Совершенствования в системе управления

1.2. Основные цели и задачи анализа систем управления

Цель управления фирмой носит многоплановый харак­тер:

G = f (Yl. . . Yn, t)              (1)

Экономическая сторона: Gx — вектор {у.} — желаемых значений выходов объекта управления.

Финансовая сторона: G2 - вектор отношений (у.; / у;} финансовых показателей.

Персонал: G3 — вектор качественных характеристик пер­сонала, производительность.

Оперативное управление: G4 — динамический вектор у; (t) с минимальными отклонениями от цели.

Закон управления — математическая форма преобразо­вания цели, возмущений, воздействия обратных связей определяющих управляющие воздействия.

U(t) = F[G, y(t) , W, M, $, L, t]              (2)

Закон управления можно записать в виде процедур:

Если <С1>, то делать А1,

иначе, если <С2>, то делать А2 ...

Алгоритм управления — правило, определяющее вы­бор управляющих воздействий в реальном времени.

В соответствии с целью необходимо выполнить следующие исследования системного характера:

1) выявить общие тенденции развития данного предприятия и его место и роль в современной рыночной экономике;

2) установить особенности функционирования предприятия и его отдельных подразделений;

3) выявить условия, обеспечивающие достижение поставленных целей;

4) определить условия, препятствующие достижению целей;

5) осуществить сбор необходимых данных для проведения анализа и разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;

6) использовать передовой опыт других предприятий;

7) изучить необходимые сведения для адаптации выбранной (синтезированной) эталонной модели к условиям рассматриваемого предприятия. [10. с.73]

В процессе системного анализа решаются следующие задачи:

1) роль и место данного предприятия в отрасли;

2) состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия;

3) производственная структура предприятия;

4) система управления и ее организационная структура;

5) особенности взаимодействия предприятия с поставщиками, потребителями и вышестоящими ор­ганизациями;

6)              инновационные потребности (возможные связи данного предприятия с научно- исследовательскими и проектно-конструкторскими организациями);

              7)формы и методы стимулирования и оплаты труда сотрудников

Конечной целью системного анализа является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления. [6. с.86]

В табл. 1 показано, как могут быть увязаны конкретные цели и задачи анализа.

Таблица 1.

Основные цели и задачи анализа предприятия

На рис.2 приведен пример структуризации выбранных целей функционирования.

Рис 2. Фрагмент дерева целей организации

Как видно из рис. 2, для реализации цели 1 «Повышение эффективности функционирования предприятия» необходимо реализовать как минимум три цели:

1.1. «Внедрение новой техники»;

1.2. «Совершенствование организации производства»;

1.3.   «Совершенствование системы управления». Выявив    указанные    подцели,    необходимо    исследовать    и    проанализировать    факторы, способствующие их достижению. Рассмотрим их в табл. 2.2 и 2.3.

Как отмечалось выше, первостепенной задачей системного анализа является определение глобальной цели развития организации и целей функционирования. Имея конкретные, четко сформулированные цели, можно выявить и проанализировать факторы, способствующие либо препятствующие скорейшему достижению этих целей. Рассмотрим это на конкретных примерах. [6. с.93]

Таблица 2.

Факторы, способствующие достижению целей

Таблица 3.

Исследование факторов, препятствующих повышению эффективности

производства и управления

В результате проведения системного анализа необходимо дать предложения по обоснованию целесообразности рационализации системы управления. На основе таких предложений выполняются следующие работы:

1.  Принимается решение о внедрении выбранной модели системы управления;

2.  Разрабатывается регламентирующая документация;

3.  Разрабатывается конечная схема процесса управления;

4.  Разрабатываются конкретные организационно-технические мероприятия по совершенствованию управления предприятием;

5.  Выбираются конкретные научно обоснованные методы управления;

6.  Формируется новая корпоративная культура.

Таким образом, системный анализ начинается с уточнения или формулирования целей конкретной системы управления (предприятия или компании) и поиска критерия эффективности, который должен быть выражен в виде конкретного показателя. Как правило, большинство организаций являются многоцелевыми. Множество целей вытекает из особенностей развития предприятия (компании) и его фактического состояния в рассматриваемый период времени, а также состояния окружающей среды (геополитические, экономические, социальные факторы).

Четко и грамотно сформулированные цели развития предприятия (компании) являются основой для системного анализа и разработки программы исследований.

Для анализа организации на основе системы целей необходимо выявить и сформулировать совокупность всех целей функционирования на каждом уровне системы управления. В таком случае дерево целей будет наиболее полным. Главная задача такой структуризации заключается в том, чтобы довести цель до каждого конкретного подразделения и исполнителя. Это является залогом успешной реализации функциональной стратегии организации. [7. с.321]

1.3. Методологические положения систем исследования в управлении

Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ. [7. с.171]

Методология и организация исследования систем управления требует учета ряда системных характеристик, к которым относятся: потребность в исследованиях; объект и предмет исследования; ресурсы для проведения исследований; эффективность исследований; результаты исследований.

Раскроем эти характеристики.

1.              Потребность в исследовании предопределяет масштаб и глубину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

2.              Объектом исследований является система управления конкретной организации. Для ее изучения необходимо знать утвержденные схемы управления, должностные инструкции, Положение о подразделениях. Предметом исследования являются взаимоотношения между сотрудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях системы управления. При этом предметом исследования является конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований. Среди этих проблем могут быть следующие:

•  развитие структуры управления;

•  мотивация персонала;

•  мотивация техники и информационных систем управления;

•  разработка управленческих решений;

•  подготовка персонала и др. Выбор основной проблемы организации, сдерживающей ее развитие, ее всестороннее исследование и анализ — это интуиция и мастерство, профессионализм менеджера и руководителя организации.

3.              Ресурсы — это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные
ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.

4.              Эффективность исследований требует соизмерения затрат на проведение исследований и полученных результатов.

5.              Результаты исследований могут быть представлены в различных формах. Это может быть новая модель системы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные
формулы, новая корпоративная культура.

С практической точки зрения методика проведения исследований, как правило, включает три основных раздела: теоретический, методический, организационный.

В теоретическом разделе определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования.

Методический раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

Организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е. индивидуальные или кол­лективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения, которые будут задействованы в проведении исследования систем управления. [4. с.61]

При проведении системного анализа важное значение приобретает коллектив исполнителей. В состав группы по проведению системного анализа должны входить:

•  специалисты в области системного анализа — руководители группы и будущие руководители проектов;

•  инженеры по организации производства;

•              экономисты, специализирующиеся в области экономического анализа, а также исследователи организационных структур и документооборота;

•  специалисты по использованию технических средств и компьютерной техники;

•  психологи и социологи. В общем виде организацию проведения исследования можно представить следующим образом:

•              подготовка   исследования,   т.е.   разработка   программы,   определение   единиц   наблюдения, определение методов сбора информации, проведение пробного (пилотажного) исследования;

•  сбор необходимой информации с учетом ее синтаксических, семантических и прагматических ас­пектов;

•  подготовка информации к обработке;

•  обработка информации и ее анализ;

•  подготовка результатов исследования. Сбор данных является основным этапом исследования. Для этих целей используется ряд методов, среди которых наиболее эффективными являются: