Товарные запасы и их роль на предприятии торговли

     В современных условиях хозяйствования в России одной из основных проблем  финансово-хозяйственной деятельности предприятий является проблема роста цен. Значительное удорожание материальных ресурсов, необходимых для производственного процесса неблагоприятно сказывается на функционировании предприятия, ведет к перебоям в снабжении вплоть до остановки производственного процесса. Таким образом, вложение свободных средств в производственные запасы является одним из возможных способов избежания падения покупательной способности денег. С другой стороны, предприятие, сумевшее предвидеть инфляционные процессы в экономике, создает запас с целью получения прибыли за счет повышения рыночной цены. В данном случае речь идет о спекулятивном характере создания запасов [6, с.45].

     Политика  накопления материальных запасов ведет  к значительному оттоку денежных средств предприятия из оборота. Зависимость эффективности производства от уровня и структуры запасов заключается в том, предприятие несет определенные затраты на обеспечение сохранности запасов.

     В современных работах по экономике  предприятия выделяют следующие  основные виды затрат, связанные с созданием и содержанием запасов [2, с.158]:

• коммерческие затраты - проценты за кредит; страхование; налоги на капитал, вложенный в запасы;
• затраты на хранение - содержание складов (амортизация, отопление, освещение, заработная плата персоналу и т.д.); операции по перемещению запасов;
• затраты, связанные с риском потерь вследствие: устаревания, порчи, продажи по сниженным ценам, замедления темпов потребления данного вида материальных ресурсов;
• потери, связанные с упущенной выгодой от использования вложенных в производственные запасы средств в другие альтернативные направления.

     При этом долговременное содержание запасов, порой даже чрезмерной их величины приводит к образованию на российских предприятиях так называемых "неликвидов" - запасов, которые не могут быть использованы ни на самом предприятии, ни реализованы сторонним потребителям [11, с.88].

     Таким образом, при многих положительных  моментах создания запасов предприятие  несет значительные расходы по их формированию и содержанию. 

3. Методы  оценки эффективности управления запасами

 

     Оценивать эффективность управления товарными  запасами можно разными способами. Наиболее простой способ - по двум показателям: коэффициент реализации и коэффициент  предложения товара. Коэффициент реализации (КР) показывает, какая часть товарных запасов была реализована за период. Коэффициент предложения (КП) показывает, какую часть из периода мы предлагали товар покупателю.

КР =	Количество  проданных товаров	(1)
	(Остаток на складе на начало периода + количество товара, закупленного в течение данного периода)

 
 

     Если  за период товары не закупались и на начало периода остаток на складе был 0 (то есть, в знаменателе формулы - 0), то КР нужно считать равным "-1". Это специальное значение КР, означающее, что за период ничего не продано, но и на складе ничего не было. Коэффициент предложения, как и коэффициент распределения удобнее выражать в процентах, "КП в процентах" = КП*100.

КП =	Количество  дней предложения товара	(2)
	Количество  рабочих дней в периоде

 

     "Предложение товара" означает, что потенциальный клиент знает, что он может у нас купить данный товар. Например, для розничной торговли, под "Предложением товара" мы можем подразумевать, что хоть одна единица товара есть на складе. Пример различных соотношений коэффициента реализации и коэффициента предложения отображен в таблице 1. 

     Таблица 1 - Возможные соотношения коэффициентов реализации и предложения.

Коэффициент реализации, %	Коэффициент предложения, %	Комментарии
100	100	С точки зрения скорости получения сиюминутной прибыли идеальное сочетание КР=100% и КП=100%. Это означает, что за отчётный период были распроданы все товарные запасы и при этом товар, всегда был на складе и предлагался к продаже, то есть дефицита товара не было.
-100	0	Товар не предлагался  к продаже по причине отсутствия его на складе, соответственно, ничего продано и не было.
0	0	Ничего не продано, но товар на складе был. Такая ситуация может быть, например, если "Предложение товара" предполагает наличие товара на витрине, а в отчётном периоде товар на витрину выставлен не был.
50	100	Очень серьёзно запаслись товаром, но наверно напрасно.
100	50	Не успели поставить  на витрину, а уже всё продали. Может, дёшево продавали. Может, товара было мало. А возможно, что это  тот самый товара, который принесёт очень неплохую прибыль.
50	50	Что-то было, что-то продано.
100	0	Невозможное сочетание. Означает, что товар продали, но покупателю его не предлагали. Если расчёты  дают такое сочетание КР и КП, то либо расчёты неверны, либо система  учёта товара работает неправильно.
0	100	Неходовой товар.

 

     Оптимальные значения КП и КР зависят от продаваемого товара. Все товары можно классифицировать при помощи АВС - анализа на группы.

     Сущность  этого анализа заключается в  том, что производится классификация всех номенклатурных позиций, данные о запасах которых поддерживаются по признаку относительной важности этих позиций, и для каждой выделенной категории формируются свои методики управления запасами. Обычно прибегают к трехступенчатому ранжированию номенклатурных позиций: на классы A, B и C.

     ABC-анализ  базируется на принципе Парето, сформулировавшего правило, суть  которого сводится к следующему: контроль относительно небольшого  количества элементов позволяет  контролировать ситуацию в целом.  Часто еще сформулированное Парето правило именуют правилом 80/20, что можно истолковать следующим образом: надежный контроль 20% номенклатурных позиций позволяет на 80% контролировать систему (т.е. запасы в нашем случае).

