Сутність та зміст поняття “самоменеджмент”

У той же час, ці концепції мають недоліки:

• вони досить трудомісткі, займають багато часу;
• результат роботи над собою по пропонованих рекомендаціях залежить від Вашого індивідуального підходу, оскільки немає універсальних методик для використання в повсякденній роботі.

Існує ще одна концепція самоменеджменту – концепція Лотара Зайверта, яка заснована на ідеї керування своїм часом. Ця концепція, на наш погляд, найбільш раціональна й універсальна, тому що вона містить у собі найбільш важливі моменти з інших концепцій і одночасно Зайверт дає відпрацьовані і багаторазово випробувані методи роботи над собою, які не вимагають особливих мудрувань, багаторазового тестування і придатні для використання в повсякденній практиці.

Тому ми з Вами вивчаємо самоменеджмент за концепцією Зайверта.

Відповідно до визначення Зайверта,

Самоменеджмент являє  собою послідовне і цілеспрямоване використання випробуваних методів  роботи в повсякденній практиці для  того, щоб оптимально і зі змістом  використовувати свій час, тобто  по своїй суті це time management.

 

3. Основна мета самоменеджменту  полягає в тому, щоб:

• максимально використовувати власні можливості;
• свідомо керувати своїм життям (тобто, самовизначатися);
• переборювати зовнішні обставини як на роботі, так і в особистому житті.

Переваги самоменеджменту:

• виконання роботи з меншими витратами;
• краще результати праці;
• краща організація праці;
• менше поспіху і стресу;
• більше задоволення від роботи;
• велика мотивація праці;
• ріст кваліфікації;
• менше завантаженість роботою;
• менше помилок;
• досягнення професійних і особистих цілей найкоротшим шляхом.

Головною перевагою менеджменту  за концепцією Зайверта є раціональне  використання і заощадження самого дефіцитного і важливого особистого ресурсу – власного часу.

Самоменджмент  має ряд функцій.

 

4. Функції самоменеджменту

Функції самоменеджменту (за концепцією Зайверта) графічно можна відобразити  як своєрідне „коло правил”. За допомогою цих функцій щоденно  вирішується безліч завдань і  проблем менеджера.

Мал. Коло правил: функції  самоменеджменту.

 

Функції знаходяться у визначеній залежності між собою і здійснюються у визначеній послідовності.

В зовнішнім колі позначені наступні 5 функцій:

1. Постановка цілей. – Аналіз формулювання особистих цілей.
2. Планування. – Розробка планів і альтернативних варіантів своєї діяльності.
3. Прийняття рішень. – по завданням, що виконуються.
4. Реалізація організація діяльності менеджера – Складання розкладу особистої праці.
5. Контроль – Самоконтроль і контроль підсумків. Якщо необхідно – корегування цілей.
6. Ще одна додаткова функція: “Інформація і комунікації – вона  розміщена у внутрішньому колі. Навколо неї, начебто, обертаються всі інші функції, тому що пошук та обмін інформацією здійснюються на всіх етапах процесу самоменеджменту. Для кожної функції самоменеджменту розроблені робочі прийоми і методи їхньої реалізації, а також очікуваний результат у виді виграшу в часі, що складають техніку самоменеджменту.

Скориставшись рекомендованими  джерелами, законспектуйте основні  терміни і поняття. Підготуйтесь до обговорення питання про сутність поняття “самоменеджмент”, основну його мету та переваги.

Розберіться з концепціями  самоменеджменту, визначте основну  мету, переваги і недоліки кожної концепції.

Запишіть функції самоменеджменту  за концепцією Лотара Зайверта. Намалюйте  “коло правил” самоменеджменту.

 

Питання для самоконтролю:

 

1. Що таке “самоменеджмент”?
2. Яка принципова різниця між менеджментом і “самоменеджментом”?
3. Яка основна мета самоменеджменту?
4. Які Ви знаєте концепції самоменеджменту?
5. У чому полягає сутність концепції самоменеджменту М.Вудкока та Д.Френсіса?
6. У чому полягає сутність концепції самоменеджменту В.А.Андрєєва?
7. У чому полягає сутність концепції самоменеджменту А.Т.Хроленко?
8. У чому полягає сутність концепції самоменеджменту Б. і Х.Швальбе?
9. У чому полягає сутність концепції самоменеджменту Л.Зайверта?
10. Які переваги самоменеджменту за концепцією Л.Зайверта?
11. Які Ви знаєте функції самоменеджменту?
12. Навіщо потрібно вивчити технічні прийоми самоменеджменту?

