Виробничі запаси

 

Основні документи, які використовуються в обліку виробничих запасів на Державному підприємстві «Укрспирт»,  відповідно до класифікаційних ознак наведені у таблиці 4.1.

Своєчасна підготовка інформації про  діяльність підприємства залежить, перш за все, від своєчасного оформлення і подання в бухгалтерію первинних документів з місць виробництва продукції, виконання робіт, послуг; зі складів виробничих і товарних запасів та інших структурних підрозділів підприємства.

З метою своєчасного отримання  первинних документів з місць їх виписування наказом керівника встановлено графік документообігу, яким регулюється порядок і строки складання, подання в бухгалтерію документів, а також призначаються конкретні виконавці, відповідальні за дотримання встановленого порядку і строків.

Документальне оформлення надходження матеріальних, сировинних і паливних ресурсів, їх наявності  та витрачання є досить складним процесом, адже структура документообігу повинна  бути такою, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю та оперативного управління рухом виробничих запасів.                  

Основні первинні документи, якими оформлюються операції з руху виробничих запасів, наведені в таблиці 4.2.

Переважну  більшість  виробничих запасів підприємство придбає у постачальників на підставі укладених договорів  (контрактів, угод). На  відвантажені матеріальні цінності постачальник виписує рахунок-фактуру та інші розрахунково-платіжні документи (у яких вказуються  назва, номенклатурний номер, одиниця  виміру, кількість, сорт, ціна кожного виду матеріальних цінностей, що  відпускаються, ставка і сума ПДВ, загальна сума, що підлягає до оплати), а також податкову накладну. Податкова накладна надає право покупцеві, зареєстрованому як платник  ПДВ, на включення до податкового кредиту суми ПДВ,  сплачену постачальнику  при придбанні  матеріальних цінностей (робіт, послуг) [46, с. 278].

Таблиця 4.2..

Перелік форм первинних  документів для обліку виробничих запасів

 

№ з/п	Назва  документу	Типова форма	У яких випадках  використовується	Хто  підписує	Рух  документу
1	2	3	4	5	6
1	Довіреність [Додаток Т]	М-2, 2б	Для оформлення  права  окремої  особи  виступати  довіреною  особою  підприємства  при  отриманні  запасів	Бухгалтер і особа, на ім.”я  якої  виписана  довіреність	Залишається  у постачальника
2	Журнал реєстрації довіреностей	М-3	Застосовується  для  реєстрації  виданих  під  розписку   довіре-ній  особі.	Бухгалтер, який  видає  довіреності	Зберігається  в  бухгалтерії
3	Прибутковий  ордер	М-4	Для  оприбуткування  матеріалів, які  надій-шли  на  підприємство  від постачальників  або з  переробки.	МВО, що приймає ТМЦ, бухгалтером	Передається  в  бухгалтерію  підприємства
4	Товарно-транспортна  накладна [Додаток Г, Д,  Ж, З, Л]	М-5, М-6	Призначена  для  обліку  поставок  запасів  та  розрахунків  за  їх  перевезення  автомобільним  транспортом.	Експедитором ТМЦ  та  бухгалтером	Один  примірник залишається  на  підприє-мстві,  другий – у  постача-льника, третій -  на трансп.підприємстві
5	Акт про  приймання  матеріалів [Додаток С,Р]	М-7	Застосовується  для  приймання  запасів, що мають  кількісні  та  якісні  розбіжності  з  даними супроводжуючих  документів, а також  при  прийманні  запасів, що  надійшли без  документів	МВО, що приймає ТМЦ, бухгалтером, представником постачальника	Передається  в  бухгалтерію  підприємства,  один  примірник  передається  постачальнику
6	Лімітно-забірна  картка [Додаток В]	М-8, 9	Призначена  для  оформлення  відпуску  матеріалів, які  систематично  споживаються при  виготовленні  продукції	МВО	Зберігається  на  складах
1	2	3	4	5	6
7	Накладна –вимога на відпуск  матеріалів	М-11	Застосовується для  обліку руху матеріалів  всере-дині  підприємства.	МВО, бухгалтер	Передається в бухгалтерію
8	Акт про  витрату  давальницьких  матеріалів	М-23	Застосовується  для  оформлення  витрат  матеріалів, відкри-того  зберігання,  що  належать  замов-нику, в  витрача-ються будівельною чи  монтажною організацією,  яка виконує роботи	МВО, бухгалтер	Зберігається  в  бухгалтерії

 

Від правильності документального оформлення операцій з надходження виробничих запасів залежить правильне віднесення їх вартості на витрати виробництва, а також реальність оцінки незавершеного виробництва та його відображення у звітності.

Надходження  виробничих  запасів  оформлюється  й  іншими документами. Наприклад, супровідні документи постачальників (рахунок – фактура (ф. № 63), платіжна вимога-доручення (ф. № 0401040)) є підставою для кількісного та якісного приймання партії запасів, що надійшли, використовуються для розрахунків між постачальниками та покупцями за відвантажені (відпущені) запаси [46, с. 281].

