Питання для самоконтролю:
- У чому полягає сутність поняття “контроль” в самоменеджменті?
- Які функції контролю Ви знаєте?
- Які види контролю Вам відомі?
- Що таке контроль процесу?
- Як можна здійснювати контроль процесу?
- У чому сутність аналізу діяльності та часу як метода контролю?
- У чому сутність аналізу “денних перешкод” як метода контролю?
- У чому сутність контролю результатів?
- Що таке самоконтроль? Як можна здійснювати самоконтроль?
- Що таке “метод п’яти пальців”?
Література:
4, 6, 9-17
Тема 7. Інформація і комунікація
План:
- Прийоми раціонального читання.
- Проведення нарад.
- Раціональні співбесіди. Управління потоком відвідувачів.
- Ведення телефонних переговорів.
- Раціональне ведення кореспонденції.
- Використання листів – пам’яток.
1. Прийоми раціонального
читання
Приблизно 30 % свого часу
менеджери витрачають на читання. Раціональне
читання допомагає краще справитися з потоком
інформації, оскільки безсистемне читання
означає втрату часу і порожню витрату
засобів. Шляхом спеціального тренування
можна удосконалити методику читання
і підвищити швидкість читання за рахунок:
- позбавлення від шкідливих звичок і відволікаючих факторів;
- застосування раціональної техніки читання.
Метод SQ3R використовується
на всіх етапах читання:
- до читання;
- під час читання;
- після читання.
Методи «до читання»:
- Сортування матеріалу для читання: читайте лише те, що Вам дійсно потрібно для одержання інформації.
- Цілеспрямовано відбирайте і приймайте рішення щодо того, чи треба читати взагалі, і якщо так, то в якому обсязі:
- Що я зобов'язаний прочитати?
- Що я хочу прочитати;
- Що я хочу з цим зробити?
- Що можна було б прочитати пізніше?
- Що мені взагалі не потрібно читати?
Методи «під час читання»:
- читання, що орієнтує - перше сприйняття змісту;
- вивчаюче читання - узагальнення змісту і критична оцінка прочитаного;
- узагальнююче читання - узагальнення змісту і критична оцінка прочитаного.
Правила удосконалювання
методики читання:
- При перегляді і читанні тексту думайте про те, яку інформацію Ви хочете з нього одержати.
- Перегляньте назви розділів, пробіжіть очима тексти на суперобкладинці чи короткий зміст, а також передмову, вступні зауваження і вступ.
- З'ясуєте, що б Ви хотіли прочитати більш інтенсивно. При перегляді окремих розділів звертайте увагу на вступні і заключні фрази, а також на ключові слова.
- Не затримуйтеся на примітках, частинах тексту, надрукованих дрібним шрифтом, на аргументації, статистичних даних, докладних описах і різних відступах автора.
- Більше, ніж словам, приділяйте значення змісту й ідеї тексту. Намагайтеся зрозуміти насамперед зміст висловлювань приватного і загального порядку.
- Відшукуйте спочатку такі значеннєві покажчики, як підзаголовки, виділені слова і пропозиції, а також таблиці.
- Покажчики у виді слів звертають Вашу увагу на посилення акценту в тексті:
- такі вступні сигнали, як «особливо», «отже», «тому», «тим самим», «пропоную», «оскільки», «тому що» і т.п., указують на основну думку; слід прочитати попередню чи наступну частину (абзац);
- «також», «крім того», «додатково» і т.д. – такі посилюючі сигнали підкреслюють думку, що раніше була вже коротко викладена;
- сигнали, що змінюють («але», «з іншого боку», «однак», «чи», «навпроти», «хоча», «незважаючи на», «скоріше» і ін.), указують на те, що напрямок (чи тенденція) ходу думки міняються на протилежне.
- Опускайте малоінформативні пасажі і сповільнюйте темп читання на важливих ділянках тексту.
- Враховуйте також специфіку структури різних текстів:
- довідкові тексти в газетах і журналах найважливішу інформацію містять на початку, а другорядну - наприкінці;
- у коментарях і висловленнях з якому-небудь питання суттєва інформація (а саме, висновки автора) наводиться, як правило, лише в заключній пропозиції;
- спеціальні статті містять у вступній частині опис проблеми, в основній частині - розробку шляхів її рішення й у заключній частині - висновки чи погляд у майбутнє.
10. Обробляйте текст за допомогою
різного роду позначок, виписок і т.п.
Фактори, що заважають
швидкому читанню:
- Читання по буквах чи складах.
- Проговорення про себе тексту, що читається.
- Повернення до прочитаних місць у тексті.
- Поверхневе читання.
- Спостереження пальцем чи олівцем.
- Читання «слово за слово».
- Рух головою (замість спостереження очима).
- Пози, незручні для читання.
