Службы управления персоналом

5. Кадровый резерв:

• процент вакансий, заполненных входящими в кадровый резерв сотрудниками (от общего числа вакансий);
• процент позиций, на которые имеется кадровый резерв (от общего числа позиций);
• процент резервистов, получивших повышение в течение года (от общего состава резерва);
• текучесть кадров среди резервистов (процент уволившихся по собственному желанию от общего состава резерва).

6. Оценка персонала:

• процент позиций, для которых определены KPI и проводится регулярный мониторинг этих показателей (от общего числа позиций);
• процент сотрудников, регулярно получающих оценку своей работы: опенка по результату, аттестация, формализованная беседа с непосредственным руководителем и т. п. (от общего числа сотрудников);
• процент сотрудников, регулярно получающих оценку своей компетентности: аттестация, опросы «360 градусов», психодиагностические методики, формализованная беседа с руководителем по компетенциям и т. п. (общего числа сотрудников);
• процент сотрудников, проходящих независимую оценку: ассессмент-центр, «360 градусов», индивидуальный ассессмент (от общего числа сотрудников);
• процент сотрудников, изменивших свою должность по результатам оценки (от общего числа прошедших оценку);
• процент сотрудников, в отношении которых была изменена система мотивации: оклад, премии и т.д. (от общего числа прошедших оценку).

     Оценивая  показатели эффективности, директор по персоналу может столкнуться  с определенными сложностями.

1. Отсутствие на предприятии детальной системы управленческого учета. В этой ситуации НR-директору необходимо адаптировать существующую систему под нужды НR-службы для того, чтобы облегчить сбор и анализ требуемой информации. Адаптация заключается в разработке и внедрении алгоритмов расчетов необходимых показателей.
2. Неопределенность в зонах ответственности подразделений и децентрализация расходов на персонал. В данной ситуации сложно распределить между подразделениями затраты на персонал. Например, оплату труда временных сотрудников, нанятых для проведения региональной маркетинговой акции, можно отнести как к расходам бюджета службы персонала, так и маркетингового отдела. Поэтому такие вопросы заранее обсуждаются между руководителями подразделений компании.
3. Фактор удаленности результата во времени. Многие HR-проекты не рассчитаны на достижение быстрых результатов, поэтому не всегда очевидно, когда следует ожидать эффекта от внедрения новой программы и как его рассчитать по прошествии времени. При этом необходимо учитывать, что анализ ведется в условиях нестабильного отечественного бизнеса, когда постоянно меняются алгоритмы и методы управления.
4. Недостаток информации об опыте других компаний. Отсутствие таких сведений затрудняет анализ рассчитанных показателей. Например, затратив ряд усилий и высчитав ROI на обучающее мероприятие, равное 237%, HR-менеджер сталкивается с тем, что не может проанализировать этот показатель, т. к. в лучшем случае обладает информацией об опыте западных компаний, которая часто оказывается неактуальной для российской организации.
5. Сопротивление сотрудников службы персонала. Если специалисты HR-отдела не понимают важности и необходимости проводимой оценки, директор по персоналу должен убедить подчиненных в ее пользе для компании и мотивировать их участие в оценочных процедурах. [5. с.  55-60]

      4. Значение службы управления персоналом для ЗАО «Интех Северо-Запад»

     4.1 Характеристика ЗАО «Интех Северо-Запад», цель и миссия, организационная структура

     Основой для написания аналитической  части представленной курсовой работы является санкт-петербургская компания ЗАО «Интех Северо-Запад». Компания была создана в 2003 году. Она является официальным дилером вакуумного оборудования английской компании BOC EDWARDS.

     В состав компании входят: центральный офис в Санкт-Петербурге, склад, сервисный цех, филиалы в Москве, Зеленограде и Новосибирске.

     Компания  ИНТЕК поставляет и обслуживает  на российском рынке высоконадежное промышленное и лабораторное вакуумное  оборудование, газодувное оборудование, фильтры и оборудование для центральных  вакуумных систем ведущих мировых производителей.