При відпуску матеріалів у виробництво необхідно дотримуватись  наступних вимог:

1) запаси обліковуються  за вагою, обсягом, масою у суворій відповідності з нормативами витрат на визначений обсяг виробництва;

2) відпуск, як правило, здійснюється в межах попередньо встановлених лімітів.   Лімітування  здійснюється  відділом  матеріально-технічного  постачання чи плановим відділом;

3) з головним бухгалтером узгоджуються списки осіб, яким надано право вимагати з складів запаси, а також беруться зразки їх підписів. Ці дані повинні бути повідомлені працівникам складів (комор). Запаси на виробництво видаються зі складів тільки представникам цехів, господарств, відділів тощо, які офіційно призначаються для їх отримання.

Порядок документального  оформлення операцій з відпуску запасів  зі складів підприємства залежить від  того, для яких потреб вони відпускаються: систематично на виробничі потреби  або епізодично в цехи та відділи на адміністративні чи інші потреби.

ДП «Укрспирт», у зв’язку з специфікою своєї роботи, складає такий акт як «Акт про відвантаження та приймання спирту» [Додаток Р, С].

Відпуск спирту оформляють заповненням відповідних розділів журналу за формою П-23 та акта про відвантаження і приймання спирту за формою П-24  (далі – форма П-24), названий акт не заповнюють на відвантаження партії спирту об'ємом, меншим ніж 60 дал.

Акт за формою П-24 складають  на кожне відвантаження (відпуск) спирту і продуктів брагоректифікації залізницею, автотранспортом або водним транспортом. На кожен сорт спирту і продукти брагоректифікації складають окремий акт.

Акт за формою П-24 складають  на кожну партію спирту у трьох  екземплярах, один з яких залишає  собі постачальник, а два інших передають покупцю. Покупець один екземпляр цього акта повертає постачальнику із заповненими даними про фактичну кількість прийнятого спирту не пізніше ніж через два дні після приймання спирту.

Кожна партія спирту, яку  відпускає виробник покупцю, повинна супроводжуватися документом про якість, який видає виробнича лабораторія підприємства-виробника спирту.

Первинні документи, призначені для оформлення операцій з надходження, внутрішнього переміщення та відпуску запасів, є підставою для ведення  бухгалтерського і оперативного (складського) обліку. Виробничі запаси надходять до бухгалтерії, де вони підлягають перевірці за змістом операцій і правильністю їх оформлення (перевіряється наявність реквізитів, підписів, правильність арифметичних підрахунків). Особлива увага при цьому звертається на законність операцій.

Документообіг за операціями на ДП «Укрспирт» із запасами починається з оформлення документів при їх оприбуткуванні. Виробничі запаси, які надходять  на підприємство, оприбутковуються матеріально відповідальними особами (завідувачами складами, комірниками та іншими особами) на підставі товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур акту про приймання матеріалів, і оформляються прибутковим ордером типової форми №М-4. Його складає матеріально відповідальна особа в двох примірниках у день прибуття цінностей на склад.

Товарно-транспортна накладна (далі – ТТН) є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей (далі – ТМЦ) у продавця та оприбуткування їх у покупця, а також для обліку транспортної роботи. ЇЇ оформлює вантажоодержувач. Виписують ТТН на кожну партію вантажу в чотирьох примірниках: перший залишається у вантажовідправника, другий, третій і четвертий, завірені підписами і печатками (штампами) вантажовідправника, віддають водію. Товаро-транспортні накладні з ДП «Укрспирт» наведені в [Додатках Г, Д, Ж, З, Л.]

Форми М-2 і М-2б [Додаток Т] використовуються для отримання представником підприємства, довіреною особою сировини, матеріалів, палива, запчастин, інвентарю, худоби, насіння, добрив, інструментів, товарів, основних засобів і інших товарно-матеріальних цінностей, а також нематеріальних активів, грошових документів і цінних паперів (надалі – цінності). Ці цінності можуть передаватися покупцю (одержувачу) як на платній, так і безкоштовній основі.

Типову форму рахунку-фактури  на сьогодні законодавчо не затверджено, тому на нашому підприємстві складають  його у довільному порядку. Зразок рахунку-фактури, де постачальником є ПАТ «Івано-Франківськгаз», а одержувачем ДП «Укрспирт», подано у Додатку К. Крім того, до рахунку-фактури можна включати додаткові дані, такі як відомості про статус платника податку, інформацію про строки оплати виписаного рахунка-фактури, а також способи підтвердження оплати.

Акт про приймання матеріалів (форма  № М-7) на ДП «Укрспирт» складають, якщо є розбіжності в кількості та якості запасів, що надійшли на підприємство, із даними супровідних документів, якими вони оформлені.

Після приймання цінностей акти з доданими документами передають: один – до бухгалтерії підприємства для обліку переміщення матеріальних цінностей, а другий – до відділу постачання або юридичного відділу для направлення листа-претензії постачальнику. Додаткові відомості, які в подальшому знадобляться для юридичного врегулювання спірних питань, записують у рядку «Інші дані».

