Сутність та зміст поняття “самоменеджмент”

Підйом: духовна розкутість, сприйнятливість до нового, гарна  пам'ять, пристосовність. Сприятливий  час для виконання нових задач, закордонних поїздок, вивчення важких предметів, складання планів, прийняття  рішень, здачі іспитів.

Спад: недолік розумових  здібностей, сконцентрованості, погіршення пам’яті, недолік виразності. Сприятливий  час для виконання рутинної роботи, збори й упорядкування інформації, повторень (репетицій).

Критичні точки: слабка пам'ять, схильність до помилок. Духовний дискомфорт, недолік цілковитого самовладання, здатність до реагування. Схильність до нещасливих випадків.

Одночасно помітн6о, що іноді корисно враховувати не тільки місячні біоритми, але й більш тривалі. Відзначається також зв'язок розумових і фізичних процесів, можливих навантажень і більш високих результатів із внутрішніми біологічними ритмами. І задача, природно, полягає в тому, щоб вони співпадали з відповідним ритмом, можливостями збігу, тобто оптимальною програмою діяльності й обліку при розробці усіх внутрішніх ритмів із зовнішніми факторами і специфічними умовами роботи менеджера.

 

 

4. Індивідуальний робочий  стиль

Для забезпечення раціональної, продуктивної розумової праці її треба організувати так, щоб передбачати  зміну різних видів діяльності протягом робочого дня відповідно до того, як змінюється працездатність. Так, на початку роботи працездатність нижча за звичайні середні показники; наприкінці першої години вона досягає найвищого рівня, тримається на ньому протягом другої і третьої годин, а потім починає знижуватись. Тому для людей розумової праці особливо важливо основну, найважчу роботу, пов’язану з обдумуванням, узагальненнями, засвоєнням чогось нового, виконувати в першій половині робочого дня. Допоміжні операції, що потребують незначного напруження, бажано виконувати наприкінці дня.

Якщо з якоїсь причини  людина не працювала певний час, то навантаження треба збільшувати поступово, особливо в старшому віці.

Коли людина починає  займатися новою, незнайомою діяльністю або приступає до неї після досить великої перерви, то входити в роботу також потрібно поступово. В перші дні працівник швидко відчуває втому, іноді в нього тремтять м’язи, настає загальне нездужання. Потім по мірі звикання і втягування в роботі він вже не так стомлюється, продуктивність поступово зростає.

Розумову діяльність, так само, як і фізичну, не можна  розпочинати, напружуючись з останніх сил. Про це треба пам’ятати ще й тому, що при фізичній праці  людина швидше призвичаюється, ніж  при розумовій. Поступове входження в робочий процес сприяє поліпшенню й вдосконаленню працездатності, виробленню трудової вправності, пам’яті, уваги й мислення.

Щоб діяльність була продуктивною, необхідне постійне тренування, яке  має велике значення для розвитку і використання трудових та функціональних можливостей організму. Тренованість забезпечує економніше витрачання функціональних можливостей організму і мобілізує приховані резерви діяльності окремих органів і систем, коли в тому виникає потреба. Така мобілізація сил має важливе значення в період великого напруження в роботі (під час складання звітів, екзаменів та ін.). Важливу роль вона відіграє також у профілактиці різних хвороб, пов’язаних з інтенсивною працею. У стані спокою в тренованих людей рівень функції кровообігу нижчий, ніж у нетренованих. Однак при фізичних навантаженням або при великому нервово-емоційному напруженні у тренованих цей показник досягає значно вищого рівня фізіологічних можливостей.

Індивідуальний робочий  стиль визначається: властивостями характеру, схильністю до чогось, звичками.

Для зміни свого робочого стилю слід усвідомити сильні та слабкі сторони свого стилю роботи; стимулювати  сильні сторони та працювати над  подоланням особистих недоліків.

 

 

 

Питання для самоконтролю:

 

1. Які організаційні принципи початку робочого дня Ви знаєте? 
2. Які організаційні принципи можна використовувати протягом дня?
3. Які слід закінчувати робочий день? Які коливання працездатності людини спостерігаються протягом дня?
4. Що таке графік працездатності?
5. Що таке біологічні закономірності? Які Ви знаєте біологічні закономірності роботи людини?
6. Що таке біоритми? Які Ви знаєте біоритми?
7. Що таке індивідуальний стиль роботи та які фактори впливають на його формування?
8. Що заважає ефективній роботі менеджера?
9. Які причини неефективного стилю роботи Ви знаєте?

 

Література:

1, 3, 4, 8-10, 15-19

 

 

Тема 6. Контроль

 

План:

 

1. Функції контролю в самоменеджменті.
2. Контроль процесу.
3. Контроль результатів.
4. Самоконтроль.

 

1. Функції контролю

Слід відрізняти контроль за діяльністю організації від контролю в самоменеджменті.

Контроль як функція самоменеджменту  охоплює три задачі:

• Осмислення фізичного стану. Що досягнуто до моменту здійснення контролю?
• Порівняння запланованого з досягнутим.
• У якому ступені досягнута поставлена мета?
• Які відхилення мають місце ?
• Корегування по установлених відхиленнях.
• Час, тривалість і регулярність контролю залежать від  задач, що виконуються, і поставленої мети.

Види контролю:

• Контроль процесу і здійснюваної діяльності;
• Контроль результатів (цільовий контроль).

