Выставочная и ярмарочная деятельность в Беларуси

v  сбор информации о проводимых в стране или других странах выставках, представляющих для фирмы интерес;

v  оценка группы клиентов-посетителей;

v  отбор и принятие решений по конкретной выставке-ярмарке;

v  составление сметы расходов;

v  организационный процесс: подбор персонала, выбор экспонатов типа выставочного стенда и режим работы стенда, транспортировка, страхование, реклама и т.д.

Метод сетевого планирования, полностью применим при подготовке и проведении выставочно-ярмарочных мероприятий. Сетевой метод – как сумма приемов и способов, позволяющих на основе применения сетевого графика рационально осуществлять весь управленческий процесс, то есть организовывать, оценивать, контролировать и корректировать весь комплекс работ, который должен проводиться параллельно.

Иными словами, целесообразно построить  сетевой график, моделирующий процесс  подготовки к участию в каждой конкретной ярмарке или выставке, и на его основе рассчитать сроки  начала и окончания отдельных работ, обеспечивающих своевременную подготовку к данному мероприятию.  
Одновременно с указанием ответственных исполнителей по отдельным работам необходимо иметь менеджера, ответственного за подготовку фирмы в целом к участию в работе данной ярмарки или выставки.

В результате выполнения всего комплекса работ, обусловленного подготовкой к участию  в данной ярмарке или выставке, обеспечивается решение следующих  задач:

1.  определяется способ участия в ярмарке или выставке;

2.  выявляется необходимость участия посредников и их роль в подготовке фирмы к ярмарке или выставке;

3.  определяется перечень экспонатов и необходимая для их представления площадь. Такие экспонаты устанавливаются службой управления маркетингом и их выбор основывается на результатах сегментирования рынка с учетом как места проведения ярмарки, или выставки, так и состава потенциальных посетителей данного мероприятия. Количество выбираемых экспонатов зависит от сформулированных фирмой целей и предполагаемой к использованию ярмарочной и выставочной площади.

4.  обосновываются выбор стенда и его конструкция, позволяющая демонстрировать соответствующие экспонаты;

5.  подбирается персонал и проводится обучение его работе на ярмарке или выставке.

6.  составляется план проведения маркетинговых исследований, реализация которых призвана обеспечить решение маркетинговых проблем;

7.  подготавливаются необходимые материалы для каталога ярмарки или выставки. Как правило, такой каталог создается организациями данного мероприятия за несколько месяцев до его начала и содержит краткую информацию об участниках данной ярмарки или выставки;

8.  составляется план и в соответствии с ним организуются транспортировка, складирование, хранение и страхование экспонатов, а также различных материалов, требующихся как для изготовления и оформления стенда, так и для других целей, обусловленных участием фирмы в работе данной ярмарки или выставки;

9.  организуется рекламная кампания, призванная привлечь внимание потенциальных посетителей ярмарки или выставки к факту участия фирмы в ее работе;

10.  создаются и изготавливаются соответствующие информационные материалы;

11.  согласовываются все организационные вопросы с оргкомитетом ярмарки или выставки;

12.  печатаются и рассылаются приглашения потенциальным посетителям ярмарки или выставки, в которых заинтересована фирма.

Решение перечисленных выше задач призвано обеспечить подготовку фирмы к участию  в работе конкретной ярмарки или  выставки. И уже за день до открытия или непосредственно в день начала работы ярмарки или выставки сотрудники фирмы должны быть готовы принять у фирменной экспозиции представителей средств массовой информации. Фирма так же может распространить соответствующие пресс-релизы через пресс-центр, который, как правило, работает на ярмарке или выставке (рис. 2).

Рис. 2 Основные этапы подготовки фирмы в работе выставок и ярмарок  

2.5 Процесс организации  крупнейшей туристической  выставки MITT

Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года. За последнее десятилетие резко возросло количество выставок, следовательно, возросло количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма.

В данной главе мною будет рассмотрен процесс  организации крупной международной  выставки, в качестве которой выбрана MITT – безусловный лидер среди  международных туристических выставок.

Подготовка  и проведение подобной выставки включает следующие основные этапы:

1.  Принятие решения о проведении выставки.

2.  Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки.

3.  Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.

4.  Прием заявок на участие в выставке.

5.  Комплекс подготовительных организационно-технических мероприятий, среди которых:

•  Распределение выставочных площадей между участниками.

•  Фирмам-участницам направляются копии из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента.

•  Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей.

•  Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т.п.).

6. Монтаж экспозиции.

7. Торжественное открытие выставки и официальный осмотр.

8. Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую – для широкой публики.

9. Обеспечение рабочей программы выставки.

10. Официальное закрытие выставки.

11. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка.

12. Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных).

Организатором MITT¹ выступает компания ITE LLC, входящая в состав International Trade & Exhibitions (ITE) Group Plc, основанной в 1993 году с головным офисом в Лондоне. ITE Group Plc – общепризнанный лидер международного выставочного бизнеса, ежегодно организует 325 торговых выставок и конференций в 32 странах мира. Выставки ITE отличает высочайший международный уровень организации. Мероприятия, проводимые ITE в России, охватывают широкий спектр тематик, среди которых:

v  Гостиничное и ресторанное дело;

v  Путешествия и туризм;

v  Спорт и отдых, катера и яхты.

ITE постоянно  проводит исследования и анализ  проводимых выставок, повышает их  уровень и предоставляет большой  спектр дополнительных услуг,  делая работу своих клиентов  на выставках более эффективной.  К каждой выставке выпускается  официальный каталог, путеводитель, организовывается массовая компания по привлечению посетителей, проводятся пресс-конференции и семинары. Все выставки освещаются специализированными изданиями и центральными СМИ.

В рамках выставок проводятся специализированные отраслевые конференции, которые позволяют более 250 ведущим специалистам отрасли, инвесторам и представителям правительственных кругов обсудить проблемные вопросы индустрии и перспективы ее развития на будущее.

Успех компании во многом зависит от ее сотрудников. ITE – это команда высококлассных профессионалов, имеющих огромный опыт в выставочном бизнесе, знающих и любящих свое дело.

Первая  выставка «Путешествия и туризм»  была проведена в 1994 году в период резкой активизации рынка туруслуг. Выставка, организованная в нужное время и в нужном месте была обречена на успех. Уже вторая выставка была признана лучшей профессиональной выставкой года.

За последующие  пять лет выставка стала одной  из крупнейших, профессиональных и  посещаемых в мире, вошла в пятерку  мировых лидеров, вошла в состав Европейской ассоциации туристических выставок.

Что касается цен на выставочную площадь, то они  довольно велики. В среднем, стоимость 1 кв. метра составляет $ 200–300.

Кроме того, существует целая серия дополнительных услуг, предоставляемых за дополнительную плату. Весь этот спектр услуг отражается в специальном прайс-листе весьма внушительного объема.

Выставка Mitt – уникальная возможность всесторонне  оценить туристский рынок, откорректировать ценовую политику, заключить деловые контакты с участниками выставки из более чем 90 стран мира. Участие в Mitt – вопрос престижа и деловой репутации компании.

3. Одной из основных проблем, затрудняющих развитие выставочно-ярмарочной деятельности  в Республике Беларусь, является нехватка современных выставочных площадей. Это проявляется во всех регионах.

Конечно, положение меняется к лучшему, однако….

Состояние материально-технической  базы выставочных  центров во многом определяет уровень  сервиса для участников и посетителей выставок. Фактически в Беларуси нет ни одного выставочного комплекса, который бы стабильно, в полном объеме и с должным качеством смог обеспечить весь круг необходимых выставочных услуг. Но за истекшее десятилетие ощутимый прогресс наметился и в этой сфере. Появилось много компаний, которые специализируются на услугах для экспонентов и способны предоставлять их на уровне лучших мировых стандартов.

Заключение

С каждым годом в нашей стране увеличивается  количество выставок, следовательно, и  начинает улучшаться их качество. На каждой выставке организаторы пытаются завлечь посетителей, что приводит к созданию здоровой конкурентной атмосферы. В результате повышается общий уровень организации и проведения такого рода мероприятий.

Анализируя  отрасль выставочно-ярмарочной деятельности, я пришла к выводу, что пока еще у нас в стране организация и проведение выставок стоит не на самом высоком уровне, но развивается огромными темпами. Выставочно-ярмарочная деятельность хорошо развивается в тех отраслях, которые занимают ведущую роль на рынках страны и зарубежья, таких как туризм, компьютерные технологии, автомобилестроение и т.д.

Выставки  и ярмарки – это один из основных элементов в системе маркетинговых  коммуникаций, так как благодаря  ним происходит не только знакомство с новыми товарами, услугами, но и осуществляется обмен опытом, грамотное установление цены на продукцию, проводится политика сбыта и рекламы.

Так же, благодаря появлению Интернета, связь между устроителями выставок, экспонентами, потенциальными посетителями и клиентами стала лёгкой и доступной, так как на сайтах выставочных компаний можно найти подробную информацию о предстоящей выставке, о количестве участников, а при надобности – задать интересующий вопрос по данной теме.

Самый эффективный способ продвижения  продукта и достижения успеха предприятием – это умелое сочетание выставочной и рекламной деятельности. Поэтому, отдел маркетинга – важное звено на предприятии, без которого трудно представить полноценную работу фирмы в XXI веке.

Выставочно-ярмарочная деятельность является инструментом макроэкономической и инвестиционной политики. Сегодня выставки и ярмарки обеспечивают мобильность рынка, создают необходимое информационное поле, формируют значительные финансовые потоки, а также приносят дополнительный доход в бюджеты всех уровней. Выставки являются связующим звеном между внутренними и международными рынками и способствуют привлечению иностранных инвестиций для реализации инвестиционных проектов российских организаций.