Звіт по практиці ТОВ "Сузір`я"

Лінійно-функціональна (штабна) структура управління го­телем. За такої структури управління всю повноту влади бере на себе лінійний керівник, що очолює колектив. При розробці конкретних питань і підготовці відповідних рішень, програм, планів йому допомагає спеціальний апарат, що складається з функціональних підрозділів (управлінь, відділів тощо).

У цьому разі функціональні структури підрозділу перебу­вають у підпорядкуванні головного лінійного керівника. Свої рішення вони втілюють або через головного керівника, або (у межах своїх повноважень) безпосередньо через відповідних ке­рівників служб-виконавців. Таким чином, лінійно-функціо­нальна структура передбачає спеціальні підрозділи при лінійних керівниках.

Незважаючи на те, що всі керівники санаторію „Квітка полонини” (ТОВ «Сузір`я») виконують уп­равлінські функції, не можна сказати, що вони займаються од­наковим видом діяльності. Окремим керівникам доводиться витрачати час на координування роботи інших керівників, що, у свою чергу, координують роботу менеджерів більш низького рівня, і так до рівня керівника, що координує роботу не управлінського персоналу — людей, що надають послуги. Форма піра­міди на рис. 2.1 вказує на те, що на кожному наступному рівні управління, починаючи з нижнього, знаходиться менше людей, ніж на попередньому. Керівники всіх рівнів управління вико­нують також виконавчі функції. Питома вага виконавчих функцій знижується з підвищенням рівня керівництва. Розра­хунки показують, що на вищому рівні вони займають близько 10%, на середньому — 50%, на нижчому — близько 70% загаль­ного часу менеджерів.

Вищий рівень управління санаторним комплексом пред­ставлений власником комплексу і генеральним директором. Вони приймають загальні рішення стратегічного характеру. Подібні рішення відносяться до категорії загальних, від яких залежать розмір готелю і вибір місця для його будівництва, архітектура й інтер'єр, обладнання, підбір персоналу. Власником комплексу може бути як приватна особа, так і ціла корпорація, у нашому випадку це товариство з обмеженою відповідальністю.

Рис. 2.1. Типова пірамідальна структура управління санаторним комплексом

Оперативне управління підприємством здійснюється управляю­чим (генеральним директором), який є як з числа власників, так і найманим співробітником. Генеральному директору підпо­рядковуються всі служби готелю, він направляє, контролює і ко­ординує їхню діяльність з метою одержання максимально мож­ливого ефекту на кожній ділянці. Контроль за роботою персона­лу всіх рівнів є однією з головних функцій керівника санаторію.

Управлінська структура санаторію „Квітка полонини” (ТОВ «Сузір`я») включає посади 6 директорів відділів, що підпорядковуються генераль­ному директору. Серед них: головний лікар, заступник ген. директора з АГЧ, заступник ген. директора з економічних питань, заступник генерального директора з готельного господарства, комерційний директори. Вони представляють середній рівень управління і забезпечують реалізацію політики готелю, що розроблена вищим керівництвом, відповідають за доведення більш детальних завдань до підрозділів і відділів, а також за їхнє виконання. Директори відділів, як правило, ма­ють широке коло обов'язків і мають велику свободу щодо при­йняття рішень. Крім виконання функцій втілення загальних по­становочних завдань у конкретні управлінські рішення, вони також вирішують ряд завдань, спрямованих на задоволення по­треб гостей. Так наприклад, заступник генерального директора з готельного господарства проводить співбесіди з відпочиваючими, вислуховує їхні пропозиції щодо вдосконалення надання послуг, а також вирішення певних питань, які виникли у зв`язку з наданням тих або інших послуг.

Генеральному директору санаторію „Квітка полонини” (ТОВ «Сузір`я») підпорядковуються: головний лікар, головний бух­галтер, комерційний директор, заступник генерального директора з АГЧ.

Головний інженер очолює інженерно-експлуатаційний відділ. У різних готелях посада технічного директора називаєть­ся по-різному: головний інженер технічний директор, директор з експлуатації, го­ловний технік. Йому підпорядковуються: слюсарі, столярі, інженер геолог, прибиральники території, електромонтер з ремонту та обслуговування електроустаткування тощо.

У прямому підпорядкуванні директора з економічних питань перебувають спеціаліст з кадрів, відділ культурно-масової роботи, відділ реалізації путівок.[Додаток А]

У деяких випадках, коли потрібно прийняти важливе рі­шення (вибір цільового ринку, вибір туристичних фірм контрагентів, придбання нового обладнання), створюється спеціальна рада, до якої входять вище керівництво і всі начальники відділів.

