Прохождении производственной практики в Пенсионном фонде

    - своевременное обеспечение официального  оформления результатов исполнения 

    - не реже одного раза в неделю  личная оценка состояния выполнения  и принятие необходимых мер,  обеспечивающих своевременное исполнение документов, а в случае необходимости подготовка руководству Управления ПФР мотивированного ходатайства об отсрочке их исполнения.

       Лица, ответственные за контроль исполнения служебных документов и поручений в структурных подразделениях обязаны:

    - систематически просматривать контрольные карточки, составленные по документам, находящимся на исполнении в своем подразделении;

    - осуществлять сбор информации  о ходе исполнения контролируемых  служебных документов и поручений,  фиксировать  ее в контрольной  карточке;

    - систематически информировать руководство  данного структурного подразделения и специалиста о ходе и результатах исполнения контролируемых служебных документов и поручений.

         Снятие документов и поручений с контроля осуществляется руководством Управления ПФР, должностным лицом, поставившим на контроль   или ответственным специалистом. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания, поручения, запроса и сообщения результата заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.  Промежуточный ответ или запрос по исполняемому документу не является основанием для снятия документа с контроля.

    После завершения исполнения и записи необходимых  данных в контрольную карточку данных, полностью заполненная контрольно- регистрационная карточка, используется в справочном массиве и хранится в электронном виде в базе данных ПО «Документооборот».

Составление номенклатуры дел, подготовка документов к сдаче в архив.

    Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

        Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Управления ПФР, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

        Номенклатура составляется для  обеспечения порядка формирования  и учета дел в делопроизводстве Управления ПФР. Она определяет группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, их индексацию и сроки хранения, является основным учетным документом в делопроизводстве и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, обеспечивает быстрый поиск документов.

    Номенклатура  дел Управления ПФР разрабатывается  в соответствии с рекомендательными  письмами из ОПФР и на основании  номенклатуры дел структурных подразделений  специалистом в последнем квартале предшествующего года и вводится в действие с 1 января. Печатается номенклатура в 3-х экземплярах: 1-й находится на постоянном хранении, 2-й  выдают для работы в структурные подразделения,   3-й передается в архивный отдел муниципального образования города (района).

      Номенклатура дел Управления  ПФР, предварительно согласованная  с экспертной комиссией (ЭК) Управления  ПФР, согласовывается с экспертно-проверочной  комиссией (ЭПК) архивного отдела  муниципального образования города (района) (приложение №7), а затем утверждается начальником Управления ПФР.

    В случае изменения структуры УПФР в течение календарного года в  номенклатуру дел вносятся соответствующие  изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.

    Составляют  номенклатуру дел по форме  (приложение  №8). 

         При составлении номенклатуры  дел следует руководствоваться  Положением об Управлении ПФР  и его структурных подразделениях, штатным расписанием, «Перечнем  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (М.,2000)», номенклатурами дел за предшествующие годы.  

    По  окончании года на последней странице номенклатуры дел осуществляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (приложение №9).

    Формирование  и оформление дел.

    Все исполненные документы, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений, группируются в дела в соответствии с утвержденной  номенклатурой дел Управления ПФР. 

    При формировании дел необходимо соблюдать  следующие требования:

       - раздельно группировать в дела  документы постоянного, временного  срока хранения и по личному  составу;

    - помещать в дело только исполненные  документы в соответствии с  заголовками дел по номенклатуре;

    - группировать в дело документы  одного календарного года, за исключением переходящих дел;

    - в дело не должны помещаться  лишние экземпляры, черновики;

    - приложения к документам, независимо  от дат их подписания или  утверждения, присоединяются к  документам, к которым они относятся;

    - по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4см.

    При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением  «т. 1», «т. 2» и т.д.

    Дела  хранятся в шкафах в вертикальном положении. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке.   Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.  Приказы по личному составу рекомендуется группировать в самостоятельные дела:

    - о предоставлении очередных и  учебных отпусков, взысканиях, краткосрочных командировок – срок хранения 5 лет;

    -   приказы о приеме, перемещении,  увольнении – срок хранения 75 лет;

    Документы в личных делах располагаются, начиная  с заявления о приеме на работу и заканчивая заявлением об увольнении. Личные карточки уволившихся  группируются в порядке алфавита по фамилиям.  Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в деле по алфавиту по фамилиям.

