Совершенствования в системе управления

•  беседы со специалистами аппарата управления;

•              изучение   технико-экономических   и   статистических   сведений   о   развитии   производства рассматриваемого предприятия;

•              изучение опыта развития родственных предприятий. [9. с.141]
Особое значение в исследовании имеют беседы с персоналом аппарата управления, которые в короткие сроки позволяют получить сведения о положительных и отрицательных факторах в развитии объекта, проанализировать и обобщить эти данные, а также наметить конкретные направления работ. Во многих случаях сведения по определенной группе факторов легче и быстрее получить в ходе беседы с работниками предприятия.

Результаты анализа представляют на рассмотрение руководства предприятия или специальной экспертной комиссии. Обсуждение результатов целесообразно организовать с участием представителей всех подразделений системы управления. Итоги обсуждения фиксируют в специальном документе и используют при разработке текущих и перспективных планов развития предприятия или рас­сматриваемой организации.

С точки зрения организации проведения исследования можно выделить следующие формы:

•  индивидуальные и коллективные исследования;

•  исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами;

•  централизованная и децентрализованная организация;

•  специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения.

•  привлечение специализированных консалтинговых организаций.

Практически организация управления — это система принятия решений, являющаяся фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления и обеспечивать оптимальные условия для принятия управленческих решений, от сбора исходных данных, исследования действующих организационных процедур и схемы принятия решений и до поиска путей совершенствования системы управления — результата решения. [9. с.145]

Анализ такого рода всегда целесообразно проводить в начале работы, направленной на перестройку системы управления. Как показал опыт, анализ оказывается наиболее эффективным, если он содержит шесть этапов. Рассмотрим их подробнее.

На первом этапе производится обследование организации управления. Изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых в общем виде представлены сведения о работах, выполняемых в каждом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, производится сопоставление этих подразделений с функциями, изложенными в должностных инструкциях и Положениях. В результате выявляется сте­пень соответствия управленческой практики ее модели (выявляется проблема) и, в случае необходимости, производится соответствующая корректировка. На этом этапе также необходимо выяснить и зафиксировать документально потоки информации, циркулирующие в каждом подразделении.

Второй этап — разработка организационных процедур принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры, дается ее описание, формируется перечень документов, используемых в этой процедуре. При построении схемы организационной процедуры следует зафиксировать документы, действующие в процедуре, указать, откуда поступают эти документы, какими документами она завершается; для выполнения такой процедуры необходимы выходные документы данной процедуры.

Третий этап — выяснение взаимосвязей между процедурами принятия решений и построение блок-схемы принятия решений.

На четвертом этапе составляется схема принятия решений конкретных подразделений организации, в которой фиксируются уровни руководства, схемы действующих процедур принятия решений. [9. с.151]

Разумеется, реальную схему принятия решения надо проверить — подвергнуть логическому анализу. В этом и состоит пятый этап работы, на котором на основе логики и здравого смысла предусматриваются все управленческие процедуры, выполняемые в подразделении, документация, необходимая для выполнения каждой организационной операции и хранящаяся на каждом уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления,

И, наконец, шестой этап — непосредственная разработка всей документации, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения организации.

Обследование и изучение, детализация сведений о системе могут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система живет и развивается одновременно с обследованием и в конце обследования отличается от первоначального варианта. Поэтому, очень важно вовремя завершить изучение организации. В процессе изучения необходимо выяснить не только как работает система, но и почему она работает именно так, а не иначе. Умение отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта.

1.4. Проблемы возникающие при исследовании систем управления на предприятии

Проблема - это реальное противоречие, требующее разрешения на основе исследования его истоков, содержания, характера и возможных последствий.

Распознавание и формулирование проблем занимает центральное место в методологии исследования. [14. с.122]

Объект и предмет исследования определяет также разнообразие подходов и приоритетов.

Проблема определяет:

выбор методов исследования и подходов;

предвидение результатов;

установление ориентиров и ограничений.

Часто путают проблему с задачей. Они различаются тем, что задача предполагает знание алгоритма ее реше­ния или выбор необходимого алгоритма из уже существующего.

Подход характеризует ракурс видения проблемы, набор методов исследова­ния, общее направление его проведения. Это исходная позиция при подступе к решению проблемы.

Подходы к исследованию:

1.   Эмпирический - построен, главным образом, на опыте и его реализации в исследовании.

2.   Прагматический - решение проблем, дающее сиюминутный успех, не­посредственную отдачу.

3.   Научно-концептуальный - исследования по принципиальным пробле­мам, преследующие перспективные цели и использующие в полной мере совре­менные методологии и научные достижения.

4. Социально-экономический - отражает первоочередную роль в управле­нии человеческого фактора и экономического интереса.

5.   Технократический.

6.   Организационно-административный.

7.   Функционально-структурный.

8.   Информационный - отражает систему обработки информации.

9.   Диахронический - в котором главным фактором исследования высту­пают изменения, характеризующие функционирование и развитие системы управления, а также фактор времени.

10. Функционально-стоимостной.

