Розробка системи менеджменту в організації Природа

1

2

3

Відповідність структури управління цілям та місії організації

Якщо директор або керівник відділу приймає  певне рішення, то він повинен  знати, хто з підлеглих буде його виконувати

Компетентні працівники, інформаційне забезпечення, швидкість документообігу, висока автоматизація  робочих місць, трудова дисципліна, стабільність кадрів, хороші умови праці

Підходи до оптимізації  управлінських рішень:

У відділі  матеріально-технічного забезпечення постійно зберігається та аналізується інформація про ціни на певні матеріали. На основі зібраної інформації приймаються рішення про купівлю нових матеріалів

Науковий  метод

Системна  орієнтація

На основі попиту на товар підприємство приймає  рішення про надання знижок постійним  клієнтам

Моделювання

Модель створення сайту

Етап 1. виникнення ситуації, яка вимагає прийняття  управлінських рішень

1.1. Один клієнт подав скаргу стосовно якості роботи

1.2. Це може негативно вплинути на репутацію фірми і зменшити кількість клієнтів.

1.3. Інформація повинна стосуватися проблеми, бути повною, достовірною і точною.

Етап 2. Збір та обробка інформації

2.1. Потрібно зібрати інформацію, пов’язану із незадоволенням клієнта та провести відповідні заходи. Збір інформації доручається заступнику з персоналу.

2.2. Інформація  перевіряється на повноту,  достовірність і точність. Складаються звіти.

2.3. Сформувати  програму виконання, щоб затратити  мінімальну кількість часу.

Етап 3. Виявлення  та оцінка альтернатив

3.1. Існують  такі альтернативні варіанти: а)розмова  директора з персоналом (умова:  при повторенні проблеми порушника  звільняють з посади); б) залагодження  справи, щоб вона не набула  широкого розголосу; в) примінити  сурові штрафні санкції ; г) не зважати на прискіпливість клієнтів.

3.2. Альтернатива  а) та б) підходять. Варіанти  в), г) не підходять.

Етап 4. підготовка та оптимізація рішень, які приймаються

4.1. Оптимальними  є варіанти а) та б). Саме  вони забезпечать можливість  уникнути таких інцидентів у майбутньому.

4.2. Проводиться  розмова персоналу з директором.

Етап 5. Прийняття  рішень

5.1. Обговорення  проекту проводить директор.

5.2. Затвердження  рішення директором

5.3. Наказ директора  про виконання рішення

Етап 6. Реалізація рішення та оцінка результатів

6.1.Директор  проводить виконання рішення  (розмову).

6.2. Директор  контролює виконання рішення.  Він в подальшому оцінює ефективність  виконання рішення.

6.3. Звіт про  виконання подає персонал.

Вид комунікації

Характеристика конкретних видів комунікацій

Приклади використання інформації при здійсненні різних видів комунікацій

Приклади застосування документів при різних видах комунікацій

1

2

3

4

Між організацією та зовнішнім  середовищем

Організація користується різноманітними засобами для здійснення комунікацій. З потенційними та початкуючими споживачами своєї продукції організація здійснюю процес комунікації через рекламу. З органами державного регулювання організація здійснює комунікації через державні звіти. Під дією зовнішнього середовища проводяться наради, обговорення, звіти.

Обмін інформацією зі споживачами через рекламу. При цьому інформація повинна бути: за повнотою охоплення явища – повна, за періодом дії – періодична, за змістом – довідкова, за рівнем достовірності – достовірна.

Обмін інформацією з  державою через звіти. При цьому інформація повинна бути: повна,  довгострокова, планово-облікова, бухгалтерська, адміністративна або фінансова, достовірна.

Обмін інформацією з  державою через звіти. Звіти подаються  державним органам влади. В них  міститься інформація про найважливіші напрямки діяльності підприємства. Наприклад : оплата праці, фінансова звітність, мотивація працівників.

Між рівнями, підрозділами та працівниками організації

Інформація переміщується  в середині організації між окремими її рівнями в рамках вертикальної комунікації. В першу чергу вона передається від вищих рівнів до нижчих. Потім інформація передається  у зворотному напрямку, тобто від нижчих до вищих рівнів. Основним завданням вищих рівнів є

Вертикальні комунікації  від вищих до нижчих рівнів. З  вищих рівнів до нижчих доводяться організаційні плани, вносяться необхідні зміни в них, доводяться накази, розпорядження, інструкції. При цьому інформація повинна бути: повна, за періодом дії – в

З вищих рівнів доводяться норми використання виробничих ресурсів, які оформляються у вигляді наказу. З вищих рівнів на нижчі доводиться інформація про скорочення певної кількості робітників. Вона оформляється і

1

2

3

4

підтримання та впровадження пропозицій нижчих рівнів. Тобто керівництво знайомиться з існуючими або виникаючими проблемами та

розробляє заходи стосовно їх  запобігання або  усунення.

залежності  від того, що вона доносить, якщо накази – періодична, повна, планово-облікова, бухгалтерська, фінансова, технологічна, адміністративна, за рівнем достовірності – достовірна.

вигляді розпорядження  керівництва.

Прикладом комунікації  від нижчої ланки до вищої може бути звіт.

Тобто наприклад, бухгалтерія подає звіт головному  економісту про статистичний звіт підприємства

Від вищих рівнів управління до нижчих

Інформація передається  зверху донизу.  Наприклад, начальник  відділу дає наказ підлеглому про виконання певної роботи.

