Совершенствование организационной культуры

Функции службы по управлению персоналом можно  разделить на 3 категории:

1) стратегическое планирование (разработка кадровой политики, долгосрочное планирование, инновационное развитие);

2) консультирование (поддержка менеджеров компании  в ключевых моментах управления  персоналом, предоставление консультаций  персоналу компании по вопросам  трудового законодательства);

3) операционные  функции (ежедневная работа по  обеспечению компа-нии персоналом, осуществлению кадрового учета,  сбора статистики и т.п.).

В «Юпитер-тур» функции менеджера по персоналу выполняет секретарь директора, то есть сама должность не выделена в отдельную штатную единицу. Руководство предприятия понимает, что сложно переоценить вклад менеджера по кадрам в общий процесс, а пользы от его пребывания в компании действительно много.

        Проанализируем должностную инструкцию менеджера по кадрам в «Юпитер-тур». Основной смысл должностных инструкций — в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть должностные инструкции должны описывать прямые обязанностей специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем как, например, адаптация и мотивация персонала.

        Для менеджера по кадрам в «Юпитер-тур» разработана должностная инструкция. На основании изучения этого документа можно сказать, что в обязанности менеджера по кадрам данного предприятия входят следующие функции:

- сбор, анализ и обобщение информации, связанной с приемом, увольнением, перемещениями работников;

- планирование и контроль своей работы с учетом имеющихся ресурсов и планов предприятия в целом;

- представление результатов своей деятельности в полном, наглядном и лаконичном виде;

- оформление, ведение и хранение документации, связанной с кадрами и их движением;

- формирование и ведение базы данных о персонале предприятия;

- ведение табельного учета;

- ведение учета движения кадров;

- подготовка установленной отчетности по кадрам, в том числе периодической статистической.

        Естественно, самая главная обязанность менеджера по кадрам — поиск и подбор персонала, кадровое делопроизводство. На сегодняшний день это самые распространенные функции менеджера по персоналу, особенно в небольших компаниях, таких, как «Юпитер-тур», в которой работает около 30 человек.

        Кроме того, в «Юпитер-тур» на данного специалиста возложены также обязанности по социализации новых сотрудников, планированию карьерного роста и развития, разработке системы стимулирования персонала, администрированию заработной платы, организации корпоративных мероприятий, исследования социально-психологического климата в коллективе.

        Стоит отметить, что авторитет менеджера по кадрам напрямую зависит от уровня профессионализма этого сотрудника и степени практической (реальной) полезности его деятельности для предприятия. Это очень важно учитывать при подборе специалиста на эту должность.

      При этом надо помнить, что основная задача менеджера по кадрам — реализация целей работодателя. Таким образом, управлению персоналом в организационной структуре предприятия отведено экономически обоснованное место.

         Для небольшой организации с численностью персонала до 100 человек основная задача оценки персонала — отбор «правильных» людей в компанию. Причем в этом случае основной акцент делается не столько на профессиональные качества, сколько на умение «вписаться» в коллектив, работать в соответствии с реальными потребностями компании.

        Правильный отбор персонала в небольшую компанию вполне по силам менеджеру по кадрам, который может провести интервью по компетенциям, проанализировать представленные кандидатом документы, рекомендации с предыдущего места работы. После приема кандидата на работу менеджер по кадрам наблюдает за его адаптацией в компании и результативностью, что помогает уточнять критерии при оценке других претендентов.

      В «Юпитер-тур» работают в основном специалисты по различным направлениям торговой деятельности, например: менеджеры по сбыту, продавцы и т.д. Сфера торговли в течение последних лет является лидером по количеству открывающихся вакансий, информация о которых размещается в специализированных СМИ.

           Понятно, что в настоящее время на рынке труда в нашей республике довольно трудно найти квалифицированного, мотивированного, заинтересованного в получении знаний и повышении профессионального уровня работника. Зачастую кандидат не удовлетворяет всем требованиям, либо, обладая необходимыми компетенциями, дает завышенную оценку своим возможностям, либо не вписывается в стиль работы предприятия.

          Такая ситуация отчетливо просматривается на современном рынке труда всей России и вряд ли можно ожидать, что ситуация улучшится в ближайшем будущем. Каждый работодатель может прочувствовать это особенно остро, когда сроки ограниченны, на тщательный отбор персонала времени нет, и приходится выбирать из числа возможных кандидатов. Поэтому в «Юпитер-тур» выбор каналов для поиска во многом зависит от должности, на которую подбирается сотрудник, ожидаемой степени его квалификации и, собственно, причины поиска.

           Среди причин поиска нового человека в «Юпитер-тур» в последние годы чаще всего является замена работающего сотрудника в связи с его увольнением по разным причинам.

             В бюджете нового проекта в «Юпитер-тур», как правило, закладываются определенные затраты на подбор персонала. Среди расходных статей можно выделить следующие:

- объявления в СМИ: пресса, телевиденье, радио;

- наружная реклама и т.д.;

- иногда оплата услуг кадровых и рекрутинговых агентств.

           Далее после отбора нескольких кандидатов дальнейшая процедура отбора состоит из собеседования с директором и тестирования. Отбор достаточно жесткий: около двух третий соискателей отсеиваются при первичном собеседовании.

           При проведении психологического тестирования с целью определения профессионально значимых качеств кандидата учитывают потребности предприятия в услугах данного специалиста, возможности его трудоустройства либо переобучения, профессионального роста, условий труда и т. п.

