Сутність та зміст поняття “самоменеджмент”

Щоб ваша робота зі складання фотографії робочого часу була ефективною, треба  виконувати 2 умови:

1. робити позначки відразу, не відкладаючи, тому що через декілька годин забудуться проколи в часі і буде здаватися, що увесь час йшла нормальна робота;
2. записи робити абсолютно чесно, нічого не прикрашаючи – записувати так, як воно є, а не так, як би вам того хотілося;
3. щовечора треба робити аналіз фотографії дня. Це займає 10-15 хвилин. Слід виявити утрати часу, їх причини і розробити заходи щодо усунення цих причин.

 

2. Аналіз сильних і слабких  сторін стилю роботи менеджера

У таблиці є стовпчики  А, Б, В, Г. Вони служать для виконання  аналізу витрат часу і визначення Ваших слабких сторін.

На самому початку Ви ці стовпчики не заповнюйте. А наприкінці дня , коли у Вас заповнені стовпчики 2, 3 і 4, у яких зазначені види Вашої діяльності і їх тривалість, Ви даєте оцінку кожного з видів Вашої діяльності за зазначеними нижче критеріями і заносите відповіді в стовпчики А, Б, В, Г:

А – чи була ця робота необхідна? Відповідь  «Так» чи «Ні» занести в стовпчик 5.

Відповідь «Ні» треба занести також  у стовпчики Б і В.

 

Б – чи були виправдані витрати  часу?

       – Так чи  Ні.

 

В – чи було доцільним виконання  роботи?

       – Так чи Ні.

 

Г - чи був свідомо визначений часовий  інтервал для виконання роботи?

         – Так  чи Ні.

 

Занесли відповіді, що відповідають кожному  виду діяльності, у відповідний стовпчик А, Б, В, Г.

Далі визначити загальну тривалість роботи за день (Σ ПД).

Порахувати по кожному стовпчику  тривалість робіт, по яких Ви дали відповідь  «Ні» (Σ Ан, Σ Бн, ΣВн ΣГн).

Перевірте розрахунки за наступними співвідношеннями:

 

а)    б)     в)    г)

 

а) Якщо виявиться, що 10%, тобто Ваша діяльність була необов'язковою більш ніж у 10% випадків, то це означає, що у Вас маються проблеми з передорученням справ (делегуванням) і встановленням пріоритетів.

б) Якщо 10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків витрати часу були занадто великі, то Ви повинні зайнятися аналізом причин (технічні прийоми в роботі, концентрація, самодисципліна).

в) Якщо 10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків виконання було недоцільним, то Вам необхідно приділити увагу плануванню, організації, самораціоналізації.

г) Якщо 10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків часовий інтервал не було визначено свідомо, то у Вас є проблеми з плануванням робочого часу (складання планів дня, підготовка до роботи і т.п.).

Таким чином, зробивши аналіз, Ви визначите  сильні сторони Вашого робочого стилю  і будете їх розвивати. А за допомогою аналізу колонок А, Б, В, Г Ви визначите слабкі сторони Вашого робочого стилю. Потім слід вжити заходів для усунення Ваших слабких сторін і зміцнення в такий спосіб Ваших сильних сторін.

Права частина таблиці служить  для аналізу денних перешкод.

Щоб провести аналіз перешкод, визначите:

• які перешкоди були найбільш дорогоцінними;
• які відвідування були непотрібними?
• які телефонні розмови могли б бути коротше або ефективніше?
• хто найбільше відволікав Вас від справ?
• яких термінових заходів Вам слід вжити, щоб зменшити кількість перешкод?

Наступний етап – це:

3.Аналіз часових утрат

Використовуючи ту саму таблицю  «Аналіз видів діяльності і витрати  часу» і «Денні перешкоди», Ви визначаєте критичні моменти, шкідливі звички і  ті помилки, що найбільш часто повторюються у Вашому робочому стилі.

Допоможе Вам у цьому анкета з 50-ти пунктів, що наведена в Опорному конспекті лекцій «Самоменеджмент» Н. І. Редіної на стор. 13 - 15 (чи в книзі  Л. Зайверта «Ваш час - у Ваших руках», с. 28 - 31). Анкета дозволяє визначити втрати часу на всіх етапах: постановки цілей, планування, вироблення рішень, через погану організацію праці, при складанні розпорядку дня, при обробці інформації.

Проаналізувавши результат після  заповнення анкети, ви зможете визначити  свої слабкі місця, де ви гаєте час, і приділити їм більше уваги при вивченні курсу «самоменеджмент».

