Самоменеджмент руководителя и его роль в формировании стиля управления

Применение принципа Парето (соотношение 80 : 20) состоит в том,  что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога «поглощают» 80 %  рабочего времени.

Анализ АБВ

Установление приоритетов  с помощью анализа АБВ включает в себя  три закономерности:

• Важнейшие задачи (категория А) составляет примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %;

• Важные задачи (категория Б) приходится  в среднем общего числа  и также 20 %  значимости задач и для руководителя;

• Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляет, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю – около 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые нужно выполнить.

Нужно учесть, что установление приоритетов – важное правило  эффективной технической работы. Нужно уяснить, что не все можно  сделать и не все нужно сделать. Всегда надо начинать  с самых  важных дел.

Анализ по принципу Эйзенхауэра

  Согласно этому правилу устанавливаются  по таким критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от степени  срочности и важности задачи различаются  четыре возможности их оценки и (в  итоге) выполнением:

1) Срочные/важные дела. За них нужно приниматься немедленно и самому их выполнять.

2) Срочные/менее важные дела.

3) Менее срочные/ важные задачи. Их не надо выполнять срочно. Но нужно проконтролировать, чтобы они не перешли  в разряд срочных дел.

4) Менее срочные/менее важные задачи .

Рассмотренные  аспекты  самоменеджмента по своему характеру  носят  рационалистический подход или  так называемый западный, развивающий  способности  и силу ума. [9]

Задачи самоменеджмента  учитывают и такой фактор деятельности человека, как биологический, который  включает в себя  понятие    естественного ритма работы индивидуально  для каждого человека и понятие  биоритмов.

Работоспособность каждого  человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного  ритма. Говорят обычно о «человеке утра» или «жаворонке» и о «человеке вечера» или «сове». Пик работоспособности приходится  у них на разные  периоды дня. Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности.

Необходимо изучать свои способности и использовать эти  закономерности в своем распорядке дня.

В жизни каждого человека присутствуют и воздействуют три  различных потоков энергии:

- физический ритм (влияет на  физическую силу и на силу воли);

- психический ритм (обуславливает динамику чувств, настроений, творческих сил);

- интеллектуальный ритм (влияет на умственные способности).

Поскольку продолжительность  отдельных периодов различна (23, 28 и 33 дня), у каждого человека всегда наблюдаются различные, постоянно  меняющиеся комбинации характеристик физического, психологического и интеллектуального состояния.

Учет своего индивидуального  биоритмического  состояния позволяет улучшить работоспособность, учитывая его при составлении планов работы.

Внутренний путь самосовершенствования гораздо труднее, хотя и окупается во много раз больше. Результаты его ощущаются практически сразу, если Вы  нашли свой истинный, индивидуальный, свой неповторимый путь. Так важна не внешняя сторона благополучия (хотя это является лишь следствием внутренних причин), а состояние внутреннего душевного комфорта, определение истинных целей и желаний. Чаще всего мы стремимся к чему-то, что не является нашим собственным желанием, а определено желаниями и целями социума, в котором мы находимся. Именно поэтому достижение поставленных целей происходит очень трудно, с большими усилиями или вообще не осуществляется. Мы движимы какими-то потребностями, какие на самом деле, не являются нашими, а продиктованы нашими родными, близкими, учителями, знакомыми и пр. Движемся потоком,  не осознавая   себя полноценной единицей Вселенной и мира. А потом оказываемся погруженными в разного рода проблемы, неприятности.

Поэтому в первую очередь, мы должны научиться не отождествлять себя  с другими, определить границы своего «я», изучить его слабые и сильные стороны. Обрести свою истинную свободу, которая есть свобода внутренняя, это свобода духа, свобода мыслей  и поступков. Человек, овладевший этой свободой, идет в жизни своим путем, обретает свой, индивидуальный смысл жизни и делает только то, что нужно именно ему, а не то, что от него  окружающие. [7]

 

 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ  РУКОВОДИТЕЛЯ

2.1  Использование рабочего  времени руководителя и его планирование.

Проблема недостатка времени - одна из самых важных в деятельности менеджера. Исследования показывают, что большинство руководителей испытывает недостаток рабочего времени. Эксперт по рационализации труда А. Макензи опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к выводам, что из ста менеджеров:

• лишь один имеет достаточно времени;
• десятерым требуется на 10% больше времени;
• сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;
• остальным не хватает 50% времени.

Стилю работы руководителя, испытывающего недостаток времени  для стратегического управления и принятия решений присущи следующие  признаки:

• нервозность и сумбурность в действиях;
• нетерпеливость при решении вопросов по отношению к равным себе по рангу руководителям и к подчиненным;
• стремление даже при незначительных затруднениях во взаимоотношениях с коллегами выходить на вышестоящие уровни руководства.

В таких условиях руководитель превращается в оперативного работника, решающего постоянно возникающие  текущие вопросы.

