Выставочная и ярмарочная деятельность в Беларуси

Ø  вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

Но, в  тоже время, существуют и «плохие» места, за счёт аренды которых фирма имеет  возможность сэкономить, это размещение стенда:

Ø  вдали от выходов и центральных проходов;

Ø  в задней части зала;

Ø  позади больших колонн, лестниц;

Ø  лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.

За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес / телефон, номер расчётного счета и т.д.) Суть заявки – предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5–10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Итак, выбрав и забронировав площадь, предприятие переходит к процедуре оформления стенда, роль которого на пути к успеху велика, ведь стенд – это образ предприятия-экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру. Это уже само по себе действует как средство передачи и приема сообщений и выражает предприятие как единое целое. В связи с этим стенд должен:

Ø  выделять предприятие;

Ø  привлекать, не будучи вызывающим;

Ø  пробуждать интерес.

На классический вопрос, занимающий каждого экспонента: «Каким все же должен быть стенд?»  – следует ответить: «Таким, который с первого же момента раскрывает цели участия экспонента в ярмарке или выставке, отпечатывается в памяти посетителей как единое целое конструкции и предоставляемых товаров \ услуг и подчеркивает или улучшает имидж предприятия».

Размеры стенда зависят от многих факторов, основными из которых являются:

1. Количество и вид экспонатов;

2. Ожидаемое количество потребителей;

3. Особые запросы экспонента, определяемые целями его участия;

4. Размеры и авторитет фирмы;

5. Размеры стендов конкурентов.

Стенд площадью в 20 кв. метров может удовлетворять  потребности мелкого экспонента, но если он расположен в близком  соседстве со стендами в 150 или 200 кв. м., опасность падения авторитета экспонента очевидна.

•  Оформление выставочного стенда, как один из элементов затрат.

Рассмотрев  статьи затрат на участие в выставке, можно сделать вывод, что затраты  на монтаж и оформление стенда –  дорогое удовольствие. И в то же время, турпредприятие всё равно  должно стремится к покупке лучшего  места для стенда и его оригинальному оформлению. Ведь всё это определяет будущую прибыль и успех предприятия. Исходя из этого, в данном пункте, я предлагаю рассмотреть вопрос оформления и расположения выставочного стенда.

Выставочный стенд – это лицо фирмы. Поэтому успех участия туристского предприятия в выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства оформления выставочной экспозиции. Встречаются руководители туристских фирм, которые очень требовательно относятся к рекламным объявлениям в газетах, журналах, и в то же время не думают, о том, как выглядит их выставочная экспозиция. Но ведь для потенциальных клиентов или партнеров чтение газет с рекламой – занятие ежедневное, а посещение стенда фирмы может стать событием. Следовательно, необходимо приложить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это событие было запоминающимся.

Первый  вопрос, который возникает перед  фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера  необходим стенд. Но самым главным  является умение оригинально оформить стенд, сделать его интересным для посетителя.

В принципе при организации стендов туристских фирм используются преимущественно  две концепции. Одна из них, особенно характерная для стендов фирм из латиноамериканских, азиатских и  ближневосточных стран и делает упор на визуальном аспекте. Обычно такого рода стенды бывают роскошно оформленными. Для привлечения внимания посетителей используются определенные игровые элементы. Это может быть либо мини-представление (например, «танец живота» всегда обеспечивает успех тунисских стендов), либо игра (например, угадать туристские курорты, изображение которых появляется на экране).

Другая  же концепция отдает предпочтение информационным аспектам. Стенд такого типа представляет собой достаточно просто, но со вкусом оформленные пункты распространения рекламной продукции и информации. Здесь наиболее существенное значение имеют компетентность и усердие персонала, а также бесперебойное снабжение рекламными материалами.

Кроме размеров стенда существенную роль играет и его тип:

Линейный стенд: располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов.

Угловой стенд: является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.

«Полуостров»: этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию.

