В зависимости от степени развития и особенностей организации структурное  местоположение кадровой службы может  быть различным. Приведем несколько  таких вариантов

     Вариант 1 – рис. 1(см. Приложение). Структурная подчиненность кадровой службы руководителю по администрированию, то есть выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках штабного подразделения функциональной подсистемы (администрирование).

     Вариант 2 – рис. 2(см. Приложение). Структурное подчинение службы управления персоналом в качестве штабного отдела общему руководству организации. Такая структура приемлема в небольших организациях на начальных этапах развития, когда руководство четко не определило статус кадровой службы.

     Вариант 3 – рис. 3 (см. Приложение). Структурная подчиненность кадровой службы в качестве штабного органа высшему руководству. Данный вариант наиболее приемлем в тех случаях, когда руководитель пытается поднять статус кадровой службы.

     Вариант 4 – рис. 4 (см. Приложение). Организационное включение службы управления персоналом в руководство организацией. Этот вариант является наиболее типичным для развитых организаций. Подсистема управления персоналом является равнозначной подсистемой в ряду остальных подсистем управления.

     В зависимости от структуры предприятия  HR-служба может быть

___________________________

⁶ Шапиро, С.А. Основы управления персоналом в современных организациях : учебное пособие / С.А. Шапиро, О.В. Шатаева. – М. : ГроссМедиа, 2008. – 364 с.

единой  и разрозненной.

     Единая  служба персонала существует в компаниях, которые полностью или большей  своей частью расположены в одном  месте. В такой организации HR-служба является одним из многих подразделений  и осуществляет большинство HR-функций  в зависимости от своей текущей  роли.

     Ситуация (разрозненный офис), когда подразделения  компании территориально находятся  в разных районах или городах, прямым образом влияет на организационную  структуру службы персонала.

     Задачи, стоящие перед службой персонала, определяют численность и должности  сотрудников службы персонала».

     Место и структура службы управления персоналом в общей структуре организации  также различно в зависимости  от масштабов предприятия.

 

Глава 2. Разработка организационной структуры службы управления персоналом

2.1 Функции и структурная организация службы управления персоналом

 

     Службы  управления персоналом современных  компаний выполняют весь комплекс работ, связанных с людьми на производстве, т. е. единство объекта определяет централизацию  функций по управлению персоналом.

     Перечислим  функции современных служб управления персоналом на крупных процветающих фирмах:

     • определение потребности в персонале, как текущей, так и на перспективу;

     • разработка разделов бизнес-плана "Персонал" и "Управление", их балансировка с  другими разделами и обеспечение  выполнения;

     • разработка комплексных целевых  программ развития персонала, увязка их по срокам, ресурсам и исполнителям и обеспечение реализации;

     • организация и осуществление  анализа содержания труда, аттестации рабочих мест и разработки профессио- и психограмм, определяющих требования рабочего места к работнику;

     • разработка систем проверки профессиональных и личностных качеств претендентов на занятие вакантных рабочих  мест;

     • анализ разделения, организации и  нормирования труда, разработка предложений  по их совершенствованию;

     • разработка документов, определяющих трудовые отношения на предприятии: коллективных договоров, положений  о персонале, трудовых распорядков, положений о подразделениях, должностных  инструкций, памяток и инструкций, отражающих культуру предприятия, трудовых соглашений (контрактов), обеспечение  их согласования и утверждения;

     • организация подбора персонала  на основе профессио- и психограмм, должностных инструкций, положений  о подразделениях, разработанных  систем профессиональных и личностных тестов и испытаний;

     • планирование карьеры работников, обеспечение  перемещений, организация системы  кадрового резерва и работы по улучшению адекватности качеств  претендентов требованиям рабочего места;

     • организация и обеспечение работы по развитию персонала, повышению квалификации и переквалификации работников с  использованием как потенциала предприятия, так и сторонних образовательных  учреждений; разработка учебных программ;

     • проведение исследований по выявлению  мотивации работников к труду  и разработка мероприятий по повышению  удовлетворенности трудом;

     • разработка систем группового и индивидуального  материального и морального стимулирования работников с учетом мотивации, исследование и внедрение современных систем оплаты труда;

     • проведение исследований социально-психологического климата в коллективах, качества трудовой жизни, стиля руководства  и отношения работников к руководителям;

     • проведение мероприятий по повышению  творческого уровня работников, развитию инновационного поведения;

     • проведение работ по повышению уровня охраны и безопасности труда;

     • разработка системы сквозных показателей  и оценки результатов труда подразделений, руководителей и специалистов, организация  проведения аттестации;

     • проведение исследований в целях  создания эффективных рабочих команд;

     • организация принятия совместных решений, проведения важных деловых встреч и  переговоров, в том числе по обеспечению  социальной защиты работников;

     • анализ причин и урегулирование трудовых конфликтов;

     • организация учета персонала  и предоставления необходимой отчетности, проведение аналитической работы по результатам управления персоналом.

