Существующая система управления в Казахстане и ее совершенствование

Структурно-функциональная подсистема выступает как бы в роли «костяка», «остова» или даже «тело» системы управления. Причем, при определенном уровне развития управления, «тело» системы управления фактически эквивалентно системе управления в целом. Но всякий развитый организм не эквивалентен только своему телу. Есть еще нечто исключительное, что условно можно назвать «душой» организма. Чем выше уровень развития организма, тем выше значимость этой его подсистемы. Что же можно считать душой системы управления? Ответ на этот вопрос можно получить, если проанализировать вторую подсистему системы управления.

Основными частями данной подсистемы являются следующие блоки:

• управленческая идеология и ценностная ориентация системы управления;
• интересы и поведенческие нормативы участников процесса управленческой деятельности;
• информация и информационное обеспечение коммуникаций в системе управления.

Совокупность данных трех блоков в  основном покрывает всю рассматриваемую  подсистему, хотя применительно к определенным системам управления можно указать на существование дополнительных блоков, играющих определенную роль в данной подсистеме. Такими блоками могут быть, например, блоки национальных интересов и даже национальных управленческих стереотипов, либо блоки реализации в управлении идеологических установок. Данные блоки следует принципиально отличать от первого выделенного блока управленческой идеологии, так как они служат выразителями определенных видов бытующей в обществе идеологии вообще, а не только управленческой идеологии.

1.2.2 Информационно-поведенческая подсистема управления

И основные названные блоки, и блоки, возникающие в конкретных условиях и имеющие явно выраженный ситуационный характер, находятся в динамическом взаимодействии как между собой, так и с элементами структурно-функциональной подсистемы системы управления. При этом, в различных системах управления, в зависимости от общих свойств системы, ее характерных особенностей, а также в зависимости от уровня развитости системы управления и условий осуществления управленческой деятельности, степень проявления отдельных блоков, а также характер их взаимодействия могут быть совершенно различными. Однако в любых случаях рассматриваемая подсистема системы управления имеет общее свойство, суть которого состоит в том, что она связывает воедино (и не только связывает, а и сводит воедино в успешно функционирующих системах управления), на основе развития информационных каналов и связей, цели организации, воплощаемые в критериях функционирования, управленческую идеологию, интересы и критериально-нормативную базу работников управления, процедуры и организацию управленческой деятельности. Это позволяет данную подсистему охарактеризовать как информационно-поведенческую подсистему системы управления (ИПП).

Реальными формами проявления данной подсистемы являются:

• управленческие теории и управленческая идеология;
• формальные и неформальные отношения управленческих работников с представителями внешнего окружения;
• уровень организационного развития, а также уровень развития каждого отдельного работника управленческого звена;
• информированность работников, носители информации, методы распространения информации.

В настоящее время в связи  с объективно происходящим процессом ускоренного и расширенного распространения информации, а также в связи с заметным увеличением значимости синергического эффекта, получаемого от органично осуществляемых совместных действий, резко возрастает роль информационно-поведенческой подсистемы системы управления.⁴

1.2.3 Типы информационно-поведенческих подсистем

Существует несколько достаточно выраженных типов информационно-поведенческих подсистем.

Первый тип характеризуется  наличием формальной организации деятельности и отношений в системе управления. Деятельность инициируется распоряжениями и требует наличия формального контроля исполнения, отношение к работе безразличное, безответственное и безынициативное. Интересы работников и их умения направлены вовне организации. Отношения между работниками по поводу работы формальные, неформальные отношения связаны с интересами, находящимися за пределами организации. Уровень информированности невысок, доступность информации низкая как в силу формальных ограничений, так и по причине слабости и неразвитости технической базы обращения к информации и ее распространения.