 

Література:

1, 3, 4, 9-11, 13-17

 

 

Тема 1. Аналіз витрат робочого часу менеджера

 

План:

 

1. Аналіз використання часу.
2. Аналіз сильних і слабких сторін стилю роботи.
3. Аналіз часових утрат.
4. Аналіз поглиначів часу.

 

Дослідження показують, що із 100 менеджерів тільки 1 має достатньо часу. Іншим не вистачає від 10 до 50% часу. Не даремно в діловому світі часто вживають приказку «Час – це гроші».

Але насправді, час –  це щось, значно більше, ніж гроші, воно необратимо і непоправно, Його не можна  накопичити, помножити, передати в спадщину. Воно іде безповоротно.

Алан Лэкейн говорив:

«Час – це щось таке ж, як саме життя. Той, хто дозволяє вислизнути своєму часу, випускає з рук своє життя. Той, хто тримає в руках свій час, тримає в руках своє життя».

Скільки в нас є часу? – 7 днів на тиждень(з них 5 робочих і 2 вихідних) і 24 години на добу.

А як Ви думаєте, скільки часу усього у Вас є для усіх Ваших професійних  і особистих справ?

Якщо виходити з того, що Вам  зараз приблизно по 20 років, а  пенсійний вік 60 років, то до пенсії Вам залишилося 40 років.

Розрахунки показують, що при цих  умовах Ваш капітал часу до пенсії складає усього близько 200000 годин. (точніше  – 166400 годин).

Капітал часу К = К1+К2+К3, де К1 – робочий час до пенсії: К1= 40 х 1760 (220 дн. х 8 год.) = 70400 год. К2 – вільний час у робочі дні: К2 = 40 х 660 (220 дн. х 3 год.) = 26400 год. К3 – вільний час у вихідні  дні: К3 = 40 х 1740 (145 дн. х 12 год.) = 69600 год. К = К1+К2+К3 = 166400 годин.

Багато це чи мало? – На все життя?!

Тому кожен успішний менеджер дуже цінує свій час.

Для того, щоб заощаджувати час, треба  насамперед знати, на що він витрачається.

Тому менеджери регулярно проводять  облік і аналіз використання свого  часу. Це – основа самоменеджменту.

Хочу Вам привести приклад того, наскільки серйозно ставляться менеджери до роботи з обліку свого часу й аналізу його використання. Відомий американський фахівець з менеджменту Пітер Друкер проводить облік і аналіз свого робочого часу через кожні 9 місяців протягом 3-х тижнів. І от що він писав про результати цього аналізу:

• «…Хоча я роблю це протягом 5-ти чи 6-ти років, я кожного разу приголомшуюсь: «Цього не може бути! Я знаю, що я втрачаю багато часу, але не може бути, щоб так багато!»

 

1. Аналіз використання часу

Для того, щоб зробити аналіз використання часу, треба, насамперед, провести інвентаризацію усіх видів Вашої діяльності і затрачуваного на них часу. Це дозволить виявити причини нераціонального використання часу.

Це можуть бути такі причини:

1. не відомо, на що взагалі витрачається час;
2. не відомо, скільки потрібно часу на виконання тих чи інших задач;
3. не відомі сильні і слабкі сторони Вашого робочого стилю;
4. не відомо, які особистості чи які інші фактори обмежують Вашу працездатність.

Інвентаризація часу включає:

I.   Аналіз витрат часу;

II.  Аналіз часових утрат;

III. Аналіз поглиначів часу.

 

Витрати нашого часу протягом доби можна  скомпонувати в блоки:

1. Підтримка життєздатності (харчування, сон).
2. Відновлення працездатності (найбільш ефективно відбувається за допомогою фізичних вправ).
3. Допоміжний час (підготовка робочого місця, пошук необхідних матеріалів, покупки).
4. Прямий робочий час.
5. Придбання життєвого досвіду (читання, неробоче спілкування, відвідування виставок, театрів, музеїв і т.п.).
6. Утрати.

Для підвищення результативності праці менеджери часто збільшують робочий час за рахунок інших блоків.

Це нерозумно, тому що підриває здоров'я, завдає шкоди іншим, не менш важливим сторонам нашого життя.

Дійсно, зменшення часу на сон і  харчування навіть протягом лише декількох  днів вимагає великих витрат на компенсацію.

Зменшувати обсяг допоміжної роботи також нераціонально, тому що будь-яку  роботу буде зроблено добре, якщо вона добре підготовлена.