Інформація повинна  бути : повна, довгострокова, планово-облікова, достовірна.

Інформація доводиться до підлеглого у вигляді розпорядження, в якому вказується завдання.

Від нижчих рівнів управління до вищих

Інформація доводиться знизу до верху. Наприклад, інформація про порушення виконання завдання в зв’язку з порушення роботи техніки.

Інформація повинна  бути : повна, разова, технічна, достовірна.

Інформація повинна  передаватися у вигляді службової  або доповідної записки, в якій працівник  вказує причину невиконання поставленого завдання.

Між різними підрозділами

Між різними підрозділами необхідний обмін інформацією проходить  з метою координації їх завдань та дій. Значення комунікацій по горизонталі полягає у тому, що формуються партнерські відносини між окремими підрозділами підприємства.

Наприклад, комунікація  між плановим відділом та виробничо-технічним  відділом. Вони взаємодіють і пошуках нових перспективний ідей для підприємства. Інформація повинна бути : повна, достовірна, короткострокова.

Інформація повинна  передаватися у формі звітів, доповідних записок, нових розпоряджень, стосовно пошуків нових, перспективних ідей.

Між окремими працівниками

Між окремими працівниками також необхідний обмін інформацією  з метою координації свої завдань, дій. Їх значення полягає в тому, що у даному випадку за рахунок  комунікацій формуються партнерську  зв’язки між працівниками

Наприклад, працівники різних підрозділів збираються на нараду, для обговорення трудової дисципліни. Інформація повинна бути 6 повна, періодична, довідкова, достовірна.

Інформація передається  через листи та службові записки.

Між керівником і його робочою групою

Один із видів вертикальної комунікації. Така комунікація складає основу комунікаційної діяльності керівника. Керівник у процесі комунікації вирішує проблеми, у вирішення яких приймає участь вся група.

Наприклад, керівник повідомляє своїм підлеглим про майбутні зміни в організаційній структурі підприємства. Інформація повинна бути : повна, разова, достовірна.

Керівник повідомляє підлеглим про зміну кількості  підрозділів у зв’язку з неефективним їх використанням. При цьому використовуються: розпорядження директора.

Неформальні комунікації

Такі комунікації існують  завдяки членів неформальних груп. Неформальні комунікації поширюються  завдяки чуток та пліток. Така інформація може бути неточною і точною.

Наприклад, інформація про  скорочення числа працівників. Інформація може бути: повною або частковою, достовірною або недостовірною.

Неформальна комунікація  не підтверджується документально. Вона проходить в розмові між  об’єктами підприємства.

Характеристика  груп працівників 

Види формальних груп

Група керівників

Управлінські  служби (3) (в раціональній 5)

Виробничі підрозділи (10)

Горизонтально функціональні (3)

Комітет з  якості

1

2

3

4

5

6

Склад

Директор, бухгалтер 

Заст. З персоналу, начальник безпеки, нач охорони праці

Працівники  виробничих підрозділів

Юрист, заступник  з персоналу, заст. Науково-тех діяльності

Заступник відділу  технічного контролю та його підлеглі

Численність, чол.

4 (5)

12 (17)

25 (30)

3(5)

5

Характеристика зв’язків

Лідером є  директор підприємства, але до уваги  беруться та розглядаються думки  кожного члена групи

Зв’язки між  групами є формальними тому, що групи офіційно існують та беруть участь в процесі діяльності організації

Зв’язки між  групами мають професійний характер, що покращую процес роботи

Зв’язки між  групами є формальними  , носять професійний характер

Зв’язки між  групами є формальними  та лінійними

Мотиви виникнення

Для ефективного  управління організацією

Для ведення  управлінської діяльності

Для ведення  якісної роботи

Для ефективної праці

Цей комітет  створений з метою перевірки  якості виробленої продукції

Заходи з  підвищення ефективності

Покращити поінформованість,  впровадження вільного обміну інформацією  та навиками між членами групи

Для підвищення ефективності потрібний чіткий та правильний розподіл обов’язків, та група людей зі схожими інтересами та цілями

Для підвищення ефективності потрібний чіткий розподіл обов’язків, та група однодумців

Для ефективності потрібно прислухатися до результатів їх досліджень.

Для підвищення ефективності потрібні кваліфіковані  фахівці

Характеристика  груп працівників

Види формальних груп

Група любителів  кататися на ковзанах

Група любителів  хокею

Склад

Група утворена з людей, які полюбляють кататися на ковзанах

Складається з людей, які мають спільні  інтереси у спорті

Численність, чол.

18

16

Характеристика  зв’язків

Лідер відсутній, всі в групі – рівноправні. Збираються разом та відвідують ковзанку.

Лідер відсутній, всі в групі – рівноправні. Іноді відвідують спортивні кафе разом.

Мотиви виникнення

Група виникла  для спільного ходіння на ковзанки та веселого проводження вільного часу.

Група виникла  для спільного ходіння до спортивних кафе та обговорення та висловлювання власних думок стосовно хокею.

Заходи з  підвищення ефективності

Заохочувати поза робочі зустрічі, щоб працівники могли вільно спілкуватися.

Вільний обмін  інформацією стосовно подій, які  відбулися у хокеї.