«Остров»: идеальное решение для крупных предприятий, т. к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию.

«Сквозной»: лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента.

Вопрос  выбора типа стенда относится к числу  важнейших вопросов, от которого в  значительной степени зависит успех участия на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда. Если есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.

Офис  отгораживают тогда, когда нуждаются  в комнате для переговоров (не менее 6 кв. м.) или месте складирования  экспонатов (не менее 2 кв. м.). Однако наличие  офиса увеличивает потребность в общей площади.

В качестве сравнения можно рассмотреть  два типа стенда:

Ø  Традиционный линейный стенд глубиной 6 м и шириной 3 м;

Ø  Угловой стенд той же площади.

В первом случае фронт общения с посетителями составляет 3 метра, а во втором целых 9 метров.

Фирма так же должна четко определить тематический план своей экспозиции. Оформление стенда должно быть выдержано в едином стиле. Привлекательность стенда всегда достигается броской частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стенда используют плакаты, диаграммы, фотографии. Но их количество не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов.

Вся выставочная  экспозиция условно разбивается  на несколько зон:

Ø  публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты);

Ø  рабочая (место для проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами);

Ø  служебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, рекламной литературы, отдыха сотрудников, одежды, для приготовления напитков).

На большинстве  выставок принято часть рекламных  материалов раскладывать на виду для  того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий. Ее цель – оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

Помимо  общедоступных материалов на стенде, обычно, находятся рекламные или  информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей других фирм, посещающих стенд. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне, вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

Стенд оформляется с помощью отдельных  рекламных элементов:

Ø  надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак) в некоторых случаях и телефон;

Ø  плакатов, для оформления стен стенда;

Ø  экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных

непосредственно над или около выставочного стенда;

Ø  мониторов для демонстрации рекламных роликов.

Основная  цель данного вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими продуктами.

Никогда не следует считать работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести другие изменения.

Следует помнить, что любая выставка –  это одновременно и процесс учебы. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнеры. С каждым разом меняются методы оформления стендов. Появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие внимание Посетителей.

Самое существенное для туристского предприятия  состоит в том, чтобы уловить  новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным. Важнейшую роль играет оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Небольшой стенд может успешно представлять и большую фирму: дело не только в количестве выставочных метров, но в их качестве.

2.4 Анализ планирования  выставочной деятельности  в туризме  

Организационный процесс при участии в выставке делится на три этапа:

ü  предвыставочная работа;

ü  работа на выставке;

ü  работа после выставки.

Даже  если открытие выставки еще очень далеко, подготовку к ней следует уже начинать. Процедура подготовки к ярмарке-выставке занимает, как правило, от 20 до 52 недель в зависимости от размеров предприятия, места проведения мероприятия и многообразия поставленных целей.

В плане сроков выполнения работ должны быть отражены все виды деятельности – в зависимости от конкретных задач – в четкой временной последовательности. Разработке плана предшествует составление подробного перечня отдельных действий с параллельной оценкой сроков, требующихся для выполнения каждого из них в отдельности. Необходимо отметить, что основанием для составления такого перечня служат ограничительные сроки – обязательные даты представления необходимых документов. Затраты времени на реализацию конкретных задач тоже должны быть рассчитаны. Вместе с датами исполнения и завершения работ учитываются все сроки, которые только могут быть запланированы заранее, включая установленные устроителем выставки периоды монтажа и разборки.

Общее количество необходимого времени обусловлено теми сферами деятельности, которые требуют планирования на долгий срок (концепция стенда, экспонаты). Остальные виды работ рассчитываются с некоторым заделом, т.е. дата начала данной работы может изменяться в соответствии с необходимыми для ее выполнения действиями.

План  нужно составить так, чтобы в  него вошли все те важнейшие условия, без выполнения которых не обойтись, чтобы по-настоящему подготовиться  к выставке. В плане предусматривается:

v  определение значения выставки в системе маркетинга;

v  конкретизация целей участия в выставке;