Коммуникации в организации

gn="justify">уже  существует.  На  самом  деле  построение  Intranet  подобно  построению

индивидуального  интеллекта.  Для  этого  необходимы  подходы   к   изучению практического  принятия  решений,  оперирование   на   всем   информационном пространстве с четкими, ясными задачами, изучение информации  для  улучшения работы в будущем. Все это требует своевременной  передачи  информации  всем, кому она нужна.

      3. Единый способ связи.

      Intranet – это одновременно  и   локальная  сеть,  и  система  “клиент сервер”,  и  персональный  компьютер  –  словом,  все  то,  что   и   раньше

использовалось  в различных организациях для  работы с информацией. Но  раньше все  машины,   программное   обеспечение,   и   системы   связи   находились непосредственно в их собственности. Невозможно было иметь  внутреннюю  связь всех данных без группы программистов и нового программного  обеспечения  для каждого нового вида  информации.  С  Intranet  доступ  ко  всей  информации, прикладным программам, данным, знаниям, процессам, и т.д. возможен в том  же самом браузере для Internet. Нет больше огромного количества  преобразований к различным форматам, а значит, упущенного времени,  несовместимости  версий и т.п. Вместо этого Intranet соединяет людей вместе, с  Internet,  серверами Web, базами данных единственным способом, позволяя им легко обучаться даже при использовании старого программного обеспечения.

      4. Организационный центр.

      Intranet – это возможность  построить   организацию  на  информационном

уровне  и предоставлять эту информацию всем, кому необходимо. Если  сотрудник знает  то,  чем   компания   занимается,   какова   стратегическая   система технического  видения  компании,  каковы  принципы  руководства,  кто   есть клиентура и партнеры, то  он  может  более  ясно  сосредоточиться  на  своем собственном  вкладе  в  общее  дело.  Понятная  всем  единая   web-страница, представляющая  суть  компании,   эквивалентна   успеху.   Все   филиалы   и представительства могут постоянно  обращаться  к  центральным  сообщениям  и выполнять указания. Таким образом, глобальная сеть  используется  не  только как способ дешевой передачи информации  на  большие  расстояния,  но  и  как инструмент руководства процессом в организации.

     Что не является Intranet:

      1. Intranet – не Internet.

      Intranet не должна быть связана  с Internet. Однако, рассылка  почты   и

другой  информации через Internet к клиентуре  и партнерам весьма  желательна, так что Internet хорошо,  но  не  необходимо.  Хотя  Intranet  и использует Internet,  понятия и технологии  Web,  но  внутренняя  информация  надежно удерживается внутри  организации.  Для  обеспечения  этой  надежности  очень актуальны  проблемы  информационной  безопасности,  поскольку  возможны   ее утечки. Что делает Intranet, так что отличную инфраструктуру. Это  означает: как организован надзор  за  использованием  межсетевых   технологий?   Как установлен Intranet в каждом отделе, кто помещает в него  информацию  и  кто ею пользуется? Кто утверждает содержание информации? Имеются  ли  библиотеки графиков, эмблем, торговых марок, рабочих  текстов,  и  другие  дизайнерские вещи для каждой страницы?  Internet  –  огромные  возможности  маркетинга  и привлечения клиентов. Intranet же – внутренний механизм связи.

      2. Intranet – не локальная сеть.

      При  использовании  одинаковых  типов  связи,  разные  локальные   сети

зависят от прикладных программ  и  от  конкретного  продавца.  Эти  продавцы оборудования и компании по установке сетей создали превосходные решения  для любых информационных потребностей, но их технологии и решения отличаются  от Intranet.  С моделью Intranet,  возможно  даже,  что необходимость в их программном  обеспечении  отпадает.  Раньше  каждая  организация,  возможно, нуждалась  в  их  операционных  системах,  их   драйверах,   их   прикладных программах, и их программистах. Intranet-технология освобождает от этого.

      3. Intranet – не E-mail.

      Intranet  не  только  программа   обмена   почтой.   Фактически,   это альтернатива электронной  почте.  Внутренняя  сеть  предоставляет  надежные, богатые  различными  свойствами  прикладные  программы,  которые   разделяют четыре  основные  стандартные  сетевые  услуги:   управление   директориями, электронной почтой, файлами и печатью.