- Зовнішні фактори (погане освітлення, шум, відволікання і т.д.).
Методи техніки читання:
- читання по діагоналі;
-
„слалом”
Мал. Техніка читання
«по діагоналі».
Недоліки методу читання «по діагоналі»:
- сприймається незначна частина тексту;
- важлива інформація залишається поза межами зору.
Мал. Техніка читання
слалом.
Методи «після читання»:
- маркірування тексту (позначки)
- підготовка виписок.
Переваги маркірування
тексту (позначок):
- Позначки встановлюють пріоритети, оскільки виділяються важливі місця.
- Позначки дозволяють додатково структурувати текст (умовні знаки).
- Позначки полегшують обробку і повторне читання важливих місць тексту.
- Позначки сприяють ретельному обмірковуванню і кращому сприйняттю і запам'ятовуванню інформації.
Методи і способи
маркірування:
- підкреслення, оцінки, записи на полях і т.п.;
- використання кольорових фломастерів;
- маркографія (умовні знаки).
Техніка виписування
- Дослівна виписка.
- Виписка «за змістом» - думка автора передається власними словами.
- Конспективна виписка.
SQ 3R – трьох – чи п’ятиступеневий
метод, за допомогою якого можна
ефективно обробити книгу чи
статтю.
S - Survey
- Огляд
Q - Question
- Постановка питань Триступеневий
метод
R - Read
- Читання П’ятиступеневий
метод
R - Recite
- Узагальнення
R - Review
- Повторення
- Огляд - обробка таких допоміжних матеріалів, як:
- Зміст і текст на обкладинці
- Рубрики і підзаголовки розділів
- Резюме і висновки
- Поіменний і предметний покажчик.
- Постановка питань:
- Чи йде мова про нову чи вже відому інформацію?
- Чи йде мова в даному джерелі інформації про факти, думки, гіпотези?
- Які розділи чи абзаци є важливими, а які - ні?
- Які наміри переслідує автор?
- З якими поглядами можна погодитися, а яким - заперечити ?
- Яку попередню підготовку припускає текст ?
- Чим відрізняється зміст прочитаного від вже відомих знань?
- Чи випливає для мене з прочитаного необхідність дії?
- Читання
- Узагальнення
- Повторення
2. Проведення нарад
Підготовка наради
«Найкращі наради ті, котрі
взагалі проводити не треба!» |
Безпосередній збір людей має сенс,
коли є необхідність у:
- обміні інформацією;
- виявленні думок;
- аналізі важких ситуацій і проблем;
- прийнятті рішень по комплексних питаннях.
- Подумайте, якими можуть бути альтернативи проведенню наради:
- рішення відповідального керівника;
- кілька телефонних дзвоників чи селекторна нарада;
- об'єднання з іншими нарадами.
- Перевірте, чи треба Вам особисто брати участь у нараді:
- чи можете Ви просто відмовитися, нічого не втративши?
- чи можете Ви послати свого представника, що міг би в результаті набратися досвіду?
- Обмежуйте по можливості тривалість своєї участі у нараді тим часом, що потрібен для Вашого виступу.
- Звужуйте наскільки можливо коло учасників. Запрошувати треба лише тих, без кого не можна обійтися, тобто працівників, які:
- пов’язані безпосередньо з питаннями, що розглядаються на засідання;
- мають відповідні спеціальні знання;
- будуть виконувати рішення;
- мають досвід рішення аналогічних проблем;
- є відповідальними за належне виконання рішень наради;
- а також досвідчених радників і людей, що уміють вирішувати проблеми (чи уміють вести конференцію).
- Правильно вибирайте дату і час проведення наради.
- Вибирайте придатне для цілей конференції приміщення, у якому Вам по можливості не будуть заважати, і подбайте про необхідні засоби наочної інформації.
- Визначайте попередньо цілі наради і відповідно пункти порядку денного:
- проекти рішень;
- питання, що потребують негативного вирішення;
- інформацію і т.п.
- Порядок денний складайте з указівкою часу, необхідного для обговорення окремих тим. Для кожного пункту треба намічати час відповідно до його значимості (пріоритети!).
- Запрошення розсилайте принаймні за тиждень до наради. Проінформуйте якомога конкретніше учасників про теми і цілі засідання.
Проведення наради
10. Розпочинайте точно в назначений
строк. Той, хто чекає учасників,
що спізнюються, може прождати
вічно!
11. Повідомте про вартість хвилини даної наради
(заробіток учасників за хвилину плюс
накладні витрати) і про свій намір провести
його раціонально. Виражайте впевненість
в успішному ході засідання.
12. Погодьте з учасниками
правила спільної роботи, наприклад
про обмеження часу виступів 30 чи 60 секундами,
про порядок прийняття рішень.
13. Доручіть одному
з учасників ведення протоколу.