Второй тип информационно-поведенческой  подсистемы характеризуется наличием неспокойствия в отношениях, наличием конфликтных ситуаций, стремлением отдельных членов коллектива к привнесению изменений в основном за счет других членов либо путем организационных перестроек. Отсутствует безразличие, характерное для первого типа, однако и нет органичной заинтересованности в реальном повышении эффективности и качества функционирования всего коллектива. Как и при первом типе, здесь доминируют собственные цели и интересы, находящиеся за пределами интересов организации. Для таких отношений характерно наличие сформированных групп в коллективе и обособленность отдельных членов. Официальная система информирования функционирует плохо, низок уровень доступности информации, часты попытки сознательного сокрытия информации или введения необоснованных ограничений на получение информации. В то же время очень широко практикуется неформальный сбор и распространение информации. Широко практикуются закрытые обсуждения либо обсуждения в узком кругу избранных лиц.

Третий тип характеризуется  наличием заинтересованности в конечных результатах функционирования системы управления, стремлением к получению больших результатов за счет совершенствования внутренних отношений, развития всех членов организации и повышения уровня совместной трудовой деятельности. Широкое распространение имеют групповые формы совместной деятельности, однако они носят довольно формальный характер. Для этого типа характерны доброжелательность в отношениях, стремление к разрешению конфликтных ситуаций, открытость в высказываниях, склонность к сотрудничеству. Важной характеристикой данного типа является проявление активности в осуществлении производственной деятельности, зарождение творческого отношения к работе, возникновение самодеятельных начал. Осознается роль и значимость широкой информированности, создается атмосфера гласности и широко распространены открытые обсуждения.

Четвертый тип информационно-поведенческой  подсистемы характеризуется наличием такого состояния системы управления, при котором складывается органичное сочетание личных интересов со стремлением к получению высоких конечных результатов функционирования организации в целом. Для данного типа характерны ориентация на конечные результаты, самоорганизуемость и самонастраиваемость. Состояние отношений в системе настолько высоко развито, что позволяет системе гибко адаптироваться к новым задачам и условиям, т.е. осуществлять саморазвитие системы управления. Хранение, получение необходимой информации, передача и обработка ее осуществляются с помощью быстродействующих и высокопроизводительных технических средств. Информация и информированность являются органичными составляющими функционирования системы управления.

1.2.4 Подсистема саморазвития системы управления

Подсистема саморазвития системы управления является третьей подсистемой системы управления. Появление подсистемы саморазвития системы управления отражает возникновение в системе управления таких качеств, как стремление к самосовершенствованию, гибкость и адаптивность к изменениям, ориентация на новшества, поиск и разработка прогрессивных идей и ускоренное введение их в практику функционирования системы управления. Подсистема саморазвития управления не просто отражает названные качества системы управления, она является генератором этих качеств, она же несет в себе механизм их воспроизводства, закрепления, распространения и практического воплощения. Данная подсистема является источником и проводником потребности системы управления в самосовершенствовании и одновременно носителем механизма, посредством которого осуществляется развитие системы управления. Подсистема саморазвития системы управления может быть разделена на две части. Первая часть подсистемы ориентирует систему управления на постоянное совершенствование и развитие. Она обеспечивает потребность системы управления в изменении в направлении улучшения, а также в регулярном обновлении. Для данной части подсистемы характерно решение следующих задач и выполнение следующих функций:

• разработка, введение в систему управления и постоянное поддержание должного уровня стимуляторов, побуждающих систему управления к самосовершенствованию;
• постоянный анализ уровня функционирования системы управления, ее наличных и потенциальных возможностей, а также анализ динамики задач, стоящих перед системой управления и изменения окружающей среды;
• выявление новых тенденций и направлений развития систем управления, наблюдающихся в мировой практике менеджмента, а также анализ используемых форм и методов обновления систем управления.

Данная часть подсистемы саморазвития очень тесно примыкает к информационно-поведенческой подсистеме системы управления, и ее функциональные возможности в значительной мере определяются уровнем развитости информационно-поведенческой подсистемы.

