Прохождении производственной практики в Пенсионном фонде

    Один  документ не должен содержать более  четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается, каждый экземпляр документа должен быть  подлинным и подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки документов.   

    Заголовок к тексту документа.

    Заголовок к тексту документа составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок должен состоять из одной  фразы, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «о чем?» («о ком?»), например: О выделении…, О представлении отчетности ... (без кавычек), или «чего?» («кого?»), например: Должностная инструкция ведущего специалиста и т.д.

      Заголовок не составляется для  документов, оформленных на бумаге формата А5 (148х210), резолюций руководства, телеграмм, телефонограмм.

    Заголовок к тексту документа отделяется от реквизита бланка 2-3 одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой  границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал с заглавной буквы. Заголовок в кавычки не заключается. Точка в конце заголовка не ставится.

Подпись документа.

      Подпись - обязательный реквизит документа, обеспечивающий его юридическую силу.

    Документы от имени УПФР подписываются начальником  Управления ПФР или  его заместителями.

    В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенное – если на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

    Если  документ издается на должностном бланке главы администрации или его заместителя, то наименование должности не нужны.

    При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности,  соответствующей занимаемой должности.

      При подписании совместного документа  несколькими лицами равных должностей  их подписи располагают на  одном уровне.

      При подписании документов, составленных  комиссией, указываются не должности  лиц, подписывающих документ, а  их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

    Подписи членов комиссии располагаются одна под другой в порядке, указанном  в распорядительном документе, которым  образована комиссия.

    Если  должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа,  отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.  При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

    Не  допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

    Дата  документа.

    Дата  документа - обязательный реквизит всех видов документов.  Этот реквизит обеспечивает юридическую силу документа.  Датой  документа является дата его  подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для  утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

    Документ, изданный совместно двумя и более  организациями, должен иметь единую (последнюю) дату подписания. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.) датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае  дата печатается на документе при его подготовке.

    Стандартом  установлены два способа написания даты: цифровой и словесно-цифровой.

    Проставление  нуля перед цифрой, обозначающей день месяца, является во всех случаях обязательным, т.к. затрудняет подделку документов.

    В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты.

    Место проставления даты на документе зависит  от бланка и вида документа.  

    Регистрационный номер (индекс) документа.

      Регистрационный номер документа  – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

    Регистрационный номер (индекс) документа состоит  из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов одного календарного года, который  дополняется индексом по номенклатуре дел, кодами структурных подразделений или корреспондентов, в зависимости от вида документа.

    Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера и буквенного обозначения регистрационного журнала через тире.

    Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководством, состоит из индекса по номенклатуре дел и порядкового номера, который отделяется тире.

    Регистрационный  номер приказа Управления ПФР состоит из порядкового номера или порядкового номера  с добавлением буквы, соответствующей категории приказа.

Ссылка  на регистрационный номер и дату поступившего документа. 

    Ссылка  на регистрационный номер и дату поступившего документа используется при ответах на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.).

    Наличие этого реквизита  исключает необходимость  упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.  

    Пользование печатью Управления ПФР.

    Круглая гербовая печать Управления ПФР предназначена  для заверения подлинности подписи должностного лица (начальника Управления ПФР или его заместителя и главного бухгалтера).

    Оттиск  печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым.

      На документах финансового характера  и ценных бумагах печать проставляется  в специально отведенном месте.  Как правило, это место обозначается  символом МП без захвата наименования  должности и подписи.

        Перечень документов, на которых  ставится гербовая печать Управления ПФР:

    1. Справки (о  з./пл., о доходах,  на получение ссуды, с места  работы для представления на  пенсию, о задолженностях, об открытии  р/с и т.д.).

    2. Доверенности.

    3. Договоры и соглашения.

    4. Положения об организации.

    5. Удостоверения личности.

    6. Командировочные удостоверения.

    7. Банковские документы.

    8. Справка для представления в  банк.

    9. Гарантийные письма.

    10. Отчеты в МНС.

    11. Штатные расписания.

    12. А также на других  денежных  и расчетных документах, касающихся  финансовых и кредитных обязательств, подписанных руководителем и гл. бухгалтером. 

Оформление  документов, подготовленных  совместно с другими организациями. 

      Документы, издаваемые совместно  с другими организациями, оформляются на стандартных листах белой бумаги. Бланки в этих случаях не используются. В заголовке распорядительных документов (приказов) указывается полное наименование всех организаций, участвующих в составлении документов. В письмах наименование организаций не указывается.  При подписании писем, в наименование должности лиц, подписывающих документ, включаются названия организаций, участвующих в составлении документа. Подписи в совместных документах  организаций одного ранга располагаются на одном уровне. 

    Совместно подготовленные документы (подлинники)  подписываются в количестве, соответствующем числу подписывающих их организаций.

    Регистрационный номер письма, составленного двумя  и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и  должен  иметь единую (последнюю) дату подписания. Регистрационные номера  распорядительных документов  проставляются через косую черту.

           Тираж и указатель рассылки совместно  подготовленных документов определяются организацией, подготовившей проект.

    Каждая  организация - соавтор оставляет в своем делопроизводстве копию совместного письма с визами и регистрационными номерами.

    Организация работы с документами  в УПФР.

    Доставка  документов в УПФР осуществляется, как правило, средствами  электронной, почтовой, специальной связи, нарочно.

      Порядок приема, обработки и регистрации  поступающих  документов.

    Поступившие в УПФР документы на бумажном носителе, в том числе созданные с  помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и  регистрацию специалистом по кадрам и делопроизводству.

      Конверты с документами, в том  числе и заказные, вскрываются,  при этом проверяется правильность  доставки, целостность упаковки  документов. Ошибочно присланные  документы возвращаются отправителю  с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено».

    При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним  составляется акт в 3 экземплярах:  первый остается у специалиста, второй приобщается к поступившему документу, а третий  направляется отправителю документа. 

    На  конвертах и документах с грифом «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» проставляется время  получения, и документы в кратчайший срок передаются руководству УПФР или  по принадлежности. 

    Конверты, в которых поступили документы (в том числе письма граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить                                       адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.

    Не  вскрываются пакеты и конверты с пометкой «Лично», передаются непосредственно адресату.  

    Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени  приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

        Вся поступающая в УПФР корреспонденция должна быть обработана в день поступления. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

    Не  регистрируются: служебные записки, пригласительные билеты, газеты, журналы, книги, плакаты, почтовые извещения,  поздравительные  письма и телеграммы, письма с пометкой «лично». Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения.

    На  поступившие в Управление ПФР  документы, подлежащие регистрации, в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, реквизитами которого являются:  регистрационный (входящий) номер, дата поступления  документа (при необходимости  – часы и минуты).  Регистрация поступающих в Управлении ПФР  документов осуществляется на контрольно-регистрационных карточках в базе данных ПК «Документооборот».

    Контрольно-регистрационная  карточка (далее - КРК)  используется для учета, контроля исполнения и поиска документа.

    Резолюция,  порядок и сроки рассмотрения  поступающих   документов.

     Документы, поступающие в УПФР, предварительно рассматриваются специалистом по кадрам и делопроизводству, а затем направляются начальнику Управления ПФР или в  структурное подразделение.