     Для рассматриваемого предприятия, ЗАО «Интех Северо-Запад», характерна линейная структура организации. При этой структуре отношения между руководителями и подчиненными им подразделениями в многоуровневых системах управления такие, что вышестоящее звено концентрирует все функции управления, а объект управления выполняет управляющие команды только своего субъекта управления. При такой системе каждое звено и каждый подчинённый имеет одного руководителя. Управляющее воздействие передаётся по цепи сверху вниз, руководитель нижнего звена подчиняется руководителю более высокого уровня.

     Во  главе предприятия стоит генеральный  директор, который ставит конкретные цели и задачи подчиненным ему. В каждой  дирекции имеются свои структурные подразделения, деятельность которых координируется «Должностными инструкциями».

     Структура организации ЗАО «Интех Северо-Запад» приведена в приложении 1.

     Для того чтобы соответствовать требованиям  современного рынка и поддерживать свои конкурентные преимущества организация нуждается в квалифицированном профессиональном персонале. Однако, наличие такого персонала невозможно в том случае, если в организации отсутствует отдел кадров, который осуществляет свою деятельность эффективно во всех направлениях: от подбора и найма кадров до их увольнения и послерабочего сопровождения.

     Для того чтобы управлять такой крупной  организацией, требуется тщательно  разработать программу управления персоналом, создание которой возложено  именно на отдел кадров. 

     4.2 Основные направления деятельности службы управления персоналом в ЗАО «Интех Северо-Запад»: должное и действительное.

     ЗАО «Интех Северо-Запад», имея продолжительный опыт работы на рынке, уже давно понял, что люди представляют собой наиболее гибкий инструмент в арсенале высшего руководства организации. Определение необходимого количества персонала, использующего необходимые навыки в нужном месте – это залог успеха. Именно поэтому планирование человеческих ресурсов, а также управление ими и их оценка занимают важное место в деятельности организации. Все эти направления осуществляет отдел кадров.

     Отдел кадров представляет собой небольшую  иерархическую структуру, во главе  которой стоит директор по персоналу  и организационным вопросам. Непосредственно  руководство отделом кадров осуществляет начальник отдела кадров. В его  подчинении имеются еще два сотрудника. Общая численность отдела кадров 4 человека.¹

     В отделе кадров осуществляется работа по нескольким направлениям. Сюда входит отбор и найм нового персонала, его первичная адаптация, оценка персонала и проведение аттестации, а также расчет заработной платы, премий и бонусов (оценка сотрудников). Сюда же входит и документационное обеспечение управления персоналом, функции развития и обучения персонала. Таким образом, достигается комплексный подход к персоналу организации, а соответственно можно ждать достижения всех приоритетных целей, которые сегодня стоят перед организацией.

     Однако  стоит обратить внимание, что для  достаточно крупной компании размер службы управления персоналом, тем  не менее, не велик. Поэтому охватить каждого сотрудника организации в отдельности, выявить его индивидуальные характеристики и направить их на достижение приоритетных организационных целей достаточно сложно. Именно поэтому работа отдела кадров носит рутинный характер и связана с документацией управления персоналом, а также с расчетом основных показателей, необходимых для выплаты заработной платы и оценки труда сотрудников.

     Тем не менее, все направления в рамках данной службы кадров являются охваченными. В частности, приведем краткую характеристику основных направлений деятельности службы отдела кадров ЗАО «Интех Северо-Запад».

     Во-первых – это планирование ресурсов организации. Сюда входит найм соответствующего персонала в необходимом количестве, удержание персонала в рамках организации, оптимальное использование кадрового потенциала, увеличение производительности персонала, сокращение персонала в случае необходимости.

     Планирование  человеческих ресурсов – это не просто игра в числа, хотя статистике здесь придается не последнее  значение. По большей части –  это забота о качестве персонала  и его распределении в организации. Так, в планирование персонала на сегодняшний день входит четыре основных составляющих: действующий персонал, новые сотрудники организации, потенциальные  сотрудники и персонал, покинувший организацию. Каждая из них анализируется  и на основе этого планируется  потребность в человеческих ресурсах, которые необходимы для обеспечения  эффективной деятельности организации.

