Товарные запасы и совершенствование управления ими

Величина товарных запасов  и оборачиваемость складываются под воздействием и многих других факторов. В этом и состоит сложность управления товарными запасами.

Так, их состояние зависит  от конъюнктуры рынка и, в частности, от соотношения спроса и предложения. Рост денежных доходов населения ведет к увеличению их спроса в целом и оказывает влияние на изменение его структуры. В этих условиях происходит ускорение реализации товаров и их оборачиваемости.

Особое внимание необходимо уделять изучению состояния запасов  по внутригрупповому ассортименту. Это  позволит принять конкретные меры по учету сдвигов в объеме и структуре спроса и оказать воздействие на своевременную перестройку ассортимента производимых товаров, вовремя принять меры по тем видам товаров, которые не пользуются спросом или на которые спрос уменьшается.

Предприятия должны так  организовывать торговлю, чтобы представить  весь ассортимент по каждой товарной группе. Поэтому целесообразно постоянно вести контроль продаж и состояния запасов, особенно по тем товарам, которые пользуются повышенным спросом. Коммерческие работники должны постоянно сравнивать ассортимент реализуемых товаров в своих магазинах с аналогичным ассортиментом у конкурентов и принимать меры по улучшению формирования ассортимента реализуемых товаров. [12, с.46]

Большое значение имеет  квалификация кадров, их умение использовать организационно-управленческие методы (менеджмент и маркетинг).

Предприятия по-разному  организуют процесс разработки необходимой  величины товарных запасов. Однако у  них и много общего. Организация  планирования в большинстве случаев начинается с установления рекомендуемой (необходимой) величины товарных запасов в днях и сумме по товарным группам и в целом по магазину. Другие предприятия первоначально устанавливают необходимую величину запасов в целом по магазину, а затем определяют ее по товарным группам. Тот и другой подход не вызывают возражений. В целом по предприятию рекомендуемый размер запасов устанавливают путем суммирования рекомендуемой суммы товарных запасов по всем магазинам (отделам), которые входят в состав предприятия. Другие предприятия эту задачу решают в следующем порядке: первоначально устанавливают необходимую величину товарных запасов в целом по предприятию, а затем обосновывают их в разрезе магазинов.

На основе обобщения  практического опыта необходимую величину товарных запасов устанавливать по такой схеме: на первом этапе обосновывать необходимую величину запасов (в днях и сумме) по товарным группам; на втором этапе устанавливать их величину по магазинам; на завершающем этапе рассчитывать необходимую величину товарных запасов в целом по предприятию.

Для определения необходимой величины товарных запасов по указанным структурным  звеньям торгового предприятия  используют следующую информацию:

об обороте розничной торговли и продаже по группам товаров  в отчетном периоде и прогнозируемые показатели на предстоящий период;

о товарных запасах по объему и  структуре, об оборачиваемости товаров;

из бухгалтерской отчетности о  совокупных расходах, расходах по оплате кредитов, транспортировке и хранении товаров;

о размерах доходов (торговых наценок), уровне цен на товары;

о наличии собственных оборотных  средств и размерах используемых кредитов, процентах платы за кредит, потребности в кредитных ресурсах.

Соответствие необходимых величин  запасов по магазинам предъявляемым требованиям обеспечивается при соблюдении предприятием следующих условий:

для однотипных магазинов, имеющих  примерно равный объем продаж, целесообразно  устанавливать одинаковые величины товарных запасов при прочих равных условиях. Завышенные рекомендуемые размеры товарных запасов оказывают отрицательное влияние на финансовое состояние предприятия;

по мере увеличения объема продаж однотипных магазинов целесообразно  предусматривать постоянное уменьшение рекомендуемой величины запасов  в днях;

последовательно добиваться ускорения оборачиваемости оборотных средств, вложенных в товарные запасы;

при установлении размеров плановых запасов по магазинам должна учитываться ритмичность поставок;

постоянно обеспечивать соответствие наличия товаров установленному ассортиментному перечню;

принимать во внимание удаленность  магазинов от основных баз снабжения, частоту завоза и комплектность поставки и т. д.;

по каждому магазину должна рассчитываться необходимая величина запасов в сумме путем умножения среднедневного объема продаж за квартал планируемого года на намечаемый норматив в днях.

