Реализация функции контроля в практике управления предприятием

В-четвертых, менеджеру важно правильно выбрать  объекты, «точки» приложения контроля и применить эффективные методы и приемы его осуществления.

В-пятых, контроль работы подчиненных должен сочетаться у менеджера с самоконтролем  эффективности собственной деятельности. [13]

Эффективность влияния на людей. При этом должны быть получены ответы на следующие вопросы: Какие стимулы вызывает у работников применяемая технология контроля (положительные или отрицательные)? Вызывает ли применяемая технология контроля у работников стрессовые реакции? (Если да, то речь идет о демотивации труда, которая может нести глубокие негативные последствия как для самого работника, так и для предприятия, на котором он работает.)

Выполнение задач контроля. Данное требование состоит в том, что контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией и способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений.

Определение границ контроля. Менеджер должен понимать, что контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволить выявить отклонения на самой ранней стадии. Предприятие обязано соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

Типичные ошибки при осуществлении  функций контроля. Некорректно проводимый контроль достаточно часто сопровождается различными инцидентами с персоналом предприятия, что, естественно, негативным образом сказывается на климате в коллективе, личностных взаимоотношениях, а также может привести к падению производительности труда. [16]

Проведение  менеджером тотального контроля за действиями подчиненных влечет за собой раздражение и, как следствие этого, небрежность в работе.

Отрицательные последствия влечет за собой также  гласный контроль. Никому не приятно, когда о его ошибках сообщают всем.

И, наконец, самое главное правило, которое  должен соблюдать любой менеджер: контроль не может быть следствием недоверия к работнику, контроль — это функция менеджера.

2.3 Контроллинг

Для того, чтобы предприятие имело возможность добиться успехов и признания на рынке, необходимо внедрять в практику наиболее передовые, прогрессивные методы работы. К числу таких инноваций следует отнести практику внедрения контроллинга.

Контроллинг выступает как система обеспечения выживаемости фирмы в краткосрочном плане, нацеленная на оптимизацию прибыли, в долгосрочном – на поддержание гармоничных отношений с окружающей средой. Появление контроллинга связано с усложнением ситуации на рынке, усилением конкуренции, необходимостью учета социальных и экономических факторов. Контроллинг – совокупность методов оперативного и стратегического менеджмента, учета, планирования, анализа и контроля на качественно новом этапе развития рынка, единая система направления на достижение стратегических целей компании. [7]

Определение целей. В основе контроллинга лежит стратегическое планирование, предвидение реального положения предприятия на рынке на перспективу, согласование оперативного и стратегического менеджмента. Менеджер обязан:

- определить  философию фирмы, ее имидж,  миссию;

- установить  конкретные цели, качественные показатели (доходы на инвестированный капитал,  наличные деньги, источники покрытия).

Конкретизация целей контроллинга позволяет уточнить всю деятельность предприятия на перспективу, установить будущие изменения его обстоятельств перед партнером, сотрудником, инвестором и упрочнение ликвидности, добиться выполнения запланированных показателей. Оперативный контроллинг необходим для трансформации стратегического планирования в оперативную программу действия.

Управление целями – это:

- поиск  "узких мест" в работе фирмы;

- анализ  отклонений от намеченной стратегической  программы;

Система контроллинга интегрирует учет, планирование, маркетинг в единую самоуправляемую систему. В ней четко определяются цели фирмы, принципы управления, способы их реализации. Контроллинг направлен на устранение узких мест в работе компании, ориентацию на будущее в соответствии с фиксированными  в ее миссии целями,  на достижение конкретных результатов бизнеса с комплексным использованием методов оперативного и стратегического менеджмента: своевременная корректировка целей в соответствии с изменениями на рынке. Это делает контроллер (его служба) на основе анализа плановых и фактических показателей, достигнутых результатов в оперативном и стратегическом плане. [14]

Достижение  целей обеспечивается эффективным  оперативным  менеджментом, хорошей  мотивацией труда работников, разработкой  и внедрением инноваций, планированием, ориентированным на будущее.