Внутрішня упорядкованість, узгодженість внутрішніх підрозділів санаторію „Квітка полонини” (ТОВ «Сузір`я») забезпечуються також за допомогою підпо­рядкування працівників правилам діяльності. Для реалізації даного принципу на підприємстві розробляють певні розпорядження (ста­тут, положення про відділи і служби, кваліфікаційні характе­ристики, посадові інструкції). Кожен співробітник повинен знати свої обов'язки, мати певні знання й уміння, виконувати правила, наведені в цих та інших документах.

Забезпечення готелю оперативною і достатньою інформа­цією, що необхідна для того, щоб вчасно приймати необхідні організаційні й економічні заходи, в організаційному відно­шенні реалізується шляхом створення в готелі особливих підрозділів (групи людей), що займаються збором і обробкою відповідної інформації.

Як наприклад у Додатку(А) наведена організаційно-структурна схема підприємства ТОВ «Сузір`я». До складу досліджуваного підприємства окремим структурним підрозділом входить готель. Розглянемо його детальніше.

В організаційній структурі сучасних готелів виділяється основний операційний підрозділ – служба розміщення. Це по­в'язане з тим, що готелі пропонують своїм гостям головну по­слугу — безпечне і комфортне проживання. Іншим підрозділам надається допоміжна роль підтримки основної діяльності готелю.

Отже, розглянемо докладно служби готелю.

Служба прийому і розміщення (СПіР). До функцій служби прийому і розміщення входить бро­нювання, реєстрація, розподіл номерів, надання гостям різних інформаційних послуг, отримання плати за проживан­ня, ведення необхідної документації. До обов'язків цієї служ­би входить також ведення і підтримка в робочому стані бази даних, що містить інформацію про гостей і стан номерного фонду.

У службі прийому і розміщення повинно бути  декілька посад:

• службовець з прийому і розміщення гостей (черговий адмі­ністратор), що оформляє гостей на проживання;

• касир, що приймає оплату і виписує рахунок клієнтові;

• портьє, що відповідає за надання інформації гостям і функ­ціональним службам готелю, а також за збір, підшивку і збереження документації;

• службовець з бронювання місць у готелі з веденням відпо­відної документації;

У санаторії „Квітка полонини” (ТОВ «Сузір`я») всі ці функції виконує черговий адміністратор.

Підприємство комп'ютеризоване, кожен співробітник СПіР має право на доступ лише до тих комп'ютерних даних, до яких він має безпосереднє відношення.

У невеликих готелях СПіР виконує ті самі обов'язки, але має менше число співробітників, що часто виконують декілька обов'язків.

Останнім часом, у зв'язку з низькою заповнюваністю готелів, з'явилася нова тенденція скорочення співробітників у нічний час, коли потік тих, хто поселяється, значно обмежений. У СПіР мож­на також частково скоротити присутність на робочому місці де­яких співробітників у нічний час. У таких випадках часто засто­совується змінний графік, що дозволяє службовцям обирати час початку і закінчення робіт. Однак у певний час робочого дня не­обхідна присутність більшості службовців. Наприклад, один службовець може працювати з 6-00 до 14-00, оскільки найчастіше гості просять розбудити їх і від'їжджають о 7-00. Другий служ­бовець може приходити на 10-00 і працювати до 18-00.

У зв'язку з усе більшою комп'ютеризацією санаторію „Квітка полонини” (ТОВ «Сузір`я») усі дані, включені до бази даних комп'ютера, і будь-яка необхідна інфор­мація легко витягається з пам'яті комп'ютера. Це значно спро­щує роботу СПіР.

Служба з роботи з персоналом санаторію „Квітка полонини” (ТОВ «Сузір`я»). Основними функціями цієї служби є: формування кадрів організації (планування, добір і наймання, вивільнення, аналіз плинності тощо); навчання пра­цівників (перепідготовка, атестація й оцінка персоналу, орга­нізація просування по службі, проведення виховної роботи); удосконалювання організації праці, її стимулювання, створен­ня безпечних умов праці.

Господарська служба санаторію „Квітка полонини” (ТОВ «Сузір`я»). Це найбільший підрозділ готе­лю. Повсякденна підтримка в належному стані великої кількості номерів вимагає великої відповідальності і пунк­туальності. Від керівника цієї служби, яким є заступник генерального директора з готельного господарства, потрібна організа­торська здатність, вимогливість, прагнення відповідати най­вищим стандартам.[Додаток В2].