При установлении необходимой  величины товарных запасов в разрезе  магазинов можно использовать и  материалы группировок магазинов  в регионе при их обследовании статистическими органами. В этом случае используют уравнение гиперболы, и итоги этих расчетов выступают дополнительным условием обоснования расчетных показателей и сравнения показателей магазинов предприятия с данными по региону в целом. Примерные рекомендованные запасы по магазинам и доля этих магазинов в общем объеме продаж позволяют установить общий размер запасов по предприятию в целом. Намечаемую величину запасов тщательно анализируй ют и при необходимости корректируют.

Установленные величины необходимых  товарных запасов позволяют теснее увязать намечаемые показатели по объемам  продаж с финансами, потребность в оборотных средствах с их использованием, решения текущих задач в области закупок, политики цен и обслуживания покупателей.

1.3 Цель, задачи и механизм управления  товарными запасами

Одним из условий достижения высоких конечных результатов от торговой деятельности предприятия и повышения ее эффективности является постоянное продуманное формирование товарных запасов и умелое управление ими. Принятие решений в деле управления товарными запасами оказывает влияние на все стороны хозяйственной деятельности предприятия: расходы на продажу, объем реализации товаров, величину доходов, прибыль и рентабельность. Поэтому для любого предприятия все более важной функцией становятся анализ эффективности и оценка политики управления запасами.

Целью практически любого решения в деле управления товарными запасами являются рост объема продаж и минимизация общих расходов, связанных с формированием и хранением этих товарных запасов. Очень важно уметь анализировать последствия применения неоптимальных схем управления запасами. [14, с.88]

В процессе управления товарными  запасами постоянно решаются следующие задачи: определение целей управления; анализ состояния товарных запасов; оперативный учет и контроль состояния товарных запасов; осуществление экономических и организационно-технических мероприятий по формированию и регулированию товарных запасов и поддержанию их на оптимальном уровне (в определенном соответствии с объемом и структурой его продаж).

Цель управления товарными  запасами – это формирование и  поддержание их величины на таком уровне, который позволяет обеспечить бесперебойную торговлю каждым товаром при минимальных затратах. Для достижения этой цели руководители или менеджеры предприятия должны определить, сколько надо хранить запасов, когда размещать заказы и сколько заказывать единиц товара за один раз. От руководителей и менеджеров торгового предприятия требуется умение не только определять необходимую величину запасов, но и разрабатывать графики поставок, рассчитывать оптимальные партии новых заказов, добиваться увязки объема продаж с величиной запасов, при необходимости организовывать складирование запасов, учитывать требования логистики и маркетинга, постоянно проводить финансовый анализ потребностей в запасах, рассчитывать расходы, связанные с запасами, и учитывать политику в области цен.

С учетом указанных факторов в деле управления товарными запасами каждый руководитель торговой организации  должен знать ответ на такие вопросы: сколько и каких запасов должно быть в наличии, каков их оптимальный размер и как ускорить оборачиваемость средств, вложенных в запасы? В условиях рыночных отношений товарные запасы создаются для достижения поставленных целей перед торговой организацией: для обеспечения роста доли продаж на рынке, поддержания конкурентоспособности, обеспечения прибыльной работы в процессе движения и реализации товаров и др.

В повышении эффективности  управления запасами важное значение имеет их классификация с учетом доли в общем количестве видов и в стоимостной оценке объема продаж, определяемого нарастающим итогом. В этих целях в странах с развитой рыночной экономикой структура потребности в запасах товаров (или в сырье и материалах в сфере производства) изображается с помощью кривой концентрации (или распределения) Лоренца (см. схему 1.1.).

В случае если на каждый вид товарных запасов приходятся равные доли от их общей стоимости, кривая Лоренца преобразуется в  прямую, проходящую через начало координат  и точку с координатами (100%, 100%). Чем неравномернее распределение общей стоимости по видам товарных запасов, тем круче угол наклона кривой к оси ординат. Руководители (менеджеры) торговых предприятий должны делать расчеты объемов инвестиций в запасы (с учетом общих тенденций изменения совокупных запасов) и тщательно контролировать их по объему и структуре. На практике используются два метода классификации запасов по указанным признакам – ABC и 20/80. Идея этих методов довольно проста. В первом случае запасы делятся на три класса, и для иллюстрации используется графический метод (кривая Лоренца), а во втором – запасы делятся, с учетом их доли в общем количестве товарных запасов и доли этих групп в объеме продаж, на основные и дополнительные.

