Особенности учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

- однородность встречных требований. Денежные обязательства признаются  однородными вне зависимости  от оснований их возникновения.  Неоднородные взаимные требования  погасить зачетом нельзя. Например, одна организация имеет задолженность  по оплате перед другой организацией  по договору купли-продажи, которая,  в свою очередь, должна выполнить  по договору подряда строительные  работы для первой. Обязательства  неоднородны, поскольку с одной  стороны возникло денежное обязательство,  а с другой - обязательство по выполнению строительных работ;       

- взаимозачетная операция подлежит  проведению лишь по обязательствам, срок которых наступил либо  срок которых не указан или  определен моментом востребования.  Это означает, что зачесть можно  только то обязательство, которое  не было выполнено в срок  и превратилось в задолженность.  Договор, в котором отсутствует  условие о сроке его действия, признается действующим до момента  окончания исполнения сторонами  своих обязательств.       

Согласно  ст. 314 ГК РФ обязательства, срок исполнения которых определен в договоре моментом востребования, должник обязан исполнить в семидневный срок со дня предъявления кредитором требования о его исполнении. Течение срока  исковой давности начинает исчисляться  после 7 дней с момента предъявления претензий должнику. Поэтому началом  течения срока исковой давности в этом случае станет не день предъявления требований, а 8-й день с момента  его предъявления.        

Случаи  недопустимости зачета указаны в  ст. 411 ГК РФ. Применительно к юридическим  лицам, осуществляющим коммерческую деятельность, не допускается зачет взаимных требований, если одной стороной предъявляется  требование о зачете задолженности, по которой истек срок исковой  давности (который в общем случае равен 3 годам с момента возникновения  задолженности) или этот срок наступит в момент оформления зачета.       

Кроме того, зачет взаимных требований может  быть произведен только при отсутствии в условиях встречных договоров  явно выраженной воли сторон о невозможности  взаимного зачета по любому из них.       

ГК  РФ допускает как полное, так и  частичное погашение взаимных требований при проведении взаимозачета. Следовательно, величина обязательств сторон может  быть различной и необязательно  равной. В этом случае зачет производится на сумму наименьшей задолженности. У стороны, чья задолженность  была больше, останется по-прежнему непогашенной часть обязательства.       

Документальное  оформление взаимозачетных операций       

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" (далее - Закон о бухгалтерском  учете) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться  оправдательными документами. Эти  документы служат первичными учетными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет.       

Кроме того, согласно ст. 161 ГК РФ сделки между  юридическими лицами должны совершаться  в письменной форме, а соглашение об изменении договора совершается  в той же форме, что и договор. Следовательно, при внесении изменений  в договор они должны быть отражены в письменном виде.       

Таким образом, одного письменного распоряжения руководителя организации для оформления взаимозачетной операции бухгалтеру недостаточно.        

Зачет взаимных требований может быть произведен либо по заявлению одной из сторон, либо по соглашению сторон.       

Заявление одной из сторон составляется после  сверки взаимных задолженностей. Акт  сверки расчетов оформляется сторонами  в произвольной форме с указанием  всех реквизитов, необходимых при  составлении первичных документов, перечень которых приведен в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.        

Организации часто совершают ошибку, ограничиваясь  составлением акта сверки взаимных поставок (оказанных услуг, выполненных работ), в котором указываются все  необходимые показатели, позволяющие  определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок (оказанных услуг, выполненных работ), а также дата составления документа, сумма НДС. Однако из текста акта сверки следует лишь то, что стороны выявили  сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о  погашении этих задолженностей зачетом  встречных требований или иным способом, например оплатой денежными средствами. Если в акте не указывается, что факт погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательств сторон и не освобождает их от необходимости погашения указанных задолженностей в дальнейшем, это означает, что у каждой из сторон продолжают оставаться непогашенными как кредиторская, так и дебиторская задолженности.        

Заявление должно быть составлено в безусловном  порядке, то есть в нем не должна содержаться фраза "просим Вашего согласия на проведение зачета", иначе  зачет встречных однородных требований будет считаться совершенным  исключительно с момента получения  согласия от партнера на проведение взаимозачета.        

Сделка  по проведению взаимозачета вступает в силу с момента получения  указанного заявления другой стороной. Подтверждением получения заявления  служит почтовая квитанция, уведомление  или роспись о получении.       

Двусторонним  документом для оформления взаимозачета может быть акт зачета взаимных требований, в котором обязательно указываются  сведения об основаниях возникновения  задолженности (реквизиты договоров), дате проведения зачета и сумме зачтенных  взаимных требований с выделением НДС. Если в сумму долга включены другие налоги, предъявленные покупателю поставщиком (например, акцизы), эти суммы также  указываются в акте для того, чтобы  стороны могли правильно отразить их в бухгалтерском и налоговом  учете. Такой акт может быть составлен  только на основании данных бухгалтерского учета обеих организаций. Задолженность  сторон, отраженная в акте, должна сопровождаться ссылками на документы (договоры, накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ). В нем стороны подтверждают расчеты  и выражают взаимное согласие на проведение зачета. Этот документ формально будет  являться первичным учетным документом для отражения операции погашения  взаимной задолженности на зачтенную  сумму (задолженность должна быть снята  с баланса) и возникновения соответствующих  налоговых обязательств (к уплате, к возмещению) в бухгалтерском  учете каждого из участников зачета.       