Работу по улучшению использования  времени менеджера рекомендуется  проводить в трех аспектах:

• изучение трудовых навыков
• оценка рациональности использования времени
• составление плана использования времени и выполнение его.

Основа любой производственной деятельности – это планирование. Планирование включает набор операций и действий, а именно: различные исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, разработку плана и доведение его до исполнителей. (Табл. 3)

В практике планирования работы менеджеров различают:

• Долгосрочные планы работы, которые охватывают годовой период, но содержат задачи, которые требуют для выполнения несколько лет.
• Рабочие планы по основным задачам на срок от трех до шести месяцев с учетом долгосрочных планов.
• Месячные или недельные распорядки дня, содержащие графики работ на каждый день.

Первые два вида - личные планы работы менеджера. Они содержат только те вопросы, на решение которых  менеджер концентрирует свое внимание. Третий вид отражает распорядок работы организации.

Реализация плана. Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкретные дела разбиваются  на две категории.

Первая категория —  задачи индивидуального уровня, решение  которых сопряжено с личной свободой руководителя.

Вторая категория —  дела, выполнение которых сопряжено  с рядом операций и привлечением других людей. Решение таких задач  дает важный общий конечный результат  с их нарастающей сложностью.

Мониторинг и контроль. Любая работа должна проверяться  в отношении ее исполнения и получения  оптимальных результатов. Проверка, может быть простой или очень сложной, сопряженной с множеством дополнительных операций.

 Взаимодействие с другими  людьми. На коммуникации руководители  тратят от 50 до 90% времени, им необходимо активно участвовать в межличностных отношениях, в принятии решений и выполнять управленческие функции: планирование, организацию, мотивацию, координацию, регулирование и контроль. Общий практический опыт свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к экономии времени в целом.

 

2.2 Оценка рациональности  использованного времени

Когда собраны фактические  данные об использовании рабочего времени, можно выделить различные виды работ  и определить их удельный вес к  общим затратам.

Основная цель персонального  менеджмента заключается в том, чтобы наилучшим образом использовать собственные возможности, сознательно  управлять течением своей жизни (уметь самоопределяться), легче  преодолевать внешние обстоятельства на работе и в личной жизни. [11]

Ежедневное решение разных задач и проблем можно представить  в виде ряда различных функций, находящихся  в определенной взаимозависимости  и, как правило, осуществляющихся в  определенной последовательности. Подобный процесс самоменеджмента может быть представлен в виде «круга правил», демонстрирующего связи между отдельными функциями самоменеджмента. В свою очередь, «круг правил» состоит из внешнего и внутреннего кругов.

Во внешнем круге обозначены следующие пять функций:

1.       Постановка цели. Анализ и формирование личных целей.

2.  Планирование. Разработка планов и различных вариантов своей деятельности.

3. Принятие решений. Принятие решений по предстоящим делам.

4. Реализация и организация. Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.

5. Контроль. Самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости —корректировка целей). Во внутреннем круге расположена дополняющая функция.

6.       Информация и коммуникации. Вокруг шестой функции в известной мере «вращаются» остальные функции, поскольку коммуникации как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента.

Кроме того, можно будет  определить, сколько времени тратится на решение повторяющих задач  и сколько на одноразовые, решающие действия. Анализ каждодневной повторяющейся  работы может найти добавочное время  для повышения квалификации за счет передачи части обязанностей подчиненным.

Основной подход к управлению временем, предложенный С. Кови, можно определить по факторам. Виды деятельности обозначаются двумя факторами: срочностью и важностью.

Срочное — это то, что  требует немедленного внимания; то, что можно обозначить словом «сейчас». Важное имеет отношение к результатам, оно вносит вклад в ваши миссию, ценности и наиважнейшие цели.

Важные и несрочные  дела требуют большей инициативы, чем срочные, которые просто «толкают»  вас: «делай!» Если нет представления  о том, что важно, о тех результатах, которые вы хотите достичь в жизни, то вы легко переходите к реагированию на срочное.

В зависимости от степени  срочности и важности дела (задачи) различают четыре возможности их оценки и выполнения:

• Срочные, важные дела, за них следует приниматься немедленно и самому их выполнять;
• Срочные, менее важные дела, здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи потому, что она срочная.
• Если же она является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств;
• Менее срочные, важные дела, их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут «подождать». Поэтому рекомендуется: перепроверить степень важности и попробовать такие дела полностью или частично поручить сотрудникам. Наряду с тем что вы себя разгружаете, вы можете способствовать повышению мотивации в работе и квалификации своих подчиненных, доверяя им ответственные дела;
• Менее срочные, менее важные дела, очень часто эти дела оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами.

Если вы вдруг начинаете  заниматься ими, забывая о срочных, важных делах, то не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже ваши подчиненные  не должны приниматься за такие дела. [12]