Технологии реализации контроллинга на современном предприятии

3. Информационная  подсистема контроллинга

     Цель создания информационной системы - информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений. Структура информационной системы, цели и задачи ее создания соответствуют стратегическим целям и задачам деятельности предприятия. Внутренняя структура информационной системы описывается следующим образом: предметная область, объекты, их свойства и поведение, связи между объектами:

     Предметная область  определяется функциональной областью экономической системы. В пределах предметной области существуют объекты, обладающие некоторыми свойствами. Объекты, их свойства, а также связи между ними образуют информационную базу.

     Информационная база - совокупность данных, реализованная  в соответствии с моделью данных: реляционной, иерархической или  сетевой.

     Принципиально различают  два подхода к определению информационной структуры: собственно структурный и объектно-ориентированный. С позиции структурного подхода, свойства и поведение объектов являются независимыми. С позиции объектно-ориентированного подхода, свойства и поведение заключены в самом объекте, и моделируются совместно.

     Организационная структура  влияет на информационную структуру, поскольку  определяет предметную область, объекты, связи между ними и функции. С  другой стороны, информационная система  оказывает влияние на организационную структуру, поскольку, в дополнение к управленческим задачам, формирует задачи по обслуживанию информационной системы и делегирует полномочия по их исполнению. (Рис. 7) [7, с. 153, рис.12]

     Рис 7. Взаимное влияние организационной и информационной сред

     Как было отмечено в  разделе 2.2 диаграмма потоков данных (DFD) используется для моделирования информационной структуры предприятия (Рис. 8)[5, с.86, рис.9] и имеет еще одно преимущество: совмещение функций и объектов (ERD, STD). [5, с. 87]

     Рис 8. DFD-модель процесса

     Дальнейшим развитием  служит реализация модели с использованием объектно-ориентированных языков программирования (например, Visual Basic или C++) или на основе СУБД. Объекты (хранилища данных, информационные потоки и внешние сущности) диаграммы, реализованной средствами BPWin (Platinum), могут быть экспортированы в ERWin (Platinum). Для этого в BPWin предусмотрена возможность описания объекта диаграммы потоков данных в виде сущности или атрибута с указанием способа воздействия функций на объекты (создание, обновление, чтение, удаление). В реляционной модели правила взаимодействия функций и объектов реализуются в виде триггеров (хранимых процедур). Триггеры поддерживают целостность данных при обновлении, удалении и создании (добавлении) данных путем каскадных изменений в связанных таблицах. Изменение данных требует определенных полномочий, таким образом, способ воздействия функций на объекты вызывает необходимость администрирования данных.

     После того, как сущности и атрибуты будут экспортированы в ERWin, необходимо задать ключевые атрибуты сущностей и установить отношения между объектами. Полученная концептуальная модель может быть экспортирована в СУБД или импортирована средствами Visual Basic в виде формы для работы с данными.

     Приведенная модель может быть расширена при уточнении предметной области. Здесь наблюдается тесная связь аналитического, бухгалтерского и управленческого учетов. Данные образуют единое информационное пространство. Использование клиент-серверных технологий предусматривает хранение справочных данных на сервере и ввод оперативных значений в местах возникновения. Обычно пользовательский интерфейс организуется в виде событийно-управляемых приложений, что вызывает пересчет агрегированных показателей в процессе ввода. Нормализованная реляционная структура является эффективной при работе с оперативными данными, при этом в полной мере используются триггеры, контролирующие целостность. Что касается запросов (особенно, не планируемых), статистических расчетов (для получения коэффициентов в уравнении затрат), то подобные операции, выполняемые в режиме реального времени, могут существенно снизить эффективность обработки данных или даже привести к коллизиям.

     Для разрешения подобного  рода проблем следует обратиться к денормализации и рассмотреть вопросы проектирования хранилищ данных. Хранилища данных проектируются на основе существующей концептуальной модели и, по сути, дублируют данные. Однако при этом затраты на хранение избыточной информации окупаются повышением эффективности выполнения запросов. Использование современных инструментальных средств OLAP (On Line Analytical Process) обработки многомерных данных позволяют извлечь данные с различной степенью детализации и использовать полученную информацию для принятия управленческих решений. Обычно хранилище данных размещается на специально выделенном компьютере. Сброс данных в хранилище производится согласно установленному регламенту.

