Правомерно  включение в состав личного дела результатов тестирования профессиональных и личностных качеств работника. В личных делах работников зарубежных фирм накапливается от 400 до 4000 единиц информации, позволяющей достаточно точно определить перспективы, потенциал  работника и его пригодность  к работе на том или ином рабочем  месте. Согласно "Положению об Архивном фонде РФ"⁶, личные дела работников должны находиться на временном хранении в данном предприятии в течении 75 лет, после чего направляться на хранение в органы Росархива. Личные дела работников частных предприятий хранятся на этих предприятиях вечно.

     Рассмотрим  основные положения "Инструкции по заполнению организациями сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения".⁸⁷

     Настоящая Инструкция применяется при заполнении юридическими лицами и их обособленными  подразделениями (филиалами и представительствами) в формах федерального государственного статистического наблюдения сведений о списочной, среднесписочной численности  работников, средней численности  внешних совместителей и выполнявших  работу по договорам гражданско-правового  характера, использовании рабочего времени, движении работников, категориях персонала и персонале, занятом  в основной и не основной деятельности.

     Списочная численность работников приводится на определенную дату, например, на первое или последнее число месяца.

     В нее включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору (контракту) и выполнявшие постоянную, временную  или сезонную работу один день и  более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату.

     В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются  как фактически работающие, так и  отсутствующие на работе по каким-либо причинам.

     Средняя численность работников организации  за какой-либо период (месяц, квартал, с  начала года, год) включает:

     • среднюю численность работников;

     • среднюю численность внешних  совместителей;

     • среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам  гражданско-правового характера.

     Средняя численность работников показывается в целых единицах. Среднесписочное  количество работников за месяц исчисляется  путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. Численность работников списочного состава за выходной (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.

     Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета использования рабочего времени, на основании которого устанавливается  численность людей, явившихся и  не явившихся на работу.

     Использование рабочего времени: под рабочим понимается продолжительность времени, в течение  которого работник фактически выполнял работу. Показатели использования рабочего времени заполняются на основании  учета:

     • количества отработанных человеко-часов;

     • количества отработанных сверхурочных часов;

     • количества оплаченных человеко-часов;

     • количества человеко-часов, не отработанных работниками (по сравнению с установленной  продолжительностью рабочей недели) в связи с переводом их на работу с неполным рабочим днем по инициативе администрации;

     • количества человеко-дней отпусков по инициативе администрации;

     • коэффициента сменности рабочих.

     Движение  работников характеризуется показателями оборота кадров и показателем  постоянства кадров:

     • оборот кадров - совокупность принятых на работу и выбывших, рассматриваемая  в соотношении со среднесписочной  численностью работников за определенный (отчетный) период. Интенсивность оборота  характеризуется следующими коэффициентами: общий оборот, оборот по приему, оборот по выбытию;

     • коэффициент восполнения работников (деление численности принятых на численность выбывших);

     • коэффициент постоянства кадров - отношение численности работников, состоящих в списочном составе  весь отчетный год, к среднесписочной  численности работников за отчетный год.

     Движение  рабочих мест характеризуется изменением их числа в организации в результате создания или ликвидации. Применительно  к статистике занятости число  рабочих мест выражается фактической  численностью работников и числом вакансий.

     Категории персонала (согласно Общероссийскому  классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОКПДТР, введенному в действие постановлением Госстандарта России от 26.12.94 г. № 367 с 01.01.96 г.): рабочие, руководители (код категории - 1), специалисты (код категории - 2), другие служащие (код категории - 3).

     Персонал, занятый в основной и не основной деятельности: в статистической практике осуществляется разработка сведений по труду по основному и не основным видам деятельности. Основной вид  деятельности коммерческой и некоммерческой организации определяется в соответствии с принятыми методиками.

2.3 Результаты и эффективность деятельности службы управления персоналом

 

     Повторим  в общих чертах элементы кадровой политики в организации, обратив  внимание как на потенциальную экономическую  выгоду для бизнеса, имеющуюся в  каждом элементе, так и социальную эффективность, полезную для персонала, создающую поле для партнерства. Сама возможность вести анализ элементов  кадровой политики в терминах полезности, эффективности представляется условием, позволяющим убедить бизнес в  необходимости (по критерию выгодности, т. е. из прагматических соображений) ценить и достойно относиться к персоналу.

     Итак, вот элементы политики в области  управления персоналом через призму социальной и экономической эффективности:

     • анализ содержания труда персонала  как вид деятельности, обеспечивающий получение научно-методической базы для реализации всех остальных элементов  системы управления персоналом, способствующий созданию системы обоснованных требований рабочего места к работнику.

