Автоматизация учета финансовых результатов на предприятии

1С:Бухгалтерия позволяет поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе. Она может использоваться как наглядный инструмент бухгалтера, а также как средство полной автоматизации учета от ввода первичной документации до формирования отчетности.

Для пользователей с прямым финансовым интересом предметом анализа бухгалтерской информации является финансовое положение фирмы, финансовые результаты ее работы, ликвидность баланса.

Для расчета финансовых результатов и составления регламентированной отчетности необходимо провести реформацию баланса – это завершающая операция бухгалтерского и налогового учета текущего года. В программах «1С» эта процедура автоматизирована. Однако для раскрытия ее сути необходимо ознакомиться с порядком отражения информации о формировании финансового результата и расчетах по налогу на прибыль с применением ПБУ 18/02 в течение отчетного года.

Реформация баланса  происходит в программах «1С» при проведении документа «Закрытие месяца» от 31 декабря. В этом документе необходимо установить подтверждающий флажок в позиции «реформация баланса».

Баланс реформирован. Счета налогового учета закрыты. Учет прибылей и убытков и налога на прибыль начнется в новом году с начала, «с чистого листа».

Таким образом, в настоящее время программа 1С:Предприятие наиболее широко используется для автоматизации учёта на предприятиях различных секторов экономики.

 

 

1.3. Работа с внешними отчетами в системе 1С:Предприятие

 

 

Основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность («Бухгалтерский баланс», «Отчет о прибылях и убытках» и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

В системе 1С:Предприятие, для получения сводной выходной информации, используются объект метаданных называемый – «Отчет».

1С:Предприятие содержит  большое количество разнообразных отчетов, которые позволяют получать всю необходимую информацию в различных разрезах.

Все отчеты в 1С:Предприятие  делятся на три типа:

• стандартные;
• специализированные;
• регламентированные.

Наиболее значимыми для организации  являются регламентированные отчеты, так как они предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям: налоговой инспекции, органам статистики. Внешний вид и содержание этих отчетов определяются различными государственными органами. Регламентированные отчеты разрабатываются фирмой «1С» и ежеквартально обновляются – в соответствии с изменениями в законодательстве. Для выхода из этой ситуации фирма «1С» разработала систему обновления отчетности, принцип которой заключается в том, что регламентированные отчеты организованы в виде отдельных файлов – внешних отчетов, и установка новых форм не требует изменения конфигурации.

К регламентированным отчетам относятся  отчеты бухгалтерской отчетности, налоговой отчетности, декларации по видам налогов, справки и формы статистической отчетности.

Форму регламентированного  отчета можно открыть либо через  меню «Отчеты», либо через меню «Файл – Открыть». Во втором случае необходимо указать полный путь к отчету. Отчеты можно найти в подкаталоге каталога информационной базы данных (путь к ИБ можно узнать через меню «Помощь О программе»). В этом каталоге наборы форм отчетности организованы в виде отдельных папок с именами типа: Rp06q4.grp, что означает в данном случае, что это набор отчетов за четвертый квартал 2006 года. В этой папке можно найти множество файлов с расширением – это и есть отчеты, а также файлы с расширениями *.doc и *.txt в том числе: News.doc – файл, в котором можно прочитать историю изменения отчетов, и Rplist.txt – список, в котором стоит соответствие имен файлов – именам отчетов. Всего вместе с конфигурацией поставляется более 30 регламентированных отчетов, среди которых такие, как «Бухгалтерский баланс (форма №1)», «Отчет о прибылях и убытках (форма №2)», «Декларация по налогу на прибыль», «Декларация по налогу на добавленную стоимость» и многие другие.

Любая система автоматизации  учета только тогда выполняет  свои функции, когда она имеет средства обработки накопленной в системе информации и получения сводных данных в удобном для просмотра и анализа виде. Для решения подобных задач в системе автоматизации учета существует подсистема формирования отчетных документов. Такая подсистема может формировать набор различных отчетных документов, достаточных для удовлетворения потребности пользователей системы в достоверной и подробной информации.

