Розробка системи менеджменту в організації з продажу та монтажу систем опалення “Барракуда”

Вид ресурсу

Характеристика процесу контролю щодо кожного виду ресурсів

Оцінка впливу контролю на посадових осіб і підрозділи організації

Служби і посадові особи, які відповідають за результати контролю

Попередній контроль

Людські

Проходить тестування, щоб визначити знання і навики робітників. Враховується стаж і кваліфікація працівника, для того щоб прийняти його на роботу.

Таким чином набираються працівники, які забезпечуть вчасне і якісне виконання своєї роботи

Директор, заступник директора з комерційних питань

Інформаційні

Вхідна інформація перевіряється на достовірність та об’єктивність.Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації.

Забезпечує швидке і точне інформування підприємства про зміни.

Директор, юрист, адміністративно-господарський відділ

Фінансові

Аналізуються видатки і доходи

Забезпечує відповідне формування та використання фінансових ресурсів підприємства

Директор, юрист, заступник з комерційних питань

Матеріальні

Проведення технічного огляду обладнання та перевірка його роботоздатності.

Формує матеріально-сировинну базу для здійснення відповідних видів діяльності усіма підрозділами організації за критеріями якості та кількості.

заступник з комерційних питань, директор.

Поточний контроль

Людські

Здійснюються регулярні перевірки працівників та їх перекваліфікація.

Забезпечуються планові показники, дисципліна, запобігання прогулів,  неякісному виконанню робіт, поганій взаємодії,уникнення помилок та браку.

Усі керівники підприємства.

Інформаційні

Перевіряються системи обробки інформації та робиться їх характеристика

Забезпечується достовірне інформування та швидка її передача між працівниками

Усі працівники підприємства.

Фінансові

Визначаються видатки, формується документація, перевіряються фінансові структури організації

Ведеться правильний облік, запобігаються фінансові махінації.

Директор, юрист

Матеріальні

Здійснення перевірки якості отриманого обладнання.

Зменшується зношення обладнання, та покращується якість продукції..

Працівники, керівники магазинів

Заключний контроль

Людські

Визначається перспективність працівників, відповідність посади донавичок і кваліфікації.

Створює основу для заохочення, чи застосування санкцій до відповідних працівників.

Усі керівники підприємства.

Інформаційні

Перевіряється повнота, достовірність та об’єктивність інформації, що відображає рівень виконання поставлених завдань.

Забезпечує умови для подальшого достовірного, повного  інформування, формування прозорості діяльності підприємства.

Представники керуючої та керованої системи підприємства.

Фінансові

Перевіряються поточні рахунки і порівнюються з плановими показниками.

Дає основу для нових управлінских рішень, щодо видатків і доходів.

Директор, юрист

Матеріальні

Перевіряється розподіл нового устаткування, а також його придатність до використання

Дає інформацію щодо заміни старого устаткування на нове та як вплинула заміна напродаж.

Директор, заступник із комерційних питань

Виявлені у процесі контролю недоліки, відхилення та збої

Прийняття відповідних управлінських рішень в керуючій системі з метою усунення недоліків, відхилень, збоїв

Оцінка впливу регулювання на посадових осіб та підрозділи організації

Попередній контроль

Трудові: виявлено, що жоден із претендентів на посаду заступника директора з комерційних питань не має досвіду роботи.

Директор прийняв рішення звернутись до кадрової агенції щодо підбору кандидата на вакантну посаду відповідно до висунутих вимог щодо досвіду роботи.

Запобігає некомпетентній роботі працівника на відповідальній посаді.

Матеріальні: під час процедури технічного огляду виявлено, що деяке обладнання потребує заміни.

Директор видає наказ на реалізацію проекту щодо заміни опалювального обладнання. Укладає угоду з постачальниками нового обладнання, видає відповідний наказ.

Забезпечує продаж та монтаж якісного опалювального устаткування

Фінансові: зафіксовано факт надходження лише 80% замовленого обладнання з боку постачальників.

