Влияние межличностной коммуникации на эффективность деятельности организации

      Так, девушки в организации придерживаются подчеркнуто женственного стиля. Носят украшения, яркий маникюр. Кроме того, девушки стараются обратить внимание мужской части web-студии на свою внешность. Они прибегают к таким способам, как – подкрашивание губ, нанесение духов, взгляд в зеркало. Подобное поведение позволяет сделать вывод о том, что девушкам важно чувствовать собственную привлекательность.

      Наблюдая  за девушками, мы выяснили, что для  них важно подчеркнуть собственную  женственность, быть уверенными в собственной  неотразимости. К сожалению, по мнению руководства компании, это отвлекает и не способствует эффективности работы сотрудников.

      В целом, можно охарактеризовать межличностные  коммуникации в конкретной организации  как удовлетворительные. Видно, что  сотрудники заинтересованы в их улучшении, но не имели возможности или знаний, чтобы это сделать. Так, некоторые из них отмечают в анкете, что хотели бы, чтобы организовывались совместные проведения досуга – выезды на природу, спортивные игры и пр.

      Коммуникация в подобном коллективе, где преобладающим большинством являются парни, общение происходит большей частью только по вопросам работы и иных профессиональных моментов. Соперничество как таковое носит спортивный характер, но правила не без исключений, а потому, несмотря на чрезвычайную редкость, «нечестная игра» все же имеет место быть.

      Однако  наличие девушек несколько смягчает общую обстановку и атмосферу  в коллективе, делая её более культурной. Так, исключается нецензурная лексика, которая, иногда все же употребляется. Судя по наблюдениям, девушкам работать в мужском коллективе сложно, так как, ставя себя наравне с мужчинами, исключаются какие-либо послабления и уступки как слабому полу. Это подтверждается результатами проведенного исследования. В анкете девушки упоминают, что хотели бы изменить отношение к себе, они чувствуют несправедливость отношения к собственной персоне.

      В связи с этим, авторы работы предлагают ряд стратегий, позволяющих исправить  существующее положение дел. Выполнение нижеприведенных рекомендаций может помочь руководству улучшить коммуникации внутри коллектива, сделать их более продуктивными и эффективными.  
 

§ 3. Пути повышения эффективности межличностной коммуникации

    Существует  несколько хорошо апробированных стратегий, которые позволяют достаточно успешно преодолевать коммуникационные барьеры и повышать эффективность коммуникации на уровне сотрудников организации.³⁰

    Во-первых, руководству организации следует обратить внимание именно на развитие  коммуникационных навыков своих сотрудников. К числу наиболее важных навыков относятся: активное слушание Смысл активного слушания как приема коммуникации состоит в способности слушателя помочь говорящему сказать именно то, что он намеревался сказать. Существует несколько принципов активного слушания:³¹

• не перебивать говорящего, не начинать говорить, пока говорит собеседник;
• расположить собеседника к себе, создать атмосферу дружелюбия;
• нейтрализовать отвлекающие факторы, избегать постороннего вмешательства;
• продемонстрировать симпатию и заинтересованность к собеседнику;
• быть терпеливым и избегать споров на этапе получения информации;
• задавать вопросы.

    Помимо  умения активно слушать существует еще ряд навыков, которые можно использовать для снижения вероятности возникновения барьеров и для повышения отдачи межличностных коммуникаций.

    Прояснение  своих идей перед началом их передачи. Прояснение собственных идей перед их передачей означает, что необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые человек хочет сделать объектами передачи.

    Помимо  этого, необходимо следить за выражением своего лица, жестами, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Одним из способов налаживания коммуникации считается эмпатия. Это внимание к чувствам других людей, готовность «влезть в их шкуру». Активно пользуясь эмпатией при обмене информацией, мы пытаемся соответствующим образом настроить принимающую сторону и приспособить вариант кодирования и передачи сообщения к индивиду или группе и ситуации. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной.

    Эмпатия при обмене информацией подразумевает  также поддержание открытости в разговоре. Важно постараться избегать скороспелых суждений, оценок и стереотипов.

    Установление обратной связи. Обратная связь, делающая процесс коммуникации двусторонним, значительно повышает его эффективность, поскольку дает возможность уточнения полученного послания. Эффективная обратная связь должна:

• быть своевременной, т.е. не задерживаться от момента получения оригинального послания;
• содержать перефразированное оригинальное послание;
• включать уточняющие вопросы;
• не давать оценок оригинальному посланию.

    Существует  ряд способов установления обратной связи. Один из них — задавать вопросы.³² Для сравнения, услышанного с тем, что именно вы изначально намеревались сообщить. Другой способ задавать вопросы — заставить человека пересказать ваши мысли. Вы можете сказать, например: «Я не уверен, что охватил все моменты, поэтому будьте добры рассказать мне, что вы считаете наиболее важными вопросами в связи с проектом, над которым вам предстоит работать?»

    Еще один способ создания обратной связи  заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые  как будто указывают на замешательство или непонимание. Например, когда дается новое задание работнику, не появляется ли в выражении его лица напряженность? Не заметно ли в нем легкое раздражение, не смотрит ли человек вниз, слушая вас? Эти сигналы, если они присутствуют, сообщают, что человек, может быть, не вполне понимает задание или расстроен им. Может случиться, что работник отреагирует на ваши слова с колебаниями в голосе. Любой из этих знаков — факт обратной связи, свидетельствующий о возможной неудовлетворенности или непонимании.³³

    Ещё один способ установления обратной связи — проведение с подчиненными политики открытых дверей. Можно, например, выделить определенный час в течение дня, когда руководитель готов выслушать подчиненных по любому интересующему их вопросу.³⁴

    Помимо  этого, очень важно обеспечить развитие у сотрудников чисто технических навыков коммуникации: владение электронной почтой, умение пользоваться факсом, писать меморандумы.

    Руководство должно создавать управленческие системы и формировать культуру, поощряющую открытую коммуникацию в организации. Современные организации используют такие методы поощрения информационного обмена, как корпоративные "горячие линии", дающие каждому сотруднику возможность высказать свои мысли или задать вопросы в любое время, совместные завтраки или обеды с участием сотрудников различных отделов и уровней, совместные поездки на экскурсии, пикники и т.д. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    Эффективная коммуникация в силу ряда причин очень  важна для успеха в управлении как организационной системой в  целом, так и её частными подсистемами. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчинённым, подчинённые друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределённостью и двусмысленностью.

    Управление  в организации осуществляется через  людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках руководителя является находящиеся  в его распоряжении данные. Преобразуя их в информацию и передавая её, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчинённых. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

    В процессе непосредственно организаторской  работы, осуществляется множество личных контактов, где двусторонняя связь  между руководителем и другими  работниками протекает в самых  различных формах.

    Таким образом, от умения достигать взаимопонимания при общении, грамотно, культурно работать с информацией,  зависит в большой степени эффективность управления человеческими ресурсами.

    Подводя итог данной работы, следует отметить, что цель, отмеченная во введении (изучение составляющих эффективного взаимодействия во время личных контактов с работниками  организации, и возникающих при этом определённых проблем), посредством намеченных задач, достигнута:

    1. - Коммуникация в современной организации пронизывает все системы управления человеческими ресурсами;

• Коммуникации отводится исключительная роль в обеспечении эффективного функционирования всех организационных процессов;
• Коммуникационный процесс предполагает наличие отправителя информации, получателя информации и процесса обмена информацией;
• Каждый член организации участвует в коммуникационном процессе. Однако интенсивность этого участия и, самое главное, его цели у различных членов организации неодинаковы. Одна из общих  коммуникационных целей, это - оказать влияние на поведение других членов организации. Эта цель полностью совпадает с целью управления персоналом организации - добиться необходимого для компании поведения своих сотрудников, что позволит минимизировать риск неисполнения организационных целей. Следовательно, коммуникация может и должна являться элементом системы управления персоналом.

2. - От умения достигать взаимопонимания при общении, грамотно, культурно работать с информацией,  зависит в большой степени эффективность управления человеческими ресурсами;

• Основной формой общения в организации, несмотря на появление альтернативных электронных средств, остаётся личное общение;
• Для эффективного общения во время личных контактов требуется умение настроится на "позитивную волну" и способность воспринимать сообщения в целом, а не только содержащиеся в них слова;
• В коммуникации переплетаются два вида общения, две формы передачи информации: вербальное (речевое) и невербальное. В свою очередь, вербальная коммуникация подразделяется на устную (конференции, совещания, презентации, групповое обсуждение, неформальные беседы) и письменную (письма, меморандумы, отчеты, правила и процедуры, приказы, e-mail);
• Невербальная коммуникация осуществляется при личном контакте всегда. Эти средства, как известно, могут сопровождать речь, а могут и употребляться отдельно от вербальных средств. Невербальные знаки могут быть разделены на две основные группы: язык тела и паралингвистические средства, одежда и украшения.

3. - Межличностная коммуникация в организации не может существовать сама по себе   (за исключением случаев неделового общения). Сотрудники вступают в контакт, предопределённый их формальным и неформальным положением в организации образуя тем самым "организационную коммуникацию" как систему. В свою очередь организационная коммуникация  оказывает непосредственное влияние на производственное поведение сотрудника, а не только на функционирование процессов управления персоналом (подбор, приём, развитие, оценка…);

• Эффективность внутриорганизационной коммуникации как системы или то, насколько затрачиваемые на этот процесс организационные ресурсы (финансовые, человеческие, материальные) способствуют реализации организационных целей, зависит от множества факторов, в частности от индивидуальных;
• Под индивидуальными факторами понимается все то, что связано с сотрудниками организации, их способностью и мотивацией участвовать в информационном обмене. Существует ограниченное количество проблем (коммуникационных барьеров), снижающих эффективность коммуникации на уровне отдельного сотрудника;
• Поведение коммуникантов в процессе общения преследует определенные цели. Для достижения коммуникативных целей мы пользуемся определенными приемами, которые (в зависимости от уровня рассмотрения) называют коммуникативными стратегиями, коммуникативными тактиками;
• Коммуникативная стратегия – это часть коммуникативного поведения или коммуникативного взаимодействия, в которой серия различных вербальных и невербальных средств используется для достижения определенной коммуникативной цели;
• Существует несколько стратегий, которые позволяют достаточно успешно преодолевать коммуникационные барьеры и повышать эффективность коммуникации на уровне сотрудников организации. К их числу можно отнести: 1. развитие  коммуникационных навыков своих сотрудников (активное слушание, установления обратной связи) 2. развитие у сотрудников чисто технических навыков коммуникации.