Вся работа с объектом метаданных «Отчет» ведется в  окне «Конфигурация – Метаданных». Для отчетов отведена отдельная ветвь дерева метаданных, которая начинается у ключевого слова «Отчеты».

Источником данных для  построения отчетов служат документы, справочники и регистры, также используется информация, хранящиеся в константах.

Отчеты в системе 1С:Предприятие могут создаваться с помощью Мастера и Конструктора.

Для создания нового отчета с помощью мастера необходимо выполнить следующие действия:

1. В меню окна Конфигуратора выбрать «Меню – Конструкторы»;
2. В «Меню – Конструкторы» выбрать функцию «Новый отчет» (рис.1).

Рис.1 Создание отчета в конфигураторе

Также для создания нового отчета с помощью мастера можно выполнить следующие действия:

1. В дереве метаданных выделить наименование типа «Отчеты»;
2. Вызвать контекстное меню;
3. В контекстном меню выбрать функцию «Новый отчет» (рис.2).

Рис.2 Создание отчета в конфигураторе

В появившемся окне Конструктора отчета (рис.3) необходимо выбрать опцию «Внешний отчет» и указать имя файла для отчета. С помощью кнопки «Далее» появляется окно, позволяющее автоматически включить вызов отчета в меню пользовательского интерфейса. Далее необходимо поставить флажок – «Вставить команду в пользовательское меню» и выбрать интерфейсы.

Рис.3 Конструктор отчета

В последнем шаге конструктора следует сразу нажать на кнопку «Готово» не выбирая макет отчета, конструктор  запросов или конструктор бухгалтерских запросов (рис.4).

В результате этих действий на текущей ветви дерева метаданных появиться новый отчет, созданный с помощью Мастера, а на экран будет автоматически вызван диалог для редактирования свойств этого отчета.

Рис.4 Конструктор отчета

Конструктор объекта метаданных – вспомогательный инструмент, облегчающий создание объекта метаданных системы 1С:Предприятие. Начало создания отчета с помощью конструктора такое же, как и с помощью мастера, однако в последнем шаге идет выбор конструктора макета отчета, запросов или бухгалтерских запросов (рис.5).

Далее появляется новое окно Конструктора Отчета, которое «ведет пользователя за руку» по этапам создания объекта метаданных, выводя подсказки и позволяя, если необходимо, возвращаться к предыдущим этапам и переопределять ранее заданные параметры.

Рис.5 Форма конструктора отчета

Объект метаданных типа «Отчет»  представляет собой только форму: модуль формы, диалог, описание и таблица (рис.6).

Рис.6 Форма отчета

Модуль формы – программа на встроенном языке системы 1С:Предприятие. Модуль формы содержит алгоритм построения печатной формы объекта метаданных, а также может выполнять обработку вводимой в диалог информации для целей входного контроля, выполнения расчетов и тому подобное. Редактирование модулей чаще всего выполняется в процессе создания формы объекта метаданных. Для удобства редактирования текстов модулей текстовый редактор имеет функцию выделения цветом встроенного языка системы 1С:Предприятие – ключевых слов, констант различных типов, операторов, комментариев и других.

Экранный диалог, используется для  ввода и редактирования информации, хранящейся в объекте метаданных. Назначение диалога – предоставить пользователю удобную информацию для ввода и просмотра информации. Для создания форм для ввода информации в отчете редактор диалогов использует элементы следующих типов:

Текст, позволяет отображать в окне диалога произвольный текст. Текстовое поле может быть статистическим или информационным. Содержимое статистического текстового поля не изменяется в процессе ввода информации в диалоге. В информационных текстовых полях может выдаваться различная информация, причем содержимое поля может изменяться в процессе работы с диалогом.

Список, позволяет показать пользователю список значений и предоставляет возможность выбрать одно из этих значений.

Поле со списком аналогично элементу типа «Список», разница между ними заключается в их визуальном представлении: для доступа к списку значения элемента типа «Поле со списком» следует нажать кнопку, расположенную в правой части поля.

