Сутність та зміст поняття “самоменеджмент”

22.Непродуктивної діяльності.

23.Піклуватися про  різноманітність виконуваних робіт.

24.Треба також погоджувати свої власні часові плани з планами інших людей (своїх колег, начальника, підлеглих).

25.Варто також враховувати  можливість альтернативного планування - за принципом: «Завжди можна  знайти інший шлях – кращий».

Таким чином, ми з Вами розглянули принципи і правила планування робочого часу.

Тепер Ви виберіть і запишіть для себе 5 ключових правил - принципів, яких Ви збираєтеся дотримуватися найближчим часом.

 

 

 

3. Система планування  робочого часу

 

 

На схемі планування часу представлене як закрита система, у якій чітко видно взаємозв'язки між окремими видами планів: довгострокові плани конкретизуються у відповідних середньо- і короткострокових, річних, а потім у планах поточного періоду – квартальних, місячних, декадних, які зрештою втілюються в планах дня.

Після закінчення відповідного планового періоду порівнюється, що заплановано і що фактично виконано, визначаються результати періоду, що враховуються для коригування планів на наступний  період.

Якщо Ви вирішили скласти  свій план життя, то довгостроковий план послужить Вам основою для процесу планування.

З плану на кілька років  уперед Ви виводите річний план шляхом переносу в нього з відповідного річного стовпця всіх тих завдань, що Ви собі намітили.

Наприкінці поточного  року треба робити план, на наступні 12 місяців, найкраще з поквартальною розбивкою.

На підставі поквартального плану складається місячний, потім  декадний план. Тут уже підвищується точність планування – у місячному  плані задачі враховуються з більшою  деталізацією, витрати часу вимірюються у годинах.

Останньою й одночасно  найважливішою ступінню в системі  планування часу є денний план, у  якому конкретно втілюються поставлені цілі.

Таким чином, розглянувши  систему планування робочого часу, бачимо, що планування являє собою  поступове просування вперед, до Вашої головної мети шляхом розкладання загальної задачі на частки. І робиться це для того, щоб різні дії можна було розподілити в часі.

 

4. Методи планування  робочого часу.

Найбільш розповсюдженими  методами планування робочого часу є:

1. Метод «Альпи»

2. Щоденник часу.

 

1.Використання методу  «Альпи» при щоденних витратах 10- 15 хвилин приносить багаторазовий  виграш у часі.

Метод «Альпи» включає 5 стадій:

1. Складання завдань
2. Оцінку тривалості акцій
3. Резервування часу (у співвідношенні 60/40)
4. Прийняття рішень по пріоритетах і передорученню
5. Контроль (облік незробленого)

Ι стадія – складання  завдань.

Треба записати у відповідних розділах свого плану дня все те, що Ви повинні зробити наступного дня:

1.)задачі зі списку справ з  тижневого (місячного) плану;

2.)невиконані напередодні справи;

3.)справи, що додалися;

4.)термінові справи;

5.)задачі, що періодично виникають.

При цьому слід вживати загальноприйняті скорочення, наприклад:

В - візити або відрядження;

Н - наради;

Д - делегування справ;

К - контроль;

П - у процесі, у роботі;

Т - телефонні розмови  і т.д.

Два – три дні тренувань - і  Ви зможете легко в першому  наближенні розподіляти завдання за пріоритетами.

Однак це тільки початок складання  Вашого плану дня.

Реалістичний план дня  повинний бути завжди обмежений тими завданнями, що Ви фактично в змозі зробити.

ΙΙ стадія: оцінка тривалості справ.

Проти кожного завдання треба проставити приблизний час для його виконання. Потім просумуйте все і визначте загальний час.

Якщо Ви спробуєте протягом 10 днів складати письмові плани і дотримуватися їх, то на 11-й день Ваш план буде виконаний у повному обсязі і з великою точністю по термінах.