Большое значение при составлении акта взаимозачета играет правильное отражение дат. Обязательно в акте указываются дата его составления, дата проведения сделок и возникновения задолженностей, дата проведения взаимозачета. Дата проведения зачета не должна быть более ранней, чем дата осуществления операций по договорам и дата возникновения задолженностей.       

Акт зачета взаимных требований составляется как в произвольной текстовой  форме, так и в форме таблиц.       

Необходимыми  документами для проведения взаимозачета являются:       

- акты выполненных работ (оказанных  услуг) с окончательной суммой  платежа по каждому из договоров  с обязательным выделением сумм  НДС;       

- накладные на отгрузку и оприходование  продукции (товаров) с выделением  сумм НДС;        

- акты сверок сумм начисленных  кредиторских и дебиторских задолженностей  на балансах организаций с  обязательным выделением сумм  НДС.       

Акты  выполненных работ и накладные  определяют объем реализации продукции (работ, услуг), который полежит отражению  на счетах реализации.       

В ООО «Автостиль» в последнее  время не проводилось зачетов  встречных требований.   

ГЛАВА 3. Особенности учета  расчетов с поставщиками и покупателями.       

3.1. Инвентаризация расчетов  с поставщиками  и покупателями.     

Информация  об инвентаризации расчетов с поставщиками и покупателями содержится в Методических указаниях по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49.     

Основными целями инвентаризации являются выявление  наличия дебиторской задолженности  организации для сопоставления  с данными бухгалтерского учета  и проверки полноты отражения  в учете кредиторской задолженности. Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями заключается в  проверке обоснованности сумм на счетах бухгалтерского учета.     

Наиболее  целесообразным и рациональным представляется ежеквартальное проведения инвентаризации расчетов в первую очередь с поставщиками и покупателями. Сроки и периодичность  проведения инвентаризации нужно отразить в учетной политике.      

При инвентаризации расчетов с поставщиками и покупателями комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность сумм дебиторской  и кредиторской задолженности, включая  суммы, по которым истек срок исковой  давности. Для этого необходимо сверить  учетные данные счетов 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» с данными актов сверки взаиморасчетов с контрагентами (по соглашению сторон акт Сверки составляется организацией или контрагентов: поставщиком, покупателем, арендатором и др.), т.е. с каждым дебитором и кредитором.     

Форма акта сверки взаиморасчетов не является унифицированным первичным документом, поэтому организации должны их разрабатывать  самостоятельно и утверждать в учетной  политике. При разработке формы акта организация должна определить, будет  ли каждый акт относиться к сверке взаиморасчетов по одному договору или  же в акте, возможно, объединить расчеты  по нескольким договорам с контрагентов.

Акты  сверок с контрагентами составляют в двух экземплярах, один из которых  регистрируют в специальном журнале  и хранят для контроля своевременности  и полноты возврата задолженностей. 2-й экземпляр отправляется контрагенту  для соглашения. В момент получения  ответа в указанном журнале по строке регистрации акта сверки в  соответствующей графе делается отметка о результатах согласования данных сверки с этим контрагентом.     

Выявленные  по итогам расхождения рассматриваются  и по ним принимается соответствующее  решение. Если требования кредитора  обоснованы, то в бухгалтерском учете  организации должны быть оформлены  корректирующие записи, посредством  которых суммы задолженности  станут реальными.     

Организациям, создающим резерв по сомнительным долгам, также необходимо проводить инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами. Именно по ее результатам устанавливается  задолженность с истекшим сроком исковой давности, а также дебиторская  задолженность организации, которая  не погашается в сроки, установленные  договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями, т.е. сомнительная задолженность.     

Результаты  инвентаризации расчетов с контрагентами  и персоналом организации сводятся в один акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками. (ф. №  ИНВ-17).     

Он  составляется на основании актов  сверки и справки о дебиторской  и кредиторской задолженности (приложение к ф. № ИНВ-17) в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй – остается в комиссии.      

Образец ф. № ИНВ-17 приведен в приложении 23 к постановлению Госкомстата  России от 18.08.98 № 88. В акте указывают:     

- в гр.2 - счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;     

- сумма задолженности, согласованные  и несогласованные с дебиторами (кредиторами);      

- сумма задолженности, по которым  истек срок исковой давности.     

Акт заполняется в двух экземплярах  и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в  бухгалтерию, второй – остается в  комиссии.     

Результаты  инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии. При этом в задачи комиссии входит выявление причин, которыми обусловлена  необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, кроме этого комиссия должна предложить способы отражения в  учете результатов инвентаризации. Ознакомившись с выводами инвентаризационной комиссии, руководитель организации  издает распорядительный документ, в  котором утверждается предложенный комиссией порядок урегулирования инвентаризационных разниц.