     • планирование и прогнозирование  потребности в персонале и  определение источников ее удовлетворения. Потребность в персонале должна быть увязана с перспективами  развития организации, поскольку процесс  привлечения качественных работников длительный. Он связан с подготовкой, переподготовкой, инвестициями, анализом внутреннего и внешнего рынка  труда.

     • подбор персонала. Этот процесс предусматривает  разработку и реализацию программ приемочных испытаний и испытаний в период испытательного срока, основанных на научно обоснованных требованиях.

     • адаптация. Этот процесс должен восприниматься как многоплановый, сложный. Затраты  на разработку и реализацию программ ускорения производственной, психофизиологической и социальной адаптации окупаются  за счет снижения сроков выхода новичка  на уровень полноценного работника.

     • профориентация. Постоянное образование  вакансий на крупном предприятии, уникальность каждого работника и динамика их развития приводит к несоответствию между возможностями и ожиданиями работников и требованиями занимаемых ими рабочих мест.

     • планирование карьеры и развития. На основе параметрических описаний требований рабочих мест, качеств  работников и их пожеланий разрабатываются  индивидуальные программы развития потенциала работников и организация  повышения уровня их профессионализма. Особого внимания требуют процессы развития креативности, творческого  поведения работников, создания на предприятии атмосферы творчества.

     • анализ факторов, определяющих поведение, причин возникающих противоречий и споров, корректировка поведения, урегулирование конфликтов. Эта деятельность связана с мониторингом социально-психологического климата коллектива, исследованием социально-психологических факторов снижения продуктивности групп и отдельных работников, формированием эффективных команд, заботой о формировании и воспроизводстве культуры организации;

     • мотивация и стимулирование (в  особенности творческого отношения  к труду, развития потенциала работников). Исследование постоянно меняющихся диспозиций мотивов поведения позволяет  определить направления стимулирования, приводящие к наибольшей отдачи.

     • обучение. Это и повышение квалификации, и переквалификация, и повышение  уровня общего образования как залог  развития личности, роста потенциала.

     • разработка системы оценок, результатов  деятельности трудовых коллективов  и отдельных работников, нацеливающих, их на достижение конечных целей организации. Только в обстановке открытого и  честного диалога работников и администрации  возможна идентификация интересов  работника с судьбой организации  и полная отдача.

     • оценка результатов и аттестация работников. Цели и подходы здесь, в принципе, аналогичны рассмотренным  выше; результаты аттестации работников служат основой для оценки уровня их соответствия требованиям рабочего места, определения перспектив продвижения  и направлений развития работника  как профессионала и личности, лучшего использования его потенциала;

     • организация и нормирование труда. Этот аспект трудовой жизни существенно  влияет на отношение к труду, чувство  справедливости, на степень конфликтности  в коллективе, а через них - на производительность труда и его  результаты;

     • аттестация и рационализация рабочих  мест. Данная деятельность позволяет  получить объективную оценку материальных факторов производства, определить уровень их морального и физического износа, определить "узкие места" в работе оборудования, перспективы его совершенствования, выявить материальные резервы производства (в том числе, что можно реализовать на сторону, какие помещения сдать в аренду и т. п.);

     • охрана труда и обеспечение его  безопасности. Данная деятельность рассматривается  работниками как забота организации  об их здоровье.

     • деятельность, направленная на обеспечение  социального партнерства и социальной защиты персонала, разработка документов, определяющих трудовые отношения. Надежная правовая основа взаимодействия персонала  и администрации, разработанная  в процессе честных и открытых переговоров, является залогом спокойствия  и стабильности коллектива, его осознанного  восприятия интересов бизнеса и  согласия с ними;

     • учет персонала и отчетность перед  вышестоящими и государственными органами трудоустройства и занятости. Эта  деятельность направлена на балансировку и планирование развития рынка труда, на принятие своевременных мер для  снижения негативных последствий от увольнения работников.

     • контроль трудовой дисциплины. Эта  административная мера обычно не требуется  в отношении добросовестных, хорошо мотивированных работников. В японских фирмах персонал просто не понимает, как  можно, придя на работу, заниматься чем-то посторонним или бездельничать;

     • участие в системе внутрифирменного аудита в части исследования личностных качеств и обстоятельств жизни  работников, способных подвигнуть его на совершение действий в ущерб организации.

     Значительное  внимание персоналу организации  уделяют консалтинговые компании, занимающиеся проблемами исследования различных  аспектов управления и деятельности фирм и выработкой рекомендаций по совершенствованию и развитию. Сейчас управленческое консультирование представляет собой достаточно развитую и прогрессивную  область деятельности ученых и практиков, а должности подобных консультантов считаются весьма престижными. Ведь именно консультирование считается наиболее сложным из видов деятельности по персоналу. В нашей стране пока развиваются только направления финансового консультирования, консультирования в области бухгалтерского учета и права.