    Intranet как инструмент:

      Intranet – словно швейцарский   армейский  нож  высокой   технологии,  с

набором  инструментальных  средств   почти   для   каждой   функции   внутри организации.  Большинство  организаций  пользуется  информацией,   знаниями, интеллектом,  чтобы  создать   изделия,   услуги,   дать   образование   или развлечение. Информация – это сила. В прошлом с ней было много проблем.  Или не было  возможности  получать  надежную  информацию,  или  невозможно  было делать это вовремя. Теперь информация находится непосредственно  на  рабочем столе безотносительно  платформы  или  программного  обеспечения.  Благодаря Intranet любой пользователь, на любом уровне,  может создавать информацию. Это делает информацию надежной, потому что она исходит прямо  из  источника. Человек обслуживает информацию, которая может читаться в любом  браузере,  и помещает ее на сервер. Это редактирование  создает  рабочий  процесс  внутри организации. Вы можете скрывать  и  предоставлять  информацию  наилучшим  из пригодных способом.

      Intranet   может   использоваться   для   различных   функций   внутри

организации. Прикладные программы, которые использовались в  течение  многих лет, находят применение  в  Intranet.  Каждая  фирма-разработчик  в  1996/97 годах создавала новые или обновляла уже существующие  программы  Web,  чтобы они могли выполниться без проблем в среде  Intranet.  Intranet  используется для  поддержки  автоматизированных  систем  принятия  решений;  коммерческих инструментальных средств; торговых систем; аналитических систем,  работающих в  режиме  реального  времени;  финансовых  систем  торгового  зала   биржи; текстовых процессоров, систем back-office и front-office. Этот список  можно продолжить.

      1. Инструмент принятия решений.

      Intranet  объединяет  всю  информацию  в   организации.   Нет   больше

необходимости собирать по крупицам разрозненные данные, исходящие из  разных источников. Вместо этого есть единый интерактивный интерфейс,  включающий  в себя удобные средства просмотра,  стандартные  запросы  и  средства  поиска. Актуальная информация  о  движении  портфеля,  рыночные  тренды,  результаты общения с коллегами и партнерами  по  бизнесу  позволяет  вовремя  принимать ответственные деловые решения.

      2. Инструмент организации обучения.

      Если обмен информацией происходит  мгновенно, то те,  кто  ответственны за  принятия  решений,  способны  анализировать  деловые  процессы,  деловые возможности, и деловые цели намного быстрее. Это связано с тем, что  большее количество   служащих   может   стать   изготовителями   решения.    Проекты реализовываются более эффективно. Связь  нужна,  чтобы  включить  в  процесс любого, чья  работа  хоть  немного  касается  проекта.  Требования  клиентов регистрируются и их твердо придерживаются.  Развитие  событий  происходит  в общедоступном электронном поле данных –  гораздо  быстрее,  чем  посредством встреч,  телефонных  переговоров  и  индивидуальным  расписанием.  Компания,

которая управляет информацией подобным  образом,  узнает  все  одновременно, одновременно совершенствуется и создает более знающую организацию.

      3. Совершенный инструмент связи.

      Intranet  обеспечивает  интеграцию  всех   подразделений   корпорации:

компаний,  отделов,  рабочих   групп,   индивидуальных   лиц,   поддерживает

мгновенную  передачу информации между любыми точками  в  организации,  всякий раз, везде, когда  это  необходимо,  где  бы  человек  не  находился.  Легко  представить себе ситуацию, когда  какой-нибудь  рядовой  менеджер,  пролетая над Тихим океаном в салоне бизнес-класса  нового  Боинга,  достает  ноутбук, подключает радиомодем, через  Internet  связывается  со  своей  компанией  и заходит в локальную сеть фирмы с целью посмотреть состояние  рынка,  скажем, срочных контрактов, заключить сделку, а заодно и проверить свой счет.

      4. Инструмент сотрудничества.