Випишіть для себе 5 найважливіших  ваших причин утрат часу і з  наступного дня почніть працювати  над собою.

 

4. Аналіз поглиначів часу

«Поглиначі» часу – це ті люди чи інші фактори, що найбільшою мірою відбирають (поглинають) Ваш час.

Найбільш типові поглиначі часу:

• Нечітка постановка цілей
• Відсутність пріоритетів у справах
• Спроби дуже багато зробити за один раз
• Відсутність цілісного уявлення про завдання та шляхи їх вирішення
• Незадовільне планування робочого дня
• Особиста неорганізованість, “завалений” письмовий стіл
• Недостатня мотивація
• Пошук документів, пам’ятних записок, адрес, телефонних номерів, тощо
• Недоліки кооперації або розподілу праці
• Відволікаючі від справ телефонні дзвінки
• Незаплановані відвідувачі
• Нездатність сказати “ні”
• Неповна або запізнена інформація
• Відсутність самодисципліни
• Невміння довести справу до завершення
• Відволікання
• Тривалі наради
• Відсутність комунікативних зв’язків
• Занадто комунікабельність
• Відкладання справ
• Недостатнє делегування справ

Випишіть 5 найважливіших причин утрат  часу, що ви знайшли під час аналізу  часових утрат. По суті, це і є  ваші найважливіші поглиначі.

Здолавши свої 5 найважливіших поглиначів часу, ви побачите, що у Вас з'явилося значно більше часу для інших справ і Ви стали більше встигати.

Ніхто краще Вас не знає Ваших  проблем у частині організації  праці. Тому Ви вже зараз повинні  починати практикувати активний самоменеджмент.

Висновки

1. Таким чином, ми сьогодні вивчили сутність самоменеджменту; розглянули теоретичні концепції самоменеджменту, його цілі і переваги, функції самоменеджменту. На конкретних прикладах ми побачили, яке значення відводять самоменеджменту у своєму житті відомі менеджери і ділові люди і переконалися в тому, що ні велікі здібності, ні професійні знання і майстерність не можуть допомогти керівнику чи іншій діловій людині, якщо він не навчиться керувати собою, своїм часом.
2. Ми вивчили методику виконання самообліку й аналізу робочого часу менеджера, детально розібрали, як зробити фотографію свого часу, зробити аналіз використання часу, аналіз сильних і слабких сторін свого робочого стилю, аналіз часових втрат і поглиначів часу.

Тепер Ваша задача – зробити такий  аналіз використання свого часу самостійно.

Приклади виконання аналізу витрат часу (у тому числі за допомогою комп’ютерної програми) наведено в розділі ІV „Аналіз конкретних практичних ситуацій”.

При вивченні цієї теми студенти повинні усвідомити, що передумовою  успішного самоменеджменту є  аналіз використання часу, тобто виявлення того, куди і на що іде час. Аналіз використання часу проводиться за допомогою таблиць “Аналіз видів діяльності та використання часу” та “Листочок денних перешкод” [4,16]. Слід уважно вивчити структуру таблиць та методику проведення аналізу за їх допомогою. (Методику аналізу витрат робочого часу – див. вище, розділ 5 – Практичне заняття № 1)Необхідно зрозуміти, що аналіз використання часу за допомогою таблиць потребує від менеджера додаткових витрат часу, систематичної та цілеспрямованої роботи. Але за допомогою цього аналізу менеджер зможе виявити свої сильні та слабкі сторони, втрати та “поглиначі” часу.

Зроблений аналіз, виявлення  сильних та слабких сторін допомагає  менеджеру розвивати та застосовувати  у своїй роботі свої сильні сторони, а аналіз слабких сторін (“поглиначів” часу) – виявити недоліки в роботі та розробити стратегію їх усунення.

Аналіз витрат робочого часу дозволяє менеджеру значно підвищити  свою продуктивність

При вивченні цієї теми слід ознайомитися з кейсом “Аналіз використання робочого часу” (Додаток)[20], методикою аналізу, що наведена у кейсі, та вирішити ситуаційні завдання.

 

Питання для самоконтролю:

 

1. За якими ознаками можна визначити нераціональне використання робочого часу?
2. У чому полягає сутність поняття “Аналіз витрат робочого часу”?
3. Як можна зробити аналіз витрат часу?
4. Яка мета аналізу сильних сторін роботи менеджера?
5. Як зробити аналіз слабких сторін роботи менеджера?
6. Як можна зробити аналіз “поглиначів часу”?

 

Література:

3, 4, 8, 9, 16, 17, 19, 20, 21, 22

 

 

Тема 2. Постановка цілей

 

План:

 

1. Значення постановки цілей.
2. Знаходження цілей.
3. Ситуаційний аналіз.
4. Формування цілей.