Контроллинг подразделяется на стратегический и технический (оперативный). В задачи оперативного контроллинга входит учет, анализ, планирование и управление результатами деятельности фирмы, осуществление контроля, выявление и устранение текущих трудностей, совершенствование мотивации коллектива для повышения результатов деятельности. В его рамках осуществляется один из основных принципов рационального ведения дела – проверка работы каждого подразделения по соотношению " прибыль – затраты". Стратегический контроллинг включает в себя формулировку целей, управление ими и достижение поставленных целей.

Особое  значение в контроллинге имеет использование методов бюджетного контроля. Поскольку в рамках менеджмента соизмерение каждого рыночного действия предприятия, работа любого его подразделения оценивается по полученной норме прибыли, такого рода контроль необходим.

Под бюджетом подразумевают планы будущих  периодов в денежном выражении. Скажем, фирма планирует открыть новый  филиал. Реализация намеченного требует  изложения всех предполагаемых в  этой связи действий в денежной форме. Определяется, в частности, величина расходов на помещения, численность  и затраты на персонал, предполагаемый доход и т. д. Как известно, каждая компания составляет свой бюджет в  целом, с разбивкой его по отдельным  подразделениям. Поэтому менеджер получает возможность проверять бюджеты  различных звеньев на предмет  их соответствия общей стратегии  развития. В рамках системы бюджетного контроля сопоставляется реальный уровень  издержек и результатов с плановым. Верхний и нижний пределы расходов и других показателей устанавливаются для конкретных их видов – оклад, расходов на обучение кадров, на оборудование офисов и т. д. Бюджет обычно составляется на год, фактические расходы сравниваются с установленными в бюджете систематически, обычно раз в месяц.

 Бюджетный  контроль осуществляется по пяти  основным ступеням:

- подготовка  бюджета для каждого подразделения  и  соединение отдельных бюджетов  в общий, что выражается в прогнозе прибылей и убытков по балансу;

- фиксирование  фактических расходов и доходов  по бюджетным статьям;

- сравнение  бюджетных и реальных расходов;

- выявление  причин отклонения от установленных  в бюджете показателей;

- принятие энергичных мер для приведения текущих результатов в соответствие с бюджетом.

 Система  бюджетного контроля должна:

- всецело  поддерживаться руководством фирмы;

- иметь  в качестве основного ориентира  цели и стратегию;

- быть  своевременно подготовлена;

- включать  в свою орбиту менеджеров всех  уровней;

- быть  гибкой и изменяться в соответствии  с условиями внешней и внутренней  среды фирмы;

- быть  доступной и понятной для всех, кто ее использует.

Бюджетный контроль наиболее эффективен, когда  бюджет составляется менеджерами, ответственными за контроль над расходами. При сопоставлении  реальных расходов по любой статье с бюджетными, практически всегда имеют место отклонения, поскольку бюджет является прогнозируемой величиной. Незначительное отклонение обычно игнорируются, но когда отклонения превышают установленный уровень, это становится предметом анализа. Бюджетный отчет составляется регулярно и содержит сопоставимые показатели реальных и бюджетных величин. При этом отчет не следует перегружать излишней информацией. [1]

Обычно  наиболее сложным является принятие решений по устранению выявленных недостатков. Поскольку составление бюджета  предшествует планируемому периоду, то изменение внутри фирмы и деловой  среды, как правило, требует соответствующих  поправок к нему. Скажем, неожиданные  и существенные изменения уровня процентных ставок (явление столь  типичное для российской практики) влечет за собой значительные изменения  в расходах и доходах компании. Естественно, что такого рода трансформации  отражаются в бюджете, иначе сравнение  фактических и бюджетных величин  будет некорректно. Бюджеты предприятий  обычно проверяются и пересматриваются ежеквартально.

Менеджеры призваны периодически пересматривать бюджетные планы и методы работы, выявлять сферы деятельности с высокими издержками. В зависимости от рода деятельности формируются и функциональные бюджеты: бюджеты оказанных услуг, капитальные бюджеты, бюджеты наличных средств и т. п.

