Анализ деятельности предприятия и разработка предложений по улучшению его работы (на примере компании «Ваш Дом»)

-решение только хорошо структурированных  задач, для которых можно разработать алгоритм;

-выполнение стандартных процедур  обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

-выполнение основного объема  работ в автоматическом режиме  с минимальным участием человека;

-использование детализированных  данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

-акцент на хронологию событий;

-требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Таким образом, могут быть сформулированы цели создания АСОИ:

- обеспечение качественного складского  учета реализации товаров;

- обеспечение ведения бухгалтерского  и налогового учета в организации  в соответствии с требованиями ФЗ «О бухгалтерском учете»;

- обеспечение возможности оперативного  проведения анализа результатов  хозяйственной деятельности предприятия.

3.3. Определение  комплексов задач (подсистем)  в АСОИ

 

Система автоматизированной обработки информации представляет собой человеко-машинную систему, обеспечивающую автоматизированный сбор и обработку информации с использованием ПЭВМ, оргтехники и современных средств связи в процессе решения основных задач управления организацией.

В настоящее время существующая в компании «Ваш Дом» автоматизированная система обработки информации (АСОИ) позволяет автоматизировать следующие области деятельности предприятия:

- бухгалтерский и налоговый  учет;

- складской учет;

Внутри предприятия информационные потоки организуются между подразделениями.

Таким образом, исходя из определенных информационных потоков, проектируемая  комплексная АСОИ должна включать в себя следующие подсистемы:

- подсистема «Бухгалтерский и  налоговый учет»;

- подсистема «Бизнес - планирование»;

- подсистема «Делопроизводство»;

- подсистема «Складской учет»;

- подсистема «Сбыт»;

Опишем назначение каждой подсистемы.

Подсистема «Бухгалтерский и налоговый  учет» реализует стандартную методологию учета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.

Для решения этих задач подсистема включает:

-план счетов, содержащий типовые  настройки аналитического, количественного  и валютного учета; 

-набор справочников для ведения  списков объектов аналитического  учета;

-набор перечислений для организации  аналитического учета с регламентированным набором значений;

-справочник валют, используемый  при ведении валютного учета; 

-набор документов, предназначенных  для ввода, хранения и печати  первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских операций;

-набор констант, используемых для  настройки общих параметров ведения учета на конкретном предприятии;

-набор стандартных отчетов,  позволяющих получать данные  бухгалтерского учета в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики;

-специализированные отчеты по  конкретным разделам бухгалтерского  учета; 

-набор регламентированных отчетов  и механизм их обновления;

-специальные режимы обработки  документов и операций, выполняющие сервисные функции.

Набор документов, содержащихся в  единой базе и автоматизирующих ввод бухгалтерских операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета (решения задач):

-ведение классификаторов (справочников);

-операции по кассе; 

-операции по банку;

-учет основных средств и нематериальных активов;

-учет материалов, инвентаря, спецодежды;

-учет производства продукции; 

-учет валютных операций;

-расчеты с контрагентами, дебиторами, кредиторами; 

-расчеты с подотчетными лицами;

-расчет зарплаты;

-учет расчетов с бюджетом;

-другие разделы учета; 

-формирование бухгалтерской и  налоговой отчетности;

Подсистема «Бизнес - планирование» позволяет:

- разработать детальный финансовый  план и определить потребность  в денежных средствах на перспективу;

- определить схему финансирования предприятия, оценить возможность и эффективность привлечения денежных средств из различных источников;

- разработать план развития  предприятия или реализации инвестиционного  проекта, определив наиболее эффективную стратегию маркетинга, а также стратегию производства, обеспечивающую рациональное использование материальных, людских и финансовых ресурсов;

- проиграть различные сценарии  развития предприятия, варьируя  значения факторов, способных повлиять на его финансовые результаты;

-сформировать стандартные финансовые документы, рассчитать наиболее распространенные финансовые показатели, провести анализ эффективности текущей и перспективной деятельности предприятия;

Подсистема «Делопроизводство» предназначена  для автоматизации деловых процессов предприятия, согласования проектов, планов и мероприятий, организации потока бумажных и электронных документов. Подсистема ориентирована на упорядочивание повседневной деятельности менеджеров разных уровней.

Подсистема «Складской учет» предназначена для ведения складского учета в суммовом и количественном выражении на складах предприятия, а также организации учета реализации товаров.

В данном модуле целью автоматизации  является организация переноса информации по складским и торговым операциям из первичных документов на технические носители информации и перенос информации в модуль «Бухгалтерский учет» путем экспорта.

3.4. Подсистема «Складской учет»

3.4.1. Задачи подсистемы

В связи с тем, что компания «Ваш Дом» - предприятие торговли, подсистема, позволяющая вести учет поступления и реализации товаров является первоочередной для разработки.

Определим перечень задач данной подсистемы. Основной целью подсистемы является - обеспечение качественного складского учета товаров.