Бухгалтерія (фінансово-економічна служба) санаторію „Квітка полонини” (ТОВ «Сузір`я»). Ця служба відповідає за своєчасне складання бухгалтерської звітності в суворій відповідності з нормативними документами; несе відпо­відальність за дотримання фінансової і договірної дисципліни; проводить аналіз фінансово-господарської діяльності; органі­зовує складання бізнес-планів; складає фінансово-господарські плани і кошториси за встановленими формами; несе відпові­дальність за своєчасність складання звітів, балансів і рахунків, прибутків і збитків; виконує роботу з обліку, введення в експ­луатацію і списання матеріальних цінностей і обліку коштів у встановленому порядку; несе відповідальність за дотримання ціноутворення і правильності складання тарифів; здійснює облік надходження і вибуття виробничих запасів відповідно до Положення (стандартів) бухгалтерського обліку; організовує роботу з одержання ліцензій.

Комерційний відділ санаторію „Квітка полонини” (ТОВ «Сузір`я»). Основним завданням цього відділу є за­безпечення готельного комплексу матеріально-технічними і ви­робничими ресурсами. Комерційна служба готелю повинна формувати свої відносини з партнерами на взаємовигідній ос­нові, залучаючи до товарообігу продукцію підприємств виготовлювачів та інших постачальників різних форм власності, у тому числі й фізичних осіб, а також закордонних постачальників.

З цією метою необхідно вчасно реагувати на зміни, що відбуваються на ринку. При цьому важливу роль відіграє комп'ютеризація виконання комерційних операцій, а також операцій, пов'язаних з управлінням товарними запасами, кон­тролем виконання договорів тощо. З цією метою повинні ство­рюватися автоматизовані робочі місця виконавців.

Керівництво санаторію „Квітка полонини” (ТОВ «Сузір`я»). Керівництво готелю — це одна люди­на або група людей, наділених владою, які представляють інте­реси власників підприємства. До обов'язків керівництва входить уп­равління справами готелю і регулярна доповідь про його стан власникам підприємства.

Згідно з посадовою інструкцією генеральний директор ТОВ «Сузір`я» виконує такі загальні положення:

1) основне завдання генерального директора – здійснення керівництва роботи товариства згідно з статутом ТОВ «Сузір`я» [Додаток В], направленого на підвищення якості та культури обслуговування відпочиваючих;

2) вирішує всі питання діяльності товариства, за винятком тих, що входять до виключної компетенції зборів учасників;

3) забезпечує організацію санаторно-курортного лікування, реабілітації, дієтичного харчування;

4) відповідає за стан фінансово-господарської роботи, а також соціальної діяльності товариства, дотримання договірної, планової та трудової дисципліни;

5) має право самостійно укладати угоди, договори на реалізацію путівок за рахунок коштів державного бюджету та фондів загально обов`язкового державного соціального страхування без обмеження загальної суми договору та ін. [Додаток В1].

Нижче наведені основні принципи формування організаційних структур управління в санаторії „Квітка полонини”(ТОВ «Сузір`я»).

1. Принцип єдності мети.

2. Принцип первинності функцій і вторинності структури.

3. Принцип функціональної замкнутості підрозділів апарату управління, який полягає в тому, що коло завдань для кожного структурного підрозділу повинно бути чітко орієнтоване на досягнення мети управління в межах конкретної функції.

4. Принцип простоти організаційної структури, який полягає в тому, що чим простіше та чіткіше побудована структура управління, тим легше персоналу зрозуміти і пристосуватися до певної форми управління та активно брати участь у досягненні мети підприємства.

5. Принцип єдиноначальства, який полягає в тому, що працівник повинен отримувати накази лише від одного начальника. Це необхідна умова єдності дій, координації зусиль.

6. Визначення оптимальної норми керованості полягає в тому, що кількість підлеглих, підпорядкованих одному керівнику, повинна бути обмеженою. Норма керованості визначається характером роботи керівника та його стосунками з підлеглими. Кількість підлеглих повинна бути меншою на вищих рівнях управління та більшою на нижчих рівнях.

7. Встановлення оптимального співвідношення централізованих і децентралізованих форм управління полягає у тому, що рівень децентралізації повинен визначатися розмірами підприємства, масштабами проектів, однорідністю робіт, філософією керівників стратегічного рівня, функціональною сферою діяльності тощо.

8. Принцип зворотного зв'язку, який передбачає можливість здійснення постійного контролю за результатами функціонування системи та створення умов для її коригування.