     Проектирование хранилища  данных опирается на методологию  многомерного моделирования DM (Dimensional Modeling), которая поддерживается инструментальным средством ERWin (Platinum). Для расчета доли постоянных и переменных затрат нужна информация о различных видах затрат и количестве изделий за период, не менее года. Выбор базы отнесения затрат для подразделений требует информации о центрах затрат, производимой ими продукции и взаимно оказанных услугах, ресурсах и ограничениях. Хранилище данных может быть реализовано на основе Oracle Express, причем система оперативного анализа, построенная на основе реляционной модели, так же популярна, как и на основе иерархической модели. Представителем реляционного направления OLAP является Oracle Discoverer. Выбор платформы Oracle отнюдь не означает отказа от существующих наработок в среде разнородных СУБД. Серверная часть, реализованная на основе Oracle, не исключает возможности существования клиентских приложений на базе Access, Visual FoxPro и прочих. [8, с. 34-35] 

     Взаимное  влияние организационной  и информационной структур.

     Иформационная структура, изображаемая с помощью диаграммы потоков данных, определяется организационной структурой и зависит от нее, поскольку содержит функции (задачи). Исполнители, сгруппированные по уровням управления, представляют собой организационную структуру. Исполнители имеют дело с информацией об объектах предметной области. Выбор реляционной модели для хранения данных накладывает определенные ограничения на описание объектов. В частности, добавляются ассоциативные сущности для разрешения связи «многие-ко-многим», возникают сложности с хранением иерархической и сетевой структуры, происходит наследование ключей при связывании объектов, появляется необходимость обеспечения целостности.

     С другой стороны, информационная структура также оказывает влияние на организационную. Следует напомнить, что информационная структура представляет собой функции и объекты в рамках заданной предметной области. Задачи преобразуют данные, способы преобразования - создание, удаление, обновление, чтение. Рассмотрим влияние информационной структуры на организационную с позиции способов преобразования данных.

     Во-первых, операции ввода данных требуют привлечения  исполнителей. То же касается и задач, связанных с удалением. Исполнители несут ответственность за своевременность занесения данных и достоверность первичной информации. Группировка задач по исполнителям позволяет сформулировать должностные инструкции. Что касается модели хранения данных, то она накладывает определенные ограничения на технологию обработки. В частности, реляционная модель влияет на топологию сети, размещение серверных и клиентских частей приложений. Это, в свою очередь, предъявляет требования к количеству и квалификации сотрудников.

     Во-вторых, обновление данных осуществляется либо с привлечением операторов, либо с использованием некоторых алгоритмов, основанных на бизнес-правилах. Изменение бизнес-правил вызывает необходимость программирования или создания специальных запросов. Таким образом, необходимо привлечение программистов и/или администратора базы данных. Поскольку концепция бизнес-реинжиниринга основывается на внедрении информационной структуры в бизнес-структуру, необходимы специалисты в области информационных систем. Задачи сопровождения информационной системы требуют исполнителей, и, таким образом, организационная структура дополняется. Чаще всего на предприятии существует отдел информационных систем, где работают программисты, аналитики, технические специалисты, математики.[7, с.109-112]

     Взаимное влияние информационной и организационной структур проявляется уже в процессе проектирования. Спиральный цикл проектирования, основанный на концепции прототипов, предполагает итеративную разработку информационной системы. В начале проектируется организационная структура с использованием методологии IDEF0, затем информационная структура в виде диаграммы потоков данных. На каждом этапе проектирования возможен возврат на предыдущий уровень и уточнение модели. Далее разрабатывается концептуальная модель данных на основе методологии IDEF1X, после чего рассматриваются вопросы проектирования хранилищ данных. Объекты, выявленные на последних этапах разработки должны найти отражение и на диаграмме потоков и на схеме функциональной декомпозиции. Таким образом, необходима синхронизация и верификация моделей на всех уровнях.[5, с.101-104] 

     2.4 Информационные системы управления предприятием и контроллинг

     Для исследования этой взаимосвязи для начала рассмотрим преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем и автоматизированных систем. 

     Преимущества  неавтоматизированных (бумажных) систем:  

     простота  внедрения уже существующих решений;  

     они просты для понимания и для  их освоения требуется минимум тренировки;  

     не  требуются технические навыки; 

     они, обычно, гибкие и способны к адаптации для соответствия деловым процессам. 

     Преимущества  автоматизированных систем: 

     в автоматизированной ИС появляется возможность  целостно и комплексно представить  все, что происходит с организацией, поскольку все экономические  факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных. 

     Корпоративную ИС обычно рассматривают как некоторую  совокупность частных решений и  компонентов их реализации, в числе  которых:

     - единая база хранения информации;

     - совокупность прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным технологиям. 

       Информационная система компании (в частности, ИСУП) должна:

     - позволять накапливать определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения;

     - постоянно совершенствоваться и развиваться;

     - быстро адаптироваться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации;

     - соответствовать насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии. 

     Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия.  

     Задачи  ИСУП. 

     Управление  предприятиями в современных  условиях требует все большей  оперативности. Поэтому использование  информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса. 

     Частные задачи, решаемые ИСУП (табл. 4)[10, c.17, табл.1], во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий.

     Таблица 4. Основные задачи ИСУП