 

Ціль (або мета) – це те, до чого прагнуть, що треба здійснити. (Див.: Ожегов С. И. Словарь русского языка).

Постановка цілей вимагає  чітко і в точних формулюваннях висловлювати наші явні і приховані потреби, інтереси, чи бажання, і зорієнтувати наші дії на досягнення цієї мети.

Постановка мети означає  погляд у майбутнє, свідоме здійснення своїх дій, концентрацію своїх сил, активності на тому, що повинно бути досягнуто.

Таким чином, мета описує кінцевий результат.

Значення вміння правильно  поставити життєві цілі важко  переоцінити, тому що правильна постановка мети визначає життя людини, шлях, по якому вона буде йти.

Навіщо потрібно ставити собі цілі?

Встановлення цілей  дозволяє визначити, чи важливо те, що Ви робите.

Не маючи цілей, люди, як правило, витрачають сили і час  на дурниці.

Над людьми, що не мають  чітких особистих цілей, зазвичай, панують  вимоги моменту.

А встановлення цілей  допомагає нам відгороджувати себе від вимог, пропонованих ситуацією чи іншими людьми, і домагатися здійснення тих цілей, які важливі для нас особисто.

Тому говорять, що постановка цілей – це усвідомлення того, куди ми хочемо прийти і куди ми потрапити  не хочемо, щоб не опинитися там, куди нас хочуть привести інші люди.

С. Герман так говорив  про це: “Куди краще, щоб Ви самі виявляли і використовували свої сильні сторони і можливості, раділи ним і рухалися з їх допомогою  вперед, ніж почували себе як в інвалідному  кріслі, що везуть за Вас інші”.

[Herman S. Notes on freedom // Pfeiffer J.W. and Jones (Edc.) The 1972 annual handbook for group facilities. San Diego. Ca: University Associates, 1992].

Важливо якомога раніше визначити свої цілі, розпізнати свої можливості, розвивати їх, використовувати шанси і відповідати за своє майбутнє.

Активна і відповідальна  життєва позиція при цьому  є запорукою успіху, особливо для  керівника.

Процес постановки цілей  включає три фази:

1. перша фаза – визначення мети: тобто – чого я хочу?
2. друга фаза – ситуаційний аналіз: що я можу?
3. третя фаза – формулювання мети: до чого я конкретно прагну.

Розглянемо I фазу процесу  постановки цілей –знаходження цілей.

 

2. Знаходження цілей.

Для визначення цілей  необхідно задати собі такі питання:

1. Яких цілей ви хочете досягти в житті?
2. Чи стикуються вони між собою?
3. Чи існує головна, вища мета, чи визначені проміжні цілі на шляху до головної?
4. Чи знаєте Ви, що Ви самі можете зробити для досягнення мети (тобто сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони)?

Основний принцип визначення і постановки цілей – це ясність  мети. Це передумова успіхів у професійному й особистому житті. Деякі люди настільки  активно втягуються в процес виконання  завдань, що втрачають уявлення про  зміст своєї діяльності: як говорять “за деревами не видно лісу”.

Другий найважливіший  принцип постановки цілей – реалістичність цілей. Треба ставити реальні  цілі, тобто, такі, що можуть бути втілені  в конкретні дії.

Розглянемо деякі приклади формулювання цілей:

• Я хочу бути щасливим.
• Я хочу мати гарні взаємини зі своїми співробітниками.
• Я хочу вести більш здоровий спосіб життя.

Наведені приклади формулювання цілі вказують на область, у якій Ви хочете досягти успіху, і на загальну мету, але вони не конкретні і  не пов’язані з часом (терміном виконання).

Цілі, що сформульовані  в загальному виді, як правило, залишаються  лише намірами, тому що таке формулювання не показує, що потрібно зробити, щоб  досягти успіху.

Щоб цілі були досяжні (а  не залишилися лише намірами ), вони повинні  бути конкретизовані за допомогою питання:

“Як цих загальних цілей можна  досягти?”, а також постановки конкретних завдань, чітко розписаних у часі.

Наприклад:

Як не треба:	Як треба:
- Я хочу вести більш  здоровий спосіб життя.	- З наступного дня Я кидаю палити. - Я буду ходити на роботу пішки. - Двічі на тиждень Я бігатиму протягом 30 хвилин.
- Я хочу вміти краще  контактувати зі своїми співробітниками	- Я хочу для кожного  співробітника зарезервувати 1 годину  додаткового часу в тиждень,  щоб поговорити на особисті  і професійні теми