11. Проблемно-ориентированный.

12. Программно-целевой - характеризуется четкостью цели исследования и конкретностью ее отражения в программе исследования.

Анализ ситуационных факторов позволяет рассмотреть проблему в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внутренней и внешней среде и начать поиск решения. [15. с.211]

При определении проблемы возникает чисто логическая трудность выделения причин и следствий. Перед менеджером в той или иной конкретной ситуации может возникнуть несколько проблем. Очень важно установить их иерархию, т.е. определить, какая из них главная, а какие — подчиненные или производные от нее. Определение главной проблемы позволит правильно сформулировать цель решения задачи.

Определение цели связано с ограничением направлений и средств ее достижения. Эти ограничения играют определяющую роль в выборе вариантов решения. По отношению к определенной системе ограничения можно разделить на общие и частные. Общие ограничения, накладываемые на функционирование данной системы, представляют собой объективные условия внешней среды или являются целями и понуждающими связями некоторой большой системы, для которой рассматриваемая система служит элементом (подсистемой). Иногда ограничения для данной системы являются проявлением нерешенных проблем в более общих системах.

Итак, на первом этапе проведения исследований анализируются проблемы и совокупность всех факторов, которые необходимо выявить и учитывать при решении проблем.

Содержание второго этапа — закономерное продолжение первого. Это выявление объекта и предмета исследования. Объектом исследования является система управления организации, а предметом — выявленная конкретная проблема, сдерживающая эффективную работу организации.

На третьем этапе необходимо выбрать методологию проведения исследования, под которой понимаем совокупность целей, методов, приемов управления при проведении исследования, а также подход менеджеров к принятию решений и учет традиций организации.

На четвертом этапе проводится анализ ресурсов, необходимых для проведения исследования. К таким ресурсам относятся материальные, трудовые, финансовые ресурсы, оборудование, информация. Анализ ресурсов необходим для успешного проведения исследования и достижения его результатов.

Пятый этап предполагает выбор методов проведения исследования с учетом имеющихся ресурсов и целей исследования.

Шестой этап заключается в организации проведения исследований. Здесь необходимо определить порядок проведения исследований, распределить полномочия и ответственность и отразить это в регламентирующих документах, например в должностных инструкциях. Здесь же необходимо уточнить или определить технологию подготовки и утверждения управленческих решений при проведении исследований.

На седьмом (завершающем) этапе следует зафиксировать и проанализировать полученные результаты. Такими результатами могут быть отдельные рекомендации, новая модель системы управления, улучшенные нормы управляемости, более совершенные методики, способствующие оперативному и успешному разрешению проблемы. На этом этапе необходимо предварительно подсчитать эффективность исследований, т.е. соразмерить затраты на проведение исследований и полученные результаты.

Иногда процесс исследования конкретного объекта производится в соответствии с выбранной (рекомендуемой) моделью системы управления, часто называемой эталоном. [16. с.121]

Этапы проведения исследования в соответствии с эталонной моделью представлены на рис. 3.

Наиболее типичные проблемы в исследовании управления:

совершенствование организации управления;

совершенствование технологии управления (разработки управленческих решений);

совершенствование системы мотивации;

разработка стратегий и инноваций и др.

Каждую из этих проблем можно решить только на основе ее исследования, т.е. на основе определения ее истоков, содержания, роли в развитии управления, последствий нерешения, возможностей решения и пр.

Рис 3. Исследование объекта управления в соответствии с эталонной моделью

Решение проблемы всегда требует творческих усилий, решение задачи тре­бует либо знаний, либо типовых схем и алгоритмов. [20. с.241]

Исследование предполагает не только применение какого-либо известного метода, но и создание новых методов изучения, поиск новых подходов. Это оп­ределяется достаточно ясным пониманием сути проблемы.

В практике исследования систем управления большое значение имеет:

отделение реальных проблем от псевдореальных;

отбор реальных проблем по критерию необходимости их разрешения;

ранжирование проблем по критерию ценности ожидаемого результата;

выбор проблем в соответствии с критерием возможностей их разрешения. Существуют реальные и мнимые проблемы. Последние можно разделить на три вида:

1.  Уже не проблема, т.е. проблема решенная, но считающаяся еще не ре­шенной или такая, которая переросла в другую проблему.

2.  Еще не проблема, т.е. существующая лишь в предпосылках или возникшая задолго до того, как сложились условия для ее решения.

3. Проблема, для которой не существует решения.

Таким образом, определить проблему — значит установить границы системы, в пределах которой она рассматривается, уровень, на котором она должна решаться. Субъект, анализирующий ситуацию, определяет проблему в границах управляемой им системы. Однако важным для него является и представление, как система проявляет себя в системах и смежных системах и, главное, какое значение она имеет для суперсистемы, в которую данная (управляемая) система входит как элемент. Это обеспечивает увязку принимаемого решения с общими задачами и решениями вышестоящего звена управления, организацию интегрированного процесса решения данной проблемы. [22. с.304]

2. Характеристика и анализ существующей системы управления на предприятии

2.1. Характеристика концерна  «Калина»