 

2. Контроль процесу

Менеджеру необхідно щодня, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію праці, задаючи собі наступні питання:

• Чи Виконуєте Ви дійсно необхідні задачі?
• Чи завжди правильно Ви приймаєте рішення щодо пріоритетності завдань Вашої діяльності?
• Чи Справляєтеся Ви запланованими задачами у встановлений час?
• Чи Передоручаєте Ви в достатньому обсязі справи, у тому числі і термінові?
• Чи Збираєте Ви в єдиний блок невеликі справи, телефонні розмови і т.п.?
• Чи Використовуєте Ви всі інші можливості раціоналізації і розвантаження?
• Чи Ведете боротьбу з "перешкодами" і "поглиначами часу"?

Контроль процесу включає:

• Аналіз діяльності і часу
• Аналіз денних "перешкод".

Виконання аналізу видів діяльності і часу з метою здійснення процесу  контролю можна зробити за допомогою тієї ж таблиці* і комп’ютерної програми*, що ми розглядали при вивченні теми 1. Для здійснення контролю слід порівняти заплановані витрати часу з фактичними:

 

Аналіз видів діяльності і витрат часу
Види діяльності	Витрати часу
	заплановані	фактичні
Виграш у годинах	П	Ф
	= П- Ф

 

Виграш у годинах  визначається за рахунок завдань, які  ви виключили із свого плану завдяки  делегуванню чи принципу Ейзенхауера, або за рахунок застосування прийомів раціоналізації праці.

Способи контролю діяльності і часу:

• Запланований час (цілеустановка).
• Сприйняття фактичного перебігу часу і діяльності.
• Розробка планованого стану.
• Порівняння "план-факт" (контроль)

Спосіб "Запланований час (цілеустановка)" передбачає запис задач категорії А, що міг би виконувати менеджер, якби  щодня мав на 1 годину більше часу у своєму розпорядженні:

1.  ______________________

2.  ______________________

3.  ______________________

4.  ______________________

5.  ______________________

 

Спосіб "Сприйняття фактичного перебігу часу і діяльності" передбачає:

• фіксацію роботи, періодично виконуваної протягом дня чи тижня;
• аналіз причин.

 

Фактичний стан	Фактично витрачений час (год, хв)		Планований  стан		Планований час (год, хв)
Перерахування, регулярне  відтворених протягом дня чи тижня  видів діяльності	День	Тиждень	Перерахування можливостей  оптимізації з метою економії часу	День	Тиждень

 

Спосіб "Розробка планованого  стану" передбачає:

1. Аналіз кожного виду діяльності в графі "Фактичний стан" з погляду  можливості оптимізації трудового процесу з метою економії часу:

• що відбудеться, якщо відмовитися від даної діяльності?

• що відбудеться, якщо цю діяльність цілком чи частково делегувати?
• що відбудеться, якщо цю діяльність здійснювати протягом  більш короткого проміжку часу?

 

2. Запис заходів для реалізації в графі "Планований стан" і виділення нового планованого часу.

Спосіб "Порівняння "план-факт" (контроль) передбачає визначення:

• наскільки велике фактичне часове навантаження?
• скільки часу може бути зекономлено?
• яких заходів для економії часу можна вжити?
• як можна використовувати зекономлений час?

Аналіз денних перешкод як метод контролю дає можливість розкрити додаткові джерела економії часу:

 

Факт				План
Час "від - до"	Окремі види діяльності, під час яких Вам заважають	Вид "перешкод" (телефон, відвідувачі)	Тривалість перешкод	Можливості поліпшення використання часу

 

 

3. Контроль результатів

Контроль за результатами праці з погляду  досягнення кінцевої мети (цільовий контроль) слід проводити після виконання задачі (підсумковий контроль). При реалізації великих проектів контроль результатів слід здійснювати на проміжних стадіях на всьому протязі процесу (проміжний контроль).

 

Контроль результатів  включає:

1. Відповіді на питання:

• Що могло бути виконане з задуманих задач/цілей ?
• Які результати були досягнуті ?
• Що залишилося незробленим і чому ?
• Де був загублений час ?
• Які можна зробити висновки для попереднього планування наступного періоду ?

2. Складання контрольного  листа

Контрольний лист
№	Задача (ціль)	Дата, термін	Планові показники	Фактичні показники	Причини відхилень	Виконання

 

4. Самоконтроль

Самоконтроль - огляд  минулого дня.

Методи самоконтролю:

1. Відповіді на питання.

Допоміжні питання для  огляду результатів дня (контролю):

• Хто чи що перешкодило мені сьогодні досягти більшого?
• Чи приніс я сьогодні користь оточуючим мене людям?
• Де я втратив забагато часу на дрібницях?
• Де я займався поверхневими питаннями?
• Де я займався непотрібною критикою?
• Де я пішов на даремні компроміси?
• Де я висунув надмірні вимоги до своїх партнерів?
• Що могла б фірма по праву жадати від мене?
• Як могли б судити про мене мої підлеглі, колеги, шеф?
• Чи міг я відмовитися від якихось справ?

Внаслідок вивчення теми “Контроль” студенти повинні усвідомити, що постановка цілей, планування, реалізація їх ефективні лише за умови контролю за їх виконанням. Контроль підвищує мотивацію праці. Мета контролю – це перевірка виконання поставлених цілей. Контроль процесу – це перевіряння менеджером своїх планів (аналіз діяльності та часу, аналіз денних перешкод). Контроль результатів здійснюється після виконання задачі. Самоконтроль – це перевіряння того, що зроблено протягом дня.