ΙΙΙ стадія: резервування часу про  запас.

При складанні плану дня треба  дотримуватися основного правила  планування часу: тобто прикидати його приблизно на 60% робочого часу, а 40% залишати про запас. При 8 – годинному робочому дні запланований час слід складати не більш як на 5 годин. Якщо Вам не вдається укластися в таку пропорцію, то треба:

1)скоротити список справ;

2)зробити це за рахунок менш важливих справ;

3)передоручити;

4)скоротити час на кожну задачу;

5)перенести частину справ на  завтра;

Якщо не виходить – працюйте більше 8-ми годин.

IY стадія – прийняття рішень  по пріоритетах і делегуванню.

Ціль цієї стадії – скоротити  час, відведений на виконання завдань дня.

Треба:

• установити пріоритети для своїх справ (наприклад, за допомогою аналізу АБВ) і уточнити по них задачі дня;
• перевірити ще раз термін виконання всіх справ;
• розглянути можливість делегування справ.

Y стадія - контроль і перенос незробленого.

Досвід показує, що не всі задачі вдається виконати. Не всі телефонні  розмови можуть відбутися. Тому їх приходитися  переносити на інший день.

Для раціоналізації використання часу можна використовувати, також, графічні символи – бюрографию.

Терміново

! важливо

NB! особливо важливо

? з'ясувати

+ пріоритет категорії А

. задачу виконано

.. задачу виконано особливо добре

Можна застосовувати свої власні позначення.

Що дає метод «Альпи?»

Це: - Кращий настрой на майбутній  робочий день.

1. Планування наступного дня.
2. Чітке представлення про задачі дня.
3. Упорядкування роботи протягом дня.
4. Подолання безпам'ятності.
5. Концентрація на більш важливому.
6. Зменшення обсягу «паперової» роботи.
7. Досягнення цілей дня.
8. Виділення більш важливих і менш важливих справ.
9. Прийняття рішень про пріоритети і передоручення.
10. Раціоналізація за допомогою угрупування задач.
11. Скорочення перешкод.
12. Самодисципліна.
13. Зменшення стресів.
14. Поліпшення самоконтролю.
15. Підвищення задоволеності і мотивації праці.
16. Ріст особистих результатів.
17. Виграш у часі за рахунок організації праці.

При успішному використанні техніки  планування часу Ви зможете щодня  заощаджувати 10 - 20 % Вашого часу!

2. Як ефективний інструмент планування  і керування своїм часом, у  повсякденній практиці варто  застосовувати щоденник часу.

Щоденник часу є найважливішим  робочим засобом особистого самоменеджменту. Він являє собою одночасно: календар-пам'ятку, особистий щоденник, записну книжку, інструмент планування, довідник, абонентську  книжку, картотеку ідей, інструмент контролю.

Структура щоденника часу

Календарна частина – тут  формуляри для місячних, декадних і денних планів. Особливе значення придається плану дня. Принцип –  один лист на день.

Розділ службових і часних дат  – тут можна записати, щоб постійно мати при собі найважливішу інформацію, наприклад:

1.терміни проведення семінарів,  нарад

2.тарифи зарплати і доходів

3.списки днів народжень і  інших важливих дат

4.поштові тарифи

5.розклад літаків, потягів

6.адреси готелів

7.календар футбольних матчів

8.картки для запису ідей

Розділ: адреси і телефони

• у Вас завжди будуть під рукою найважливіші телефонні номери й адреси, якими Ви найчастіше користуєтеся

Загальна частина

• різні візитки, службовий пропуск, фотографії і т.п.

Щоденник часу підвищує якість роботи. При 8-годинному робочому дні раціональне ведення щоденника часу дозволяє заощаджувати щодня цілу годину!

При вивченні теми “Планування  робочого часу” студенти повинні  знати основні принципи та правила  планування робочого часу, переваги планування часу в особистому самоменеджменті, систему планування часу, метод “Альпи”, бюрографію, щоденник часу.