Директор, юристт та заступник директора з комерційних питань проводять переговори з постачальником щодо доставки решти продукції  відповідно до умов договору. Прийнято рішення, якщо замовник не погодиться виконати умови договору, звернутись до арбітражного суду.

Забезпечує уникання повторних випадків невчасної чи неповної оплати виконаних замовлень, що гальмує оборотність фінансів підприємства та виконання умов договору.

Інформаційні: виявлено, що інформація щодо змін у законодавстві, яке регулює діяльність підприємств в Україні, надходить невчасно та зі значними запізненнями, що призводить до значних фінансових втрат та порушень норм чинного законодавства.

Директор спільно з юристом приймають рішення щодо підключення до всеукраїнської мережевої бази „Ліга-Закон”, у якій щоденно відображаються зміни у правовій базі..

Створює умови для запобігання втрат і мобільного реагування на зміни у правовій базі, що регулює діяльність підприємства.

Поточний контроль

Трудові: виявлено, що один із продавців магазину продав бракований конвектор.

Заступник директора з комерційних питань приймає рішення про попередження продавцю, але у разі повторення ситуації – звільнення з посади.

Забезпечує підтримання дисципліни серед робітників, дотримання усіх вимог, що ставляться перед ними.

Інформаційні: виявлено, що роацівники адміністративно-господарського відділу, вчасно не здали звіти з продажів.

Керівник відділу виніс догану працівникам за невчасну здачу звітів.

Запобігає зниженню трудової дисципліни та забезпечує якісне виконання посадових обов’язків.

Фінансові: зафіксовано        факт крадіжки теплового насосу.

Заступник директора комерційних питань виніс догану продавцям та висунув вимогу відшкодувати втрачену продукцію за власний рахунок.

Забезпечує підтримання трудової дисципліни, формування відповідального та уважного ставлення до фінансів та запобігає крадіжкам серед працівників.

Матеріальні:  працівники магазину  виявили, що замінене обладнання має браки і потребує заміни.

Директор видає наказ щодо відшкодування збитків фірмою-постачальником. Розриває угоду з ними та висуває вимогу на підставі договірних зобов’язань щодо відшкодування збитків. Підписує нову угоду з іншим постачальником.

Забезпечує запобігання невиконанню договірних зобов’язань партнерами та формує умови для експлуатації справного, безпечного обладнання.

Заключний контроль

Трудові: виявлено, що система мотивації потребує коректив.

Директор видає наказ щодо зміни системи мотивації.

Забезпечує більш ефективну працю робітників.

Інформаційні: виявлено, що проведена рекламним агенством рекламна кампанія не принесла бажаних результатів, тобто виявилась неефективною.

Директор вирішує розірвати угоду з даним рекламним агенством, і укласти угоду з новим рекламним агенством на основі конкурсу.

Забезпечує оперативне реагування на невдалі управлінські рішення та гнучкість у виправленні ситуації.

Фінансові: виявлено, що фактична собівартість продукції не покриває затрат підприємства на її закупівлю.

Директор спільно із заступником формують план щодо підвищення вартості устаткування.

Виводить підприємство у плюс відповідно до продажів устаткування.

Матеріальні: полягає в тому, щоб  втрати через брак не перевищували прибутку.

Директор підписує угоду з новим постачальником.

Забезпечує виконання договірних зобов’язань та продаж справного устаткування.

Групи методів

Види методів

Приклади використання конкретних методів в організації

Характеристика взаємозвязку функцій і методів менеджменту в організації

Характеристика механізмів взаємодії різних методів менеджменту в організації

Економічні методи

Економічні плани

Сформований фінансовими службами бюджет підприємства, який визначає розподіл і використання фінансових ресурсів.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту “Управління виробничо-господарською діяльністю”, а саме, на етапі планування.

Бюджетні показники відповідають показникам фінансового, виробничого планів підприємства. Бюджет повинен бути затверджений наказом директора про його виконання.