Картку складського обліку матеріалів (форма № М-12) на  ДП «Укрспирт» застосовують для обліку руху матеріалів на складі за кожним сортом, видом і  розміром у номенклатурних номерах. Веде її матеріально відповідальна  особа (комірник, завскладом). Записи в картці роблять у день, коли оприбутковано або відвантажено матеріали на основі первинних документів.

Відпуск запасів (внутрішнє переміщення) оформляється лімітно-забірними картками, актом-вимогою на заміну (додатковий відпуск) матеріалів, накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів.

Лімітно-забірна картка (форма №  М-8) на державному підприємстві слугує для оформлення багаторазового відпуску одного номенклатурного номера ТМЦ  на один місяць. Відповідає за її складання  відділ постачання або плановий відділ. Лімітно-забірну картку заповнюють у двох примірниках. Один із них передають у цех, тобто тому, у кого ці запаси зберігаються і хто їх видаватиме. Другий примірник – споживачу матеріалів.

Лімітно-забірна картка за червень 2011 року наведена в Додатку В.

Акт-вимогу на заміну (додатковий відпуск) матеріалів (форма № М-10) складають  при додатковому відпуску матеріалів як у межах ліміту, так і при  понадлімітних витратах.

Кожна партія харчових продуктів, що надходить від виробника, повинна супроводжуватись посвідченням про якість. ДП «Укрспирт», звичайно ж, виготовляє якісний спирт, про що свідчать Посвідчення про якість [Додаток У], де вказується ряд показників партії продукції, наприклад, зовнішній вигляд, смак, запах, частка етилового спирту, масова концентрація речовин.

Розглянемо дане Посвідчення  про якість № 17 [Додаток У]. Там вказано, що спирт етиловий ректифікований згідно з ДСТУ 4221:2003.

Даний продукт виготовляється із зерна, яке не містить генетично  модифікованих організмів (ГМО).

Дегустаційна оцінка 9,8 бала.

Накладну-вимогу на відпуск (внутрішнє  переміщення) матеріалів (форма №  М-11) використовують, щоб враховувати  рух ТМЦ усередині підприємства, а також відпускати їх структурним  підрозділам, розміщеним за межами його території, і реалізовувати запаси стороннім організаціям. Накладну-вимогу складають у двох примірниках: перший – передають завідувачу складу для підтвердження відпуску ТМЦ, другий – одержувачу.

Залишки матеріалів на складі оформлюються у відомості обліку залишків матеріалів на складі (форма № М-14) та у матеріальному звіті (форма № М-19), який складається матеріальною особою у кількісному вираженні та в одному примірнику після закінчення місяця.

Усі первинні документи на оприбуткування та відпуск запасів на ДП «Укрспирт» матеріально-відповідальними особами в установлені строки за реєстром приймання-здачі документів (форма № М-13) передаються для обробки до бухгалтерії.

Існує декілька варіантів  обліку виробничих запасів бухгалтерії  підприємства. Про них вказано в наступній таблиці 4.3.

Таблиця 4.3.

Варіанти обліку виробничих запасів

Варіанти	Зміст варіанту
Сортовий	На підставі первинних документів на кожен вид виробничих запасів  відкривається картка аналітичного обліку, де їх обліковують в натуральному і грошовому вираженні. По закінченні звітного періоду складається оборотні відомості аналітичного обліку. Залишки і обороти по них порівнюються з даними карток складського обліку
Партіонний	Первинні документи групуються за номенклатурними номерами і в  кінці звітного періоду кінцеві дані по кожному з номерів заносяться до оборотних відомостей. Оборотні відомості складаються в натуральному і грошовому вираженні по кожному складу і для кожного рахунку
Сальдовий (оперативно-бухгалтерський)	Сальдовий метод обліку базується на використанні регістрів аналітичного обліку карток складського обліку. Щоденно (щотижня, раз на 10 днів) працівником бухгалтерії перевіряється правильність записів про надходження і витрачання виробничих запасів на складі іпідтверджується залишок по картці складського обліку особистим підписом бухгалтера, а кожного першого числа місяця залишок по кожному номенклатурному номеру переноситься до відомості обліку залишків матеріалів на складі (без оборотів витрат і надходження виробничих запасів). На підставі даних відомості виводяться підсумки по складу

 

Запаси відпускають  зі складу підприємства на виробничі, господарські потреби, на строку, для  переробки і в порядку реалізації надлишкових (неліквідних) запасів. На підприємстві для обліку виробничих запасів використовують сальдовий (оперативно-бухгалтерський) варіант.

Згідно наказу «Про облікову політику» [Додаток Б] на підприємстві використовують журнально-ордерну  форму обліку. Записи в накопичувальних регістрах виконують по показниках, необхідних для управління і контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємства, а також для складання періодичної та річної бухгалтерської звітності. Основними регістрами обліку є журнали-ордери, що ведуться по кредиту синтетичних рахунків і дебету кореспондуючих рахунків. Використовують також регістри аналітичного обліку – відомості, таблиці, книги і картки.