      Вот что возникает, когда легкий  в использовании, простой  в   обучении,

мощный  инструмент для сотрудничества, проектного управления,  сбора  данных, управляющий знаниями  и  информацией,  вручен  каждому  в  организации.  Все лучшие действия и достижения  людей  помещаются  на  передний  план:  лучшая продукция,  высокие  продажи,  отличное  качество.   Полная   информация   о прогрессивных технологиях, услугах  для  клиентов,  технических  процедурах, советы, предупреждения, ответы на часто задаваемые вопросы и  т.д.  Все  это частично заменяет форумы, семинары и конференции по обмену опытом.

      5. Инструмент эксперта.

      Эксперты – это люди, знающие  свою работу лучше всех. Они   ответственны за распространение результатов своего труда среди всего персонала,  а  также за то, чтобы  информация,  исходящая  от  них,  была  правильно  воспринята. Благодаря  Intranet,  можно  быть  постоянно  на  связи   с   экспертами   и пользоваться их знаниями ежеминутно. Эти знания  можно  накапливать  с  тем, чтобы пользоваться ими и в дальнейшем.

      6. Единый инструмент для изобретений.

      Раньше служащим приходилось  самим добывать себе информацию,  «вырезать и вставлять» ее в свои  электронные  презентации,  коммерческие  предложения или обучающиеся модули. Одним  словом,  изобретать  колесо.  Вся  информация компании хранилась подчас  в  канцелярских  шкафах.  Вместо  этого  Intranet предоставляет  возможность  интерактивного   получения   любой   информации, предназначенной для  многократного  использования.  Ведь,  в  конце  концов, очень важно, чтобы все подразделения компании  рассказывали  своим  клиентам одни и те же «сказки».

      7. Телефон 21-го века.

      Уже известны и широко применяются  возможности Real Audio  в  Internet.

Трудно  себе  вообразить  затраты  на  многочисленные  служебные  телефонные переговоры между разными странами и континентами. Intranet позволяет  свести эти затраты к минимуму.

      8. Инструмент контроля и совершенствования  производственного цикла.

      Наверняка многие сотрудники  больших  компаний,  специализирующиеся  на каком-то узком виде деятельности, задавались вопросом: а как  в  самом  деле работает  весь  производственный  и  коммерческий  процесс?  Intranet   дает визуальное  представление  процессов,   происходящих   внутри   организации: сделок, движения ресурсов, взаимодействия подразделений и т.п.

      9. Инструмент партнера.

      Наверное, нет уже такой компании, которая не создала бы себе  страничку

в Internet. Посредством Internet есть возможность  обмениваться  информацией с  партнерами  по   бизнесу   относительно   изделий,   услуг,   технологий, стандартов, новостей и т.д.

      10. Инструмент Клиента.

      Точно так же,  как  партнерам,  клиентам  можно  сообщать  необходимую

информацию: новости, рекламу и т.д. Кроме того,  всегда  можно  узнать,  что клиенты думают об организации, их предложения и критику.

      11. Инструмент маркетинга.

      Элементы традиционного делового  маркетинга  и  коммерческих  программ могут быть интегрированы внутри среды Web, чтобы создать целевой  маркетинг, который удовлетворяет  разнообразным  запросам  клиентов  и  обслуживает  их процессе  продажи  и  сервиса.  Результатом  могут  быть   более   выгодные, долгосрочные    связи.    Это    взаимодействие    сдвигает    акценты    от однонаправленного  информационного  потока  до   двустороннего   диалога   и сотрудничества, и от массовых рынков до рыночных сегментов.

      12. Инструмент человеческих ресурсов.

      С  недавних  времен  возникла  необходимость  постоянно   переосмыслять характер связей человек-организация и  человек-человек  внутри  нее.  Теперь каждый служащий может немедленно  отчитаться  о  работе,  сообщить  о  своих решениях, передать опыт любому  человеку.  Власть  служащего  также  создает набор обязательств для всех членов организации.  Intranet  может  заставлять компанию переоценивать себя полностью: инфраструктуру, политику,  процедуры, роли и обязанности.