 П'ятий блок можна скоротити  тільки в екстремальних ситуаціях.  При нормальних життєвих обставинах він повинний цілком використовуватися, тому що без цього неможливо ні підвищення культурного рівня, ні накопичення життєвого досвіду.

З перерахованих 5-ти блоків для організації  особистої роботи менеджера найбільш важливим є 4-й блок – прямий робочий час.

Щоб здійснити облік і аналіз витрат робочого часу менеджера, треба  знати характерні види робіт менеджера, адже йому доводиться за день робити великий  обсяг усіляких видів робіт: робота з поштою, планування, зустрічі, наради, телефонні розмови і багато чого іншого.

Існує кілька класифікацій, видів  витрат робочого часу, заснованих на різних ознаках. Ми розглянемо одну з цих  класифікацій, найбільше практично  корисну, розроблену Московським НДІ  праці. Відповідно до цієї класифікації, робочий час керівника (менеджера) і фахівців поділяється на такі види:

• підготовчо-заключний час: одержання завдання на роботу, ознайомлення з документацією і нормативно-правовими матеріалами, узгодження і підписання документації, підготовка та прибирання робочого місця;
• оперативний час – роботи, пов'язані з виконанням посадових обов'язків: аналітичні, організаційні, регулювальні, технічні, формально-логічні, творчі і т.д.;
• час непродуктивної роботи: виконання суспільної роботи, виправлення неправильно виконаної роботи, пошук і доставка на робоче місце документації, технічних засобів і матеріалів, пошук або чекання керівників, співвиконавців, консультантів і т.п.;
• час обслуговування робочого місця – організаційного, технічного, інформаційного;
• час перерв (чи втрат):

а) таких, що не залежать від працівника – чекання, несвоєчасне обслуговування, невідповідність режиму роботи служб;

б) таких, що залежать від працівника: сторонні розмови, виконання суспільних обов'язків у робочий час, відволікання від роботи, розмови з особистих  питань, інші втрати.

Менеджеру найкраще виробити на основі цієї класифікації свою класифікацію видів робочого часу і потім на основі своєї класифікації робити облік  його витрат.

Облік і аналіз робочого часу дозволяє установити фактичну тривалість кожного  з окремих видів виконуваних робіт, виявити втрати робочого часу, простої (чекання) у роботі, встановити ступінь раціональності витрат робочого часу по видах і змісту робіт.

Найпростішим і ефективним методом  обліку й аналізу є самофотографія робочого часу. Вона полягає в послідовному записі протягом дня усієї виконуваної роботи і фіксуванні часу, що витрачається на кожен з видів роботи. Виконувати цей аналіз зручно за допомогою таблиці і розробленої студентами нашого інституту компютерної програми.*

Самофотографування рекомендується проводити щодня протягом двох-трьох тижнів. Такі фотографії повинні здійснюватися систематично: суцільне фотографування (тобто фіксуються усі види робіт) – один раз на рік; вибіркове фотографування (які-небудь визначені види робіт) – два-три рази на рік.

Особливо необхідні менеджерам спостереження за витратами свого  робочого часу на початку їхньої роботи на новому місці.

Аналіз витрат вашого часу – це перше ваше індивідуальне завдання з самоменеджменту, що ви повинні  виконати.

Як же Вам зробити фотографію вашого часу? Головна і неодмінна умова – це абсолютна чесність.

Ви повинні одержати точну картину  того, як ви витрачаєте свій час.

Для цього: протягом як мінімум 1 тижня (чи хоча б 2-3 дні) докладно записуйте, як ви витрачаєте час. Зручніше за все це робити за допомогою таблиці*.

Записуйте докладно, що ви робите: снідаєте, обідаєте, прибираєте, дивитеся телевізор, читаєте, готуєтеся до модульного контролю чи семінару. Якщо ви спите, то так і  напишіть: «Сон». Фіксуйте будь-які  дрібниці. Однак недоцільно занадто дробити часові інтервали: найкраще годину розділити на 4 частини (по 15 хвилин) і записувати кожні 15 хвилин те що ви робите.

Якщо Ви будете вказувати занадто  малі проміжки часу (менш 15 хвилин), то це ускладнить підрахунки витрат часу й аналіз його використання.

Звичайно, якщо якийсь вид діяльності у Вас займає більше, ніж 15 хвилин, то треба вказувати реальний час.

Наприклад, дорога  в інститут у  Вас займає 50 хвилин, відповідно, указуєте час «від» і «до»; підготовка до модульного контролю займає 1,5 години – відповідно вказуєте час.