Сутність та зміст поняття “самоменеджмент”

При формулюванні своїх цілей Ви повинні пам’ятати про такі аспекти  як фізичний стан, здоров’я, оскільки вони є неодмінною умовою активного  життя, успішного самоменеджменту  і кар’єри.

Для цього треба передбачати  у своїх планах (річних, місячних, тижневих, денних) спортивні заходи: гімнастику, плавання, лижні пробіги, заняття йогою і інш.

Не слід забувати, також, про самоосвіту, підвищення кваліфікації, про свою культурну освіту.

Не беріть на себе занадто багато, тому що нереальні задачі мають мало шансів бути виконаними.

Встановлювати собі конкретні короткострокові  цілі, погоджені з вашими довгостроковими, глобальними цілями, необхідно тому, що на шляху до виконання довгострокових цілей іноді ми стикаємося зі зміною зовнішніх умов. Тому, поряд із загальними цілями, важливо, з погляду психологічної мотивації, ставити перед собою і короткострокові досяжні проміжні цілі і домагатися проміжних успіхів.

Ваші особисті цілі з часом можуть змінюватися. Тому треба регулярно  переглядати свої цілі, перевіряти, чи зберегли вони свою актуальність для Вас на сучасний момент.

Переоцінка Ваших цілей може відбутися в зв'язку зі зміною навколишнього  оточення під впливом ряду факторів, наприклад таких:

• зміна якості життя;
• фінансові й економічні кризи;
• безробіття, що поширюється;
• зміна екологічної обстановки;
• природні катаклізми, стихійні лиха;
• вартість енергоресурсів, що змінюється;
• і інш.

Переоцінка Ваших цілей може відбутися також у зв'язку зі зміною Вашої внутрішньої особистої  системи цінностей.

Перевіряти, чи зберегли актуальність Ваші цілі, треба систематично, щорічно!

Висновки.

1. Постановка цілей в самоменеджменті здійснюється шляхом:

• знаходження цілей, тобто аналізу – чого я хочу;

• ситуаційного аналізу, тобто –  що я можу;
• визначення своїх сильних і слабких сторін;
• вироблення цільових стратегій і методів досягнення цілей;
• формулювання цілей: - до чого я конкретно прагну.

2. Для постановки цілей треба:

1. забезпечити ясність цілей – чого Ви конкретно хочете досягти – розробити життєві цілі;
2. зробити “інвентарний опис” цілей, тобто звести воєдино Ваші особисті і професійні орієнтири;
3. ситуаційний аналіз – це аналіз Ваших особистих ресурсів (чи засобів) для досягнення цілей – він дозволяє виявити Ваші сильні і слабкі сторони;
4. наступний крок – аналіз “мета-засіб” – необхідні для досягнення цілей засоби порівнюються з реальною ситуацією;
5. з визначених Вами в ході аналізу мір, необхідних для досягнення мети, випливають конкретні практичні цілі (або задачі). Формулювання цілей передбачає фіксацію терміну виконання і конкретних результатів.
6. Проміжні практичні цілі фіксуються в плані життя і кар'єри, що повинний регулярно перевірятися, переглядатися, доповнюватися.

Щодня, виконуючи свою роботу, задавайте  собі питання:

- “ Чи наближає  мене те, що я в даний момент  роблю, до досягнення відповідної моєї мети?”

При вивченні теми “Постановка  цілей” студенти повинні знати сутність поняття “цілі”, значення вміння правильно  поставити цілі. Слід зрозуміти, що “мислити цілями” – це означає  знання того, в якому напрямку слід іти при виконанні роботи та який має бути кінцевий результат.

Процес постановки цілей  складається з 3-х фаз:

1) знаходження цілей;

2) ситуаційний аналіз;

3) формулювання цілі.

Студенти повинні добре  знати етапи знаходження особистих  цілей, зробити ситуаційний аналіз, правильно сформулювати цілі, розробити план життя і кар’єри. Слід усвідомити, що правильне формулювання цілей передбачає фіксацію строків та конкретних результатів.

Для формування умінь  і навичок правильного формулювання цілей слід вирішити ситуаційні завдання № 2, 3, 4, 16 із збірника ситуаційних завдань [19].