Слід зрозуміти, що планування у “колі правил” самоменеджменту  означає підготовку до реалізації цілей. Витрачаючи час на планування, менеджер скорочує час на виконання окремих  задач і таким чином одержує економію часу в цілому.

Студенти повинні добре  зрозуміти сутність та зміст основних принципів та правил планування робочого часу, вміти розробляти плани життя, кар’єри, довгострокові, річні, квартальні, місячні плани , плани дня.

Слід усвідомити, що менеджер повинен позитивно ставитися до планування взагалі, а також вміти перепровіряти свої плани, змінювати та коригувати їх у разі необхідності.

Для формування умінь  і навичок планування слід вирішити ситуаційні завдання № 5,6, 10, 11, 15, 17 із збірника ситуаційних завдань [19].

 

Питання для самоконтролю:

 

1. Яке значення має планування робочого часу?
2. У чому переваги планування робочого часу?
3. Які принципи і правила планування робочого часу Ви знаєте?
4. Що таке система планування робочого часу?
5. Які методи планування робочого часу Вам відомі?
6. Що таке метод “Альпи”? Які його переваги?
7. Що таке бюрографія, яке її значення?
8. Що таке щоденник часу та у чому його переваги?

 

Література:

1-, 3, 4, 8-11, 13, 15-17, 19

 

 

 

Тема 4. Прийоми і методи прийняття рішень

 

План:

 

1. Встановлення пріоритетів.
2. Принцип Парето (співвідношення 80:20).
3. Аналіз АБВ.
4. Принцип Ейзенхауера.
5. Основи делегування.

 

Прийняття рішення передбачає відбір першочергових задач і справ.

Установити пріоритетність – означає прийняти рішення про черговість вирішення задач.

Для більшості керівників основні  проблеми полягають у тому, що вони:

• намагаються відразу виконати занадто великий обсяг роботи;
• розпорошують свої сили на окремі, часто несуттєві справи.

Наприкінці робочого дня вони відзначають, що начебто зроблено чимало, але дійсно важливі справи або незакінчено, або вони взагалі не зрушили з місця.

Успішні менеджери встигають  вирішити під час робочого дня  безліч питань. Від усіх інших вони відрізняються тим, що протягом певного  часу бувають зайняті рішенням тільки однієї єдиної задачі. Вони завжди завершують за один раз одну справу, причому послідовно і цілеспрямовано. Передумовами для цього служать прийняття рішення про пріоритетність справ, складання списку пріоритетів і дотримання його.

Значення установлення пріоритетів важко переоцінити. Воно добре ілюструється широко відомою історією під назвою "Порада вартістю в 25000 доларів";

Чарльз Шваб, президент "Бетлем стил Корпорейшен", поставив Іву  Лі, радникові з підприємницької  діяльності, незвичайну задачу: "Покажіть мені, - сказав він, - можливість кращого використання мого часу. Якщо Вам це вдасться, я сплачу Вам будь-який гонорар у розумних межах". Лі запропонував Швабу записати наступне: "Складіть список найважливіших справ, що Ви повинні зробити завтра, і пронумеруйте їхню черговість у відповідності зі значимістю. Завтра вранці почніть із задачі № 1 і працюйте над нею, поки її не буде вирішено. Перевірте установлені вами пріоритети ще раз і приступайте до виконання задачі № 2, але не йдіть далі доти, поки не закінчите і цю справу. Потім розпочинайте працювати над завданням № 3 і т.д. Навіть якщо ви не зможете виконати весь свій план на день, це не трагедія. До кінця дня будуть принаймні завершені найважливіші справи, перш ніж ви витратите час на задачі меншої важливості.

Секрет успіху полягає в тому, щоб щодня робити наступне:

- перевіряйте значимість майбутніх задач;

- приймайте рішення про пріоритети;

- складайте список завдань дня;