     На  отечественных малых предприятиях состав функций по управлению персоналом зачастую ограничивается учетом персонала  и ведением трудовых книжек, а остальная  работа либо не проводится, либо осуществляется самим руководителем в меру его  компетентности.

     В штате службы управления персоналом должны быть специалисты, способные  выполнять все перечисленные  функции, в том числе социологи, психологи, экономисты по труду, системные  аналитики. В службах управления персоналом крупных фирм стран с  развитым рынком появились новые  специалисты: "рекрутеры" по вербовке персонала, "интервьюеры" - психологи, проводящие собеседования с претендентами  на получение работы, методисты и  инструкторы, консультанты по вопросам карьеры, профориентации, организационному планированию; администраторы программ равных условий занятости и т. п.

     Особый  и достаточно обширный набор требований предъявляется к руководителю службы управления персоналом.

     Во-первых, он - всегда член команды руководителя организации, реализующий политику фирмы по персоналу. При этом он должен либо проводить в жизнь идеи руководителя фирмы, если тот мыслит прогрессивно, либо стараться сформировать у руководителя современные взгляды на персонал.

     Во-вторых, руководитель службы управления персоналом - это лидер, в подчинении которого на крупном предприятии находится  достаточно много сотрудников, а  он должен обеспечить их эффективную  работу, используя современные методы, и соответствовать набору требований к руководителю.

     В-третьих, он - широко эрудированный специалист в вопросах, определяющих поведение  людей. Вопросы эти многочисленны  и относятся ко многим наукам. Задачи, которые выполняет руководитель службы управления персоналом, заключаются в грамотной постановке задачи и привлечении специалистов соответствующего профиля для ее решения.

     В-четвертых, он конкретно отвечает за реализацию многочисленных функций, возлагаемых  на службу управления персоналом, и  является в глазах руководства главным  специалистом по всем проблемам персонала.

     В-пятых, кроме широкой специализации, он должен быть квалифицированным социологом, психологом, менеджером, чтобы грамотно распределять и контролировать работу своих подчиненных, а если надо, то и подстраховывать их. Без этого  сложно завоевать и удержать авторитет.

     В-шестых, его потенциал должен быть достаточно высоким по всем компонентам, особенно нравственным и творческим. Свой профессионализм  он должен постоянно повышать с помощью  приращения контекстуальных навыков, приобретаемых в процессе познания особенностей родного предприятия  и его персонала.

     Необходимы  еще и такие качества, как приверженность подходу персонал - главное достояние фирмы и системному подходу.

     Организационная структура службы управления персоналом определяется как объективными факторами (размером предприятия и объемом  выполняемой работы по каждой функции, качеством персонала службы управления персоналом), так и субъективными (отношением к персоналу руководителя организации, его подготовленностью, видением целей организации и  ролью, отводимой персоналу). В малых  предприятиях, как уже говорилось, из функций по управлению и развитию персонала зачастую реализуется  лишь учетная, а работу осуществляет референт по персоналу, сочетающий эту  деятельность с обязанностями секретаря  директора. Для крупного современного предприятия численность службы управления персоналом можно определять, исходя из практики, сложившейся в  странах с развитым рынком. Так, в  обрабатывающей промышленности США  на одного специалиста по управлению персоналом приходится 100 занятых на предприятиях с численностью до 1000 человек, 130 занятых на предприятиях численностью 1000-4999 человек и 350 занятых на предприятиях с численностью свыше 5 тыс. человек.

     В случае понимания руководством предприятия  необходимости и эффективности  полноценной работы с персоналом как с наиболее перспективным  и производительным элементом производства и при наличии возможностей организовать полноценную службу управления персоналом, ее структура может быть такова:

     • бюро планирования социального развития коллектива и творчества персонала;

     • бюро исследования социально-психологического климата, причин конфликтов и их урегулирования;

     • бюро мотивации, материального и  морального стимулирования;

     • бюро планирования карьеры;

     • бюро обучения, повышения квалификации и переквалификации персонала;

     • бюро нормирования труда, оценки результатов  и аттестации;

     • бюро организации труда;

     • бюро подбора персонала;

     • бюро охраны и безопасности труда;

     • бюро учета персонала и контроля трудовой дисциплины.

2.2 Учет персонала организации

 

     На  каждого работника предприятия  ведется личное дело, содержание которого обычно таково:

     • внутренняя опись документов;

     • личный листок по учету кадров (анкета);

     • дополнения к нему (к анкете);

     • автобиография;

     • копии документов об образовании;

     • копии документов (или выписок  из них) об утверждении в должностях;

     • характеристики или рекомендательные письма;

     • копии приказов о назначении на должность.

     В необходимых случаях, например, предусмотренных  законодательством, в личное дело включается: список научных трудов и изобретений, выписки из протоколов собраний учредителей  или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и  др.

     В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение  анкетных и биографических данных работника (например, копия свидетельства о  браке) и характеризующие его  профессиональные, деловые и личные качества, например, аттестационные листы, отзывы, представления на назначение на должность, копии актов ревизий, различные справки (биографические, содержащие анкетные данные работника  и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии).