Прохождении производственной практики в Пенсионном фонде

           По содержанию документов определяется  необходимость подборки к ним дополнительных материалов (документы, на которые имеются ссылки в тексте поступившего документа, существующая переписка по данному вопросу и т.д.).

      Специалист имеет право при необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа ознакомить исполнителя с его содержанием  до рассмотрения  этого документа руководством.

    К каждому зарегистрированному документу  прикладывается листок для резолюций  начальника или зам. начальника Управления ПФР.  

В состав резолюции  входят следующие элементы: фамилия  исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, какие пункты, разделы документа взять на контроль, личная подпись руководителя и ее расшифровка, дата резолюции.

    В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.  Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

    Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. 

    На  документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые  сроки исполнения, в резолюции  указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата.

    Резолюции руководства вносятся в КРК, которая  отправляется на исполнение в структурное  подразделение.  Ответственный за ЭП в отделе должен просматривать  ЭП с периодичностью в 20 мин. на наличие  сообщений.

    Если  документ поступил по электронной почте,  то к КРК с резолюцией руководства, прикрепляется файл документа.

    Если  документ поступил на бумажном носителе, то ответственный за делопроизводство в отделе получает КРК с резолюцией по электронной почте, а сам документ он должен получить у специалиста по кадрам и делопроизводству.

    Информация  о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую  систему. В автоматизированных поисковых  массивах поиск конкретного документа  осуществляется  по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (фразе, содержащейся в искомом документе, или ключевому слову).

  Регистрация отправляемых документов.

      Готовые для оформления документы  в трех экземплярах  передаются  на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых они готовились.

    До  передачи документов на подпись руководителю, исполнитель обязан проверить их содержание, точность адресования, наличие  приложения, завизировать последнюю  страницу третьего экземпляра (для  писем), указать дату, получить визу начальника отдела и других заинтересованных лиц.  

      Корреспонденция, оформленная с  нарушениями установленного порядка,  возвращается исполнителям. 

         Все отправляемые документы, подписанные начальником Управления ПФР, регистрируются специалистом на контрольно-регистрационных карточках (КРК) в базе данных ПК «Документооборот».

         Документы на регистрацию представляются специалисту в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй экземпляр, с визами согласования и материалами, на основании которых готовилось письмо (запрос) специалист подшивает в соответствующее дело, согласно номенклатуре УПФР, третий – возвращается в структурное подразделение, подготовившее документ.

          При регистрации документов специалист обязан проверить правильность оформления документов: использование бланков, наличие необходимых реквизитов, приложений, представленных оснований, почтовый адрес получателя. Документы, оформленные без соблюдения правил, изложенных в разделе 2 настоящей Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку независимо от факта подписания.

       Регистрационный номер исходящих документов складывается из индекса структурного подразделения – исполнителя (по номенклатуре дел), и порядкового номера регистрации.

        Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

  Отправка документов.

      Отправляемые документы должны быть комплексными, со всеми приложениями к каждому документу. Ответственность за полноту и комплектность передаваемых на отправку документов возлагается на исполнителя.   

    Документы, отправляемые адресату почтой, вкладываются в  конверт, на конверте указывается  вид почтового отправления, почтовый адрес получателя и его наименование.

        Срочная корреспонденция (когда  требуется оперативное исполнение  документа) отправляется специальной  связью. Специальной связью отправляются также пенсионные дела.  Конфиденциальная почта отправляется заказными письмами.

Организация контроля исполнения документов и поручений.

             Основной целью системы контроля за исполнением документов является обеспечение эффективной деятельности на основе  контроля за сроками и качеством исполнения распорядительных документов, служебной корреспонденции  и принятия своевременных мер по их выполнению. Контроль за исполнением документов обеспечивает выполнение следующих основных задач:

- контроль  за сроками исполнения;

- контроль  за ходом  исполнения по объемам работ и качеству их выполнения,

  непосредственную  проверку хода выполнения;

- выяснение  причин неисполнения или ненадлежащего  исполнения документов 

  для  доклада руководству и принятия  дополнительных мер по их выполнению;

- учет  и анализ результатов исполнения.   

    Контролю  подлежит исполнение всех документов, имеющих задания и поручения  руководства, а также сроки исполнения. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных программного комплекса «Документооборот»  и  обеспечивает оперативное информирование исполнителей о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий,  а также предупредительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

    Контроль  за сроками исполнения документа возлагается на специалиста, который:

- осуществляет  централизованный контроль за  исполнением документов

и поручений  руководства Управления ПФР;

    - организует  автоматизированный  контроль исполнения документов  и  поручений в базе данных  автоматизированной системы ПО «Документооборот»;

    - определяет типовые сроки исполнения;

    - осуществляет  предупредительный   контроль за ходом исполнения  документов и поручений;

    - подготавливает и направляет  в структурные подразделения  Управления ПФР контрольные карточки  об исполнении документов и поручений на конкретную дату;

    - подготавливает информацию о  фактах нарушения сроков исполнения  документов и поручений;

    - вносит  в контрольные карточки  сведения о ходе и результатах  исполнения служебных документов  и поручений;

    - осуществляет анализ исполнительской дисциплины и представление информации по результатам анализа руководству Управления ПФР;

     - принимает необходимые меры  по улучшению организации контроля  в структурных подразделениях.

          Напоминания исполнителям о сроках исполнения, справки о состоянии исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. формируются в базе данных контрольно-регистрационных карточек программного комплекса «Документооборот», распечатываются и рассылаются в структурные подразделения.  

    Предупредительный и текущий контроль осуществляется в процессе выполнения задания с целью своевременного принятия мер для исполнения поручения в установленный срок.

          Индивидуальные сроки исполнения  устанавливаются руководством в  его резолюции в соответствии со сроками указанными в документе. Остальные документы контролируются по типовым срокам исполнения документов. Если срок исполнения не указан, служебные документы подлежат исполнению в месячный срок со дня регистрации.

              Типовой срок исполнения исчисляется: для входящих документов – со дня поступления документа, для внутренних – со дня подписания, для исходящих – со дня отправки. Индивидуальные сроки исчисляются с даты написания резолюции.

    Служебные документы с конкретной датой  исполнения подлежат исполнению в указанный срок. Документы и поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:  «Весьма срочно» - исполняются в течение 1-3 дней, «Срочно» - 5 дней, «Оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца. Документ, поступивший с резолюцией вышестоящей организации или органов местного самоуправления – в 10-дневный срок, по депутатскому запросу – не позднее, чем через 30дней со дня получения. Если последний день срока исполнения документа приходится на  нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующему нерабочему.

    На  документах, поставленных на контроль, проставляется специальный штамп  «КОНТРОЛЬ»  или буква «К».

          Если в процессе исполнения документа выявляется невозможность соблюдения указанного срока, исполнитель обязан не менее чем за 3 дня до истечения срока обратиться  к руководителю, давшему поручение, с обоснованной просьбой о продлении срока.

          Срок исполнения документа, указанный в резолюции, может быть изменен только автором резолюции.

      Непосредственные исполнители   должны немедленно ставить в  известность специалиста о получении  разрешения руководства на продление  срока исполнения поручения, а  также об отправке промежуточных  документов в процессе исполнения контролируемого документа.  Передача документов, взятых на контроль, из одного структурного подразделения  в другое осуществляется только через специалиста.

          В случаях, когда поручение адресовано руководителям нескольких структурных подразделений, ответственность за организацию его исполнения возлагается на руководителя, указанного в резолюции первым.  Он обязан обеспечить созыв соисполнителей, коллективное рассмотрение вопроса и выработку согласованного решения.  Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений.

       Обязательному контролю подлежат поручения  руководства Управления ПФР, распорядительные документы (приказы), протоколы совещаний у руководства. 

    Руководители  структурных подразделений  несут  персональную ответственность за исполнение документов в установленный срок, принимают меры к осуществлению  надлежащего  контроля не только за исполнением документов, контролируемых специалистом, но и за исполнением документов, поступающих непосредственно в структурные подразделения, своевременным представлением по запросам сторонних организаций статистической информации.

    С этой целью ими осуществляются:

    - ежедневное (срочной – немедленное)  рассмотрение поступающей корреспонденции;

    - определение исполнителя;

    - организация исполнения поручения;

    - контроль за своевременным и  качественным исполнением документов, своевременным рассмотрением и  подготовкой ответов на письма;

    - рассмотрение контрольных карточек  по срокам исполнения  и принятие мер к ускорению исполнения;