Управленческая технология и направления ее развития

  В настоящее время на российском рынке предлагается немало программных продуктов, объединенных термином "корпоративные системы управления".

  Они различаются как по спектру используемых показателей, так и по реализованным в них подходам к решению основных задач анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.  
 

  §3. Понятие офисной технологии. Принципы организации подразделений и рабочих мест в офисе

  Офис - это место, где совершается служба и деловые операции, а также совокупность коммуникационных технологий для обмена информацией в целях поиска оптимальных управленческих решений. Под офисными технологиями подразумевается совокупность коммуникационных технологий, позволяющих оптимизировать деятельность по управлению современной организацией.

  Решение задач и осуществление функций современного управления немыслимы без документов, рациональной организации работы с ними, без офисных технологий. Знание офисных технологий необходимо менеджерам и исполнителям разного уровня.  
Большая часть управленческой информации фиксируется в виде документов. Ведение документации (делопроизводство) предполагает знание правил создания документов, их оформления, согласования, продвижения на предприятии и хранения.

  В связи с практикой введения электронного документооборота сотрудники современного офиса должны владеть методами и средствами обработки электронных документов.

  В современном офисе можно выделить следующие виды офисных технологий:  
-         система делопроизводства;  
-         программное обеспечение;  
-         компьютеры и офисная техника;  
-         средства связи (телефон, факс);  
-         электронные сети;  
-         офисная мебель и другое оснащение;  
-         канцелярские принадлежности.

  Создание отделов (подразделений) путем группирования аналогичных производственных функций и служащих позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства компанией в период расширения ее хозяйственной деятельности.

  Методы распределения обязанностей по отделам зависят от положенных в основу признаков:

  Во-первых, по принципу деления на равные по размеру группы. Этот метод применяется, когда профессиональные работники одинаковы, а для достижения какой-либо цели необходимо определенное число людей.

  Во-вторых, по функциональному признаку. Это наиболее распространенный способ создания отделов по производству, маркетингу, кадрам, финансовым вопросам и т. д. Их число зависит от потребностей самой организации.

  В-третьих, по территориальному признаку. Этот способ наиболее распространен в случаях, когда предприятие осуществляет свою деятельность на территории разных районов. Все виды операций компании на данной территории могут быть поручены региональному управляющему по сбыту.

  В-четвертых, на основе выпускаемой продукции. Этот способ в настоящее время получает все большее распространение на крупных предприятиях, расширяющих ассортимент производимой продукции, где другой метод привел бы лишь к усложнению структуры организации.

  В-пятых, на основе интересов потребителя. В тех отраслях, где покупатель является ключевым фактором, его интересы оказывают решающее влияние на структуру организации. Это особенно характерно для службы сервиса.

  В крупных по масштабам деятельности компаниях используются все или некоторые из вышеприведенных способов.

  При формировании структур управления во внимание принимаются следующие вопросы:

  

  Цель рационального размещения персонала состоит в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить напряжение и утомляемость сотрудников, наиболее экономно использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала.

  Важность правильной организации рабочего места сотрудника объясняется тем, что на нем человек проводит треть своей сознательной жизни. Поэтому стоит подумать о планировке, дизайне, мебели и оборудовании рабочего места, т.к. все это влияет на производительность труда настроение и здоровье.

  Планировка рабочих мест осуществляется исходя из площади помещений, числа сотрудников, норматива площадей на одного сотрудника и проектируемой мебели и оборудования.

  При планировке целесообразно сразу определить, кто из руководителей предприятия и его заместителей будет иметь отдельные кабинеты. Начальникам отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это улучшит управляемость и дисциплину.

  Выделяют следующие основные системы планировки помещений.

  Кабинетная: структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.). Достоинством системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком -- увеличение затрат на отопление и освещение, а также удлинение маршрутов документопотоков.

  Зальная, при которой структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством сотрудников более 100. Эти помещения обязательно оборудуются искусственным освещением, кондиционированием воздуха и звукоизоляцией. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на 1 служащего, обеспечение рациональной технологии управления. Главный недостаток -- невозможность создания уединенной обстановки, особенно для ученых и руководителей, а также избыточный шум в зале.

  Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5 -2,0 м. Применение перегородок создает благоприятную обстановку для сотрудников отдела, у которых своя «ячейка». В то же время руководитель подразделения может свободно наблюдать за работой отделов и служб, а также и дисциплиной труда.

  При распределении помещений рекомендуем соблюдать следующие правила:

  В первую очередь размещать крупные структурные подразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения.

  Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией.

  Отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом со входом, лифтом и лестничной площадкой.

  Складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений.

  Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.

  Планировка рабочих мест осуществляется исходя из площади помещений, числа сотрудников, норматива площадей на одного сотрудника и проектируемой мебели и оборудования.

  При планировке целесообразно сразу определить, кто из руководителей предприятия и его заместителей будет иметь отдельные кабинеты. Начальникам отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это улучшит управляемость и дисциплину. 

  §4. Автоматизация управления. Классификация автоматизированных административных систем

  Под термином автоматизация управления понимается применение технических средств и математических методов, создание на их основе машинных систем управления, полностью или частично освобождающих человека от участия в процессах получения, анализа, преобразования, хранения, передачи и использования управленческой информации. 

  Автоматизация управления всегда имеет конечной целью повышение эффективности функционирования управляемого объекта. Поэтому, с точки зрения предпринимателя, она оправдана лишь тогда, когда чистый прирост экономической эффективности (с учетом погашения затрат на автоматизацию) дает ощутимый выигрыш в экономии затрат на производство и реализацию единицы продукции или создает какое-либо иное ощутимое преимущество автоматизируемому объекту по отношению к конкурирующим объектам. 

  Точно так же, как в маркетинге, для завоевания или расширения рынка необходимо найти наилучшее в конкретных условиях места и времени решение, при автоматизации управления необходим поиск оптимального решения независимо от степени использования стандартных средств автоматизации (персональные компьютеры, программные продукты, средства связи и т. д.). 

  При принятии решения предпринимателю следует в большей степени ориентироваться на знание конкретной ситуации и результаты сопоставления затрат и результатов в конкретном случае, чем на общие рекомендации, распространенные точки зрения, рекламу или зарубежный опыт. 

  Автоматизация управления в общем случае включает целый ряд отдельных работ: научные исследования, выбор управленческих задач, автоматизация которых может дать ощутимый экономический эффект, алгоритмизация задач и т. д. Создание рабочих программ для компьютера в этой цепи этапов -- последнее звено. Поэтому в тех случаях, когда имеется возможность, гораздо эффективнее воспользоваться серийными машинными системами хозяйственного управления. В других случаях необходимо индивидуально разрабатывать автоматизированные технологии управления, без которых эффект маловероятен.  

  Автоматизация управления персоналом предполагает создание общей системы, при которой осуществление операций было бы простым и высокопроизводительным. Для этого настраиваются необходимые программы, задействованные в процессе управления сотрудниками, чтобы менеджмент был действенным.

  Система автоматизации управления персоналом имеет такие возможности:

  получение руководством предприятия полной аналитической информации, необходимой для принятия решений; 

  снижение затрат на основные HR-функции для руководителей службы персонала;

  автоматизация работы отдела кадров трудоемкие по учету персонала и ведению документации;

  автоматическое формирование необходимых отчетов.

  Автоматизация управления персоналом решает следующие задачи:

  работа с различными типами структур и ведение штатного расписания;

  внедрение технологий для упрощения ведения должностных обязательств и требований к сотрудникам, а также автоматизация создания и изменения всех должностных инструкций; 

  ведение и управление информацией о сотрудниках; 

  разработка методов материального стимулирования различных категорий сотрудников; 

  планирование и контроль над деятельностью и взаимодействием сотрудников, а так же создание сложных планов; 

  контроль квалификации сотрудников; 

  помощь в рекрутинге;

  анализ эффективности денежных вложений и финансовых затрат по персоналу; 

  формирование отчетов для руководства компании. 

  Ключевые преимущества автоматизации:

  поддержка различных бизнес-процессов для управления персоналом; 

  организация информационного пространства документооборота в подразделениях, исключение дублирования информации; 

  синхронизация данных между отделами, централизация хранения и обновления информации; 

  получение отчетности по всему предприятию и упрощение работы по формированию списков и справок; 

  разграничение прав доступа к данным, фиксирование времени и места внесения изменений в информационную базу;