Для достижения указанной цели в процессе работы подсистемы решается следующий круг задач:

- «Приход товара»;

- «Расход товара»;

- «Перемещение между складами»;

- «Удаленный доступ»;

В процессе решения задачи «Приход  товара» должна быть обеспечена возможность  занесения в электронную базу данных информации, содержащейся в приходных накладных и счетах-фактурах.

В процессе решения задачи «Расход  товара» должна быть обеспечена возможность  формирования на основе информации, содержащейся в электронной базе данных, расходных накладных и счетов – фактур.

В процессе решения задачи «Перемещение между складами» должна быть обеспечена возможность формирования на основе информации, содержащейся в электронной базе данных, накладных на внутреннее перемещение товаров между складами и материально-ответственными лицами.

В процессе решения задачи «Удаленный доступ» должна быть обеспечена возможность импорта накладных в электронном варианте с целью возможности оперативного занесения информации о товарах в базу данных предприятия при существовании у продавца таковой технической возможности.

3.4.2. Используемые  классификаторы информации

Во время работы подсистемы используются следующие классификаторы информации:

- код товара формата ХХХХХХХХХХ (табл. 18);

- штрих-код товара ХХХХХХХХХХХ (табл. 19);

- код контрагента ХХХХ (табл.20).

 

Таблица 18

Пример классификатора кода товара

Код	Наименование
0000000001	Телевизор Rolsen
0000000002	Телевизор Sony
0000000003	Телевизор Samsung
0000000004	Телевизор Polar

 

Таблица 19

Пример классификатора штрих-кода товара

Код	Наименование
1111111112	Телевизор Rolsen
1111111113	Телевизор Sony
1111111114	Телевизор Samsung
1111111115	Телевизор Polar

 

Таблица 20

Пример классификатора кода контрагента

Код	Наименование
0001	ЗАО «Стимул»
0002	ООО «Ресурс»

3.4.3. Требования  к оборудованию и персоналу

Для функционирования проектируемой  АСОИ необходимо оборудование следующей конфигурации:

Сервер:

- процессор не хуже Intel Pentium 4, 1,7 ГГц;

- RAM не менее 1 Гб;

- HDD не менее 80 Гб.

Рабочие станции:

- процессор не хуже Intel Celeron 1,7 ГГц;

- RAM не менее 256 Гб;

- HDD не менее 20 Гб.

Сетевое оборудование комплекса включает:

-сетевые концентраторы, коммутаторы  и маршрутизаторы;

-сетевые кабели: витая пара в  кране, оптоволоконные, коаксиальные;

Обслуживающий персонал подсистемы:

- системотехник;

- программист.

На должность системотехника, либо программиста назначается лицо, имеющее  высшее или средне - техническое  образование и стаж работы в аналогичной должности или других инженерно-технических должностях не менее 3 лет.

3.4. Постановка задачи «Удаленный доступ»

3.4.1. Организационно  – экономическая сущность задачи

Задача относится к подсистеме «Складской учет» и решается в  комплексе задач оптового приобретения товаров. При традиционной отгрузке товаров поставщиком расходные документы отписываются в бумажной форме. Затем компания «Ваш Дом» вручную заносит данные по товарным позициям в свою электронную базу данных.

При этом теряется время компании, а также возможны ошибки оператора  при разнесении накладных, что впоследствии негативно скажется на скорости погашения кредиторской задолженности за отгруженный товар. Поэтому предлагается для поставщиков производить загрузку в электронном виде приходных накладных, путем получения их средствами электронной почты. При этом с каждым поставщиком согласовывается формат файла для обеспечения возможности беспрепятственного импорта им данных.

Данная задача решается каждый раз  при приобретении товара компанией.

Основным условием для функционирования настоящей задачи является наличие  на момент импорта файла переноса данных. Информация о сформированных и проведенных накладных в электронной базе данных представляет собой исходные данные для решения задачи «Приход товара». Временных ограничений на выдачу решения задачи не предусматривается. Результаты решения передаются покупателю средствами электронной почты. Для внедрения подобной схемы необходимо провести синхронизацию товаров со справочником поставщика. Для этого необходимо написать обработку в программе по выгрузке справочника товаров в определенном формате. Загрузка осуществляется по взаимосогласованным к поставке товарам. В ходе дальнейшей работы может потребоваться синхронизация по новым товарным позициям

3.4.2. Информационная  база задачи

Информационная база задачи представляет собой:

-файл базы данных, содержащий непосредственно накладную на товар (входная оперативная информация);

-файл синхронизации справочников (нормативно-справочная информация);

-результатный файл (выходная информация).

Файлы (*.dbf) с информацией о товаре содержат столько записей, сколько товаров поставляет поставщик. В таблицах: Х – символьный тип данных; 9 – числовой тип данных. Структура файла, содержащего непосредственно накладную на товар, представлена в таблице 21.

 

Таблица 21

Структура содержащего непосредственно  накладную на товар