Роль коммуникаций в системе управления

                                        1.11. Регулирование информационных потоков.

      Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

1. Управленческие действия.

Регулирование информационного  потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию  обмена информацией. Есть и другие.

 
Например, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или  несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических  встреч с участием всех подчиненных  для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация и контроль формируют дополнительные возможности  управленческого действия в направлении  совершенствования информационного  обмена.

2. Системы обратной связи.

В той же мере, в  какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать  и системы обратной связи, создаваемые  в организации. Такие системы  составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации.

      Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

3. Системы сбора предложений.

Системы сбора предложений  разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все  работники получают при этом возможность  генерировать идеи, касающиеся совершенствования  любого аспекта деятельности организации.

      Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям.

4. Коммуникативная сеть руководителя.

Поток информации в  организованной социальной системе  является существенным элементом ее эффективного функционирования. Значительную часть задачи по управлению любой  организацией составляет создание коммуникативной  сети и гарантия обеспечения поступления  правильной информации нужным людям  в нужное время. Необходимо разработать  такую коммуникативную сеть, чтобы  в ней органично могли сочетаться устойчивость и динамизм, управляемость  и спонтанность, новый и прежний  опыт. 
 

 
                                          1.12. Функции и состав коммуникативных структур.

        Как и любые другие организационные структуры, коммуникативные представляют собой множество отношений субъектов организации. Они определяются своими специфическими функциями, элементным составом и конфигурацией.

Главные функции коммуникативных  структур заключаются  в следующем:

-обеспечивать органы  прямого управления организации  необходимой деловой и специальной  информацией, например, расчетами  различных вариантов для принятия  тех или иных решений; такая  информация представляется в  виде предложений, рекомендаций  и советов;

-осуществлять сбор  и анализ необходимой информации  и обеспечивать бесперебойную  работу технических средств связи  и обработки информации;

- планировать работу различных подразделений организации, составлять графики работы, определять плановые показатели, разрабатывать всевозможные стандарты;

-заниматься снабжением и материальным обеспечением

повседневной жизни  организации;

-решать социальные  задачи, стоящие перед организацией.

   

         Элементный состав коммуникативных структур включает в себя субъектов организации (индивидов, занимающих определенные должности, или руководимые ими отделы - организационные единицы), которые непосредственно участвуют в информационных процессах: генерируют, накапливают, распределяют и получают информацию, необходимую для эффективной работы. Субъектами коммуникационных отношений можно считать специалистов различного профиля: экспертов по внешним связям, ученых-исследователей, аналитиков-прогнозистов, маркетологов, плановиков, бухгалтеров, ревизоров, технологов и т.д.

Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации - устное общение людей в одном из перечисленных видов. Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом в рамках различных событий, а с другой, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

     Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с  
 
общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Внутренние  коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.

Формальные  коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

       Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами". 

 
                                           1.13. Характеристика коммуникационных сетей.

        Формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные общаются друг с другом только через своего начальника, представлена в сетях типа «колесо». Одно лицо занимает центральное место в коллективе и большинство членов этой группы при определении своей позиции сориентированы на центр. Это связано с лидерскими функциями лица находящего в центре «колеса», его возможностями оказывать больше социального влияния на других членов группы. Оно также связано с ответственностью за передачу информации и принятие окончательных решений.

       Если члены группы соединены между собой, как звенья одной цепи, в которой каждый поддерживает контакт с кем-то одним, то мы имеем сеть типа «цепочка». Последняя отражает последовательно сеть горизонтальных связей. В сетях типа «круг» члены группы могут коммуницировать только с тем, кто расположен рядом с ними.

       Примером полностью децентрализованных групп являются «внеканальные» сети, которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

       Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость (хоккей) требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

 
                                           1.14. Эффективность коммуникаций в менеджменте.

          Данные зарубежных исследований показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90 %, вертикальных - 20-25 %, (т. е. такое количество исходящей от дирекции информации доходит до рабочих и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.

       Недостаточную эффективность вертикальных  как восходящих, так и нисходящих  коммуникаций подтверждают данные  о том, что ближайший начальник  рабочих (бригадир), покидая кабинет  первого руководителя предприятия,  выносит только 30% информации, а управляющий  цехом - около 40%. Коммуникации  снизу вверх ещё более неэффективны, так как до начальства доходит  не более 10% информации. Это убедительно  свидетельствует о существующих  неиспользованных резервах в  организации коммуникаций, возможностях  их качественного улучшения.

       Успех коммуникационных процессов  органически связан с нормами  этического поведения, как со  стороны получателя, так и со  стороны отправителя информации.

 
       Также особую  роль в эффективности коммуникаций  играет построение сообщений.  Необходимо соблюдать при построении  сообщения такую последовательность: от внимания к интересу, от  интереса к основным положениям, от них - к возражениям и  вопросам, далее к заключению  и призыву к действию.

       Чтобы избежать ситуации быть  непонятым собеседником, следует  стремиться к простоте сообщения,  использовать словарный состав  повседневной речи даже при  общении с образованным и проницательным  человеком. Одновременно надо  учитывать, что доверие к себе  можно подорвать, если привести  только один ложный или искаженный  факт из ста, хотя 99 могут соответствовать  действительности.

           Российские менеджеры выделяют десять заповедей успешной коммуникации:

       1. Перед коммуникацией четко определите  идеи, вкладываемые в послание.

       2. Проанализируйте истинную цель  каждой коммуникации.

       3. Проанализируйте всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.

       4. Проконсультируйтесь с другими  при планировании коммуникации.

       5. Обратите самое пристальное  внимание на интонацию и основное  содержание сообщения.

       6. Воспользуйтесь возможностями,  когда они представляются, включить  в сообщение нечто полезное  и ценное для его получателя.

       7. Постоянно держите в поле  зрения то, как срабатывает коммуникация.

       8. Устанавливайте коммуникацию не  только на сегодня, но и на  завтра.

        
         9. Добивайтесь, чтобы дела установки не противоречили словам.

       10. Учитесь умению слушать другого.

        
         Следует отметить, что неудовлетворительное состояние внутриорганизационных коммуникаций чревато серьезными последствиями, в частности, психологического характера и для администрации, и для рядовых работников. Опыт выдающихся менеджеров, практика функционирования преуспевающих компаний свидетельствует о том, что эффективное управление невозможно без отлаженных коммуникаций. Принятие решений, инновационная политика, создание благоприятного психологического климата, стимулирование людей - всё это требует детальной информации. И когда её нет, когда воцаряется информационный хаос, организации грозит крах.