     Необходимо  отметить, что к работе данного  направления относят оценку спроса на труд, оценку количественных показателей  спроса на труд, оценку предложения труда, также рассчитывается показатель текучести кадров для того, чтобы спланировать будущие увольнения и прием новых сотрудников, проводится анализ внешнего рынка труда.

     Исходя  из всего этого, достигается рациональное планирование соотношение спроса и  предложения труда. Благодаря такому всеобъемлющему охвату процесса планирования к положительным моментам найма, использования и распределения  персонала в организации можно  отнести следующие направления:

• квалификация и динамика персонала будут соответствовать времени, организация готова к любым поворотам;
• большая часть персонала обретает стабильность и закрепляется в организации на долгое время;
• снижается потребность найма на внешних рынках;
• укрепляется мораль и отношения внутри коллектива;
• повышается качество производимого товара;
• повышается степень инновационности предлагаемых товаров;
• увеличивается производительность труда.

     Следующим после планирования человеческих ресурсов направлением деятельности выступает  планирование должностей и должностных  обязанностей. Так как внешняя  среда постоянно предъявляет  новые требования к организации, руководство ЗАО «Интех Северо-Запад» понимает, что необходимо вводить новые должности для того, чтобы достигнуть успеха в будущем. Основным направлением деятельности этого аспекта является подготовка должностных инструкций.

     Данная  компания имеет достаточно хорошо разработанную систему найма кадров. Сюда относится, прежде всего, предварительный отбор на основе составленных резюме, собеседование и беседа.

     Собеседование проводится с целью выявления  психологических характеристик  потенциального кандидата на должность. Тестирование проводится для того, чтобы определить уровень технической  подготовки и знание иностранного языка.

     После приема персонала в организацию, его ожидает процесс адаптации. Процесс адаптации представляет собой совокупность методов и  приемов, направленных, во-первых, на ознакомление и первичное обучение сотрудников тем технологическим аспектам деятельности, которые сегодня существуют в  ЗАО «Интех Северо-Запад». В особенности это относится к сотрудникам сервисного производства и технических отделов. Ведь здесь чрезвычайно важными являются те знания и навыки, которые позволяют эффективно работать. Важно знать то оборудование, которым торгует организация и принципы его работы, а также особенности технологического процесса.

     Другой  стороной адаптации является знакомство сотрудников организации с корпоративной  культурой организации, теми ценностями, которые существуют в организации  на настоящее время, и особенностями  внутренних процессов. Это является достаточно важным. Ведь в том случае, если коллектив не принимает сотрудника, это является достаточно большой  проблемой для него и может  послужить тому, что сотрудник, так  и не включившись в работу, покинет  организацию.

     Процесс адаптации, как правило, занимает 2 месяца, и он целиком поддерживается отделом  кадров. Однако отдел кадров не всегда имеет возможность отследить  каждый аспект деятельности нового сотрудника. Это обусловлено тем, что количественный состав службы отдела кадров слишком  мал по отношению ко всему персоналу  организации. И поэтому, учитывая огромное количество функций, которые предстоит  выполнить службе кадров предприятия, все эти процессы нередко уходят из его влияния.

     Следующим важным направлением, которое осуществляет служба отдела кадров, является администрирование  и учет персонала. Информация о персонале – одно из основных требований успешного ведения бизнеса.

     Руководство ЗАО «Интех Северо-Запад» несомненно, нуждается в информации о том, что происходит на уровне человеческих ресурсов, которые находятся в ее распоряжении, равно в такой же степени, как и информация о финансовых и материальных ресурсах.

     Поскольку затраты на персонал составляют одну из ведущих статей общих затрат, в обязанности специалиста отдела кадров входит организация, обеспечение  и соблюдение соответствующего учета  персонала для управленческих целей. Учетные сведения о персонале  могут использоваться для следующих  целей: