороной может быть любой сотрудник организации, в том числе и руководство организации, и внутренние аудиторы. 
 

     1.4 Технология проведения аудита 
 

     Процесс проведения аудита обычно включает в  себя три основные стадии: 

     1.4.1 Предварительная проверка документации 

     Системная документация по обеспечению качества, по возможности, проверяется в полном объеме. Кроме того, проводится анализ результатов предшествующих аудитов. Изучаются отчеты предшествующих аудитов. Основное внимание уделяется не только отклонениям, но и предусмотренным корректирующим воздействиям и отметкам об их выполнении. 

     1.4.2 Проверка на месте 

     Наряду  с общей проверкой мер обеспечения качества на основе избранных отдельных документов и подразделений проводится целенаправленная, глубокая проверка по выборочной схеме. Проверка на месте обычно включает:

     - вводную беседу, которую обычно проводит ведущий аудитор; в ходе этой беседы всем сотрудникам подразделения поясняют цели и задачи проводимого аудита; уже во время вводной беседы и предварительной проверки документации выбираются определенные документы и элементы для более детального рассмотрения в ходе аудита;

     - аудитные беседы с отдельными сотрудниками (опросы), как правило, на их рабочих местах; в их ходе проверяются предположения, сделанные при работе с документами и определяются объекты для выборочных проверок; вопросы по аудиту задаются, как правило, на основе контрольных перечней («вопросников»); внятная речь, общепонятные формулировки, пояснения и поясняющие вопросы помогают снять неуверенность участников, устранить сложности во взаимопонимании. В целях исключения недоразумений рекомендуется своими словами повторить ответы опрошенного, в особенности в тех случаях, когда из ответа выясняется отклонение от требуемого состояния;

     - выборочные проверки, при которых проверяются данные аудитных бесед и результаты предварительного изучения документов; если в ходе аудитных бесед и выборочных проверок выявлено так называемое критическое отклонение, аудит на этом прекращается;

     - заключительная беседа, в ходе которой подводятся основные итоги проведенного аудита; она проводится главным аудитором; в ходе ее дается обоснование оценок отклонений; по окончании беседы подписывается отчет об отклонениях главным аудитором и ответственным за аудит от данного подразделения (предприятия).

     При проверке на месте, также как и  на всем протяжении аудита, важно не допускать преждевременных выводов. Нередко бывает так, что неясности снимаются в последующей беседе с ответственным работником. Вынесение оценки возможно только после окончания проверки на месте, во время заключительной беседы оценка должна поясняться. 

     1.4.3 Выборочные проверки 

     Результат опроса должен подтверждаться практической проверкой (осмотром). Проверка на месте  всегда может проводиться только выборочно. При проверке аудиторы выясняют наличие и объем соответствующих  положений и правил, а также  степень их соблюдения. Обнаруженные при проверке противоречия должны выявляться, фиксироваться и рассматриваться аудитором.

     Любая проверка системы качества проводится на основе «объективной» документации. Помимо однозначных ответов во время  опроса требуется представление  на проверку соответствующей документации, например:

     - картотека получателей распоряжений, свидетельства получения и сопроводительные письма;

     - штампы контрольных служб на документации, их визирование, соответствующая маркировка;

     - ведомости, перечни и т.п.

     Как правило, эта проверка может проводиться только на месте и только – выборочно. Глубина и объем проверки должны определяться руководителем группы аудиторов в каждом случае таким образом, чтобы обеспечивалось доказательство соблюдения требуемого состояния (например, согласно методам обеспечения качества, стандартам, рабочим инструкциям) или, в случае выявления отклонений, определение их значения и объема.

     Кроме выборочной проверки документации, возможны и другие виды выборочных проверок. Примеры:

     - выбирается определенная партия материала и во время аудита, проверяются все связанные с ней работы и изменения, начиная с выбора поставщика, выдачи заказа, входного контроля, маркировки и вплоть до выдачи и использования материала и документального оформления;

     - выбирается определенный чертеж и проверяются все связанные с данным чертежом работы, начиная с исполнения и проверки, внесения изменений и вплоть до распределения и обмена между проектно–конструкторскими и исполнительными подразделениями;

     - выбирается измерительный прибор, используемый на производстве или в испытательном отделе, по которому от начала до конца проверяется система поверки.

     Этот  вид выборочных проверок также имеет  большое значение. При этом записываются номера документации, партий материала, измерительных приборов, чертежей, деталей и узлов и т.д. и в проверку включаются все относящиеся сюда инструкции по обеспечению качества, рабочие инструкции, спецификации и документация по испытаниям. 
 

     1.5 Подготовка материалов для отчета 
 

     Отчет – итог работы бригады аудиторов, поэтому к его подготовке следует подойти тщательно. В нем отражаются все стадии проведения аудита – и предварительная работа с документами, и проверки на месте. По работе с документами необходимо:

     - записать все проверенные страницы или разделы документов системы качества (справочника, методологических и рабочих инструкций);

     - записать результаты проверки документов;

     - четко зафиксировать отклонения, при необходимости цитировать выдержку из текста;

     - составить отчет по отклонениям;

     - при необходимости записать предложения по мероприятиям для улучшения дела.

     По  результатам проверок на месте следует:

     - четко зафиксировать отклонения, при необходимости цитировать протокол аудита;

     - провести оценку отклонений;

     - при необходимости записать предложения по улучшению работы.

     Хорошая система положений и четко  сформулированные вопросы контрольного перечня оставляют аудитору относительно мало простора для принятия субъективных решений. Это сделано преднамеренно! Считать отклонением допускается  только то, что действительно выявлено. Не допускается делать обобщающие выводы, дополнительно вносить аудитором личные или предполагаемые требования.

     Необходимо  различать «случайные» и «систематические»  отклонения. В спорных случаях  следует расширить выборочный контроль, проводя проверку однотипных элементов системы обеспечения качества в других организационных подразделениях. Решающее значение имеет не количество отклонений, а их значимость для обеспечения качества. Незначительные отклонения должны фигурировать в отчете лишь в том случае, если не удалось их устранить непосредственно на месте вместе с местными ответственными работниками.

     При оценке отклонений необходимо учесть их вид, значение, частоту возникновения  и влияние на обеспечение качества. По вопросам с оценкой «неприемлемо» аудиторам необходимо составить отчеты об отклонениях. Такие отчеты должны быть завизированы ответственным за аудит от данного подразделения (предприятия). 
 

     1.6 Составление отчета 
 

     После проведения проверки на месте аудитор  готовит отчет. В отчете аудитор должен представить:

     - участников аудита;

     - описание отклонений;