Флажок, предоставляет пользователю возможность управления типа «Включено/Выключено». В зависимости от состояния элемента типа «флажок» может быть выбран тот или иной путь обработки введенной пользователем информации.

Переключатель представляет, пользователю возможность выбора одного из нескольких значений. Значения переключателя жестко задаются при создании диалога. В зависимости от выбранного значения переключателя, может быть выбран тот или иной путь обработки информации указанной пользователем.

Кнопка, позволяет создать в  окне диалога стандартную WINDOWS-кнопку. С кнопкой обычно связана процедура на встроенном языке, которая будет выполняться при нажатии на кнопку.

Рамка, позволяет создать вокруг группы любых других элементов диалога  рамку с поясняющим заголовком.

Таблица служит для выдачи результатов  построения отчетов в требуемом виде. Редактор форм, одной из составляющих которого является редактор таблиц, может иметь несколько таблиц, содержащих различные шаблоны выходных форм. Та таблица, с которой пользователь работает в настоящий момент, называется, активной. В окончательном виде шаблон печатной формы представляет собой совокупность прямоугольных областей – секций, каждая из которых служит для выдачи какой-то части готового отчета: область для выдачи заголовочной части (наименование, даты и тому подобное); область для выдачи шапки табличной части и так далее. Любой секции отчета можно присвоить уникальное имя и в дальнейшем ссылаться на поименованную область.

1С:Бухгалтерия 7.7 содержит большое количество разнообразных внешних отчетов, которые позволяют получать всю необходимую информацию в различных разрезах, для выбора которых необходимо перейти в справочник «Регламентированные», открываемый из меню «Отчеты» в системе 1С:Предприятие компонента 1С:Бухгалтерия (рис.7).

Рис.7 Выбор отчета в 1С:Предприятие

В справочнике представлен список регламентированных отчетов. Все отчеты распределены по группам отчетности (бухгалтерская, налоговая, статистическая и др.). Первоначально в список включены все отчеты, входящие в поставку программного продукта.

Отчеты и  группы отчетов можно добавлять, удалять, перемещать и расставлять по вкусу пользователя.

Регламентированные  отчеты ежеквартально изменяются в  соответствии с текущими нормативными документами, они не входят в саму конфигурацию, а поставляются в виде Внешних отчетов.

Для установки  комплекта отчетности с дискет, диска  ИТС или с других источников следует  нажать кнопку «Загрузить» и в  открывшемся окне диалога выбрать  на соответствующем источнике файл обновления отчетов.

Файл обновления отчетов имеет расширение *.exe. При выборочной установке, когда загружается не весь комплект отчетности, а только отдельные отчеты, на источнике может находиться несколько файлов обновлений – по одному на каждый вид отчета. В таком случае достаточно выбрать любой из этих файлов.

Кроме того, если комплект файлов обновлений размещен на нескольких дискетах или в разных каталогах, до окончания загрузки всего комплекта последовательно будет выдан запрос на установку остальных дискет или выбора других каталогов. При этом можно вставить дискеты (или выбрать каталоги) в произвольном порядке.

В случае неполной загрузки комплекта в силу каких-либо причин, процесс последовательного запроса остальных частей может быть прекращен нажатием кнопки «Отмена» в диалоге запроса. При этом весь процесс загрузки не прекращается и имеется возможность загрузки обнаруженных частей. Отсутствующие части комплекта можно дополнить позже.

По окончании  сбора всех файлов обновления откроется  диалог «Обновление регламентированной отчетности» со списком собранных отчетов.

В последнем необходимо пометить те отчеты, которые следует обновить. По умолчанию помечаются все. Пометить или снять отметку можно одинарным щелчком мыши на выбранной позиции или использовать управляющие кнопки, расположенные справа от списка загружаемых отчетов.

Для загрузки помеченных отчетов следует нажать кнопку «ОК».

После окончания  процесса загрузки откроется диалоговое окно работы с регламентированными  отчетами с обновленным списком  отчетных форм.