     Среди основных факторов, которые могут  влиять на присвоение запасам номенклатурной позиции той или иной категории контроля, выделяют следующие:

• годовой объем использования (потребления) номенклатурных позиций в стоимостном выражении;
• цена единицы номенклатурной позиции;
• дефицитность номенклатурной позиции;
• доступность ресурсов для производства номенклатурной позиции;
• длительность цикла для номенклатурной позиции;
• требования к хранению номенклатурной позиции;
• риск воровства;
• срок хранения;
• издержки вследствие отсутствия номенклатурной позиции на складе в требуемый момент времени.

      Если  компания решила применять несколько  признаков классификации одновременно, то номенклатурной позиции присваивается  наивысшая из категорий. После присвоения каждой номенклатурной позиции определенного класса к каждому из классов применяются свои правила контроля запасов.

     Для номенклатурных позиций класса A рекомендуются  следующие правила:

     1) Частая оценка прогноза и метода  прогнозирования. Любой построенный  прогноз несет некоторую ошибку. Чем дороже и дефицитнее номенклатурная  позиция, тем дороже обходятся эти ошибки. Как следствие, данное правило означает внимательное отношение к методам построения прогнозов потребности в номенклатурных позициях, мониторинг точности реализации уже построенных прогнозов.

     2) Частый циклический подсчет запасов с жесткими допусками. Недопустимо сколько-нибудь существенное отклонение данных о запасах, зафиксированных в информационной системе, от данных согласно проведенному подсчету. Каждое отклонение, превышающее установленный жесткий допуск, должно расследоваться на предмет выяснения его причин. Имеет смысл проводить и традиционную полную инвентаризацию раз в год или раз в полгода.

     3) Ежедневное обновление информации  в базе данных. То есть для  таких номенклатурных позиций  необходимо использование системы с непрерывным обновлением данных о запасах.

     4) Частое рассмотрение требований  спроса, размеров партий, страхового  запаса, обычно имеющее результатом  относительно небольшие размеры  заказов (партий). Стремление к небольшим размерам партий может быть продиктовано возможностью снижения как прямых, так и скрытых издержек, связанных с хранением изделий в запасах.

     5) Тщательное отслеживание и сокращение  длительности цикла. Чем короче  длительность цикла, тем ниже  потребность в оборотных средствах.  И так как основную долю потребности формируют запасы номенклатурных позиций класса A, то управление длительностью цикла для них существенно окупается.

     Для номенклатурных позиций класса B применяются  те же меры, что и для номенклатурных позиций класса A, но реже и с большими приемлемыми допусками.

     Для номенклатурных позиций класса C сформулированы следующие правила:

     1) Основное правило: изделия должны  быть в наличии. Будет обидно  получить срыв исполнения плана  сбыта или, что еще неприятнее, производственного плана из-за нехватки дешевых номенклатурных позиций, хранение запасов которых, пусть даже превышающих объем обычных потребностей предприятия, не влечет за собой сколько-нибудь существенный рост издержек хранения и потребности в оборотных средствах. Запасов изделий класса C может быть больше, чем нужно, но не должно быть меньше, чем необходимо.

     2) Простая фиксация данных или  вообще отсутствие фиксации данных  в базе данных; возможно использование  для контроля объема запасов  процедуры периодического осмотра (обзора). Может применяться система с периодическим обновлением данных в системе, либо данные номенклатурные позиции выводятся за границы MRP-системы вообще.

     3) Большие размеры партий (заказов) и большой страховой запас. Крупные партии не влекут за собой существенных затрат, связанных с хранением запасов номенклатурных позиций класса C, поэтому имеет смысл экономить преимущественно на подготовительных издержках, заказывая помногу.

     4) Хранение на территориях, немедленно  доступных для персонала, использующего  эти номенклатурные позиции в производственном процессе.

     5) Нечастый (редкий) подсчет запасов (раз в год или в полгода) с большими приемлемыми допусками (вплоть до, например, взвешивания вместо подсчета).

     Анализ  запасов не ограничивается одним  методом. За ABC-анализом следует применять анализ XYZ. Именно после его проведения составляется итоговая матрица, оценка которой позволяет оптимальным образом сформировать запас на складе

     Управление  товарными ресурсами в любой  компании предполагает осуществление  ежедневного анализа большого количества информации по истории продаж, товарных запасов, поставок, возвратов и т.д. Если внимательно анализировать информацию по каждому товару, то на это не хватит рабочего времени. Поэтому всегда стоит вопрос, по каким товарам проводить анализ ежедневно, а какие достаточно проверять раз в неделю или даже месяц.

     Основная  идея XYZ-анализа состоит в группировке объектов по однородности анализируемых параметров, другими словами - по коэффициенту вариации.

     В качестве объектов анализа можно  выбрать товар, товарную группу, поставщика и т.п. Затем необходимо определить параметр, по которому будет проводиться анализ. Как правило, анализ проводится по продажам товара или по отгрузке комплектующих со склада.

     Следующий шаг - это группировка товаров по величине коэффициента.

     В группу X попадают товары с коэффициентом  вариации менее 10%.

     В группу Y - товары с коэффициентом  вариации от 10% до 25%.

     В группу Z - товары с коэффициентом  вариации более 25%.

     Данные  границы групп являются рекомендуемыми.

     Применение XYZ-анализа позволяет разделить весь ассортимент на группы в зависимости от стабильности продаж. По полученным результатам целесообразно провести работу по выявлению и устранению основных причин, влияющих на стабильность и прогнозируемость продаж. При комплексном анализе состояния системы управления товарными ресурсами наиболее продуктивно совмещение результатов АВС - и XYZ-анализов.

     Совмещение  АВС - и XYZ-анализов происходит по следующей  схеме:

     Сначала проводится ABC-анализ товаров по сумме  полученного дохода или по сумме отгруженного товара за весь учетный период (например за год). Затем осуществляется XYZ-анализ этих товаров за весь этот же период (например по ежемесячным продажам за год). После этого результаты совмещаются.