Внутрифирменный контроль: его формы и средства реализации

Содержание: 

Введение…………………………………………………………………..............3

Глава 1

1.1 Сущность контроля……………………………………………………………6

1.2 Формы внутреннего  контроля и выбор варианта форм контроля…………9

1.3 Виды контроля………………………………………………………..............14

1.4 Процедура контроля…………………………………………………………18

Глава 2

2.1Взаимосвязь  контрольной среды на примере  ОАО «КАМАЗ»……………22

Заключение……………………………………………………………………….30

Список литературы………………………………………………………………33 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение.

    Контроль  является одной из основных функций  менеджмента. Деятельность организации  требует, что бы контроль, как и  планирование, с которым он теснейшим  образом связан, был непрерывным  процессом.  Последний состоит  из трех основных элементов : установления стандартов деятельности организации, подлежащих контролю; измерения и анализа ее результатов, информация о которых получена с его помощью; корректировки хозяйственных, технологических и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.

    Без  надежной системы контроля в настоящее  время не может успешно функционировать  ни одна организация, в системе управления которой он решает несколько задач.¹

    Во-первых, с помощью контроля можно заранее  обнаружить во внутренней или внешней  среде организации факторы, которые  могут оказать существенное влияние  на ее функционирование и развитие  и , подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать. Кроме того, с помощью  контроля отслеживаются недостаточно четко  выраженные тенденции в развитии организации, их надежные планы деятельности, особенно на перспективу.

    Во-вторых, контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в деятельности любой  организации нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

      В-третьих, результаты  контроля служат основой оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления ею.

    В результате контроль позволяет избежать в будущем неудовлетворительных  результатов деятельности и создать  необходимые предпосылки для  стимулирования персонала.

    Цели  контроля будут достигнуты только в  том случае, если он осуществляется в соответствии с определенными  принципами, которые рассматриваются  в данной работе.

    На  деятельность организации оказывают  влияние многочисленные факторы  внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной  степенью вероятности не всегда удается. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают  делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным  образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия  окружающей среды и организация  должна к ним адаптироваться.  
С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации. Однако, это лишь один из аспектов контроля.  
Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.  
Выполнение функции контроля менеджерами начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и задач организации. Контроль является неотъемлемой частью процесса управления в любой организации.  
Хорошо продуманные планы и организационные структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей из-за изменения законов, технологий, условий конкуренции и других факторов внешней среды. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм своевременной оценки воздействия на них этих факторов перемен. Такой механизм может быть создан на основе контроля.  
Контроль помогает также определить, какие именно из применяемых способов достижения целей оказались наиболее эффективными и какие неудачными и, таким образом, фирмы определяют, в каких областях им следует расширяться, а в каких следует свернуть свою деятельность.

    Глобальная  конкуренция требует от компании расширения масштабов своей деятельности темпами, соответствующими или опережающими темпы роста рынка, в противно случае она будет терять свою долю рынка и в конечном итоге проиграет  конкурентную борьбу. Увеличение масштаба деятельности  компании приводит к усложнению процесса управления ею. Становится невозможно сохранять существовавшие ранее принципы и модели отношений.  Основателям компаний становится все труднее сохранять полный контроль за процессами управления, совмещать оперативное управление с задачами стратегического развития. Значительная часть собственников – управляющих предпринимают шаги по передачи частей функций по текущему управлению профессиональным наемным менеджерам. Постепенно происходит разделение институтов собственников и наемных менеджеров и, соответственно, возникает потребность собственников в создании системы контроля за деятельностью наемных менеджеров. А у менеджеров возникает потребность контроля своих подчиненных.

    Внутренний контроль организации — это осуществление субъектами организации таких действий, как:

1. определение фактического состояния организации (объекта контроля);
2. сравнение фактических данных с планируемыми;
3. оценка выявляемых отклонений и степени их влияния на аспекты функционирования организации;
4. выявление причин зафиксированных отклонений.²

    Цель  внутреннего контроля — информационное обеспечение системы управления для получения возможности принятия эффективных решений. 
 

    Глава 1

    1.1Сушность контроля. 

    Контроль — объективно необходимое слагаемое хозяйственного механизма при любом способе производства. На микроэкономическом уровне, т.е. на уровне управления экономической единицей, различают внешний контроль, осуществляемый внешними по отношению к организации субъектами управления (органы государства, контрагенты по финансово - хозяйственным договорам, потребители, общественность), и внутренний контроль , осуществляемый субъектами самой организации (собственники, администрация, персонал). От эффективности внутреннего контроля зависит эффективность функционирования хозяйствующих субъектов (экономических единиц), а эффективность функционирования хозяйствующих субъектов в совокупности — одно из условий эффективности всего общественного производства. В современных условиях внутренний контроль как управленческая функция должен осуществляться на всех уровнях управления . Система внутреннего контроля должна ориентироваться на:

1. устойчивое положение организации на рынках;
2. признание организации субъектами рынка и общественностью;
3. своевременную адаптацию систем производства и управления организации к динамичной внешней.

      Контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

    Итак, контроль — это процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными. 
В 20-е гг. XX века Анри Файоль, основоположник классической, административной школы управления дал четкое определение контроля: «На предприятии контроль заключается в том, чтобы проверить, все ли выполняется в соответствии с утвержденными планами, разработанными инструкциями и установленными принципами. Его цель — выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить их и не допускать повторения. Контролируется все: предметы, люди, действия». ³ 
Контроль должен обеспечить фиксирование состояния объекта управления в определенный момент времени для принятия решений по реагированию этого объекта и выступает главным инструментом для выработки управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование организаций.

    В функцию контроля входят: сбор, обработка  и анализ информации о фактических  результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение  их с плановыми показателями, выявление  отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых  для достижения намеченных целей. В  связи с этим контроль рассматривается  не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций  развития. Наличие отклонений в одном  из звеньев может потребовать  принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

    Важной  функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа  и способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.

    Основными причинами необходимости контроля являются:

• неопределенность, сложность и динамичность среды;
• предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;
• поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

    Субъекты  и объекты контроля (подразделения, персонал) должны быть четко указаны  в положениях о подразделениях и  должностных инструкциях.

    Результаты  контроля, в соответствии с теорией  Портера- Лоулера, являются необходимым  условием для мотивации персонала, т. к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности  трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению  этого чувства. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В  этом смысле эффективность системы  мотивации определяется эффективностью системы контроля. 
 
 
 
 
 
 
 

    1.2 Формы внутреннего контроля .

    Эффективное сочетание различных видов контроля с учетом параметров внешней и  внутренней среды - залог успеха функционирования организации.

    Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого  контроля) и административный.

    Финансовый  контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.⁴

    Организационно  финансовый контроль осуществляется через  подразделения на разных уровнях  управления. В высшем звене управления он ведется через аппарат контролера (центральная служба). Контроль за деятельностью  производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей и, в особенности, от показателей по прибыли и затратам. Они также анализируют степень выполнения планов и причины отклонения. Поскольку система отчетности отделений и дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система планирования, это облегчает осуществление контроля за выполнением плановых показателей.