 

Питання для самоконтролю:

 

1. У чому полягає сутність поняття “постановка цілей”?
2. Яке значення має вміння правильно поставити цілі?
3. Які етапи включає процес постановки цілей?
4. У чому сутність поняття “знаходження цілей”?
5. Якими правилами слід керуватися при визначенні цілей?
6. Які Ви знаєте етапи знаходження особистих цілей?
7. Яке значення має ситуаційний аналіз?
8. Які етапи ситуаційного аналізу Ви знаєте?
9. Як правильно сформулювати цілі?

 

Література:

1, 3, 4, 9-17, 19

 

 

Тема 3. Планування робочого часу менеджера

 

План:

 

1. Основи планування робочого часу.
2. Принципи і правила планування робочого часу.
3. Система планування робочого часу.
4. Методи планування робочого часу.

 

Нове покоління менеджерів і бізнесменів приділяє дуже велику увагу плануванню й ефективній організації своєї праці, більш раціональному використанню робочого часу, тому що невпорядкованість дня створює непродуктивний стиль і приводить до нераціонального використання часу у всіх сферах діяльності.

Планування як складова частина задач і правил самоменеджменту  означає:

• підготовку до реалізації поставлених цілей;
• упорядкування часу.

Головна перевага планування полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі.

Практичний досвід свідчить, що збільшення витрат часу на планування приводить до скорочення часу на виконання і, у кінцевому рахунку, до економії часу в цілому.

Очевидно, що процес планування не може бути розтягнутий довільно до нескінченності, тому що на виконання  запланованого не залишиться часу. Тобто, існує оптимальний термін планування.

Загальне правило таке :

«Хто регулярно протягом 10 хвилин підготовляє свій робочий день, той  щодня заощаджує 2 години, а також  більш успішно справляється з  важливими справами».

Від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день) треба максимально 1% часу витрачати на планування. Наприклад, для розробки плану дня потрібно 5 – 10 хвилин.

На жаль, багато хто  під плануванням мають на увазі  простий запис поточних справ  наступного дня. При цьому, у кращому випадку обмежуються спробою об'єктивно оцінити обсяг майбутньої роботи без аналізу бюджету часу, маючи тільки перелік робіт. Щоб навчатися планувати, розглянемо основні принципи і правила планування.

 

2.Принципи і правила  планування робочого часу

Розглянемо принципи і правила планування ефективного  використання робочого часу й особистої  роботи. Розривати ці елементи не можна. Аналізувати і планувати треба  тільки разом, тобто треба чітко  визначати і види робіт і час  на їх виконання.

1.Основним принципом планування є дотримання співвідношення 60:40. Це означає, що складати план треба лише на визначену частину свого робочого часу, як показує досвід, найкраще на 60%.

Події, що важко передбачити, моменти що відволікають («поглиначі часу»), а також події особистого плану не можуть бути заплановані цілком. Відповідно, свій час треба розподілити між 3-ма блоками.

Основне правило планування часу:

60 % - запланований час;

20 % - непередбачений час  (резерви часу на неплановані  дії);

20 % - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).

У залежності від виду Вашої діяльності ці величини можуть відхилятися в ту чи іншу сторону. Більш точно Ви можете їх визначити, виходячи з аналізу окремих видів  діяльності і витрат часу, тому що саме такий аналіз є основою всякого планування часу.

2. Другий принцип планування  – аналіз видів діяльності  і витрати часу, листок «денних  перешкод».

Сутність цього принципу полягає в документуванні того, як і на що Ви використовуєте свій час.

З «заповідей молодого кар'єриста»:

„Якщо ти забув призначити термін виконання завдання, воно не буде виконано ніколи. Поки не підійшов термін звіту, ніщо не буде починатися”.

На перші 90% проекту (роботи) іде 90% відведеного часу, на інші 10% - також 90% часі. Якщо у твоїй добі 24 години, значить треба навчитися розтягти їх ще годин на 10.

3. Принцип планування  – зведення задач воєдино –  складання плану дій.

Треба:

• перелічити всі майбутні в плановому періоді задачі;
• розділити їх на довго-, середньо- і короткострокові;
• встановити пріоритетність у рішенні задач.