Матеріальні стимули

Розміри заробітної плати, надання премій, надбавок, доплат. Стимулює працівників якісно виконувати свої функціональні обов’язки, виявляти ініціативу тощо.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту “Управління виробничо-господарською діяльністю” , а саме, на етапі мотивування.

Затверджуються відповідними положеннями про оплату праці. Видатки на оплату праці фіксується у бюджеті.

Адміністративні методи

Організаційні дії

Регулювання виплат на відпустки.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту “Управління виробничо-господарською діяльністю” , а саме, на етапі планування.

Враховуються при формуванні витрат на мастильні матеріали, вартість яких фіксується у бюджеті.

Дисциплінарні дії

Керівник виніс догану продавцеві за продаж бракованого конвектора.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту “Управління виробничо-господарською діяльністю” , а саме, на етапі організування.

Догана робітнику може    супроводжуватися його перекваліфікацією, але у разі повторення ситуації – звільненням з роботи.

Соціально-психологічні методи

Соціальні плани

Сформований план покращення умов праці працівників.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту “Управління виробничо-господарською діяльністю” , а саме, на етапі планування.

Кошти на покращення умов праці закладені у бюджеті. Затверджується наказом директора.

Моральні стимули

Висловлення подяки та нагородження почесними грамотами  робітникам, які сумлінно працюють.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту “Управління виробничо-господарською діяльністю” , а саме, на етапі мотивування.

Набувають сили впливу,коли затверджені наказом директора на нагородження робітників  почесними грамотами.

Методи формування колективів та соціально-психологічного клімату в колетиві

Підбір робітників щодо виробництва відповідно до вимог законодавства (особи, які закінчили вищі навчальні заклади відповідної професії).

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту “Управління виробничо-господарською діяльністю” , а саме, на етапі організування.

Витрати на оплату праці даних робітників фіксуються у бюджеті.

Технологічні методи

Технологічні документи

Зміст інструкцій щодо огляду обладнання перед його продажем.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту “Управління виробничо-господарською діяльністю” , а саме, на етапі планування.

В інструкції враховуються  правила безпечної  експлуатації, відповідальність праці за результати технічного огляду.

Конструкторські документи

Монтажники при встановленні обладнання використовують конструкторські схеми з налаштування опалювального устаткування.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту “Управління виробничо-господарською діяльністю” , а саме, на етапі планування.

Пов’язані з інструкціями щодо експлуатації  обладнання в побуті.

Характеристика управлінських рішень

Приклади, які відображають характеристики управлінських рішень на підприємстві

Види управлінських рішень

1. За сферою охоплення:

-          загальні рішення

Відділ кадрів розробляє план атестації усіх робітників підприємства шляхом підписання відповідного наказу з метою виявлення некомпетентних працівників.  

-          часткові рішення

Директор видає наказ на реалізацію проекту заміни бракованого устаткування.

2. За тривалістю дії:

-          перспективні рішення

Директор підприємства затверджує план про зміну постачальника.

-          поточні рішення

Заступник з комерційних питань дає вказівку на реалізацію проекту заміни бракованого устаткування.

-          оперативні рішення

Заступник з комерційних питань дає вказівку щодо розміщення нового обладнання.

3. За рівнем прийняття:

-          рішення на вищому рівні управління

Директор приймає рішення про зміну постачальника шляхом підписання відповідного наказу.

-          рішення на середньому рівні управління

Заступник з комерційних питань видає розпорядження працівникам замінити старе устаткування на нове.

-          рішення на нижчому рівні управління

Продавці приймають рішення замінити стару вітрину на нову.

4. За характером вирішуваних підприємством завдань:

-          організаційні запрограмовані рішення

Заступник з комерційних питань видає розпорядження про здачу звітності про продажі за останній місяць.

-          організаційні незапрограмовані рішення

Директор приймає рішення про створення ще одного магазину та видає відповідний наказ.

-          компромісні рішення

Директор видає наказ про підвищення заробітної плати робітникам на 45,1%  у відповідь на їхню вимогу підвищити заробітну плату на 50%.

5. За способом обґрунтування:

-          інтуїтивні рішення

Директор приймає рішення шляхом надання відповідного наказу про прийняття на роботу  Савчина О.А. на посаду заступника директора з технічних питань.

-          рішення, які базуються на судженнях

Заступник з комерційних питань видає розпорядження про додаткову поставку теплових насосів та газових конвекторів у зв’язку з їх можливим подорожчанням.

-          раціональні рішення

Директор приймає рішення, видаючи відповідне розпорядження про залучення додаткового обсягу зовнішніх інвестицій, базуючись на розроблених поточних фінансових планах.

6. За способом прийняття:

-          одноособові рішення

Директор видає наказ на реалізацію проекту заміни устаткування.

-          колегіальні рішення

Група економістів, фахівців з міжнародної діяльності розробляють проект щодо закордонних поставок устаткування для організації.

-          колективні рішення

Колектив підприємства приймає рішення про затвердження колективного договору.

7. За характером:

-          економічні рішення

Директор приймає рішення про отримання кредиту для фінансування будівництва магазину шляхом укладання відповідного кредитного договору з банком.

-          соціально-психологічні рішення

Заступник директора з комерційних питань приймає рішення щодо покращення умов праці.

-          адміністративні   рішення

Директор приймає рішення шляхом надання відповідного наказу про прийняття на роботу  Савчина О.А.. на посаду заступника директора з технічних питань.

Умови прийняття управлінських рішень:

1. Право прийняття

Директор має право прийняття будь-яких рішень, а старший продавець може приймати лише часткові рішення, що стосуються магазинів.

2. Повноваження

Старший продавець не може приймати рішення, які входять у повноваження заступника директора з комерційних питань.

3. Обов’язковість

Рішення про заміну обладнання на підприємстві викликане їх невідповідністю стандартам і можливою шкідливістю.

4. Компетентність

Керівник адміністративно-господарського відділу повинен бути надзвичайно компетентним у питаннях з реклами, бухгалтерії.

5. Відповідальність

При прийнятті помилкових чи невдалих рішень керівниками, які їх приймали в межах наданих їм повноважень, відносно них можуть застосовуватися різноманітні санкції.

Фактори, що впливають на процес прийняття управлінських рішень:

Особисті якості керівника.

Керівник з меншим стажем, але більш високою кваліфікацією здатний приймати компетентніші рішення, ніж керівник з більшим стаджем та невисокою кваліфікацією.

Поведінка керівника

Пасивність директора при прийнятті та обговоренні конкретного рішення може призвести до аналогічного ставлення підлеглих при його виконанні.

Середовище прийняття рішення

Постачання продукції з-за кордону може впливати на її вартість.

Інформаційні обмеження

Заступник директора з комерційних питань аналізує, чи окуплять себе витрати на виїзд працівників закордон для співпраці з зарубіжними організації, щоб перейняти їх досвід роботи.

Взаємозалежність рішень

Рішення про заміну бракованого обладнання вимагає прийняття рішень щодо фінансування цього процесу, пошуку найбільш оптимальних варіантів.

Очікування можливих негативних наслідків

При прийнятті будь-якого управлінського рішення представники керуючої системи крім чіткого розуміння його переваг повинні враховувати потенційні недоліки і негативні наслідки та формувати умови для запобігання й уникнення.

Можливість застосування сучасних технічних засобів

Шляхом використання сучасних інтегрованих систем управління,спеціалізованого програмного забезпечення та сучасних засобів зв’язку управлінські рішення стають більш раціональними та мобільними.

Наявність ефективних комунікацій

Якщо комунікаційні процеси на підприємстві є надто громіздкими, недосконалими, розірваними, то передання наказів, розпоряджень,вказівок за вертикаллю, забезпечення зворотнього зв’язку, горизонтальні комунікації та комунікації між організацією і зовнішніи середовищем стають неефективними, тому що часто інформація передається невчасно.