    Переписка группируется в основном за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. 

    Руководители  структурных подразделений несут  личную ответственность за полную сохранность  документов и дел.

    Оформление  дел – полное или частичное, производится в зависимости от сроков хранения.

    Документы структурных подразделений, отобранные для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу (длительного хранения) подлежат полному оформлению, а дела временного хранения (до 10 лет) – частичному оформлению. 

    Полное  оформление дела предусматривает:

    -подшивку  или переплет документов в  твердые обложки из картона  на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста с резолюциями к ним;

    - нумерацию листов в деле;

    -составление  заверительной надписи дела (приложение №10);

    - составление в необходимых случаях  внутренней описи документов  дела

    (приложение №11);

    - оформление обложки (приложение №12).

    При частичном оформлении дел допускается хранение документов в скоросшивателях без проведения систематизации документов в деле, без нумерации листов и составления заверительной надписи. 

    В архив УПФР передаются дела постоянного  хранения и по личному составу. Дела временного хранения хранят в структурных  подразделениях. В период подготовки дел для передачи в архив проверяют правильность их оформления, а также соответствие дел, включенных в опись и номенклатуру.

    Дела, подлежащие передаче в архив,  оформленные  с нарушением установленных правил, возвращаются в структурные  подразделения  для переоформления.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. РАБОТА С КАДРАМИ.

Положение

о работе с персональными данными работников

Управления  Пенсионного фонда Российской Федерации

(государственного  учреждения)

в Кущевском  районе

Краснодарского  края

Общие положения.

  Положение о работе с персональными данными  работников Управления ПФР (государственного учреждения) в Кущевском районе разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, действующим законодательством и нормативными актами.

     Настоящее Положение определяет порядок работы (получение, обработку, использование, хранение и т.д.) с персональными данными работников и гарантии конфиденциальности сведений о работнике, предоставленных работником работодателю.

Получение и  обработка персональных данных работников.

Персональные  данные работника Управления   ПФР в Кущевском

районе (далее - Работодатель) получает непосредственно  от работника. Работодатель вправе получать персональные данные работника от третьих  лиц только при наличии письменного  согласия работника.

  При поступлении на работу работник заполняет  анкету, в которой указывает следующие сведения о себе:

• пол;
• дату рождения;
• семейное положение;
• отношение к воинской обязанности;
• место жительства и домашний телефон;
• образование, специальность;
• предыдущее (-ие) место (-а) работы;

• заболевания, затрудняющие выполнение работником   трудовых функций;

• иные сведения, с которыми работник считает нужным ознакомить

работодателя.

В анкету вклеивается  фотография работника.

     Работодатель  не вправе требовать от работника  предоставления информации о политических и религиозных убеждениях и о частной жизни работника.

  Работник  предоставляет работодателю достоверные  сведения о себе. 
Работодатель     проверяет     достоверность     сведений,     сверяя данные,

предоставленные работником, с имеющимися у работника  документами.

   При изменении персональных данных работник письменно уведомляет работодателя о таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 дней.

  По  мере необходимости работодатель истребует  у работника дополнительные сведения. Работник представляет необходимые  сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений.

  Анкета  работника хранится в личном деле работника (далее - личное дело). В личном деле также хранится вся информация, относящаяся к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено на главного специалиста по кадрам и делопроизводству управления.

Хранение персональных данных работников.

  Личные  дела хранятся в бумажном виде в  папках, прошитые и пронумерованные  по страницам. Личные дела находятся  у главного специалиста по кадрам и делопроизводству в специально отведенном шкафу,   обеспечивающем   защиту    от несанкционированного доступа.

  Персональные  данные работников могут также храниться  в электронном виде на локальной  компьютерной сети. Доступ к электронным  базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается 2-ступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются руководителем группы автоматизации - администратором по защите информации управления и сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным работников. Изменение паролей администратором по защите информации происходит не реже 1 раза в 3 месяца.