 

 

3. Анализ реализации функции контроля в процессе управления коллективом предприятия общественного питания

3.1 Общее описание заведения

В данной главе будет рассмотрена организация  контроля в процессе управления коллективом предприятия общественного питания на примере заведения «LOFT cafe» и проведен анализ соответствия заведения общим требованиям.

Для лучшего  понимания структуры работы внутри коллектива рассмотрим общие сведения о данном заведении.

«LOFT cafe» является одним из ярких представителей современных заведений общественного питания. В 2012 году данное заведение вошло в список «36 любимых мест Минска». Поэтому оно ярко отражает состояние развития предприятий общественного питания Беларуси.

Данное  заведение относится к типу кафе. Кафе – объект общественного питания  по организации питания и досуга потребителей с предоставлением  ограниченного по сравнению с  рестораном ассортимента кулинарной продукции.  (уриш)

  Услуги:

По будним дням

с  11 : 00 до 16 : 00 работает зона бистро, цена среднего обеда 20-40 тыс.рублей.

с  21: 00  до  12 :00 работает в режиме dj-бара.

В пятницу  и субботу 

с 23 :00 до 5:00 проводятся вечеринки средняя цена за вход 60-100 тыс. рублей.

Возможно  проведение фуршетов, банкетов, детских  мероприятий.

Также в последнее  время  «Loft café» завоевало известность в качестве альтернативной площадки для проведения концертов, выставок, фестивалей и творческих вечеров.

«Loft café» НЕ проводит свадебные торжества.

«Loft café» относится к заведениям первой наценочной категории.

Ведется видеонаблюдение как за входом в кафе и выходом из него, так и в зале. Это, несомненно, большой плюс, т.к. обеспечивается дополнительный контроль за всем, что происходит в данном заведении.

Безусловно, очень важную роль в предприятиях общественного питания занимает персонал. Хороший персонал, это  практически девяносто процентов  успеха для любого предприятия.

Штат сотрудников  кафе «Loft cafe» насчитывает 35 работников, а именно:

• 2 администратора. Администратор в течении дня находится в зале, руководит работой официантов, следит за правильностью обслуживания посетителей, чистотой, порядком и правильностью сервировки столов. Администратор также руководит работой гардеробщика, уборщиков. Перед открытием ресторана он инструктирует официантов относительно порядка работы на данный день.(шредер)

• Администратор по хозяйственной части

• 7 официантов. Главная задача официантов – обслуживать гостей и создавать приятную атмосферу. Официанты являются лицом заведения.

• 6 барменов. В обязанности барменов, как и официантов входит создание максимально приятной обстановки для гостей.

• Заведующий производством. Полностью отвечает за производственный процесс, под его руководством осуществляется контроль за качеством блюд, он должен строго требовать от поваров соблюдения технологии приготовления блюд и санитарных норм.

• 6 поваров

• 2 Арт-директора. Представители этой должности ответственны за проведение различных мероприятий в заведении.

• 1 кассир

  1 бухгалтер

• 2 гардеробщика

• 2 уборщицы

• 4 посудомойщицы

Весь  процесс функционирования предприятия  осуществляет директор Манулик Р.А., также в процессе контроля участвуют 2 учредителя, которые являются высшим звеном  в   схеме руководства предприятием.

За финансовый контроль отвечает бухгалтер.

Весь  обслуживающий персонал поделён  на три подотдела: работники зала, работники бара и работники кухни. Каждый отдел имеет своего руководителя, а именно 2 администратора зала, главный  бармен и шеф-повар.

3.2 Предварительный контроль

В качестве предварительного контроля в заведении общественного питания выступает:

1.Лицензирование.

Лицензия - это специальное разрешение на осуществление вида деятельности при  обязательном соблюдении лицензионных требований и условий, выданное лицензирующим  органом соискателю лицензии. Ее особенность  является, то, что индивидуальные предприниматели  вправе осуществлять розничную торговлю алкогольными напитками только на объектах общественного питания в розлив [11, c.5].