Наибольшее распространение  метод ABC получил при изучении запасов промышленных предприятий, а деление запасов на основные и дополнительные – в торговой отрасли. Хотя и тот, и другой метод можно использовать и в торговле, и на промышленных предприятиях.

Во всех случаях нужно  учитывать следующие положения:

на большинстве крупных  и средних предприятий имеется  доступная и очень важная информация, которая может быть использована при контроле товарно-материальных запасов (ТМЗ);

на каждом предприятии  целесообразно проводить группировки  для всех видов ТМЗ с целью выявления среди них наиболее значимых;

в результате ранжирования по стоимости отдельных видов  запасов (в промышленности – сырья  и материалов) среди них необходимо выделять конкретные группы (до 5), контроль за состоянием которых имеет первоочередное значение в деле управления оборотными средствами предприятия (торгового или промышленного);

для наиболее значимых и  дорогостоящих запасов целесообразно  определять наиболее рациональный размер заказа и задавать величину резервного (страхового) запаса.

Сущность метода ABC состоит в делении запасов на три группы и дифференцированном подходе к их управлению.

К классу «А» относят  запасы, которые требуют повседневного  внимания. Количество их видов невелико (5 – 10%), но на них приходится значительная (до 50 – 60%) доля в общем объеме продаж. Эти товары пользуются постоянным спросом. По каждому из них нужно отслеживать, как развивается продажа, обеспечивать постоянно их наличие и соответствие предъявляемым требованиям – не иметь излишних запасов, добиваться полного их ассортимента и следить за характером изменения их роли на рынке и т. д.

Класс «В» включает 20 – 40% видов запасов, на долю которых в объеме продаж приходится 15 – 30%. Эти товарные запасы необходимо контролировать не реже одного раза в 6 – 10 дней или 10 – 20 дней (с учетом специфики работы торговых единиц – по торговле продовольственными товарами, хозяйственными товарами и т. п.).

Класс «С» включает все остальные запасы – большое число позиций, доля которых в объеме продаж представляет собой предельно малую величину (2 – 5%). Они контролируются не реже одного раза в месяц (или в квартал).

Рассмотрим на схеме 1.1 эти соотношения.

 

Схема 1.1 - Графическое  отображение концентрации (распределения) товарных запасов по доле в их общем количестве (наименовании) и в объеме продаж

Для каждой из трех групп  товарных запасов закладывается  различная степень детализации  при их анализе и планировании. Во всех трех случаях должны использоваться различные методы расчета потребности  в запасах и объемов вложений средств на основе анализа их величины за прошлые годы. Каждая организация самостоятельно принимает решения, какие должны быть границы между группами запасов. Все это в определенной мере способствует улучшению управления товарными запасами.

Другой метод – 20/80 (закон Парето) основан на делении товарных запасов на основные для данной торговой единицы (предприятия), которые составляют до 20% от их общего количества (товаров и товарных групп) и занимают в общем объеме продаж до 80%. Торговые предприятия ежедневно должны уделять внимание этим товарным запасам: контролировать их, обеспечивать постоянный завоз, не иметь их в излишнем количестве и т. п. По каждой группе этих запасов должны использоваться конкретные методы их планирования. От состояния этих товарных запасов зависят экономический рост продаж, величина расходов и прибыли. Остальные запасы (кроме основных) относятся к дополнительным (их доля в общем количестве составляет около 80% и в объеме продаж – до 20%). Обычно плановая величина определяется по этим группам по опыту прошлых периодов и с учетом данных анализа.

Метод 20/80 широко используется также при анализе и планировании разнообразных показателей, объемов  продаж в ассортименте, выпуска и  сбыта промышленной продукции, расходов в торговле, себестоимости на предприятиях и т. п.

Приведенные два метода классификации значительно облегчают  решение вопросов анализа, планирования и нормирования товарных запасов.

По мнению Давыдовой  Г. А., постоянный учет и контроль за товарными запасами приведет к тому, что вложенные в запасы деньги принесут прибыль.

 

2 Анализ и управление  товарными запасами предприятия

2.1. Экономико-организационная характеристика  торгового предприятия