4. Регулярність – системність  – послідовність. Цей принцип означає, що треба регулярно і систематично працювати, послідовно доводити до кінця розпочату справу.

5. Реалістичне планування - тобто виконання такого обсягу робіт, з яким реально можна справитися.

6. Пристосовність – це значить, що треба виявляти гнучкість, щоб досягалися Ваші цілі.

7. Поповнення втрат  часу: слід прагнути відразу ж поповнювати втрати часу: наприклад, краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наганяти втрачене напередодні.

8. Письмова форма –  обов'язкова.

9. Перенос незробленого – невиконані задачі переносяться в план наступного періоду.

10. Фіксація результатів  замість дій, тобто в планах треба фіксувати результати і цілі (кінцевий стан), а не просто які-небудь дії.

Наприклад, замість: „подзвонити  пану Дорошенко„ краще записати конкретно: „погодити з паном Дорошенко  програму ЕОМ”.

11. Установлення часових  норм.

Треба встановлювати  точні норми, що передбачають рівно  стільки часу на визначену роботу, скільки вона того варта.

Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки  часу, скільки його є взагалі. Тобто  якщо Ви, наприклад, призначили нараду і відвели на цю нараду 2 години, то вона стільки і триватиме, хоча, можливо, що цілі наради можуть бути досягнуті набагато швидше, наприклад, за 1 годину чи 90 хвилин.

12.Обов'язково встановлювати  точний термін виконання.

У такий спосіб Ви привчите себе до самодисципліни. Фіксація точних термінів виконання особливо важлива при складанні домовленості з іншою стороною. Тут треба уникати неточних формулювань, наприклад, « Якомога швидше». Що значить: «Якомога швидше ?» - це через годину?, протягом дня?, чи завтра?, через тиждень ?

Обов'язково домовляйтеся, до якого терміну завдання повинно бути виконано. Це дасть вам змогу уникати непорозумінь.

13.Установлення пріоритетів (тобто ступеня важливості справ).

Точно встановлюйте, якій справі якого роду пріоритети Ви віддаєте, тобто що слід виконувати в першу  чергу, що – в другу, що – потім.

14.Позбавлення „тиранії  нагальності”.

Треба учитися відрізняти найважливіше від нагального. Саме термінова (спішна) справа не завжди буває  найважливішою, однак саме нагальні і невідкладні справи займають часто  велику частину нашого дорогоцінного  часу.

„Тиранія нагальності” виникає в наслідок того, що неважливим справам віддається перевага тільки тому, що через погане планування не важливі справи стають терміновими.

15.Делегування (передоручення)  справ.

Тобто, треба встановлювати у  своїх планах, яку роботу Ви повинні виконувати самі (особисто), а яку можна передоручити. Про делегування мова докладно буде вестися пізніше.

16. „Поглиначі” часу  і резерви часу.

Треба залишати визначений відсоток свого часу як резерв для несподіваних відвідувачів, телефонних дзвоників чи на випадок недооцінки тривалості окремих справ і намагатися скоротити кількість «перешкод».

17.Переробка – повторний  огляд

Варто постійно перевіряти і переробляти  свій план з погляду – чи можуть бути ті чи інші його пункти виконані цілком у встановлений термін.

18.Вільний час

Принцип передбачає планування і використання свого вільного часу, а також часу, що іде на поїздки і очікування

19.Тимчасові блоки  і спокійний час (закриті години).

Цей принцип означає, що треба визначати  тривалі безперервні періоди часу (блоки) для рішення великих задач (це так званий спокійний час, закриті години) і короткі проміжки - для обробки декількох дрібних справ.

Доцільно при цьому  для закритих годин планувати  найбільш сприятливі години, з урахуванням  біоритмів (це, як правило, ранкові години).

20.Час для планування  і творчості.

Треба резервувати також визначену  частину свого часу для планової, підготовчої і творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації. Якщо цей час губиться в повсякденних справах, треба подбати про те, щоб найближчим часом заповнити втрати.

Крім зазначених, треба  враховувати у своїх планах також  принципи планування:

21.Рутинної роботи.