Відповідність організаційної структури управління цілям і місії організації

Якщо організаційна структура управління не відповідає місії та цілям організації, то процес прийняття управлінських рішень може перетворитись у невзаємоузгоджений, громісткий та неефективний

Підходи до оптимізації управлінських рішень:

Науковий метод

Упроцесі прийняття рішення заміни обладнання на 1-ому етапі буде збиратись інформація про технічний склад устаткування, їх характеристики, на 2-ому здійснюватись її аналіз, на 3-ому – висуватись гіпотеза про заміну бракованого обладнання на якісне. На 4-ому етапі здійснюватиметься перевірка гіпотези шляхом проведення переговорів з потенційним постачальником. Якщо умови співпраці виявляться сприятливими, то на 5-ому етапі приймається рішення щодо укладення  угоди з цим постачальником. У протилежному випадку, повернення на один із попередніх етапів.  

Системна орієнтація

Рішення про закупівлю іноземної продукції приймається на основі інформації щодо витрат на реалізацію даного рішення, переваг та прибутків.

Використання моделей

За допомогою використання магазином такого методу моделювання, як теорія черг, можна сформувати оптимальний графік доставки та монтажу опалювального устаткування в замовників.

Види комунікацій

Характеристика конкретних видів комунікацій

Приклади використання інформації при різних видах комунікацій

Приклади застосування документів при здійсненні різних видів комунікацій

За сферою охопленя

1. Між організацією та зовнішнім середовищем

Здіснюється обмін інформацією із споживачами, постачальниками, державними та місцевими органами.

Шляхом реалізації рекламної кампанії “Барракуда”  інформує споживачів про свою діяльність, переваги підприємства.

Рекламна кампанія реалізується на засадах укладеного договору між підприємством та рекламною агенцією, затвердженого кошторису та графіку проведення рекламної кампанії.

2. Організаційні

від вищих рівнів управління до нижчих

Передається інформація про зміни на підприємстві, нововедення.

Заступник директора з комерційних питань інформує підлеглих про проведення атестації усіх робітників підприємства.

Передається у вигляді наказу на здійснення атестації, формування положення про проведення атестації.

від нижчих  рівнів управління до вищих

Передається інформація про прохання, недоліки, рекомендації, пропозиції.

Продавець магазину інформує заступника директора про непридатне для роботи обладнання, яке потребує заміни.

Передається у вигляді доповідної записки.

між менеджером і робочою групою

Передається інформація від керівника до його робочої групи про завдання, які стоять перед ними.

Керівник адміністративно-господарського відділу повідомляє працівників про повторну здачу звіту.

Передається у вигляді розпорядження, інструкції, усного повідомлення.

між різними підрозділами.

Передається інформація про спільні сфери діяльності, виробничий процес.

Працівники магазину повідомляють склад про необхідність нового обладнання

Оформляється у вигляді замовлення.

3. Міжособистісні

Передається різноманітна інформація між окремими працівниками в межах підприємства.

Юрист передає інформацію заступнику з комерційних питань щодо змін в оподаткуванні прибутку

Юрист надає заступнику з комерційних питань Закон України “Про оподаткування прибутку підприємств ” від  01.01.2003р.

За способом виникнення.

формальні

Передається офіційна інформація в межах структури управління.

Директор видав розпорядення юристу ретельно ознайомитись із умовами постачання іноземної продукції.

Юрист, виконуючи розпорядення директора, користується договором та допоміжними нормативно-правовими актами.

неформальні

Передається неофіційна інформація на будь-яку тему.

Директор радиться із юристом та заступником директора з комерційних питань відносно питання, якого з претендентів на посаду заступника з технічних питань узяти на роботу.

Приватна розмова, базою для якої служать резюме претендентів та додаткові довідкові дані.

За способом здійснення.

вербальні

Словесні комунікації, які здіснюються через усні повідомлення, заяви..

Заступник з комерційних питань повідомляє директору що за його відсутності йому телефонували.

-

невербальні

Несловесні комунікації, яка здіснюються мовою жестів.

Директор виразом обличчя погодився з пропозицією працівників.

-