Это связано с тем, что и готовность к изменениям, и адаптивность, и гибкость, и мобильность, и, наконец, заинтересованность в высоких конечных результатах функционирования системы управления, ориентация на результат совместной деятельности преимущественно задаются состоянием информационно-поведенческой подсистемы.

Вторая часть подсистемы саморазвития системы управления обеспечивает развитие системы управления. Наиболее существенными задачами, решаемыми ею, являются следующие:

• выработка траекторий саморазвития системы управления, включающая в себя поиск возможностей совершенствования, описание нового состояния системы управления, разработку процедуры и содержания перехода в новое состояние, а также определение средств обеспечения этого перехода;
• организация перехода системы управления в новое состояние, включающая в себя составление программы перехода, распределение заданий и позиций между субъектами перехода, распределение функций координации и корректировки их деятельности в процессе перехода и т.п.;
• анализ результатов перехода, обобщение опыта работы по переводу системы управления в новое состояние, получение выводов по развитию подсистемы саморазвития системы управления.

Важнейшим направлением функционирования подсистемы развития системы управления является развитие кадров системы управления.

Это обусловлено тем, что единственно  возможным реальным движением системы  управления может быть только движение ее кадров, во-первых, по вертикали (должностное продвижение), во-вторых, по горизонтали (смена профиля работ и рабочего места) и, в-третьих, вглубь (улучшение поведения и способностей в общении, рост позитивного отношения к работе, повышение профессиональной квалификации, производственного кругозора и навыков работы, овладение смежными профессиями и современными средствами обработки и передачи информации).⁵

Рассматриваемая в работе компания ТОО “WATTS Engineering” является простой системой, т.к. в ней отсутствуют сложные схемы взаимодействия сотрудников и подразделений.

Она имеет линейно-штабную структуру  организации, где все сотрудники принимают решение на тех уровнях, где оказывается в силе это  решение и находятся те, кто несет ответственность. Сотрудники руководствуются не отдельными распоряжениями сверху, а имеют свои четко разработанные сферы действия с полномочиями и компетенциями.

Ответственность не концентрируется на верхнем уровне управления. Она является частью компетенции других сотрудников, по сферам деятельности. Практически самым важным является то, что вышестоящая инстанция имеет право принимать только те решения, которые нижестоящая инстанция принимать не вправе.

2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ  УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1 Экономическая характеристика предприятия

Товарищество с ограниченной ответственностью “WATTS Engineering” было основано в 2004 году.

Учредителями предприятия являются два физических лица, имеющих казахстанское гражданство, (им принадлежит 100% уставного капитала). Организационно-правовая форма выбрана в силу облегчения и четкости отношений между учредителями.

Основной деятельностью ТОО “WATTS Engineering” является торговля электрическим оборудованием.

Одним из основных преимуществ ТОО “WATTS Engineering” является предоставление интегрированных услуг. Это означает, что компания предлагает для своих клиентов полный спектр услуг, которые с эффективностью решают широкий круг задач, связанных с системами электроснабжения, автоматизацией и пуско-наладкой оборудования. Вертикально-интегрированные услуги ТОО “WATTS Engineering” дают клиентам возможность концентрироваться на основной деятельности, не отвлекая ресурсы добиваться значительных выигрышей по срокам и стоимости исполнения проектов.

Специализация компании:

- управление проектами

- инжиниринг

- электромонтаж

- автоматизация

- пусконаладка

В начале своей деятельности упор делался только на торговлю электрическим оборудованием. Товар приобретался по договорам поставок с условиями отсрочки оплаты преимущественно у китайских и немецких фирм-партнеров. Анализируя положение дел и тенденции развития организации, можно сказать, что торговые точки не давали достаточного уровня рентабельности и отдачи на вложенный капитал. Рентабельность была порядка 15-20%, а накладные расходы - высокими. Исходя из этого, весной 2005 года руководство компании приняло решение о расширении ассортимента и изменении политики сбыта, а также добавило к специализации компании дополнительные аспекты.