          Менеджеру по кадрам в «Юпитер-тур», таким образом, надо быть не только специалистом в области профориентации и карьерного консультирования, важно не только иметь общую ориентировку в мире профессии, психологии личности, принципах и технологиях психологического консультирования, но и учитывать особенности кандидатов как представителей особых групп населения.

        Для продавца важна эмоциональная устойчивость, умение противостоять стрессовым факторам. Поэтому для отбора потенциальных кандидатов на должность продавцов в «Юпитер-тур» применяется специальное тестирование с целью выяснения психологических качеств будущего работника. При этом применяются следующие методы:

1. Объективные  тесты с выбором ответа. К ним относятся интеллектуальные тесты, тесты специальных способностей, а также тесты достижений, определяющие уровень знаний, умений и навыков.

2. Тесты-опросники,  диагностирующие черты личности и направленность: интересы, установки, отношения, ценностные ориентации.

         После того, как специалист ознакомился и подписал должностную инструкцию, один экземпляр этого документа обязательно вручается ему. После этого он приступает к своим обязанностям.

         Из основных структурообразующих документов «Юпитер-тур», являющихся основой для построения эффективной системы управления на предприятии имеются:

- штатное расписание;

- положения о подразделениях;

- должностные инструкции на каждого работника.

         Недостатком является то, что в «Юпитер-тур» отсутствует Положение об организационной структуре.

       Также в положениях о подразделениях в «Юпитер-тур» не определены цели деятельности для каждого подразделения, его вклад в общий результат деятельности предприятия, базовые показатели эффективности деятельности, характерные именно для данного подразделения, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями колхоза.

Это не позволяет построить эффективную  систему контроля за деятельностью  управления персоналом на предприятии  и создает большие трудности при выявлении дефектов организационной структуры управления. 

      3.3 Выводы и рекомендации    

     Проанализировав деятельность «Юпитер-Тур» можно сделать  следующие выводы:

1. Деятельность организации в 2011 году более эффективна, чем в 2010. Об этом говорит увеличение товарооборота (на 16% в сопоставимых ценах), увеличение прибыльности, привлечение новых клиентов и увеличившееся их количество.
2. Приемка и хранение товаров и тары осуществляются в соответствии с законодательными документами и стандартами.
3. Общая численность работников на декабрь 2011 года составляет 33 человека. Численность административно-управленческого персонала составляет 9 человек.
4. Несмотря на увеличение расходов по заработной плате в III квартале 2011 года по сравнению с аналогичным периодом предыдущего года на 8,1 млн. руб. произошло снижение удельного веса расходов по заработной плате на 2,55%. При этом производительность труда работников выросла на 1,32 рублей на человека. Средняя заработная плата на 1 работника выросла за рассматриваемый период на 44 118 рублей или на 7,35%. что является положительным моментом работы магазина и говорит о правильной организации труда работников предприятия.
5. Взаимоотношения торгового предприятия и основных поставщиков строятся на долговременных договорах, при которых оплата товаров, как правило, осуществляется либо по факту поставки с отсрочкой платежа, либо по мере реализации полученного товара, что позволяет снизить потребность предприятия в оборотном капитале.
6. Источниками формирования ассортимента являются отрасли народного хозяйства, кооперативы, частные производители, импорт.
7. Ассортимент предлагаемых товаров является достаточно широким и разнообразным. Такие показатели ассортимента, как полнота, устойчивость, оптимальность, гармоничность для продовольственных товаров приближаются к хорошим параметрам. В то же время активно происходят процессы расширения и обновления ассортимента.

     Поскольку эффективность деятельности торгового  предприятия зависит от эффективной  организации деятельности процессов  товароснабжения, то основным звеном, от которого зависят результаты работы магазина в целом, являются сотрудники коммерческой службы — экономисты и товароведы. Результативность хозяйственных связей во многом определяется правильностью выбора поставщика (работа заместителя директора, экономистов и товароведов) и формой осуществления торговых сделок. Определяющими факторами при формировании ассортимента и объемов товарооборота являются количество поставщиков, частота завоза товаров, ассортиментный профиль. Эффективность управления деятельностью торговой организацией оценивается прежде всего с позиции качества торгового обслуживания и рентабельности предприятия. Составляющие эффективности управления во многом зависят от организации коммерческой деятельности и ее результатов, так как при осуществлении коммерческих операций формируются товарооборот, доходы предприятия, ассортимент товаров, проверяется их качество.

     В целях совершенствования работы «Юпитер-Тур» предлагаю следующее:

- активнее проводить рекламную компанию в средствах массовой информации;

         - использовать световую рекламу (центральная вывеска у входа с названием магазина);

- проводить постоянный анализ ассортимента в целях его совершенствования;

- проводить анализ источников закупки товаров, и контролировать работу поставщиков;

- увеличить точности установления лимитов запасов и планирования товарооборота, путем применения различных методик планирования;

- строго соблюдать графики поставки продукции, недопущение задержек или слишком раннего завоза;

- устанавливать скидки с цены на товары, которые находятся на складе сверх установленного лимита времени, или срок годности которых заканчивается;

- проводить распродажи и прочие аналогичные мероприятия для товаров, которые находятся на складе или в торговом зале сверх установленного лимита времени;

- сокращать сроки доставки товаров в магазин;

- ускорить время приемки и подготовки товаров к продаже.